Как провести встречу с клиентом

«Победная пятница» (для празднований)

На эту встречу сотрудники могут собираться каждую пятницу. Каждый отдел рассказывает — или, что еще лучше, показывает — что-то позитивное, что произошло за эту неделю.

Выход стартапа на безубыточность иногда занимает годы. Хотя многие гендиректора понимают ценность празднования маленьких побед, на практике это оказывается довольно сложно сделать.

Когда компания далека от поставленных целей, есть страх, что празднование приведет к самоуспокоению. В таких случаях становится привычной мантра: «Не оглядываться назад, сосредоточиться на том, куда мы пытаемся добраться». К сожалению, недооценка усердной работы может перерасти в обиду: «Я так много тружусь, а это воспринимается как должное».

Если позволить себе и своей команде регулярно отмечать небольшие победы, то можно удовлетворить потребность людей в признании и усилить чувство связи с компаний. Это скорее повысит мотивацию, чем понизит ее.

Ключ к успеху «победных пятниц» — благодарность. Она позволяет противостоять множеству негативных эмоций. Наоми Уильямс однажды сказала: «Невозможно быть благодарным и подавленным одновременно».

Может показаться, что все эти встречи отнимут слишком много времени и сил

Однако вот что важно: они действительно могут занять до 20% времени, но при этом обеспечат 80% ваших возможностей как гендиректора. В конце концов, ваши результаты зависят от других людей

Пример расписания встреч для гендиректора

Основные правила написания деловых писем

Вот вы прошли все процессы продажи и уже посчитали свою прибыль от сделки, но есть еще одно “но”. Вам необходимо встретиться с клиентом, чтобы оформить договоренность и обсудить некоторые детали сделки.

Казалось бы, что в этом нет ничего сложного, надо лишь написать деловое письмо клиенту о встрече. Но как это сделать? Какие слова использовать? С чего начать письмо?

Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в редких случаях и срывом сделки. Поэтому первое, что вам необходимо сделать – изучить правила деловой переписки.

Правила деловой переписки:

Адрес вашей электронной почты не должен выглядеть комично или несерьезно. Он должен соответствовать своему назначению, то есть носить деловое имя, лучше всего, чтобы имя электронной почты совпадало с названием компании. Примеры неудачных почтовых ящиков: sweetGirl, badboy, ladyinred;

Используйте персональные обращения к клиенту. Благодаря личному обращению, клиент поймет, что он важен для вас. Это хороший залог для долговременных отношений;

Не используйте короткую форму имени делового партнера. Например, Саш, Кать, Сереж

Это выглядит неуважительно;

Обратите внимание на ваше приветствие. Не стоит в нем упоминать о времени суток, ведь клиент может прочитать это письмо через несколько часов или дней, в этом случае ваше приветствие будет “не к месту” и вызовет негативные ассоциации

Лучше всего использовать слово “Здравствуйте!”;

Всегда указывайте тему письма, иначе оно может отправиться в папку “спам” или потеряться;

Различайте поля “кому” и “копия”. В поле “кому” указывайте получателя, от которого вы ожидаете ответа. Поле “копия” предназначено для тех, кто должен просто ознакомиться с письмом. Например, в поле “копия” вы можете поставить вашего начальника, если ему интересен исход работы с тем или иным клиентом. Существует еще одно поле: “Скрытая копия”. В этом случае основной получатель письма не будет знать, что ваша переписка отправляется третьим лицам. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде;

Письмо не должно быть очень длинным. По правилам деловой переписки его длина должна умещаться на лист формата А4. Также есть ограничения по объёму электронного письма. Он не должен превышать 3 Мб, в противном случае письмо при открытии может “зависнуть”;

После прочтения первых трех предложений вашего письма, клиент должен понять его суть. Кстати, не стоит строить длинные, сложные предложения, отягощённые причастными и деепричастными оборотами. Они очень тяжело воспринимаются при прочтении;

Обратите внимание на завершение вашего письма. Оно обязательно должно содержать вашу подпись, должность и контактные данные. Желательно не использовать инициалы, а писать имя полностью: Иванов Иван Иванович или Иван Иванов, а не И.И. Иванов. Должность необходимо указывать для того, чтобы клиент имел представление о том, по поводу каких вопросов он может к вам обращаться. Также укажите ваши контактные данные, электронную почту, телефон, ссылку на сайт компании, название компании.

2 варианта, что делать после встречи с клиентом

Когда встреча с потенциальным клиентом подойдет к концу, выразите благодарность за уделенное вам время, подведите основные итоги переговоров и договоритесь с собеседником о дальнейших действиях. Это может быть звонок, следующая встреча для более детального обсуждения будущего сотрудничества, отправка коммерческого предложения и т. п. После этого можно попрощаться.

Когда окажетесь в спокойном месте, запишите, как прошла встреча, отметьте все главные моменты, ваши удачи и проколы, вопросы без ответов, основные договоренности. Нужно сохранить в памяти и на бумаге все данные беседы, чтобы по прошествии времени не забыть то, что может оказаться важным впоследствии.

Что следует делать дальше, чем должна логически завершиться встреча с клиентом? Пример:

Отправка благодарственного письма потенциальному клиенту

Встреча менеджера по продажам с клиентом может завершиться отправкой такого документа независимо от ее результата. Это положительно повлияет на имидж отправителя, закрепит позитивное впечатление от общения. Еще таким образом можно ненавязчиво напомнить о себе. Благодарственное письмо клиенту обычно пишется в свободной форме. Но можно использовать следующую структуру:

  • в шапке письма пишется его адресат;

  • далее следует обращение к вашему клиенту по имени и отчеству;

  • текст письма содержит основной посыл: непосредственно благодарственные слова, затем описание того, за что вы выражаете благодарность, что вас на это подвигло (не забывайте об определенной степени эмоциональности: сухость в письме такого типа не слишком уместна);

  • в ряде случаев можно упомянуть заслуги адресата в отлично проведенной встрече;

  • письмо пишется на официальном бланке организации (с указанием реквизитов, за подписью руководителя).

Поблагодарить собеседника за проведенные переговоры нормально, это в рамках делового этикета, поэтому не стоит пренебрегать такой возможностью. Просто отправьте письмо. Встреча с клиентом, возможно, окажется более полезной благодаря этому жесту.

Полезные материалы:

Образец благодарственного письма за сотрудничество.doc

Отправка коммерческого предложения

Коммерческое предложение должно быть составлено грамотно, содержать всю необходимую информацию в сжатой и удобной для чтения форме. Это позволит потенциальному клиенту ознакомиться с вашими услугами, не тратя на это большое количество времени, и он это оценит. Документ должен:

  • проинформировать клиента о товарах или услугах вашей компании;

  • вызвать его интерес;

  • сформировать желание связаться с вами для сотрудничества.

Структура коммерческого предложения:

  • заголовок (обычно при этом используется логотип вашей компании);

  • подзаголовок (указываются товары/услуги);

  • реклама предоставляемых услуг или продаваемых товаров;

  • перечисление выгод от сотрудничества;

  • контакты отправителя.

Предложение должно быть составлено таким образом, чтобы не вызывать вопросов у получателя. Все должно быть предельно ясно.

Полезные материалы:

Шаблон коммерческого предложения.doc

Отличие онлайна от очных встреч

Онлайн-общение забирает больше сил и внимания, чем встречи в реальной жизни. Согласно немецкому исследованию 2014 года, даже небольшие задержки связи на 1,2 секунды люди воспринимают как невнимательность и грубость собеседника. Из-за экрана в онлайне труднее считывать язык тела, мимику и эмоции других людей. При этом с включенной камерой вы всегда находитесь под наблюдением, а это дополнительный фактор стресса.

Эксперты считают, что удаленная работа останется надолго. Компании закрывают офисы и разрешают сотрудникам оставаться на удаленке сколько они захотят. Будущее за комбинированным форматом работы, когда люди приходят в офис один-два дня в неделю, а остальное время работают из дома. Онлайн-встречи и конференции стали доступнее, а умение вовлечь коллег в диалог или презентацию — ключевым.

За последние четыре месяца Людмила и ее коллеги провели 150 онлайн-встреч. Она считает, что у онлайн-формата есть три главных отличия:

Больше отвлекающих факторов. На удаленке вас чаще отвлекает семья, срочные домашние дела или случайные люди

Например, во время встречи в комнату могут забежать дети.

Нужно сильнее концентрировать внимание. Люди фокусируются и смотрят в монитор, устают быстрее, поэтому им нужны более короткие встречи и частые перерывы.

Слабое взаимодействие с аудиторией

В онлайне спикеру труднее получить обратную связь аудитории. Например, заметить, что людям скучно или плохо слышно. При этом у говорящего нет прямого контакта со слушателем, он не может подмигнуть или невербально обратиться к конкретному человеку.

Вебинар АРТы тренеров неформального образования Льва и Натальи Ушаковых о техниках активного слушания в онлайне

Многие руководители почти не проводили онлайн-конференции до пандемии. Они не считали встречи полноценными без общения лицом к лицу, поэтому карантин стал для них вызовом. Согласно внутреннему опросу участников онлайн-мероприятий «Имидж персонал» в мае-июне 2020 года, главные трудности онлайн-встреч: технические неполадки, отсутствие вовлеченности и слабое управление.

Технические неполадки. Более 85% опрошенных раздражают технические трудности: отсутствие связи, плохой звук, неполадки с подключением спикера или участников, плохо работающая презентация. Пока организаторы исправляют ситуацию, участники ждут, поэтому быстро устают и теряют фокус внимания.

Отсутствие вовлеченности. Почти 70% респондентов не хотят обсуждать заявленную тему на скучной однообразной встрече. Люди теряют мотивацию участвовать в дискуссии, потому что не чувствуют спикера и аудиторию. Они могут отключиться, чтобы отвлечься на телефон или домашнее обязательство, но полноценно так и не вернутся. При этом часть участников боятся ошибок и оценок со стороны коллег или руководителей, поэтому пассивно следят за встречей.

Слабое управление встречей. Если ведущий не умеет направлять группу в продуктивное русло, встреча затянется и обсуждение уйдет в другую сторону. В таких встречах часто возникают хаос и конфликты между участниками.

Чтобы онлайн-встречи не вредили, а приносили пользу, Людмила Дудорова рекомендует готовиться заранее и применять десять техник фасилитации.

5 этапов общения с клиентами

Любому фехтовальщику и шахматисту известно характерное понятие «комбинация» (от латинского combinatio – сочетание, соединение). Игрок делает ход, который требует конкретного ответа от противника. Затем следующий и т. д. При этом, если комбинация верна, он может получить фигуру и даже выиграть всю партию.

Общение с клиентами аналогично шахматной игре. Шаг за шагом продавец совершает обдуманные действия, и покупатель отвечает должным образом

В итоге обе стороны весьма довольны друг другом, в этом состоит важное отличие от шахмат, где ничья – совершенно не обязательный результат.

Рассмотрим поэтапно весь процесс взаимодействия с клиентом.

1. Налаживаем контакт, вступая в разговор.

Это важное начало для продажи (либо сделки) и верный способ привлечь внимание потенциального клиента и расположить его к беседе

Перед тем как выяснить, что нужно потребителю, поговорите с ним на отвлеченные темы. Сейчас есть многочисленные методы общения с клиентами, которые помогут вам установить контакт. Сделайте человеку комплимент, предложите чашку кофе и т. п.

По поступкам покупателя несложно догадаться, удалось ли вам найти общий язык. Если он оживленно отвечает на вопросы, настроен позитивно и ведет себя естественно, считайте, что коммуникация налажена. Но если собеседник напряжен, отводит взгляд, не хочет заводить беседу и отвечает очень сухо, то разговор у вас не получился. Значит, к первому этапу нужно подойти серьезнее и применить другие техники продажи.

2. Выявляем нужды покупателя.

Цель этого этапа – выяснить желания и потребности клиента. Чем вернее будет результат, тем эффективнее менеджер представит свой товар и шанс его продажи возрастет. Чтобы определить все нужды потребителя, следует выбрать точный алгоритм общения, задать необходимые вопросы, услышать и понять, чего хочет каждый человек.

3. Презентуем свой товар.

Настало время предложить клиенту то, что ему крайне важно, с учетом сведений, полученных на предыдущем шаге. Во время презентации продуктов и услуг необходимо показать, чем выгодна конкретная покупка

Не смешивайте выгоду и преимущество! Это абсолютно разные понятия.

Преимущество показывает, чем рекомендуемый товар лучше похожих предложений конкурентов. И в этом плане он будет полезен всем владельцам. Выгода – изюминка или отдельная характеристика продукта, которая закроет главную проблему конкретного человека.

4. Закрываем возражения.

Задача данного этапа – преодолеть сопротивление собеседника, развеяв все его сомнения. Вам нужно убедить клиента в качестве продукта, в том, что вещь (или услуга) оправдает его ожидания и удовлетворит определенные запросы. А значит, покупать ее необходимо.

Если качественно отработать предыдущие шаги, то возражений будет мало. Вполне возможно, что вы верно выстроили линию беседы и получили полное согласие на сделку.

Самые частые причины возражений:

  • не все потребности клиента установлены;
  • плохо налаженный контакт с клиентом из-за поверхностного и недолгого общения;
  • слабая презентация и скрипт общения с клиентом, не обеспечившие полных сведений о товаре и ответов на важные вопросы потребителя.

Менеджер, который хочет стать успешным, должен сокращать объемы возражений, поскольку изобилие указывает на слабое взаимопонимание с клиентом.

5. Завершаем сделку.

Теперь пора переходить к самой продаже. Вам нужно «разогреть» клиента до покупки и похвалить его за верное решение.

В финале сделки нужно убедиться в готовности покупателя к активным действиям. Об этом будут говорить его поступки

На что должен обращать внимание менеджер в общении с клиентами:

  • человек вполне лоялен в отношении товара;
  • он полностью согласен с продавцом;
  • собеседник прямо утверждает, что готов оформить договор или свершить покупку;
  • он уточняет мелкие нюансы по продукту.

Все знают, что товарный оборот компании определяет мастерство специалистов по работе с клиентурой. Чем компетентней продающий персонал, тем больше сделок у самой компании. 

17 стандартных правил общения с клиентом

Правильная постановка голоса, обдуманная речь и жесты помогут выстроить результативный диалог с любым из покупателей. Специальный тренинг по невербальному общению и активная практика продаж будут поддерживать полученные навыки. В любой момент вы подберете эффективные приемы построения коммуникаций. Рассмотрим большинство из них подробнее.

Несколько секретов подготовки правильного письма

Вот ещё несколько рекомендаций, которые улучшат ваше письмо клиенту:

  • Обязательно указывайте сведения об организации, оставляйте номер телефона и другие контактные данные. Это можно указать не в основной части письма, а в конце или где-нибудь с краю. У клиента должна быть возможность связаться с вами удобным ему способом.

  • Используйте уважительное обращение по имени. Это повысит лояльность к вам.

  • Не используйте в письме вычурные, необычные или плохо читаемые шрифты. Если у компании есть собственный шрифт, примените его. Если нет, то вот варианты, которые принято использовать в деловых переписках: Courier New, Cambria, Arial, Verdana, Calibri и Times New Roman. Кегль должен быть примерно 10-14.

  • Не пишите длинные письма. Уберите все ненужное и постарайтесь писать максимально лаконично. Если информации очень много, уместите ее на одной странице — больше быть не должно, вашу простынь никто читать не станет.

  • Следите за логикой изложения и структурой текста. Если предложения невнятные и запутанные, клиент не станет разбираться в них — просто закроет ваше письмо.

  • Не только рассказывайте, но и задавайте вопросы. Во-первых, так больше шансов, что клиент ответит вам. Во-вторых, это показывает вашу заинтересованность.

  • Не допускайте ошибок, они производят плохое впечатление на человека. В деловых письмах их быть не должно. Поэтому несколько раз проверьте текст перед отправкой. Если есть возможность — отнесите на вычитку корректору, который найдет и уберет любые ошибки.

Несколько секретов подготовки правильного письма

Долгосрочное сотрудничество

Любой человек, который считал воронку продаж, скажет вам: повторная продажа всегда выгоднее, чем продажа новому клиенту. Потому что нового нужно привлечь, с новым дольше договариваться, новые чаще отваливаются или просят вернуть деньги. Старый же вас уже знает, приходит сам, общаться с ним недолго, возвращать деньги он вряд ли будет.

Поэтому разумно строить работу так, чтобы клиенты захотели к вам возвращаться. А для этого нужно думать о пользе для них в долгосрочной перспективе. Если клиент подумает, что в этой фирме его надули, он уже чисто эмоционально не захочет сюда возвращаться.

Хорошие продавцы знают: если клиент покупает ерунду, лучше его остановить и отвадить от этой покупки. Прямо так и сказать:

Вы сейчас переплатите, потому что тут качество сборки на уровне средних моделей, а стоит он в два раза дороже. Есть вот такая модель, которая по качеству лучше, а стоит дешевле.

Я, конечно, могу вам оформить этот тур, но там очень высокий риск, что отдых будет испорчен. Да, это рекламировали по телевизору, но я там был лично, и я вам скажу, все не так радужно. Советую вам рассмотреть…

Вы сейчас купите дорогой смартфон, а у вас маленький ребенок. Он его разобьет. Каждый день у нас по три телефона от детей приносят, замена стекла будет стоить 10 тысяч. Надо либо брать чехол, либо брать модель, которую не страшно уронить. Вот, например…

Клиент, который чувствует заботу, придет к нам снова.

Изучите онлайн-платформы

Онлайн-платформы для совместной работы помогут команде визуализировать и зафиксировать идеи. Используйте доски для рисования и голосования, применяйте шаблоны для обсуждений.

Например, перед началом встречи обменяйтесь ожиданиями на виртуальных стикерах в Padlet, а во время мозгового штурма записывайте идеи на досках в Miro. Такое разнообразие форматов сделает встречу гораздо интереснее и продуктивнее. Главное — сначала попробуйте инструменты сами, а потом предлагайте их участникам.

Рабочее пространство Padlet. Здесь можно работать с участниками или планировать личные проекты

Основные онлайн-платформы для удаленных встреч:

  • Zoom — простой и удобный сервис для групповых видеоконференций. В нем высокое качество видеосвязи, есть чат и доска, можно легко разделить участников на команды.
  • Stormz — инструмент для фасилитации, генерации идей на стикерах, оценки решений и прототипирования. Есть готовые шаблоны сессий.
  • Miro — онлайн-доски для регулярной работы команды, визуализации обсуждения на стикерах и в шаблонах, комплексных сессий, сбора библиотеки материалов.
  • Padlet — онлайн-стикеры для визиток знакомств, сбора идей и составления планов.
  • Mentimeter — сервис, на котором удобно собирать вопросы участников, голосовать и делать викторины.

Место встречи

Его вы определяете в ходе телефонного звонка. Если решено провести встречу в офисе компании-клиента, действовать придется по обстоятельствам. Если же место встречи определяете вы — это большая удача и большая сложность одновременно. С одной стороны, на своей территории вы будете ощущать себя хозяином положения, что безусловно придаст вам уверенности, зато с другой стороны — неправильно выбранное место может помешать вам продуктивно провести встречу. Общие советы по выбору места встречи такие:

Если вы встречаетесь с клиентом офисе своей компании, то позаботьтесь о том, чтобы беседа происходила не в общем зале, где помимо вас будут другие сотрудники компании, а в отдельном кабинете. Это придаст вам статусности, а шум и посторонние люди не будут отвлекать вас от дела.

Если же ваш офис пока не выглядит настолько презентабельно, насколько вам хотелось бы или клиент настаивает на нейтральной территории, то подберите для встречи тихую кофейню или специально снимите для переговоров комнату/конференц-зал в отеле или бизнес-центре. Место и его статус должны соответствовать»весу» клиента и располагаться так, чтобы его можно было без труда найти. Убедитесь, что в выбранное вами время в нужном вам месте не слишком людно и не слишком шумно. Вряд ли клиенту понравится перекрикиваться с вами Макдональдсе…

Избегайте назначать встречу в обеденное время в ресторанах, барах или кафе (особенно в кафе быстрого питания). Сложно придумать более несовместимые вещи, чем еда и деловое общение, особенно если вы с партнером видитесь впервые в жизни. На встрече вам придется постоянно отвлекаться, чтобы прожевать пищу, или наоборот вещать без остановки в то время как партнер будет увлеченно жевать стейк.  Кроме того, не зная вкусов партнера, вы рискуете сесть в лужу, выбрав ресторан со слишком дорогой или слишком экзотической кухней. А потому во благо собственной репутации скажите деловому общения в местах общественного питания — НЕТ! Допустимый максимум, который вы можете себе позволить — это, как уже говорилось, кофейня.

1. Подготовьте повестку

1.1. Создайте задачу по планированию встречи

Откройте Gmail, Календарь, Диск, Документы, Таблицы или Презентации и в правой части экрана нажмите на значок «Задачи» .


1.2. Обсудите ожидания от встречи в Gmail или Google Chat

Как написать письмо

Откройте Gmail.
Слева нажмите Написать.
Чтобы изменить размер окна, в верхнем углу нажмите на значок «Развернуть» или «Вернуться в обычный режим» .
Укажите получателя и тему.
Введите текст. Начатые письма, которые вы не отправили, сохраняются в папке Черновики слева.
Добавьте прикрепленные файлы, например файлы с Диска или фотографии .
Нажмите Отправить.

Совет. Чтобы отменить отправку письма, в нижней части окна нажмите Отменить. Этот параметр появляется ненадолго, но время его отображения можно изменить. Подробнее…

Как начать прямую переписку

  1. Войдите в Chat или Gmail.
  2. В разделе Чат нажмите на имя пользователя, введите сообщение и нажмите на значок «Отправить» .
  3. Если имени нет в разделе Чат, выберите Поиск людей, чатов и ботов или нажмите на значок «Начать чат» .
  4. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
    Чтобы начать прямую переписку с пользователем не из вашей организации, введите его полный адрес электронной почты.
  5. Выберите пользователя, которому хотите отправить сообщение.
  6. Введите сообщение и нажмите на значок «Отправить» .
    Список включает всех сотрудников организации, даже если они не используют Chat.

Как начать групповой чат

  1. Войдите в Chat или Gmail.
  2. В разделе Chat нажмите на название группы, введите сообщение и нажмите на значок отправки .
  3. Если в разделе Chat нет названия группы:
    • В Chat нажмите Поиск людей, чат-комнат и ботовНачать групповой чат.
    • В Gmail в разделе Chat нажмите на значок «Начать чат» Начать групповой чат.
  4. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
  5. Нажмите Сообщение или значок «Готово» .
  6. Введите сообщение и нажмите на значок отправки .
    Список включает всех сотрудников организации, даже если они не используют Chat.

1.3. Выделите в своем Календаре время, необходимое для подготовки к встрече (пример: «Не беспокоить: подготовка к встрече»)

  1. В Календаре выполните одно из следующих действий:
    • Нажмите на свободный интервал в календаре.
    • Нажмите Создать.
  2. Нажмите Мероприятие.

1.4. Сформулируйте повестку

Вы можете создать новый документ в Google Документах или на Google Диске.

Выберите нужный вариант:

Как подготовиться к встрече с клиентом

Чтобы переговоры прошли удачно и завершились покупкой, нужно как следует подготовиться к встрече.

Вот что нужно сделать перед встречей:

Определить цель 

Первая встреча с клиентом — не всегда сразу продажа. Цели встречи могут быть разными. Например:

  • Выяснить потребности покупателя, его запросы.

  • Договориться о долгосрочном партнерстве, рассмотреть взаимные перспективы для обеих сторон.

  • Узнать, какие товары или услуги хочет приобрести клиент.

  • Договориться об оптовых закупках.

  • Дать клиенту каталог товаров или пробные образцы.

  • Провести презентацию компании и ее товаров.

На первой встрече менеджер не всегда продает. Часто он только договаривается о последующем сотрудничестве и продажах. Здесь главное установить контакт с человеком и произвести положительное впечатление.

Узнать больше информации о клиенте

Она необходима, чтобы заранее подготовить речь, определить план встречи и найти правильный подход к человеку.

Если у клиента есть личный сайт или сайт компании, либо же он оставлял заявку и указал данные о своих соцсетях — обязательно изучите все, что найдете. Также можно попросить покупателя заполнить небольшую анкету или опросить его по телефону.

Узнать информацию о конкурентах

Возможно клиент рассматривает для сотрудничества не только вашу компанию, но и другие. Поэтому стоит изучить их условия заключения сделок с покупателями и ассортимент. Это позволит определить ваши преимущества, на которых стоит сделать акцент, а также понять, как сделать ваше предложение клиенту наиболее выгодным на фоне конкурентов.

Изучить особенности продуктов или услуг вашей компании

Менеджер обязан знать все о компании, которую представляет, а также о ее продуктах. Стоит еще заучить ответы на самые популярные вопросы и возражения клиентов.

Прихватите с собой прайс и каталог, а также пробные образцы продуктов, если они есть. 

Договориться о месте и времени встречи

Об этом нужно договориться еще на этапе приглашения на встречу. Но за день до встречи и за несколько часов до нее нужно обязательно уточнить актуальность информации. Вдруг у клиента случился форс-мажор и он хотел бы перенести встречу.

Вот несколько вариантов, где можно встретиться с покупателем для переговоров:

  • В офисе вашей компании. Вариант подойдет, если у вас есть собственный кабинет или зал для встреч. Если офис компании слишком маленький и вам будут мешать или клиенту будет некомфортно обсуждать вопросы с вами при других коллегах, стоит отбросить этот вариант.

  • Если клиент является юридическим лицом, то встретиться можно в его офисе. Конечно, если покупателю будет удобна встреча на его территории.

  • Встретиться на нейтральной территории — например, в кафе или коворкинге.

При выборе места нужно помнить о том, что оно должно быть:

  • Удобно для обеих сторон, но в первую очередь для покупателя.

  • Не шумным. Если это кафе, побывайте там заранее и разузнайте насколько там благоприятная обстановка — много ли людей там бывает, громкая ли там музыка включена и т.д.

  • Малолюдным. Иначе вас постоянно будут отвлекать.

Подобрать подходящую одежду

Внешний вид менеджера очень важен для создания положительного впечатления. Поэтому постарайтесь одеться подобающе случаю: избегайте вульгарных вещей и кричащих цветов, отдавайте предпочтение деловому или классическому стилю.

Вот несколько правил:

  • Классический деловой костюм — всегда хорошее решение. Если вы не сильны в моде и сочетании вещей друг с другом, остановитесь на простом и лаконичном деловом костюме.

  • Не перебарщивайте с макияжем и украшениями. Иначе это будет отвлекать клиента.

  • Главное — опрятный и аккуратный вид. Чистые и уложенные волосы, аккуратные ногти, выглаженная одежда — ваш фундамент.

  • На встречу с высокопоставленными лицами и крупными клиентами старайтесь не надевать подделки известных брендов, а также дешевую бижутерию сомнительного качества.

Подготовить вещи, необходимые для проведения переговоров

Вот, что должно быть у вас под рукой на встрече:

  • Пара простых шариковых ручек.

  • Ежедневник для важных заметок, которые вы будете делать во время переговоров. 

  • Несколько чистых листов бумаги — на случай, если клиент захочет записать что-нибудь.

  • Визитки компании и, возможно, ваши личные.

  • Каталоги товаров, образцы, буклеты, прайс.

  • Бланки документов — анкета покупателя, договор и т.д.

Как подготовиться к встрече с клиентом

Биржа контактов, b2b

Матчмейкинг (биржа контактов, b2b) отлично зарекомендовал себя в западных бизнес-кругах. Профессиональный менеджмент в сфере поиска нужных контактов — один из мощнейших катализаторов, способный при минимальных затратах времени и средств привести к успеху. Мы предлагаем решения для разных задач и бюджетов:

  • Создание баз данных потенциальных партнеров, покупателей,
  • Организация b2b встреч, в рамках отраслевых событий,
  • Индивидуальная программа b2b и переговоров.

*Наше ключевое конкурентное отличие — пост сопровождение. Мы работаем с официальными структурами: Посольства, торгово-промышленные палаты. Наши генеральные представители в регионах помогут вам с устным и письменным переводом, адаптации к культурным и бизнес традициям.

https://www.instagram.com/p/BoR8MDeFXm9/?utm_source=ig_web_button_share_sheet

Часто задаваемые вопросы (FAQs)

Вот несколько вопросов и ответов, которые помогут вам спланировать эффективную встречу:

Как долго это слишком долго для встречи?

Конечно, это зависит. Совещание по безопасности задней двери на рабочей площадке может быть слишком длинным, если оно длится более 10 минут, и работники с нетерпением ждут начала работы. Встречи в офисе, которые длятся более 50 минут, часто приводят к тому, что участники опаздывают на следующую встречу, если встречи запланированы вплотную.

Однако важнее, чем продолжительность собрания, является структура собрания и цель собрания. Например, бизнес-менеджеры могут оставаться вовлеченными во время совещаний по стратегическому планированию, которые длятся часами — до тех пор, пока эти встречи хорошо построены, с большим количеством действий, перерывов и взаимодействия. Мы рекомендуем уделять меньше внимания срокам проведения собраний и уделять больше внимания повестке дня, чтобы ваша встреча была ценной и полезной для всех.

Что означает управление собраниями?

Управление собраниями относится к процессу организации или проведения собрания. Как руководитель собрания, ваша роль будет состоять в том, чтобы начинать собрание вовремя, достигать бизнес-целей, перечисленных в повестке дня, заканчивать вовремя и документировать пункты действий.

Часто менеджер собрания — это тот, кто планирует и выполняет последующие мероприятия после встречи. Однако в более крупных компаниях планирование собраний и ведение заметок о собраниях могут быть делегированы помощнику, например помощнику по административным вопросам.

Управление собраниями также требует, чтобы вы могли управлять отвлекающими факторами на вашей встрече, такими как человек, уходящий от темы. Лучшей практикой является признание отвлекающих факторов и обсуждений не по теме, предлагая разместить их на стоянке для последующего наблюдения.

Чем собрание сотрудников отличается от других?

Встреча персонала — это встреча, предназначенная для участия всех сотрудников. Обычно он включает обновления политики, изменения процессов и темы, которые затрагивают всех сотрудников. Он может быть структурирован так, чтобы начинать с празднования достижений, введения новых сотрудников, а затем переходить к ключевым событиям или датам.

Ваша встреча может включать в себя новый бизнес, изменения в политике или извлеченные уроки. Или, это может быть использовано для решения проблем компании. Встречи персонала могут быть короткими, как пятиминутная встреча в начале каждого дня, или запланированы на часы вне офиса каждый квартал со всеми членами команды.

Как следует пересмотреть повестку дня для конференц-связи?

Для участников во время телефонного или видеозвонка легко отвлечься и потерять внимание во время встречи. Поэтому, когда это возможно, привлекайте удаленных участников, предлагая им принять участие в представлении части повестки дня собрания или ответе на вопросы

Помимо этого, повестка дня должна быть заранее предоставлена ​​удаленным участникам, чтобы они могли следить за ней, распечатывая повестку дня или просматривая ее в Интернете. Если вам нужна помощь в поиске поставщика видеоконференций, посмотрите наш обзор трех лучших для малого бизнеса.

Кроме того, если вы хотите заранее получить ответы от удаленных участников, подумайте о том, чтобы они просмотрели документы или подготовили ответы до собрания. Эта практика хорошо подходит и для личных встреч.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий