Нюансы документального оформления кассовых операций

Общие правила оформления документов по кассовым операциям

Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.

Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Минфин считает, что при оформлении первичных учетных документов возможно использование простой электронной подписи (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.

Бухгалтерский учет прихода и расхода денежных средств

Для бухучета наличных денег предусмотрен счет 020134000 «Касса», к которому открыты аналитические счета: 020134510 для поступлений средств в кассу, 020134610 для выбытия средств из кассы.

Основные проводки по движению наличных денежных средств, а также документы, которые должен оформить бухгалтер, смотрите в таблице ниже; другие транзакции можно найти в пп. 84 и 85 Инструкции к плану счетов (приказ № 174н).

Описание операции

Проводка

Первичный документ

Регистр

Поступили деньги в рублях в кассу с лицевого счета, который открыт в органе казначейства

Дт 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

Кт 021003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»

  • Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)
  • Кассовая книга (ф. 0504514)
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)
  • Журнал операций (ф. 0504071)

Поступили деньги в иностранной валюте в кассу со счета, который открыт в кредитной организации

Дт 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

Кт 020127610 «Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации»

  • Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)
  • Кассовая книга (ф. 0504514)
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)
  • Журнал операций (ф. 0504071)

Поступили деньги за проданные товары, работы или услуги

Дт 220134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

Кт 220500000 «Расчеты по доходам» (220521660, 220531660, 220541660, 220571660, 220572660, 220574660, 220581660)

  • Приходным кассовым ордерам (ф. 0310001)
  • Квитанция (ф. 0504510)
  • Кассовая книга (ф. 0504514)
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)
  • Журнал операций (ф. 0504071)
  • Реестр сдачи документов, с приложенными квитанциями (ф. 0504053)

Переданы деньги из кассы в рублях для взноса на лицевой счет, который открыт в органе казначейства

Дт 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»

Кт 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

  • Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)
  • Кассовая книга (ф. 0504514)
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)
  • Журнал операций (ф. 0504071)

Переданы деньги в иностранной валюте из кассы на счет, который открыт в кредитной организации

Дт 020127510 «Поступления денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации», 020123510 «Поступление денежных средств учреждения в кредитной организации в пути»

Кт 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

  • Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)
  • Кассовая книга (ф. 0504514)
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)
  • Журнал операций (ф. 0504071)

Выданы деньги подотчетному лицу

Дт 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

  • Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)
  • Кассовая книга (ф. 0504514)
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)
  • Журнал операций (ф. 0504071)

Приходный и расходный кассовые ордера выписываются в 1 экземпляре, который остается в кассе. Реестр сдачи документов оформляется в случае, если денежные средства принимаются уполномоченными лицами. При поступлении наличных денег от покупателя применяется кассовый аппарат.

Кроме того, чтобы получить наличные средства с лицевого счета, учреждение должно заполнить и передать в орган Федерального казначейства следующие заявки, утвержденные приказом казначейства № 8н:

  • заявку на кассовый расход (ф. 0531801);
  • заявку на получение наличных денежных средств (ф. 0531802).

О том, как оформлять кассовую книгу в бюджетном учреждении, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно переходите к образцу заполнения.

Что понимать под кассовыми операциями?

Кассовая операция — это процедура, в рамках которой осуществляется то или иное перемещение денежных средств относительно кассы предприятия. В самом упрощенном виде — приход или расход (которые как с технической, так и с юридической точки зрения могут быть классифицированы по большому количеству дополнительных критериев).

Кассовые операции могут быть связаны:

  1. С правоотношениями, при которых осуществляется продажа товаров и услуг физическим лицам.
  1. С трудовыми правоотношениями — когда перемещение денежных средств относительно кассы предприятия осуществляется в связи с выполнением теми или иными работниками своих трудовых обязанностей.

Здесь на кассе может наблюдаться выдача денежных средств под отчет (например, для командировки), последующий прием не потраченных работником средств.

Правоотношения первого типа находятся в юрисдикции законодательства, регулирующего применение контрольно-кассовой техники (в то время как перемещение денежных средств в рамках трудовых отношений не регулируется такими нормами права).

Главный нормативный акт, который регулирует применение ККТ — Федеральный закон № 54-ФЗ от 22.05.2003 года (ССЫЛКА). Он устанавливает:

  • правила проведения приходных, расходных (и классифицированных по прочим основаниям) операций на кассе — наличных, безналичных (по карте, с помощью электронных средств платежа);
  • порядок применения непосредственно контрольно-кассовой техники, ее отдельных аппаратных компонентов.

Закон № 54-ФЗ дополняет, в частности, Указание Банка России от  07.10.2013 № 3073-У — ССЫЛКА (основное его назначение — регулирование перемещения наличных денежных средств, и его юрисдикция, в свою очередь, распространяется и на трудовые отношения).

Регламенты, необходимые для обеспечения работы контрольно-кассовой техники, могут прописываться в различных ведомственных нормативных актах. Например — в приказе ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ (ССЫЛКА) разъясняется порядок применения форматов фискальных документов — стандартизованных алгоритмов, по которым формируются кассовые чеки (бумажные, электронные) и дополняющие их носители фискальных данных (прежде всего, различные отчеты — например, о закрытии и открытии смены на кассе).

Важнейший тезис, на который следует обратить внимание: к кассовым операциям не относится эквайринг (прием оплаты по карте или заменяющему ее устройству — смартфону, планшету через ApplePay или Samsung Pay), в то время как на онлайн-кассах фискализация эквайринговых операций осуществляется наравне с теми операциями, при которых осуществляется только наличный расчет. Поэтому, к кассовым операциям на онлайн-кассе — несмотря на созвучие однокоренных слов, правомерно отнести лишь те, которые предполагают прием и выдачу наличных

Эквайринг — это процесс «вне кассы», поскольку он характеризуется движением денежных средств относительно расчетного счета предприятия в банке.

К числу прочих важнейших нормативных актов, которые, в свою очередь, определяют порядок перемещения денежных средств в рамках самых разных правоотношений (как трудовых, так и тех, что имеют отношение к торговле и находятся в юрисдикции Закона № 54-ФЗ) можно отнести Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ССЫЛКА), которое устанавливает, в частности:

  • классификацию процедур, соответствующих кассовым операциями;
  • правила применения лимитов по кассам (если предприятию по закону необходимо их соблюдать);
  • правила применения кассовых документов;
  • требования по обеспечению сохранности наличных денежных средств.

Любая кассовая операция в организации (в случае с ИП ситуация несколько иная и чуть позже мы рассмотрим данный нюанс) — это объект бухгалтерского учета. Рассмотрим, каким образом он осуществляется в контексте правоотношений, связанных с применением контрольно-кассовой техники.

Календарная очередность

Она установлена в ст. 855 ГК. Списание производится в следующем порядке:

  • По исполнительным бумагам, предусматривающим выдачу либо перечисление активов для удовлетворения требований о взыскании алиментов, а также возмещения вреда, причиненного здоровью и жизни.
  • По документам, предполагающим расход средств для расчета по оплате труда и отчислений выходных пособий с лицами, занятыми на предприятии по трудовому договору (контракту).
  • По бумагам, предусматривающим платежи в ФСС, ФОМС, ПФР.
  • По платежным документам, предполагающим перечисления во внебюджетные и бюджетные фонды.
  • По исполнительным листам, содержащим иные финансовые требования.
  • По прочим платежным документам.

В каждой очереди удовлетворение требований осуществляется по календарной очередности поступления бумаг.

Кассовая книга — общие правила заполнения и ведения

Кассовые операции должны быть внесены в кассовую книгу, имеющую ОКУД 0310004. Мы предоставляем возможность скачать кассовую книгу на нашем сайте.

Каждая операция по ПКО и РКО должна быть записана в этот регистр. Каждый рабочий день кассира должен заканчиваться тем, что он проверяет соответствие данных ордеров и данных кассовой книги, подбивает остаток и подписывает страницу. После этого такую же проверку осуществляет главбух и тоже ставит подпись.

Если бухгалтерский аппарат на предприятии не предусмотрен, контроль за заполнением данного регистра возлагается на руководителя.

При отсутствии движения денежной наличности в кассовую книгу записи не вносятся.

Кассовую книгу разрешается не вести отдельным категориям индивидуальных предпринимателей, применяющих некоторые специальные режимы налогообложения.

***

Для ведения кассовых операций предусмотрены строгие правила. В частности, все движения с наличными деньгами должны оформляться документально с помощью форм, утвержденных нормативными актами.

Документирование приходных кассовых операций

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001).

Подробнее о нем см.  «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)».

При получении ПКО кассир:

  • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя – только если это бумажный документ.
  • Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов.
  • Принимает деньги, пересчитывает их и сверяет сумму, указанную в ордере, с фактически принятой суммой.
  • Подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой вносителю, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир отправляет квитанцию по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.

В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.

Требования к ведению кассовых операций

При совершении и оформлении кассовых операций бюджетные учреждения руководствуются общим для всех организаций порядком, установленным Указанием Банка России о порядке ведения кассовых операций № 3210-У от 11.03.2014, а также Федеральным законом «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Регламентированы действующим законодательством следующие требования: порядок определения лимита остатка наличных денег в кассе учреждения, сдача наличности при превышении утвержденного остатка, закрепление должностных обязанностей за кассиром (ответственным работником), формы документов на прием и выдачу наличности, ведение кассовой книги.

Напомним, что с 01.07.2019 бюджетные учреждения наравне с коммерческими организациями должны применять ККТ при расчетах: наличными денежными средствами, с использованием банковских карт, посредством интернет-кошельков и других электронных средств платежа. Если учреждение занимается оказанием услуг населению с оформлением бланков строгой отчетности, то с 01.07.2019 бланки строгой отчетности нужно формировать с использованием специальной кассовой техники.

Самостоятельно учреждению необходимо определить:

  • размер лимита остатка наличности в кассе;

  • правила обеспечения сохранности документов и наличных денежных средств, а также перевозки денежных средств;

  • периодичность внутренних проверок ведения кассовой дисциплины.

Лимит остатка кассы — предельно допустимая сумма наличных, которая может храниться в специально оборудованных помещениях для кассовых операций после завершения смены и выведения остатка по кассовой книге. Размер лимита можно пересчитывать в любой момент времени, либо оставлять без изменения, об этом сказано в пунктах 8, 9 Письма Центрального Банка РФ от 15.02.2012 № 36-3/25. То есть, если в организации увеличивается наличный денежный оборот, то перерасчет можно произвести в любой день.

Способ расчета лимита зависит от того, осуществляет ли учреждение прием выручки от оказания платных услуг или нет. Формулы расчет лимита:

  1. исходя из объема поступлений:

Размер лимита = объем поступлений / расчетный период * период времени между сдачей выручки.

  1. исходя из объема расходов:

Размер лимита = объем выдачи / расчетный период * период между получением денег

За расчетный период принимается любой период не более 92 дней, периоды между сдачей выручки (получением средств) не более 14 дней.

Счет 50. Учет денежных средств, проводки по выдаче денег из кассы

51 К 50.01 взнос на расчетный счет наличных
Д 70 К 50.01 выдана заработная плата работникам
Д 71 К 50.01 выдана сумма в подотчет
Д 71 К 50.21 выданы командировочные в валюте
Д 58-1 К 50.01 оплата наличными за приобретенные акции
Д 58-3 К 50.01 выдан займ наличными контрагенту
Д 60.01 К 50.01 оплата поставщику наличными за поставку товара, работы, услуги
Д 62.01 К 50.01 возврат денег покупателю при возврате товара
Д 66 К 50.01 погашение кредита (задолженности) и процентов по нему из кассы
Д 69-1 К 50.03 выданы рабочим путевки, оплаченные из средств ФСС
Д 73.03 К 50.03 выданы работникам приобретенная путевка и талоны на бензин
Д 91.02 К 50.03 списана часть путевки, оплаченная работодателем

Виды безналичных расчётных операций

Безналичные расчётные операции между юридическими лицами могут осуществляться:

  • платёжными поручениями,
  • платёжными требованиями,
  • аккредитивами,
  • чеками,
  • инкассовыми поручениями.

Платёжное поручение — распоряжение владельца счёта банку перевести денежную сумму на счёт получателя средств в этом же или другом банке. Это наиболее распространённая форма осуществления расчётных операций.

Платёжные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счёте плательщика. При отсутствии или недостаточности средств платёжные поручения помещаются в картотеку банка. При появлении средств на счёте клиента списание средств по платёжным поручениям из картотеки производится в следующей очерёдности:

  • в первую очередь: возмещение вреда здоровью и алименты,
  • во вторую очередь: выходное пособие и расчёты с уволенными работниками,
  • в третью очередь: оплата труда и платежи в фонды государственного страхования, платежи в бюджет,
  • в четвёртую очередь: прочие исполнительные документы (по решению суда),
  • в пятую очередь: остальные платёжные документы.

Внутри одной очереди списание производится в порядке календарной очерёдности.

Платёжное требование — расчётный документ, содержащий требование получателя средств плательщику об уплате денежной суммы через банк. Платёжное требование обычно применяется при расчётах за поставленные товары, оказанные услуги. Платёжное требование выписывается получателем и направляется им напрямую в банк плательщика (минуя свой банк). Банк плательщика передаёт платёжное требование плательщику для акцепта (выражения согласия оплатить платёжное требование). В течение установленного срока плательщик принимает решение об оплате, денежные средства перечисляются получателю. В случае отказа от акцепта платёжное требование возвращается получателю без исполнения.

Плательщик и получатель могут заключить договор о безакцептном списании денежных средств и представить его в банк плательщика. В этом случае денежные средства списываются на основании только платёжного требования без запроса согласия плательщика.

На основании инкассового поручения производится безусловное списание средств со счёта плательщика. Инкассовые поручения могут выставлять государственные органы в случаях, установленных законом, и по решению суда.

Аккредитив — условное обязательство банка произвести платежи в пользу получателя средств при предъявлении последним определённых документов, соответствующих условиям аккредитива (например, документов о поставке). Аккредитив предназначен для расчётов с одним получателем средств. Таким образом, аккредитив является гарантией получателя в получении средств по выполнении определённых условий.

Аккредитив может быть покрытым (депонированным), то есть таким, при открытии которого сумма по аккредитиву перечисляется со счёта плательщика в банк получателя на специальный счёт; либо непокрытым (гарантированным), то есть таким, при котором банк плательщика даёт право требовать в безакцептном порядке списания средств со счёта плательщика. Одновременно аккредитив может быть отзывным (с возможностью отмены по распоряжению плательщика) либо безотзывным, который отменяется только с согласия получателя.

Чек — документ (ценная бумага), содержащий ничем не обусловленное распоряжение чекодателя своему банку произвести платёж указанной в чеке суммы чекодержателю. Для расчётов чеками клиенту выдаётся лимитированная чековая книжка.

Виды кассовых документов

Кассовые документы (КД) используются по мере движения наличности в кассе организации. Формы кассовых документов закреплены Постановлением Госкомстата №88. Среди них:

Переход на онлайн-кассу не отменяет обязанность по документированию движения наличных денег в кассе организации.

Порядок оформления кассовых документов регламентируется законом. Базовые реквизиты:

  • название формы и ее номер;
  • наименование предприятия (составителя);
  • содержание, параметры операции;
  • дата составления документа;
  • должности тех, кто совершил операцию и оформил документ;
  • подписи ответственных лиц.

Все бухгалтерские документы делятся по типам операции. Приходные кассовые документы отражают поступление наличных денег в кассу, расходные – выдачу. На базе обобщенных данных из первичных КД формируются регистры учета.

Перечень обязательных кассовых документов также включает авансовую отчетность, платежные ведомости, журнал кассира операциониста, данные о показаниях ККМ счетчиков и выручке предприятия.

Хотя согласно букве закона перечень кассовых документов значительно меньше. Сюда относится только ПКО/РКО. Остальные бланки используются при оформлении операций по кассе (п.4.1 Указаний банка России от 11.03.14 № 3210-У).

Эквайринг

Используя услугу эквайринга, клиент может полностью избавиться от наличных денежных средств. В торговых точках, в которых установлены специальные терминалы, возможно произвести оплату товаров, работ и услуг с помощью банковской кредитной карты. Данный сервис предоставляется только крупными финансовыми организациями, которые имеют достаточную платежеспособность для:

  • установки специального оборудования;
  • урегулирования правовых особенностей деятельности в данной области;
  • поведения процедур по использованию пластиковых карт в торговых точках.

Эквайринг действует не только в реальном, но и виртуальном пространстве. Граждане, имеющие пластиковую карту банка-эквайера, могут производить расчеты в режиме онлайн, получать отчеты о совершенных покупках и заполнять специальные формы для транзакций. Интернет-эквайринг предполагает следующий порядок проведения финансовой операции:

  • компания составляет договор с банком;
  • на сайте организации размещаются данные о возможности применения пластиковой карты определенного вида;
  • клиент заполняет форму для совершения транзакции;
  • банк отслеживает запросы и удовлетворяет их при наличии необходимых условий;
  • оформляется заявка на отправку товара.

В данном случае банк берет на себя ответственность за верификацию и отслеживание запросов.

Нюансы документирования кассовых операций для ИП

Главная особенность ведения учета кассовых операций ИП в том, что предпринимателям разрешено не использовать ПКО, РКО и Кассовую книгу. Дело в том, что ИП вправе документировать кассовые операции в упрощенном порядке — в соответствии с Указаниями № 3210-У.

При этом, данный порядок не подразумевает, что ИП в принципе не будет вести учет рассматриваемых операций. Предприниматель, так или иначе, должен использовать документацию, которая позволяет учитывать выручку — в том числе и ту, которая образуется в рамках правоотношений, при которых нужно вести кассу.

Основной документ, в котором ИП отражает выручку — это, как мы уже определили выше, Книга учета доходов и расходов (либо только учета доходов — если ИП работает на ПСН), либо иной документ, утвержденный на отраслевом уровне. Как правило, его бывает достаточно — необходимость в применении прочих документов может возникнуть лишь исходя из специфики бизнес-процессов на конкретном объекте.

Отметим, что при ЕНВД величина доходов и расходов значения не имеет — но важно вести корректный учет показателей, влияющих на исчисление налога (прежде всего, это физические показатели — например, площадь торгового зала, количество работающих у ИП продавцов). Такой учет ИП на ЕНВД может вести любым удобным способом

Вместе с тем, закон не запрещает любому ИП вести учет с помощью РКО, ПКО и Кассовой книги. Многим предпринимателям такая схема довольно близка, так как позволяет обеспечить необходимую детализацию хозяйственных операций. Особенно — если касса функционирует в рамках трудовых правоотношений, при которых работникам ИП могут выдаваться денежные средства под отчет. Опять же, играют роль масштабы бизнеса, который ведет индивидуальный предприниматель.

Как мы уже знаем, кассовые документы (в данном случае их аналог — Книга учета доходов или расходов ИП) применяются обособленно от фискальных документов (хотя и могут заполняться на их основе — поскольку именно фискальные документы будут первичными относительно учетных по кассе). В случае с ИП все то же самое: установленные законом правила фискализации никак не пересекаются с теми, что регулируют применение кассовых документов.

В отношении ИП законодательство о применении контрольно-кассовой техники каких-либо особых условий не устанавливает (за исключением положений об отсрочке в применении онлайн-касс до 01.07.2019 года для некоторых категорий ИП). На кассе, которую использует предприниматель, формируются точно такие же фискальные документы — чеки, отчеты. Тот факт, что ИП не использует ПКО, РКО и Кассовую книгу, роли не играет. Однако, заполнение альтернативных им учетных документов — прежде всего, Книги учета доходов и расходов, осуществляется, как и в случае с ордерами, на основании фискальных документов. Либо — заменяющих их в случае, если ККТ использовать необязательно (то есть, если это товарные чеки либо БСО).

Счет 50. Касса: проводки по бухучуту при поступлении средств и документов

50.01 К 62.01 получена оплата от покупателей за отгруженную продукцию
Д 50.01 К 62.02 поступил аванс на счет от покупателей
Д 50.01 К 90.01 оприходована розничная выручка за день
Д 50.01 К 76.02 внесена сумма на счет предъявленных претензий по хозяйственному договору
Д 50.21 К 52 сняты наличные с валютного счета в банке
Д 51.01 К 51 получено в кассу с расчетного счета, проводка с рублевого счета
Д 50.01 К 55 поступление наличных денег в кассу со специального счета
Д 50.01 К 75.1 вклад в уставный капитал организации учредителем наличными
Д 50.01 К 50.02 поступили деньги из операционной кассы в кассу организации
Д 50.01 К 79.2 поступление наличных в кассу от обособленного подразделения
Д 50.01 К 70 возврат в кассу излишне выданной зарплаты работником
Д 50.01 К 71 возвращены сотрудником неизрасходованные подотчетные средства
Д 50.01 К 73.1 возврат работником ранее полученного займа
Д 50.01 К 73.2 взнос работником в счет погашения причиненного материального ущерба
Д 50.03 К 60.01 получены путевки для работников, талоны на бензин
Д 50.01 К 50.01 получена частичная оплата путевки от сотрудника

Правила оформления кассовых операций с 1 января 2012 года

С 1 января 2012 года кассовые операции оформляют на основе следущих документов, входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93:

  1. Кассовая книга (форма 0310004) для обобщения информации о кассовых операциях компании.

  2. Приходный ордер (форма 0310001) для оформления поступления в кассу наличных денег.

  3. Расходный ордер (форма 0310002) для оформления выдачи из кассы наличных денег.

  4. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) для учета движения наличности между старшим кассиром и остальными кассирами организации в течение рабочего дня.

  5. Расчетно-платежная ведомость (форма 0301009) для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам компании.

  6. Платежная ведомость (форма 0301011) для учета выданной работникам зарплаты и других выплат.

Т.е. как и раньше приходные и расходные операции оформляются кассовыми ордерами, только их привычные номера унифицированных форм заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 01193.

Некоторые применявшиеся ранее формы, больше не нужны. Например, остался в прошлом журнал регистрации приходных и расходных ордеров КО-3. Раньше по окончании рабочего дня кассир должен был передавать в бухгалтерию второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги с приложением соответствующих кассовых ордеров и других документов. Теперь этого делать не нужно. По какой форме должны составлять авансовые отчеты работники компании, Положение также не указывает. Впрочем, во избежание ненужных вопросов советуем пользоваться прежней формой.

Установлено, что хранить кассовые документы следует в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ. Напомним, что согласно статье 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, кассовые документы и книги следует хранить менее пяти лет при условии проведения проверки (ревизии).

На момент написания статьи (23.12.2011) установлен удивительный факт — никто не уполномочен проверять порядок соблюдения кассовой дисциплины, т.к. Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 года № 14-П и прежний порядок ведения кассовых операций, которые возлагали эту обязанность на банки, Указанием ЦБ РФ от 13 декабря 2011 г. № 2750-У отменены.

С 19 февраля 2012 года начал действовать Административный регламент (утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н), согласно которому проверку кассовой дисциплины, т.е. — государственный надзор за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения ККТ, осуществляют налоговые органы.

В Положение № 373-П не вошел ряд ранее действовавших требований, поэтому несколько упростился порядок документального оформления кассовых операций, а это значит, что теперь:

  • не требуется вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

  • не обязательно ежемесячно подтверждать количество листов кассовой книги при ее оформлении с применением технических средств;

  • не надо делать записи в кассовую книгу за те дни, когда не было кассовых операций;

  • за те дни, когда не было кассовых операций, остаток не выводится, поскольку им считается остаток ближайшего предыдущего дня, когда были кассовые операции. При требовании ревизоров распечатывать пустые кассовые отчеты за те дни, когда не было кассовых операций, бухгалтеру следует сослаться на пункт 5.5 Положения № 373-П;

  • нет ограничения на количество кассовых книг в организации, а значит значит, теперь бухгалтер может вести отдельную кассовую книгу по фондовой кассе. Данное правило утверждается в учетной политике организации.

Прием наличных в кассу и выдача их из кассы должна теперь производиться таким образом, чтобы вноситель (получатель) видел, что делает кассир. Так же и кассир должен видеть, как получатель пересчитывает полученные наличные денежные средства.

Под отчет теперь денежные средства выдаются:

  • на основании заявления работника. Заявление составляется в произвольной форме;

  • на заявлении о выдаче наличных денежных средств под отчет должны быть не только подпись руководителя и , но и собственноручная запись руководителя о разрешенной к выдаче сумме и сроке, на который выдаются денежные средства.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий