Управленческий учет: опыт внедрения с нуля

Содержание

Термины и определения

Finoko  это: On-Line сервис по сбору и отображению управленческих и финансовых данных предприятия.

Модель бизнеса это:

1. Набор и структура показателей (финансовых, фиксированных, управленческих и т.д.) соответствующих учетным политикам выбранного бизнеса.

2. Определения показателей. (подробное описание состава показателей и их значений)

3. Набор вариантов отчетов. (как управленческих, так и финансовых)

Бизнес это:Вид экономической деятельности предприятия на одном физическом объекте (отель, ресторан, магазин, автомойка, и т. д.)

Юридическое лицо это:

Идентифицированное номером налогоплательщика предприятие различной формы собственности.

Источник размещения это:

Data center – Центр хранения, обработки данных для размещения серверного и сетевого оборудования и подключения абонентов к каналам сети интернет. (для Finoko korp)

Партнер это:

Юридическое лицо, соответствующее критериям, указанным в п. 1.1., 1.2. Партнерской программы (далее – Партнерская программа) и ставшее ее участником.

Автор модели это:

Партнер, создатель модели бизнеса согласно типовым требованиям к модели бизнеса. Обладатель авторского права на созданную модель.

Портал Finoko это:

Веб-сайт компании Сан-Сити, расположенный в сети Интернет по адресу https://www.finoko.ru/ на котором:

Чтобы автоматизация управленческого учета прошла быстро и безболезненно, есть несколько общих рекомендаций:

  1. Необходимо разработать методологию

Индивидуальность, адресность и гибкость – основные характеристики управленческого учета. Поэтому, при постановке управленческого учета в конкретной организации рекомендуется разработать методологию: откуда и какие данные собираются, какие отчеты и по каким видам деятельности формируются. Разработанную методологию при неавтоматизированном учете обязательно следует проверить на отчуждаемость. А именно, поручить сотруднику, не участвовавшему в подготовке отчетов, попробовать на основании методологии собрать данные в программу управленческого учета. При автоматизированном учете такая проблема отпадает сама собой, так как программа сама автоматически консолидирует данные из различных специализированных и бухгалтерских программ.

  1. Руководствуйтесь исключительно здравым смыслом при выборе подрядчика

Если решение об автоматизации принято, то следует определиться с исполнителем: можно реализовать проект собственными силами или обратиться к специализированному подрядчику.

При наличии собственного штата IT-специалистов, которые не перегружены текущей работой, логично воспользоваться их услугами и создать собственный ресурс/программу для автоматизации. Такое решение имеет ряд преимуществ и недостатков.

Если вы решили отдать автоматизацию учета стороннему подрядчику, то обратить внимание следует на:

  • Репутация на рынке: успешные проекты в вашей отрасли существенно упростят диалог с подрядчиком.
  • Наличие двойной записи: существенно уменьшит вероятность ошибок.
  • Конфиденциальность: подписание NDA + возможность выбора места хранения данных.
  • Наличие квалифицированных сотрудников: специалистов по управленческому учету.
  • Сбор данных: есть ли у подрядчика возможность настроить автоматический сбор данных их всех источников, описанных в методологии.
  • Скорость реакции на изменения: насколько быстро можно перенастроить сбор данных при смене методологии, настроить новые отчеты, добавить новые ЦФО, загрузить данные из дополнительных программ, подключить дополнительные филиалы и так далее.
  • Обслуживание и поддержка: есть ли выделенный менеджер для ведения проекта, насколько оперативно работает техподдержка.

По теме: «ФосАгро» автоматизировала процесс кадрового обслуживания

  1. Если вы только начинаете вести управленческий учет – не стоит сразу его автоматизировать.

Лучше попробовать сперва вести вручную, чтобы иметь четкое представление о том, какие отчеты необходимы, какие данные необходимы для принятия управленческих решений и работает ли методология. А лишь спустя некоторое время, когда появятся предпосылки для автоматизации – автоматизировать.

  1. Расходы на автоматизацию управленческого учета не должны превышать сэкономленные за счет него средства.

Примеры расчета прямой экономии за счет автоматизации управленческого учета:

Блокирование бессмысленных трат. После автоматизации управленческого учета владельцы популярной сети кофеен coffee&go  проанализировали прибыль по кофе и увидели, что при равной среднемесячной выручке за кофе, одна кофейня тратит на закупку расходников и топперов в среднем на 7-10% больше. Разобраться в ситуации поручили управляющему. Выяснилось, что бариста этой кофейни халатно относятся к перерасходу продуктов вне технологических карт. Владельцы приняли решение о более жёстком контроле расхода и взыскании стоимости не оплаченых клиентом наполнителей с работников. За два месяца компания сэкономила существенную сумму.

Контроль контрагентов. Владелец сети «барбершопов» после автоматизации управленческого учета сократил расходы на закупку расходных материалов и косметических средств за счет скидок оптовому покупателю от поставщиков на 8% по всем салонам.

  1. Автоматизация управленческого учета должна происходить быстро, ведь во время настройки ведется параллельно два учета: ручной и автоматизированный

Стоит придерживаться этого важного правила, ведь пока происходит автоматизация, компания вынуждена вести параллельно два учета – а это дополнительные траты. Существует так же риск долгосрочного проекта, за время реализации которого ситуация и задачи могут существенно поменяться

Это значит, что после сдачи проекта необходимо будет время на доработки – процесс может стать бесконечной головной болью для собственника. Также для длительного проекта правильно при расчете реальной стоимости учесть коэффициент дисконтирования: деньги потрачены сейчас, а результат будет не скоро.

По теме: Как устроены системы автоматизации управления в компании Р-фарм

Желаем успехов!

Другие программы для ведения бухгалтерского учета

Не все разработчики стремятся вывести свои программы в интернет-пространство. Так, некоторые еще не готовы функционировать в онлайн-режиме. Однако их стоимость вполне сопоставима с некоторыми онлайн-сервисами, а есть программы, доступные и в бесплатном варианте.

«БЭСТ»

«БЭСТ» — это комплексная система автоматизации бухгалтерского, налогового и управленческого учета для компаний малого и среднего сегмента. Предназначена она для организации учета в торговле, производстве, общепите, при оказании услуг, а также в бюджетных учреждениях.

Программа поддерживает полный управленческий цикл: планирование (бюджетирование), сбор информации и ее отражение (учет), контроль отклонений плановых показателей от фактических и анализ данных.

Особенностью программы является разделение ее на прикладные функциональные блоки:

  • финансы,
  • логистика,
  • производство,
  • персонал.

Работа каждой из этих частей может происходить как в автономном, так и в совместном режиме.

В качестве недостатков можно отметить частые запаздывания обновлений и невозможность что-то доделать в самой программе самостоятельно без обращения к разработчикам.

«Инфо-Бухгалтер»

«Инфо-бухгалтер» — одна из первых программ для ведения бухгалтерского учета. Она подойдет практически всем представителям малого и среднего бизнеса. Функционал программы Инфо-Бухгалтер обширен, в то же время работать в ней достаточно легко. Она подойдет для полноценного ведения бухгалтерского и кадрового учета.

На основании внесенных данных программа автоматически сформирует все необходимые отчеты в контролирующие органы. В ней реализована возможность электронного документооборота: выставление электронных счетов-фактур, накладных, актов и т. д., а также представление всех отчетных документов в электронном виде.

За ежегодное обновление придется заплатить. Суммы могут быть довольно значительными по меркам малого бизнеса, однако если количество операций не превышает 1000 штук, то можно пользоваться бесплатной версией, правда, функционал у нее будет значительно сокращен. Так что «Инфо-Бухгалтер» можно назвать условно бесплатной бухгалтерской программой.

«Турбо Бухгалтер»

Качественные продукты из линейки программ «Турбо Бухгалтер» помогут автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет на всех типах предприятий, как крупных, так и мелких, независимо от формы их организации, ведь программа легко адаптируется к требованиям конкретного предприятия и изменениям законодательства.

Наиболее используемая в настоящий момент программа «ТУРБО 6.9 Бухгалтерия» предназначена для автоматизации предприятий со значительным числом бухгалтерских рабочих мест и объемным документооборотом. Ее можно использовать практически в любой сфере деятельности: торговле, производстве, строительстве, финансовой.

Программа призвана обеспечить соблюдение всех норм налогового и бухгалтерского законодательства при ведении учета и формировании отчетности.

Из недостатков отметим тот, что часто неопытным специалистам сложно работать с этой программой — к ней надо привыкнуть и разобраться, на что уходит очень много времени.

Какие программы для бухгалтерского учета бесплатно можно скачать в интернете

Кроме классических программ с обширным функционалом существуют гораздо менее популярные в силу своей узкой специализации продукты. Однако и для них отыскиваются свои пользователи. Основным достоинством подобных программ является то, что они скачиваются бесплатно. Среди них:

  • «Дебет Плюс» — с помощью нее можно организовать бухгалтерский учет в стандартных ситуациях, складской учет и работу с клиентской базой. Она может пригодиться индивидуальным предпринимателям и малым предприятиям.
  • «Ананас» — это бесплатный аналог бухгалтерской программы от компании «1С». Здесь можно автоматизировать реализацию, покупки и сгенерировать различные отчеты.
  • «Своя технология» — более функциональный продукт, если сравнивать с предыдущими позициями. С помощью нее можно организовать управленческий учет на малых и средних предприятиях.
  • Athena — данная программа может быть и однопользовательской, и сетевой. Обе применяются для создания разнообразных учетных задач и последующей работы с ними.

Финансы: автоматизируем и упрощаем

Для того чтобы оценить преимущества использования программы, не нужно ждать конца отчетного периода — уже на следующий день после начала работы можно убедиться в ее эффективности. В любой момент можно зайти в систему и увидеть все расходы, доходы и перемещения денег в компании. Достаточно задать необходимые параметры — и отчет за любой период будет сделан в течение нескольких минут. А самое главное, все это без отрыва от основных бизнес-процессов компании.

Система управленческого учета может быть настроена в соответствии с особенностями деятельности компании, что позволит оптимально распределять бюджет и точно планировать расходы и прибыли. С помощью простых инструментов можно решать следующие задачи:

Вносить в программу все финансовые операции с деньгами

Важно, что это могут делать сотрудники с ограниченными правами доступа, что значительно ускоряет все процессы и позволяет получать самую оперативную информацию.
Формировать отчеты и сортировать их по необходимым параметрам, например, типам счетов, дате, контрагентам и пр. Стоит один раз создать шаблон – и в следующем месяце вам достаточно изменить данные и нажать одну кнопку

Это значительно сэкономит время и разом решит ряд других вопросов.
Вести базу сотрудников. Личная карточка в Мегаплане — не просто имя, фамилия, возраст и фото, в ней отражены: бонусы и штрафы, просроченные задачи, ближайший отпуск, зарплаты и многое другое, что сделает работу намного прозрачнее и проще.
Создавать организационную структуру компании и определять зоны ответственности каждого. Все четко и прозрачно, всегда ясно, кто чем занимается, кому можно задать тот или иной вопрос.
Вести корпоративную переписку, не выходя из программы учета. При этом в Мегаплане множество дополнительных функций, делающих работу еще проще.
Хранить и делиться документами и файлами. Забудьте о регулярных постоянных поисках нужной формы или распоряжения — инструменты от Мегаплана позволят решить этот вопрос гораздо проще.

Мегаплан обо всем напомнит, все рассчитает и поможет сделать удачные инвестиции. Своевременное погашение процентов по кредитам, отчисление в страховой фонд, начисление заработной платы — все финансовые операции обретут упорядоченность.

Работать в системе финансового учета вы можете с любой точки планеты. И при этом не стоит опасаться на надежность и сохранность информации. Мы обеспечиваем несколько уровней защиты: все данные передаются по защищенным каналам, а физический доступ к удаленным серверам имеет ограниченное количество сотрудников. Все данные с Мегаплана дублируются на другой сервер — вы можете быть уверены, что в любой момент можете восстановить любую утерянную информацию.

Для того чтобы начать пользоваться продуктом, достаточно затратить 30 секунд на регистрацию на сайте, и в течение месяца вам будет доступен бесплатный доступ. Интерфейс настолько простой и понятный, что освоить его можно всего за 15 минут. В Финансах есть все для учета денежных потоков в компании. А если вам понадобится еще больше возможностей для управления и контроля — вы всегда сможете перейти на более мощный продукт от Мегаплана. И при этом вам не нужно переносить информацию, достаточно дополнить систему новыми модулями.

Развиваться вместе с Мегапланом просто и удобно!

10 способов злоупотребления сотрудниками своим служебным положением и методы борьбы с ними с помощью учетной системы Промо

Не так давно на одном из проектов во время инвентаризации была выявлена очень большая недостача. Как результат, одно из важнейших требований клиента по проекту было: разобраться с тем, что у него происходит в системе, и привести остатки, как он выразился, «в адекватное состояние».
А незадолго до этого у меня в практике был случай, когда уже на второй день после внедрения качественной системы учета движения наличных денежных средств (кассы) также была выявлена недостача, но уже в кассе.
И в первом, и во втором случае вину за возникновение проблемы представители заказчика попытались возложить на людей, которые занимались внедрением новой системы. И только после долгих и, надо признаться, довольно неприятных и очень эмоциональных разбирательств, удалось доказать клиенту, что система работает правильно, а виноваты в случившемся сотрудники компании, которые намеренно или ненамеренно создали фактическую недостачу товара и денег.

Кому поможет облачная бухгалтерия

«Онлайн-сервисы», «облачная бухгалтерия» — эти понятия, казалось бы, совсем недавно вошли в нашу жизнь, но уже прочно укрепили свои позиции в бизнес-среде.

Облачная бухгалтерия предполагает установку бухгалтерской программы на виртуальный «общий» сервер. Те, кто использует программу на таком сервере, платят за его аренду. Поэтому такой вариант часто получается дешевле, чем если бы программа была установлена на компьютер с дистрибутива или на частный сервер. В связи с этим облачная бухгалтерия популярна среди начинающих бизнесменов и небольших организаций.

В целом бухгалтерские программы для малого бизнеса в онлайн-режиме помогут выписать первичные документы для покупателей, рассчитать зарплату с налогами и сформировать бухгалтерскую и налоговую отчетность.

Пользоваться «облаком» можно не только на своем рабочем месте в привязке к рабочему компьютеру, но и из дома, что очень удобно для бухгалтеров, ведущих учет сразу в нескольких организациях. Достаточно иметь подключение к интернету — и рабочее место готово в домашних условиях. Однако здесь же кроется и самый большой недостаток облачной бухгалтерии: если отсутствует интернет-соединение или связь неустойчивая, работать будет просто невозможно. Также нужно следить за своевременным обновлением браузеров, поскольку в устаревших версиях вполне вероятно некорректное отражение данных. Рассмотрим, как облако обеспечивает ведение бухгалтерии онлайн и каким образом онлайн-сервисы помогают бухгалтерам в работе.

Онлайн-сервисы для управленческого учета

Избежать проблем при работе в Excel можно с помощью веб-сервисов для управленческого учета. Существует большое количество сервисов, которые позволяют без развертывания и постановки учета, получить необходимую информацию по финансовому состоянию компании в виде заранее настроенных дашбордов и отчетов.
Такие сервисы автоматически синхронизируются с банками, что позволяет отслеживать состояние компании (или группы компаний) в реальном времени. Например, сервис «Управленка» синхронизируется с такими банками, как Сбербанк, ВТБ, Альфа-банк, Райффайзенбанк, Тинькофф, Точка, Юникредит Банк. Помимо этого сервис может загружать информацию из 1С Бухгалтерия по всем движениям по расчетному счету и кассе.

Для контроля кассовых разрывов в сервисе есть платежный календарь. Данные в платежный календарь можно вносить как вручную, так и загружать из 1С Бухгалтерии:

  • планируемые налоги к уплате (НДС, налог на прибыль, единый налог по УСН, НДФЛ и социальные взносы)
  • счета покупателям
  • прогноз по выплате заработной платы.

Рис.1 Сервис Управленка — Платежный календарь

Загруженные операции автоматически распределяются по настроенным правилам по аналитикам управленческого учета. Сервис помогает определить, какие проекты прибыльные, а какие нет. Помимо веб-интерфейса, доступ к данным можно получить с помощью специального чат-бота. Через него можно получить настроенные в системе отчеты, сводную информацию по счетам, а также вводить операции.
Другой онлайн-сервис «Финолог» тоже позволяет загружать операции из банков и кассовых сервисов (Тинькофф оплата, Яндекс касса, Робокасса). В сервисе поддерживается проектный и позаказный учет в операциях.

При подборе веб-сервиса необходимо обратить внимание на то, поддерживает ли он интеграцию со всеми вашими банками или 1С Бухгалтерией. Какие в нем ограничения по количеству компаний и расчетных счетов, есть ли необходимые вам отчеты, удобство работы с операциями и платежным календарем

Проблемы внедрения автоматизированного учета

Для повышения эффективности автоматических средств управления в организации должны быть созданы специальные условия, без которых нормальное функционирование системы затруднительно.

  • Выстроенная организационная структура организации и налаженная система бухучета позволяет распределять направления деятельности компании и в полной мере осуществлять контроль управляющим по всем задачам.
  • Правильно распределенные должностные обязанности каждого сотрудника влияют на полноту вносимой информации. Специализация работника на конкретном направлении позволяет минимизировать ошибки и повысить эффективность исполняемых задач.
  • Полностью укомплектованный штат сотрудников и доступность технических средств необходим для своевременного внесения сведений в базу.
  • Постоянное повышение квалификации сотрудников помогает избежать неэффективного распределения производственных ресурсов. Несмотря на возможность автоматизации большинства процессов, за качество вносимых данных отвечают специалисты.

Управленческий учет на базе 1С

Рынок предлагает большое количество специализированных программ для оптимизации управленческого учета. Большинство решений построено на базе 1С: Предприятие.

Одной из лучших программ принято считать «БИТ.ФИНАНС» — программный комплекс с модулями для автоматизации бюджетирования и управленческого учета.

Основные подсистемы БИТ.ФИНАНС

Подсистема казначейства. Данная подсистема создана специально для управления потоками денежных средств в компаниях разного масштаба. Позволяет спланировать БДДС, сформировать платежный календарь, а также позволяет создавать и позволяет автоматически создать платежные документы на основании согласованных заявок на расходование ДС. Предусматривает механизм построения графиков платежей, на основании зарегистрированных в информационной базе договоров.

Подсистема бюджетирования. Данная подсистема предназначена для формирования бюджетов: планирование БДР, БДДС, ББЛ. Она позволит Вам осуществлять долгосрочное планирование, актуализацию и корректировку бюджетов, формирование план-фактного анализа деятельности компании с детализацией данных до первичных документов.

Управленческий учет и МСФО. Данная подсистема позволяет вести в одной информационной базе несколько параллельных вариантов учета на основании общей первичной документации и договоров. Для этого в данном блоке включено пять планов счетов и реализованы режимы настройки хозяйственных операций. Вы сможете значительно облегчить процесс постановки управленческого учета благодаря инструментам по подготовки отчетности по стандартам международной финансовой отчетности (МСФО) и консолидированной отчетности по группе компаний.

БИТ.ФИНАНС в Power BI. Приложение демонстрирует данные из системы БИТ.ФИНАНС, которые необходимы для оперативного контроля состояния Вашего бизнеса. Где бы Вы ни находились, Вы можете легко отслеживать расходы, доходы, поступления и другие интересующие Вас показатели в режиме реального времени.

Результатами использования БИТ.ФИНАНС являются:

  • Существенное сокращение времени на сбор и подготовку данных;
  • Возможность оперативно принимать решения на основании достоверных данных из учетных систем предприятия или группы компаний;
  • Учет различных сценариев развития предприятия;
  • Осуществление оперативного контроля всех платежей и соблюдения установленных лимитов расходов в разрезе статей;
  • Предотвращение хищения денежных средств или их неэффективного использования.

1С:ERP Управление предприятием 2 для комплексной автоматизации предприятия

Необходимость использования для автоматизации компаний системы класса ERP подтверждена развитием роста и бизнеса компаний. Ускорение бизнес процессов неминуемо приводит к поиску новых решений для их автоматизации.

ERP-системы включают в себя следующие модули:

  • управление оперативным и производственным учетом;
  • бухгалтерский и налоговый учет;
  • управление персоналом и расчет заработной платы;
  • финансовый учет (включает бюджетирование и казначейство);
  • международный учет;
  • управление активами.

Современные ERP-системы достаточно универсальные и открывают пользователям широкие возможности для реализации большого количества процессов. Немаловажен тот факт, что по мере развития бизнеса включаются в работу все больше модулей, присутствующих в системе.

Внедрение ERP-систем позволяет объединить различные бизнес-процессы в одной удобной системе.

Преимуществами таких решений являются:

  • доступность и согласованность данных;
  • контроль работы персонала;
  • снижение числа возможных ошибок;
  • четкое взаимодействие различных блоков системы.

Недостатки в системе, как таковые, отсутствуют. Единственным минусом можно назвать, разве что высокую стоимость программного продукта. Также требуется решение проблемы безопасности данных, которую можно решить с помощью настроек доступа.

При работе с системой особое внимание следует уделять обеспечению надежности работы сервера и своевременно выполнять настройку дополнительных систем резервного копирования. Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

1C:ERP. Мы внедрили уже более 1000 проектов!

Закажите расчет проекта от профессионалов.

  • Составим карту бизнес-процессов;
  • Проведем интервью с ключевыми сотрудниками;
  • Сделаем диагностику текущих процессов в компании и IT систем;
  • Подготовим решение, проведем демонстрацию, рассчитаем стоимость.

Подробнее Заказать

Работа с макетами в 1С 8.3
Как пользоваться конструктором запросов в 1С 8.3

Процедура работы с моделью управленческого учёта

  1. Прогнозирование объёмов входящих работ.
  2. Валидация и планирование затрат.
  3. Расчёт квот.
  4. Определение горизонта планирования.
  5. Фиксация результата по прошедшим периодам.

1. Прогнозирование объёма входящих работ

Что ещё нужно учитывать:Выгрузка отчёта из нашей системы управленческого учёта. Суммы изменены. Такие отчёты мы формируем по каждому юниту.

2. Система валидации планов и прогнозов

  1. План (есть все документы, подписаны договор и заказы).
  2. Прогноз (есть смета/подтверждение от клиента работ, но нет документов. Договор в стадии согласования с юр. лицами заказчика).
  3. Потенциал (нет подтверждения и нет документов, учитываются среднестатистические отклонения по статистическим показателям).
  • Проводим еженедельные срезы по каждому проекту со стороны проектного офиса и производства: внутренний дедлайн этапа, включая валидацию сроков по каждой задаче этапа с учётом времени на приёмку клиентом и проведение бизнес-тестирования задач.
  • Определяем вероятность наступления и степени влияния рисков на каждом этапе работы.
  • Выделяем три степени риска: отсутствие риска, риск вероятен, риск вероятен и имеет максимальное влияние на этап (карту рисков мы подробно описывали в статье про идеальный тайм-план).
  • Работаем по риск-менеджменту этапов с определённым приоритетом.

3. Как правильно планировать затраты?

  • Учитываем сразу все возможные прогнозы: масштабируемость аппаратной и административной частей, повышения ФОТ по результатам работы, прогнозы косвенных на основании законодательства.
  • Непроизводственные юниты компании также рассчитываем исходя из объёмов входящих работ.
  • Вводим квоты в каждую статью расхода.

overhead

Понятие учета для целей управления компанией

Историю управленческого учета можно отнести к 50-м годам прошлого века. Изначально, он был создан для увеличения эффективности деятельности предприятий. До настоящего времени, его одна из главных задач остается неизменной.

Понятие «учет» означает: механизм сбора, обработки и перевода пользователям сведений о текущей деятельности предприятия и внешней среде, в которой она непосредственно работает.

Управленческая отчетность — это свод финансовой и другой информации о компании, которая является помощником в достижении поставленных целей. Его оперативные сведения выявляют проблемы фирмы и возможности их решения.

При возникновении проблемных вопросов у фирмы, требуется в кротчайшие сроки принять правильное управленческое решение. Упр учет предоставляет информацию для решения задач в данном направлении:

  • получение всех нужных сведений, для принятия решений стратегического характера;
  • отслеживание финансовых результатов, после принятия решений;
  • наблюдение за тем, насколько эффективно работает предприятие в целом, структурные подразделения и отдельные проекты.

Иными словами, учет для управления — это система сбора, анализа и контроля учетных данных, которые помогают в решении конкретных управленческих задач.

Успешно поставленная система учета для управления влияет на эффективность управления организацией в целом. Собственники и управленцы предприятия могут самостоятельно решать вопросы по организации учета: каким образом классифицировать и детализировать затраты, как вести учет существующих затрат и как сформировать в целом управленческую отчетность и контроль в организации.

Независимо от того, что аналитический учет можно выстроить самостоятельно, есть исходные позиции, которые обязательно должны быть:

  • цели и задачи должны соответствовать специфике организации;
  • учет особенностей процесса производства товаров, или оказываемых услуг;
  • соотношение с общими принципами организационной структуры управления организацией.

Шаг назад и … шаг назад (классификация внутренних проектов)

Во многих остросюжетных фильмах используется этот трюк.
В начале фильма главный герой одиноко скачет по прерии лицом к хвосту лошади, или закопан в пустыне по самое горло, или какие-то не совсем добрые люди собираются отрезать ему то, что отрезать и не нужно. Потом идут титры, потом на весь экран спойлер: двумя неделями раньше… и здесь он хлещет виски в салуне, прикуривает от сто долларовой банкноты, рассекает на яхте с пятнадцатилетней капитаншей. Все то, что так не рекомендует делать Минздрав. И уже весь остальной фильм нам рассказывают, как можно собственно докатиться от такой до такой жизни.
Такая же история приключилась и с прошлой статьей.

Может ли помочь бухгалтерский учет управленческому учету предприятия?

Есть два ответа на данный вопрос. Первый предполагает, что бухгалтерский, и учет для руководства ведутся в единой системе. Такая система позволяет вести все учетные сведения, отчетность, показатели, на основании общей учетной политики. Единство предполагает взаимосвязь всей отчетности.

Второй ответ предполагает разделение бухгалтерского и управленческого учета. Каждый из них является самостоятельным и представляет целую систему.

Не стоит забывать, что бухгалтерия подразумевает точный учет, а в аналитическом учете допускается небольшая погрешность. Поэтому, оперативный учет должен вести свою систему.

Бухгалтерские данные идеальны для получения исходной информации для аналитического учета. Она очень организована и вся информация будет достоверной.

Ошибки, допускаемые при внедрении автоматизации

При внедрении автоматизации учетного процесса допускаются следующие ошибки:

  1. неодинаковое понимание участниками процесса цели автоматизации;

При разработке и внедрении проекта автоматизации надо четко обозначить цель, в соответствии с которой разрабатывается программа мероприятия. Без детальной проработки цели процесс автоматизации будет рассматриваться участниками с разных точек зрения, что в итоге приводит к недопониманию и лишним действиям.

неверное позиционирование проекта автоматизации;

Проект автоматизации предусматривает работу не только IT-специалистов, но и других сотрудников, в том числе бухгалтеров, кадровиков, экономистов и финансистов, а также руководителей отделов производства и реализации продукции. Качественная разработка и внедрение мероприятия должна стать командной целью, достижение которой возможно только при приложении совместных усилий.

неверный план управления проектом автоматизации;

После определения цели необходимо разработать план управления проектом автоматизации финансового учета. Он включает конкретные этапы мероприятия, выполнение которых будет контролироваться руководством компании. Кроме того, план должен быть в виде официального документа, представляемого на рассмотрение и утверждение руководителями структурных подразделений.

определение полномочий и обязанностей каждого участника;

При внедрении автоматизации финансового учета каждому участнику процесса отводится соответствующая роль, определяемая функциональными обязанностями. При этом обязанности конкретных исполнителей должны иметь разграничение, чтобы они не пересекались между собой и не запутывали процесс реализации мероприятия.

не используются стандартные действия по управлению проектом автоматизации;

Для упрощения процесса и снижения временных и трудовых затрат целесообразно использовать стандартные приемы и способы. Их применение позволяет разработать и внедрить автоматизацию в кратчайшие сроки и при этом исключить какие-либо ошибки.

работа низкоквалифицированного персонала.

Внедрение автоматизации финансового учета — это трудоемкий процесс, качественное выполнение которого возможно только при работе высококвалифицированных специалистов. Если к выполнению задачи привлекать работников с низким уровнем теоретических и практических знаний, возможно затягивание процесса и получение некачественных результатов.

Все ошибки следует учитывать при разработке программы автоматизации финансового учета с целью повышения эффективности и результативности проводимого процесса.

Преимущества в использовании

Выгрузка данных из iiko в сервис Финоко — это полная автоматизация системы, благодаря которой Вы получаете ряд уникальных преимуществ.

Формирование операционного ежедневного отчета

Такой отчет может формироваться, как по одному ресторану, так и по нескольким. На основании загрузки первичных данных из системы iiko: ежедневная фактическая выручка, количество посетителей, количество чеков, количество проданных блюд и др. можно проводить анализ операционной деятельности в веб-сервисе Финоко:

  • анализ расчетных показателей: средний чек на гостя, наполняемость чека, средняя цена блюда и пр.;
  • сравнивание фактических данных с заданными плановыми значениями: выполнение плана по выручке, среднему чеку, наполняемости блюд;
  • сравнивание фактических данных и расчетных показателей между ресторанами.

Формирование сводных оперативных данных

Данный отчет формируется по сети, или ресторанному холдингу. Из первичных данных по каждому ресторану автоматически формируется сводный отчет. Анализировать данные можно в разрезе показателей: ежедневно, за месяц, или с начала года.

Индивидуальный просмотр отчетов

Каждый отчет можно настроить для индивидуального просмотра. К примеру, ежедневный отчет будет отображать информацию по дням. Также можно формировать данные за месяц, год, два года и анализировать их с предыдущими периодами.

Списание затрат на себестоимость

Первичные данные в iiko — это затраты на продукты, списанные на приготовление блюд. Эта информация используется в управленческой отчетности для:

  • получения общих сведений по одному ресторану, или холдингу;
  • для расчета средней стоимости. Например, одного блюда: завтрак/обед/ужин;
  • средняя стоимость одного и того же блюда может сравниваться между точками.

Планирование и отчетность в Excel

Наиболее популярной программой для управленческого учета малых предприятий принято считать Excel. Преимущество программы вызвано необоснованностью использования дорогостоящих программ в небольших компаниях. Программа Excel обладает достаточным функционалом для ведения основных отчетов:

  • доходы и расходы предприятия,
  • финансовый результат компании;
  • движение денежных средств;
  • баланс.

Программа имеет неоспоримые преимущества в сравнении с другими программными продуктами, среди которых особенно нужно отметить:

  • доступность;
  • наличие специализированных функций, обеспечивающих простое управление финансами;
  • наглядность и простое управление;
  • возможность развития системы с помощью макросов.

При этом у системы Excel есть свои недостатки:

  • Со временем таблицы увеличиваются в размерах и требуют очень много времени для поддержания актуальных данных в учете.
  • Система имеет минимум возможностей для интеграции с другими программными продуктами.
  • Решать задачи управленческого учета с использованием только простых формул – невозможно, увеличение сложности задач подразумевает использование программирования.
  • Отказоустойчивость системы на низком уровне.

По мере расширения бизнеса становится все сложнее поддерживать актуальность учета в больших таблицах. Специалисты компании, не имея специальных навыков, вполне могут допустить ошибку при работе с системой, что может повлечь за собой принятие неверных решений в управлении бизнесом.

Такое развитие событий является абсолютно недопустимым для компании, поэтому выбор специализированных программных продуктов станет взвешенным и мудрым решением.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий