Cкачать программы по делопроизводству

2019: Внесение КСЭД 3.0 в реестр отечественного ПО

17 января 2019 компания КРОК сообщила, что система электронного документооборота КРОК вошла в Единый реестр российского ПО. По информации компании, внесение системы КРОК в реестр отечественного ПО расширит возможности госзаказчиков при выборе решений для электронного документооборота.

Продукт КСЭД 3.0 позволяет автоматизировать и объединить в единой среде документооборот, сопровождающий десятки бизнес-процессов крупных коммерческих и государственных организаций. Платформа КРОК упрощает ведение входящей/исходящей корреспонденции, подготовку и согласование документов, управление финансовой и технической документацией, организационно-распорядительной документацией предприятия, межведомственный документооборот, контроль выполнения поручений, проведение закупочных процедур и пр.

Ключевое преимущество платформы на январь 2019 года — возможность масштабирования системы при сохранении производительности благодаря гибкой архитектуре. Десятки тысяч сотрудников могут работать в КСЭД 3.0 независимо от географии. Еще одна особенность КСЭД 3.0 — встроенный дизайнер бизнес-процессов, который делает систему гибкой для настройки под решение актуальных задач организаций. Платформа адаптируется для удобства работы с часто используемыми и привычными функциями.

Система доступна для работы с мобильных устройств, а для оперативного согласования документов на смартфоне возможна интеграция инструмента с чат-ботами. Решение взаимодействует с любым ИТ-окружением, включая операционные системы (Windows и Unix/Linux), большинство распространенных СУБД (от PostgreSQL до Oracle), и браузеров (Chrome, Firefox, Safari и пр.). Для создания юридически значимого документооборота в платформе используется электронная подпись. Система также поддерживает технологий штрих-кодирования и потокового сканирования .

На январь 2019 года получить доступ к КСЭД организация может как в виде облачного сервиса, так и путем внедрения on-premise — в инфраструктуру заказчика.

Третье поколение КСЭД содержит в себе весь спектр функций, которые пользуются наибольшей популярностью среди наших заказчиков по итогам реализации более чем 200 проектов КРОК в области документооборота. Это полностью российский продукт, не содержащий в своей основе проприетарного ПО. Кроме того, КСЭД 3.0 учитывает подходы к работе с документацией принятые в российской практике.
Сергей Плаунов, руководитель направления BPM и ECM-систем компании КРОК

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

  • первоначальное написание или получение;
  • регистрация;
  • обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
  • контроль над исполнением;
  • учет;
  • архивирование;
  • хранение;
  • использование повторно;
  • наведение справок;
  • рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности

Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

  • СЭД – система электронного документооборота;
  • СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
  • САД – система автоматизации делопроизводства;
  • СЭДО – система электронного документооборота;
  • САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

  • ошибки вследствие человеческого фактора;
  • утеря нужного документа;
  • время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
  • проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
  • сложности при необходимости изготовления дубликатов;
  • дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
  • затраты на канцелярские товары;
  • меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

  1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
  2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
  3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
  4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
  5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
  6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
  7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки

Начало работы с сервисом «Такском-Файлер»

  • Подключение услуги.
  • Установка и настройка программы «КриптоПро».
  • Установка личного сертификата.
  • Сообщение «Рабочее место не настроено» на странице входа в «Такском-Файлер».
  • Использование «Мастера настройки рабочего места».
  • Регистрация сертификата в «Такском-Файлере».
  • Заполнение списка контрагентов.

Дополнительные компоненты, необходимые для работы с «Такском-Файлером»:

  • Adobe Acrobat Reader — для визуализации и печати документов.
  • Windows Installer 3.1 (загружается с официального сайта Windows) — для установки программ.
  • Microsoft .NET Framework 4 (x86 and x64) — для обеспечения работы приложения «Такском-Ассистент».

Основные документы, с которыми можно работать в системе «Такском-Файлер»:

EDI документы:

Счета-фактуры:

  • Регламент ЭДО, связанного с выставлением счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры)
  • Действия Продавца и Покупателя при обмене счетами-фактурами
  • Формирование и отправка счёта-фактуры и корректировочного счёта-фактуры.
  • Получение, прием или отклонение счёта-фактуры (корректировочного счёта-фактуры).
  • Выявление отказов в приеме счетов-фактур и просмотр «Уведомления об уточнении».
  • Проверка факта успешной отправки счёта-фактуры.

Товарные накладные, акты выполненных работ, неформализованные двусторонние документы:

  • Регламент ЭДО двухсторонних документов
  • Действия контрагентов при обмене двухсторонними документами
  • Формирование письма с документом, требующим подписания
  • Формирование ответа на ТОРГ-12, акт выполненных работ или документ, требующий подписания
  • Получение письма с документом, представленным для подписания, его рассмотрение, подписание и возвращение
  • Отправка документа и контроль доставки

Односторонние неформализованные документы:

  • Регламент ЭДО односторонних документов
  • Действия при отправке и получении одностороннего документа
  • Формирование письма с односторонним документом
  • Получение одностороннего документа адресатом

Часто задаваемые вопросы:

  • Как проверить, подключен ли контрагент к системе «Такском-Доклайнз»
  • Какими документами можно обмениваться.
  • Сообщение об ошибке подписи(«Не удалось построить цепочку доверия»).
  • Восстановление или замена пароля.
  • Cертификат не зарегистрирован в системе «Такском-Файлер», для регистрации произведите настройку данных пользователя.
  • Где найти идентификатор кабинета
  • Как настроить роуминг

Посмотреть все

Новости для пользователей

Для уведомления пользователей программных продуктов 1С о разных событиях, в них включена подсистема «Новостной центр». Это довольно удобная штука, т.к. новостные ленты сообщают о выходе обновлений, о новостях и событиях в сфере учёта. Но можно увеличить пользу от новостной подсистемы используя её локально в рамках 1С базы. Например, внутренняя служба техподдержки или внедряющая компания может через новостную ленту оповещать пользователей информационной базы об изменениях в программе, совещаниях, проведении тестирований, заполнения нужных документов или сдача отчетов к определенной дате и т.п.

Сертификация по стандартам ISO 9000

Если предприятие планирует выйти на мировой рынок, то помимо всего прочего оно должно быть сертифицировано на соответствие стандартам серии ISO 9000, определяющей требования к разработке, тестированию и сопровождению продукции. Только в Европе такую сертификацию прошло уже около 100 000 компаний.

Внедрение систем автоматизации технического документооборота и управления проектными данными значительно упрощает процесс сертификации предприятия на соответствие требованиям стандартов серии ISO 9000. Как известно, эта группа стандартов определяет только самые общие положения, практическая реализация которых оставляется на усмотрение предприятия.

Приведение системы управления качеством на предприятии в соответствие с требованиями ISO 9000 идет по следующим основным направлениям:

  • разработка набора организационных правил, которые устанавливают требования к системе качества. Это руководство дополняется вспомогательными документами, детально описывающими отдельные задачи;
  • выработка процедуры внедрения системы управления качеством и назначение ответственных сотрудников;
  • подготовка детальных должностных инструкций и определение круга задач, требующих решения;
  • документирование процессов разработки документации и производства изделия, результатов контроля.

Современные системы управления документооборотом позволяют разграничивать доступ к документам и проектам. И, следовательно, определять разрешенные тому или иному пользователю действия по отношению к конкретному документу (редактирование, просмотр, копирование, удаление). Эти возможности также удовлетворяют требованиям стандартов ISO 9000.

Стандарты ISO 9000 требуют, чтобы все изменения в содержании и другие модификации документов перед тем, как вступить в силу, были идентифицированы, задокументированы, проверены и одобрены уполномоченными сотрудниками. Стандарт предполагает также, что перед использованием документы и данные должны ими просматриваться и проверяться на адекватность.

Благодаря встроенным функциям разграничения прав доступа и защиты документов, протоколированию действий пользователей, сохранению маршрутов прохождения документов, системы управления документооборотом практически в полном объеме автоматически удовлетворяют приведенным требованиям. В отсутствие же системы управления документами процесс сертификации предприятия серьезно усложняется.

ocnova.ru

  • ОРД (приказы, указания, распоряжения, поручения, протоколы совещаний)
  • Входящий документ
  • Исходящий документ
  • Договоры (соглашения)

Основные бизнес-процессы:

  • Создание карточки документа
  • Проверка оформления
  • Рецензирование документа
  • Утверждение документа
  • Согласование документа
  • Поддержка ЭЦП
  • Рассылка
  • Контроль исполнения поручений

Функции поддержки:

  • Поиск
  • Отчеты
  • Личный кабинет
  • Версионность
  • Аудит всех действий пользователя

Дополнительные функции:

  • Поддержка архива
  • Возможность удаленной работы (КПК)
  • Шифрование данных

Технические характеристики:

Поддержка обмена данными через XML, OLE, web-сервисы

Поддержка ОС: Windows 2000/2003/XP/Vista

Поддержка СУБД: Microsoft SQL, Oracle

Компоненты системы LanDocs

Представленный перечень лицензий может быть не полным. Представленная группировка лицензий носит условный характер и не претендует на правила группировки лицензий LanDocs.

В поставку базовой комплектации решений по системам документооборота обычно входят лицензии:

–        Landocs: делопроизводство

–        Landocs: сервер документов

–        Landocs: полнотекстовый поиск

–        Landocs: почтовый сервер

Делопроизводство

Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленной СУБД.

Сервер Документов

Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением содержания документов (файлов документов) в электронном архиве. Осуществляет поддержку операций чтения, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение, протоколирование всех этих операций на специализированном сервере.

Сканирование Документов

Система сканирования бумажных документов и просмотра их электронных образов позволяет работать с электронными копиями бумажных документов, выводить изображение в разных масштабах, разглядывать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

Пакетное Сканирование Документов

Программа пакетного сканирования представляет собой расширение программы LanDocs: СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ. В отличие от последней, ориентирована на автоматизацию процессов массового (потокового) сканирования многостраничных документов.

Почтовая Подсистема

Специализированное серверное программное обеспечение LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов системы LanDocs пользователям корпоративной электронной почты.

Интернет Доступ

Обеспечивает пользователям возможность работы с системой автоматизации делопроизводства и корпоративного архива электронных документов через сеть Internet позволяет выполнять регистрацию, поиск, рассылку и другие операции с документами, используя в качестве клиента стандартный интернет-браузер.

Подсистема Безопасности

Реализует функции защиты информации посредством использования электронной цифровой подписи и шифрования данных.

Маршрутизация (Workflow)

Позволяет наглядным образом (посредством построения графической карты) задать процесс движения документа. Карта определяет маршрут движения документа и задает условия перехода от одного этапа обработки к другому.

XML-Подсистема Обмена

Позволяет организовать обмен документами и осуществить синхронизацию справочников (классификаторов) между системами в формате XML.

Сервер Контента

Построен с использованием технологии Microsoft .NET и посредством WEB-сервисов обеспечивает доступ к функциям и объектам системы из WEB-приложений, используется для интеграции LanDocs с портальными приложениями.

Администратор

Этот программный модуль служит для настройки на определенную структуру делопроизводства и администрирования системы LanDocs.

Планировщик

Представляет собой дополнительный модуль, предназначенный для поддержки периодически выполняемых задач (например, подготовки ежемесячных или ежеквартальных отчетов), а также генерации сообщений в рамках этих задач. Администратору предоставляется инструмент, позволяющий создавать задачи, которые будут запускаться с заданной периодичностью.

OLE-SDK

Документированный OLE-интерфейс для встраивания сервисов управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.

———— Рожкова Елена Производитель – компания ЛАНИТ Источник информации: LanDocs

Система документооборота LanDocs, 3.0 5 1 rating

Конвертирование документов из PDF-формата

Вся техническая документация поставляется сегодня в формате PDF, для просмотра документов в котором применяется бесплатная утилита Adobe Acrobat Reader. Но довольно часто возникает необходимость в использовании фрагментов PDF-файлов при подготовке собственных документов или редактировании материалов в PDF-формате (например, статьи, контракта, отчета и т.п.). В первом случае потребуется извлечь из PDF-файлов фрагменты текста и/или изображения (теоретически это можно сделать и с помощью встроенных средств Acrobat Reader, но с весьма посредственным результатом). Во втором случае придется конвертировать PDF-документы в редактируемый формат (например, в Word-формат) с сохранением оформления исходного документа, что в Acrobat Reader даже не предусмотрено. В таких случаях на помощь придут специальные утилиты, из которых наиболее привлекательными представляются пакеты ABBYY PDF Transformer и PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Мы рассмотрим первый из них — он хоть и дороже, зато имеет русскоязычный интерфейс и позволяет конвертировать PDF-файлы в несколько редактируемых форматов, причем умеет верно распознавать не только английский, но и русский текст.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Разработчик: ABBYY Software

Сайт программы: http://www.pdftransformer.ru/

Размер дистрибутива: 52 Мбайт

Работа под управлением: Windows 2000 (SP2 или выше)/XP/Server 2003

Способ распространения: shareware (15-дневная демо-версия — http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Цена: 1490 руб.

ABBYY PDF Transformer — утилита для конвертирования PDF-документов в форматы документов Microsoft Word (рис. 18), Excel, а также в HTML- и TXT-файлы. Пакет отличается интуитивно понятным интерфейсом и очень прост в использовании, а потому его освоение окажется по силам даже начинающим пользователям.

ABBYY PDF Transformer умеет конвертировать любые PDF-файлы, включая файлы без текстового слоя (такие файлы чаще всего получаются из отсканированных документов и представляют собой изображение текста), и корректно обрабатывает PDF-файлы, содержащие любые комбинации поддерживаемых языков (включая русский и английский). Утилита точно сохраняет оформление исходного документа (картинки, таблицы, расположение колонок, ссылки) и позволяет управлять вариантами конвертирования и сохранения. Например, можно четко определить области, которые должны восприниматься программой как текст или как изображение (что актуально для PDF-файлов со сложным оформлением), сохранить готовый документ с таким же оформлением, как в оригинале, или как колонку текста (с картинками или без — по желанию) и т.д. При необходимости возможно выборочное конвертирование отдельных страниц или даже их фрагментов. Кроме того, ABBYY PDF Transformer умеет осуществлять и обратное конвертирование, позволяя создавать PDF-файлы из документов Microsoft Word, таблиц Excel, презентаций PowerPoint, диаграмм Visio и HTML-файлов, а также практически из любого приложения, поддерживающего вывод документа на печать (это реализовано через виртуальный принтер PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).

Технологии ECM

К управлению корпоративным контентом можно подойти как со стороны практики, так и теории.

Начнём с последнего

Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):

  • захват (Capture),
  • управление (Manage),
  • хранение (Store),
  • защита (Preserve),
  • доставка информации (Deliver).

Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.

Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными, на протяжении всей их жизни.

С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».

Какие процессы автоматизируют компании сегодня, читайте в разделе «Цифровая трансформация».

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

По мнению исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:

  • управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов иccт.д.;
  • совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
  • сканирование документов и управление образами бумажных документов;
  • управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
  • workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
  • управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

По количеству реализуемых функций СЭД делятся на:

  • системы делопроизводства;
  • электронные архивы;
  • workflow-системы;
  • комплексные или ECM-системы.

Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела «Функционал СЭД и ECM»:

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Ниже приводится
схема
бизнес-процесса в нотации BPMN. Она рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами
(регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте.
Документ заносится в систему сразу при поступлении в компанию и далее «движется» в электронном виде:

Три, два, один – цифровизируемся

Давайте разберём поэтапный переход на электронное кадровое делопроизводство на примере цифровизации локально нормативных актов, которые, как мы упоминали выше, могут полностью вестись без бумаги.

Работу с ЛНА возможно организовать даже через электронную почту. Для этого нужно последовательно выполнить следующие действия:

  • утвердить внутри компании документ, в котором будет прописан порядок работы в email;
  • оформить это положение на бумаге и ознакомить с ним каждого сотрудника под живую подпись;
  • закрепить адреса email сотрудников документально, например, в трудовом договоре, и завизировать оригинал каждым сотрудником.

Что обязательно должно быть в положении:

  • порядок применения работниками электронной почты;
  • прописанные временные рамки на отправку ответа и хранение полученных и отправленных писем;
  • обязанности сотрудника по работе с email, в том числе необходимость уведомлять работодателя о получении сообщений и проверять электронный адрес на предмет новых писем;
  • прописанную информацию о том, что общение по электронной почте приравнивается к обмену оригиналами на бумаге.

***

Своевременный перевод кадрового делопроизводства в электронный вид поможет быстрее и эффективнее вписаться в новые реалии, которые устанавливает Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации».

Выбор источника и места назначения данных Рис. 12

Далее продолжать шаги импорта, нажимая кнопку «ОК». После выполнения всех действий нажать кнопку «Готово».

В результате выполнения перечисленных выше действий данные таблицы «Контрагент» будут обновлены в соответствии с произведенными изменениями в справочнике «Контрагенты» системы «1С: Предприятие».

Автоматизация подготовки документов обеспечит дальнейшее развитие фирмы, а также позволит повысить производительность и улучшить условия труда, что обеспечит рост благосостояния организации.

Е.А.Егорова

Пензенский государственный университет

И.В.Усманова

Пензенский государственный университет

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справаОператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

Мнение «Гильдии управляющих документации» о СЭД «Практика»

«Система в значительной мере сфокусирована на обеспечении работы со служебной корреспонденцией и обращениями граждан, причем в основном на оперативных аспектах этой работы. Глубокая модернизация системы крайне желательна. При этом основные концепции, технические и интерфейсные решения могут быть сохранены. Обследование проводилось в связи с серьезными проблемами, возникшими при эксплуатации и доработке этой системы под нужды конкретного аппарата.»30%

Рекомендую к прочтению:

http://wek.ru/ministr-milostyu-allaxa — Министра милостью Аллахаhttp://protatarstan.ru/dual-portrait/nikolai_nikiforov/ — о Никифоровеhttp://ecm-community.livejournal.com/167381.html — Никифоров перчик с изминкойhttp://ecm.ict-online.ru/analytics/a99751/ — СЭД «Практика» как пример нерыночного продвижения http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic13982/ — Мнение о Татарской СЭД «Практика», документооборот из Татарстана

Переход к электронным документам

Переход от бумажных документов к электронным — это способ получить прямую экономию средств. Документы, как любая вещь, использующаяся в процессе проектирования и производства, привносят свою долю расходов в операционные затраты предприятия — это расходы на разработку, распределение, хранение, печать и рассылку документов. Средства, уходящие за год на обработку бумажных документов в одних только Соединенных Штатах, например, приближаются к триллиону долларов. Так что вполне понятно желание предприятий как можно быстрее перейти к электронным документам.

Перечислим наиболее очевидные проблемы бумажного архива, исчезающие с переходом к современным технологиям электронного документооборота:

  • Бумажные чертежи «стареют» и портятся при хранении — электронные изображения «вечны», срок их жизни практически неограничен.
  • Тиражирование и рассылка бумажных чертежей — трудоемкая и не дешевая операция: за время, необходимое для копирования одного бумажного чертежа, можно разослать по сети множество бесплатных копий электронных чертежей.
  • Бумажные чертежи занимают много места, их хранение плохо систематизируется; зачастую в бумажном хранилище стоит больших трудов найти нужную информацию. Электронные чертежи никаких помещений не требуют, отыскиваются эффективнее и быстрее.
  • Бумажные чертежи теряются. По экспертной оценке, не могут использоваться от пяти до семи процентов технических материалов: они потеряны или разукомплектованы. Резервное копирование содержимого электронного архива и введение автоматизированной дисциплины доступа к информации избавляет от подобных неприятностей.
  • Бумага ограничивает возможности представления данных. Графика, текст — и всё, тогда как электронные документы могут содержать трехмерные модели, гиперссылки на связанные материалы (например, чтобы связать текстовую и графическую документацию), атрибуты и параметры, которые могут быть извлечены другой программой, звук, видео и т.п.

Переход к электронной форме хранения документов довольно сложен и дорог. Тем не менее, снижение расходов на хранение и тиражирование документов, ускорение поиска и повышение эффективности использования информации, а в итоге сокращение времени делового процесса (проектирования, согласования, ведения переговоров) и повышение качества выполнения работ столь очевидны, что перевешивают все возражения. Неудивительно, что доля электронных документов за последние три года выросла с 29 до 44 процентов. По оценкам западных экспертов, соотношение бумажных и электронных документов составит через пять лет 50 на 50 процентов, а через десять — 30 на 70. В настоящее время количество электронных документов за год удваивается, а бумажных — вырастает только на 7 процентов.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий