Универсальный платежный календарь для любой конфигурации

Платежный календарь в 1С

Для чего предназначен

Отчет позволяет вести оперативное планирование движения денег за указанный период с подробной детализацией данных. Этим Платежный календарь отличается от Бюджета движения денежных средств (стратегическое планирование), где информация выводится укрупненно.

Платежный календарь в 1С помогает проанализировать:

  • поступления от покупателей;
  • оплату поставщикам, в т. ч. регулярные периодические платежи, например, за аренду;
  • выплату заработной платы и взносов с нее;
  • уплату налогов;
  • денежные средства в пути (инкассация, эквайринг);
  • кассовые разрывы: остатки средств на начало и конец периода и их отклонения.

При использовании календаря руководитель видит, когда возможна нехватка денежных средств и в каком размере. И на основе этих данных принимает решение о предотвращении кассовых разрывов: например, взять кредит или договориться с контрагентами о переносе оплаты на другой день.

В календаре не анализируются данные по:

  • выданным под отчет денежным средствам;
  • приобретению и продаже валюты;
  • прочим расчетам с контрагентами — таким, как проценты (если на них не оформлено платежное поручение);
  • документам Платежные требования на оплату.

Настройки 1С

Платежный календарь формируется из раздела Руководителю

Но для его корректного вывода важно изначально настроить программу по всем правилам

Перейдите в раздел Главное. В Функциональности программы и на вкладке Расчеты установите флажки:

  • Планирование платежей поставщикам;
  • Планирование платежей от покупателей.

Далее перейдите в раздел Администрирование – Параметры учета. Здесь задайте сроки оплаты по умолчанию: именно по этим данным заполнится срок оплаты в документах, если иной срок не определен в Договоре.

Изучить подробнее Настройка сроков оплаты для поставщиков и покупателей.

Нюансы формирования отчета

Для формирования платежного календаря нужны плановые данные из 1С. Подробнее. Если их нет, например, Срок оплаты в первичном документе не заполнен, эти данные не попадут в Платежный календарь.

Если хотите пользоваться платежным календарем, обязательно заполняйте сроки оплат в документах — иначе информация в платежном календаре не будет достоверной.

Остаток денег — остаток денежных средств (наличных и безналичных), отраженных в базе по организации независимо от того, на какую дату введены документы (в т. ч. будущие платежи и поступления). Расшифровка остатка денег показывает отчет Остатки денежных средств на указанную дату. Суммы в отчете округлены и отражаются по каждой валюте. Остаток денег складывается в общем по всем валютам. Подотчетные средства не входят в данную сумму.

Ниже по каждому дню указана расшифровка суммы относительно прошлого дня в цветовой раскраске. При нажатии на такую ячейку выводится документ, который формирует планируемую сумму платежа (оплату).

Если по контрагенту запланированы поступления (платежи) по нескольким документам в один день, они выведутся одной суммой, а при расшифровке отобразятся все документы, из которых складывается сумма. В каждый документ можно перейти, чтобы посмотреть или отредактировать данные.

Слева по каждому разделу выводится дополнительная информация, не отраженная в календаре: например, просроченные платежи и поступления.

Платежный календарь формируется по конкретной организации или по всем организациям сразу. Если в базе ведется учет по нескольким организациям, и надо получить общий Платежный календарь по всем ним, очистите поле Организация в шапке отчета. А затем нажмите кнопку Сформировать.

Как бороться с кассовыми разрывами

Если отчет показал «красные» суммы, значит есть кассовый разрыв — не хватает денег на оплату всех долгов перед контрагентами или бюджетом на конкретную дату.

Убрать кассовый разрыв с помощью платежного календаря можно, только сдвигая сроки оплаты по поставщикам или по покупателям. Другие данные править нельзя!

Для этого сначала выберите ячейку с запланированной суммой и нажмите Перенести на другой день. Далее выберите новый день для платежа.

А еще — напомните покупателям о просроченных платежах или попросите отсрочку по вашим оплатам.

ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ ПЛАТЕЖНОГО КАЛЕНДАРЯ

Платежный календарь — плановый финансовый документ, предназначенный для формирования графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех утвержденных платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах, избежать кассовых разрывов.

Платежный календарь формируется через консолидацию платежных заявок от соответствующих структур компании в разрезе принятых статей движения денежных средств.

Обычно платежный календарь составляют с подневной детализацией, что позволяет своевременно спрогнозировать возникновение серьезных проблем с ликвидностью и принять соответствующие меры. Именно поэтому чаще всего горизонт планирования — месяц, шаг планирования — день.

Утвержденный платежный календарь должен иметь непосредственную взаимосвязь с утвержденным ранее годовым бюджетом движения денежных средств (БДДС). Эти документы связаны друг с другом, один вытекает из другого, однако у них есть отличия. Платежный календарь — более подробный документ. По сути, это расшифровка бюджета движения денежных средств. Все показатели платежного календаря в идеале должны быть в рамках утвержденного БДДС.

Для бюджета движения денежных средств год — нормальный срок планирования, позволяющий обеспечить достаточную точность прогнозных данных. Год для платежного календаря — слишком большой период. Очень сложно, например, в декабре одного года обеспечить подробную разбивку платежей на декабрь другого года, особенно в привязке к конкретным поставщикам и договорам, которые, возможно, еще не заключены.

Платежный календарь с меньшей детализацией будет просто похож на БДДС, поэтому чаще всего его составляют на следующий месяц (известны контрагенты, основные платежи и даты).

В этом случае может проявляться еще одно отличие платежного календаря от бюджета движения денежных средств — уточнение сумм БДДС, статей движения денежных средств и других параметров. Ведь в бюджетах отклонения фактических данных от плановых неизбежны. Задача финансиста состоит в том, чтобы эти отклонения были как можно менее существенны.

Формирование платежного календаря приближено во времени к осуществляемым платежам, поэтому делать прогнозы легче, можно учесть изменения в рыночной ситуации и финансово-хозяйственной деятельности предприятия. По этой же причине данные платежного календаря более точные, чем данные БДДС. Таким образом, при формировании платежного календаря будут возникать расхождения между базовыми утвержденными плановыми данными в БДДС и уточненными прогнозными данными календаря.

ПРИМЕР

На мукомольном предприятии в декабре 2018 г. утвержден БДДС на следующий год. В мае 2019 г. при формировании платежного календаря на июнь 2019 г., включающего оперативные платежные плановые данные, выявили возникшие отклонения от первоначального плана (табл. 1).

Повышенный спрос на мукомольную продукцию способствовал тому, что в мае 2019 г. были заключены дополнительные контракты. Согласно контрактам на первой неделе июня 2019 г. должны поступить незапланированные ранее авансы от покупателей — 2 300 000 руб.

По уточненному плану у компании возникнут резервы денежных средств в размере 2 300 000 руб. Они были учтены при формировании платежного календаря на июнь 2019 г.

Соответственно, в платежном календаре была запланирована большая сумма платежей за сырье — 16 254 251 руб. против первоначальных 14 152 302 руб. Отклонение — 2 101 949 руб. Сырье необходимо, чтобы увеличить производственные мощности, выпустить больший объем продукции для расчета за авансы покупателей.

Учли и другие изменения в финансово-хозяйственной деятельности. Например, за спецодежду в мае 2019 г. оплачена большая сумма, чем планировали, чтобы попасть под акцию поставщика и получить выгодные скидки.

Временное отрицательное отклонение мая 2019 г. по данной статье денежных средств даст экономию в июне 2019 г.

При сравнении платежного календаря и БДДС никакие отклонения факта от плана не возникнут, так как данные календаря тоже будут прогнозом, но уточненным.

Отклонения, изначально возникающие при формировании платежного календаря, финансовая служба должна тщательно проанализировать, чтобы оценить их обоснованность и необходимость. После этого отклонения должны быть утверждены службами и руководством компании. Фактически речь идет об утверждении отклонений принятого годового БДДС.

Excel для финансиста

Одна из важнейших задач финансиста — управление денежными потоками организации. В больших компаниях для решения этой задачи используют специализированные казначейские системы, а в небольшой или развивающейся организации неплохо подойдёт Excel.

Оперативное управление денежными потоками обычно реализуют с помощью специального документа, который называется платёжный календарь (финансовый календарь). Для управления платежами в Excel нужно:

  • собрать информацию о планируемых платежах;
  • структурировать эту информацию (по статьям затрат, центрам финансовой ответственности и плательщикам);
  • проверить на соответствие утверждённому бюджету движения денежных средств;
  • рассчитать остаток на конец планируемого периода.

В примере две таблицы.

В верхней таблице вручную указывается остаток движения денежных средств по каждому плательщику на начало периода. Также вручную прописываются ожидаемые поступления. В следующих столбцах автоматически рассчитываются общие суммы платежей и планируемые остатки на конец периода.

Нижняя таблица представляет собой список планируемых счетов. Ключевая информация: суммы платежей, контрагенты, плательщик, статьи затрат, предельный срок оплаты.

Обратите внимание на несколько удобных «хитростей». Первое

Нижняя таблица представляет собой «умную таблицу» Excel. Это очень удобный инструмент для таблиц с изменяемым числом строк и столбцов: при добавлении строк в конец таблицы не надо «перепротягивать» все формулы, они протягиваются автоматически. Кроме того, упрощена адресация к ячейкам таблицы. Обратите внимание на формулу в ячейке D2: «=СУММЕСЛ?(РеестрПлатежей;A2;РеестрПлатежей)«. Здесь «РеестрПлатежей» — имя «умной» таблицы (задаётся на вкладке Конструктор меню, эта вкладка появляется при выделении умной таблицы); «Плательщик» и «к оплате» — наименования столбцов таблицы. Формула ищет в столбце «Плательщик» наименование плательщика из ячейки А2 и суммирует значения столбца «к оплате»

Первое. Нижняя таблица представляет собой «умную таблицу» Excel. Это очень удобный инструмент для таблиц с изменяемым числом строк и столбцов: при добавлении строк в конец таблицы не надо «перепротягивать» все формулы, они протягиваются автоматически. Кроме того, упрощена адресация к ячейкам таблицы

Обратите внимание на формулу в ячейке D2: «=СУММЕСЛ?(РеестрПлатежей;A2;РеестрПлатежей)«. Здесь «РеестрПлатежей» — имя «умной» таблицы (задаётся на вкладке Конструктор меню, эта вкладка появляется при выделении умной таблицы); «Плательщик» и «к оплате» — наименования столбцов таблицы

Формула ищет в столбце «Плательщик» наименование плательщика из ячейки А2 и суммирует значения столбца «к оплате».

Второе. Основная задача планирования платежей — не допустить отрицательного остатка денег на счёте (такого быть не может)

Обратите внимание на столбец Е верхней таблицы. Там рассчитываются эти остатки, и к ячейкам применено условное форматирование: если остаток отрицательный, Excel подкрасит ячейку

Для изменения платежей служит столбец «платим?» нижней таблицы. Если там стоит 1, платёж запланирован, если 0 — нет. Финансовый менеджер, изменяя значения в этом столбце, добивается отсутствия отрицательных плановых остатков.

Третье. Для исключения ошибок в нижней таблице применена частичная проверка вводимых данных. В столбец «Плательщик» невозможно ввести произвольное значение, можно только выбрать одно из значений, заданных в верхней таблице. Это сделано при помощи инструмента Проверка данных. Таким же образом можно защитить от ввода столбцы «Бизнес/подразделение» и «Наименование статьи бюджета», если предварительно сделать соответствующие справочники. Для «полного счастья» можно защитить верхнюю таблицу от изменения.

Подробнее об используемых инструментах читайте в учебнике Excel онлайн:

Об условном форматировании: Глава 2. Работа с ячейками: ввод, форматирование

О проверке данных и защите ячеек: Глава 4. Защита данных в Excel от нежелательных изменений

Формируем заявки на списание денежных средств и ведем реестр заявок

Фактически заявки на списание (на платеж, на оплату и т. д.) являются основным инструментом системы управления денежными потоками. Благодаря четко налаженной системе можно:

• контролировать отток денежных средств компании;

• минимизировать время на процесс согласование заявок;

• сформировать четкие графики платежей (с детализацией по датам и расчетным счетам);

• структурировать платежи по степени приоритетности и важности. Система работы с заявками на оплату предельно проста:

Система работы с заявками на оплату предельно проста:

Но при этом важно включить в заявку всю необходимую для принятия решения о ее срочности информацию

Поэтому основное внимание при оформлении следует уделить разделу «Назначение платежа», а также, при необходимости, указать документ (договор, например), в соответствии с которым планируется платеж (если применимо), и отметить, заложена ли данная сумма в бюджет компании (если бюджет в компании лимитируется)

Последнее немного поясним: во многих компаниях для эффективного контроля за расходами формируют бюджет движения денежных средств, в котором не только планируют движения денежных средств, но и определяют лимиты — максимально допустимые для расхода за определенный период суммы по каждой статье. Если в заявке на оплату сумма превышает установленный лимит, такая заявка не оплачивается (за исключением особых указаний руководства).

Обратите внимание!

Такая система работает только при четком планировании и контроле за всеми платежами по каждой статье затрат (нарастающим итогом).

Иногда система подачи заявок на согласование руководству создана таким образом, что предполагает обязательное согласование только определенных заявок (например, на суммы сверх 2000 или 10 000 руб.).

Еще один важный момент в планировании платежей — организация учета поступивших заявок. Самое простое решение — формирование реестра заявок (пример реестра представлен в табл. 3).

В реестре все поступившие заявки на расходование денежных средств принимаются к учету и систематизируются по дате поступления (столбец 2).

Обязательное поле для включения в реестр заявок — ЦФО (центр финансовой ответственности), иными словами — подразделение, инициирующее оплату (столбец 3).

В столбце 4 указывается статья затрат. В нашем примере статьи расходов четко соответствуют бюджету движения денежных средств.

К сведению

Если установить лимиты на списание, будет проще отслеживать наполнение статей затрат.

Столбцы 5–8 заполняют в соответствие с имеющимися договорными документами с контрагентами (полные наименования, действующие договоры, счета на оплату, условия оплаты и др.).

Чтобы исключить механические и обусловленные человеческим фактором ошибки, с помощью функции MS Excel «Выпадающие списки» можно ограничить для исполнителя возможности ввода данных. Для этого переходим в раздел главного меню Данные → Проверка данных → Параметры.

Теперь после того как будут заполнены графы реестра, исполнитель не сможет вносить иные, отличные от заданных, варианты.

Отчеты в Декалитрах (ДАЛ) для 1С: Розница 2.2.4 — 2.3.3: Продажи, Поступления, Анализ движения номенклатуры. Движение по документам ЕГАИС

На данный момент в конфигурации 1С:Розница 2.2 есть один большой минус — это наличие реквизита в Номенклатуре «ОбъемДАЛ», а собственно, отсутствие отчетов с его использованием! Как всегда, находятся маленькие магазинчики, продающие алкогольную продукцию, и сопровождающиеся какой-либо бухгалтерской компанией, соответственно ни о каком обмене с бухгалтерией у них и речи идти не может, а бухгалтеру все-таки хочется упростить себе жизнь и не высчитывать декалитры каждый квартал на калькуляторе.
Исходя из повстречавшейся мне аналогичной ситуации возникла необходимость создать несколько отчетов с выводом информации по Производителям алкогольной продукции, Кодам АП и Номенклатуре в декалитрах.
Поэтому представляю вашему вниманию отчёты по выше указанным параметрам: Анализ движения номенклатуры (Приход/Расход), Продажи и Ведомость по продажам товаров. Так же реализованы отчёты по документа ЕГАИС в декалитрах.

1 стартмани

Регламентируем работу сотрудников с платежами

Чтобы платежный календарь компании решал все возложенные на него задачи, будет не лишним регламентировать работу сотрудников, которые участвуют в оперативном управлении платежами на основе заявок на расход ДС. Для этого руководитель финансово-экономической службы разрабатывает инструкцию по работе с платежами компании, в которой прописывает алгоритм действий сотрудников, их полномочия и ответственность за качество планирования и контроля над фактом расхода ДС.

Например, в инструкции могут содержаться следующие положения:

<…>

1. Уполномоченные сотрудники подразделений компании подают заявки на расход денежных средств для осуществления наличных (документы — служебные записки или заявки на расходование средств) и безналичных платежей (документы — счета на оплату или счета-фактуры на товары, выполненные работы или услуги; договоры на покупку ТМЦ, оборудования или оказания услуг) бюджетному контролеру. На всех без исключения заявках обязательно должна быть утверждающая виза руководителя подразделения с расшифровкой фамилии.

2. Бюджетный контролер ежедневно проверяет заявки на соответствие утвержденному бюджету расходов БДДС и корректность оформления и в случае обнаружения нарушений доводит информацию о них инициатору расхода в день поступления заявки.

3. Корректные заявки, поступившие до 16:00, включаются в платежный календарь на следующий день, поступившие после 16:00 — в платежный календарь послезавтрашнего дня.

На основании принятых заявок бюджетным контролером ежедневно до 17:00 корректируется платежный календарь на текущий месяц.

3. Ежедневно до 10:00 главный бухгалтер компании определяет сумму денежных средств, имеющихся в наличии на расчетных счетах и кассах организации, которые могут быть израсходованы на погашение обязательств в соответствии с платежным календарем на текущий день, и доводит ее до сведения бюджетного контролера.

4. Если имеющихся денежных средств достаточно для погашения заявок платежного календаря на текущий день, бюджетный контролер распределяет платежи по банкам и передает платежный календарь в срок до 11:00 в бухгалтерию для осуществления платежей.

5. Если имеющихся денежных средств недостаточно для погашения заявок платежного календаря на текущий день, бюджетный контролер до 10:30 передает платежный календарь в финансовую комиссию.

6. Финансовая комиссия перераспределяет имеющиеся в распоряжении денежные средства в соответствии с приоритетностью и срочностью погашения тех или иных обязательств и до 11:00 возвращает скорректированный платежный календарь бюджетному контролеру. 

7. Состав финансовой комиссии компании:

– председатель комиссии — директор компании;

– члены комиссии — главный бухгалтер, главный инженер, заместитель директора по коммерции, начальник отдела снабжения, заместитель директора по логистике.

8. В случае обращения представителей поставщиков по вопросам сроков и объемов погашения, имеющихся у компании перед ними обязательств, секретарь директора переадресует поставщиков на сотрудников компании, ответственных за решение данных вопросов в соответствии с приложением к данной инструкции

Приложение

Распределение зон ответственности за оплату денежных средств

ЦФО

Ответственный

Статья расхода денежных средств

Расходы

Коммерческая служба

Управляющий магазинами

Аренда торговых мест

Коммерческая служба

Начальник отдела маркетинга

Коммерческая служба

Коммерческий директор

Поощрение покупателей

Коммерческая служба

Коммерческий директор

Закупка товаров для перепродажи

Служба снабжения

Начальник отдела снабжения

Сырьё для производства продукции

Служба снабжения

Менеджер по снабжению

Упаковка и тара

Служба снабжения

Менеджер по снабжению

Специи, добавки, оболочка

Служба гл. инженера

Главный инженер

Вода, стоки

Служба гл. инженера

Старший электрик

Электроэнергия

Служба гл. инженера

Главный инженер

Газ

Служба гл. инженера

Начальник стройцеха

Ремонт и содержание зданий, помещений

Служба гл. инженера

Старший механик

Ремонт и содержание оборудования

Служба логистики

Начальник транспортного цеха

Запчасти и комплектующие для транспорта

Служба логистики

Начальник транспортного цеха

ГСМ

Служба логистики

Зам. директора по логистике

Транспорт найм

Служба ИТ

Системный администратор

Услуги связи

Служба ИТ

Начальник службы ИТ

Закупка компьютеров и оргтехники

Такая инструкция сделает прозрачной процедуру осуществления платежей на основе платежного календаря, снимет подавляющее число вопросов и разногласий по взаимодействию сотрудников различных подразделений компании и позволит оптимизировать время, необходимое на проведение текущих платежей компании.

Функциональная нагрузка

Использование платежного календаря позволяет решать следующие задачи в компании:

  • Согласование платежей предполагает постановку ряда требований к проверке надежности контрагента, наличия всех необходимых документов, которые подтверждают законность факта сделки и установку ограничений по объемам выплат.
  • Управление параметрами ликвидности фирмы – мониторинг сложившейся разницы между входящими потоками и тратами. Составляя краткосрочный график зачислений на счета, вы будете иметь эффективный инструмент управления ликвидностью компании.
  • Контроль над размерами выплат констатирует факт «находится ли платеж в рамках бюджета». Достаточно часто в организации могут возникать непредвиденные моменты, связанные с превышением расходов по операционной деятельности. Применяя платежный календарь в 1С или в Excel, вы будете получать мгновенно предупреждения о таких ситуациях и реально проводить расчеты либо переносить их на более поздний период с разрешения получателя средств.
  • Диагностику кассовых разрывов. Под этим понятием подразумеваем фактический дисбаланс по основным статьям. Это реальный инструмент, в котором видно, куда направлять финансы и в какой последовательности закрывать проблемы: по контрактам, налогам или с персоналом. Автоматизированный учет позволит вносить изменения в графики начала расчетных операций, объемов перечислений, формирование резервных фондов, привлечение и размещение их на депозитах.
  • Параметрическое рассмотрение необходимости кредитов в ближайшие сроки. Практически все фирмы хотя бы раз пользовались банковскими ссудами. Пользуясь нашими услугами, вы с легкостью сможете: рассчитать необходимость использования заемных капиталов и провести выборку наиболее дешевых источников – краткосрочные, долгосрочные или договора на овердрафт. Процесс получения занимает достаточно времени и нужно заблаговременно узнать, когда же они будут нужны.  Предугадать потребность и своевременно ею воспользоваться – главное преимущество нашей программы.
  • Доступный пакет целевых ориентиров для внутреннего пользования 24/7 и проведения прогнозирования на базе БДДС. Установка качественной системы безопасности доступа к раскрытию внутренних данных, внедрение разно уровневой системы ответственности послужит начальным этапом в использовании финансовой аналитики.
  • Быстроту оформления электронных форм – это конкурентное преимущество в снижении собственных постоянных затрат. Автоматизация документооборота позволяет снизить до минимума ошибки в оформлении, дальнейшие их повторное согласование и подписание. Такой подход предоставит возможность быстро присвоить заявку соответствующему пункту БДДС, перенаправить центру финансовой ответственности, выполнить проверку фактических сумм.

Особенности составления платежного календаря

Платежный календарь состоит из двух частей:

  • план доходов;
  • план расходов.

Между этими планами должно быть такое соотношение, чтобы хотя бы обеспечивалось их равенство. Однако намного лучше, если доходная часть будет превышать расходную, что позволит аккумулировать денежные средства про запас.

Если расходная часть будет превышать доходную, то у компании будет наблюдаться кассовый разрыв, то есть она не сможет покрывать текущие расходы. В этом случае нужно скорректировать платежный календарь, а именно перенести некоторые платежи на другой период, когда будут деньги, или же принять меры по скорейшему получению денег от покупателей или поиску дополнительных источников финансирования.

Механизм составления платежного календаря можно представить в таком виде:

  1. сформировать план предстоящих платежей. При этом разработать конкретные статьи расходов (зарплата, поставщики, налоги, кредит), указать источники оплаты (касса, расчетный счет), утвердить ответственное лицо и согласованность платежа, оставить поле для пометки об оплате или отказе.Такая детальная проработка плана расходов должна быть произведена по каждому подразделению компании. После сбора информации в едином виде можно будет проанализировать, каковы потребности компании в расходовании денежных средств;
  2. сформировать план предстоящих поступлений. Информация вносится конкретно по каждому дню, когда планируется получить деньги от покупателей и заказчиков. Когда величина поступлений по дням не известна, можно общий объем планируемых доходов разделить на количество дней, а затем корректировать план по мере окончания периода. При этом желательно определиться с тем, какую долю поступлений можно использовать для погашения тех или иных обязательств. Чаще всего это делается на основе анализа сведений из прошлых периодов. Кроме того, целесообразно установить, какой остаток денежных средств должен быть в компании на конец рабочего дня;
  3. утвердить регламент платежей. Он представляет собой механизм, на основании которого в компании будет происходить разработка, утверждение и исполнение платежей. При этом нужно определить правила формирования заявок от конкретных подразделений компании, их порядок согласования с руководством и сроки подачи, рассмотрения и утверждения. С регламентом нужно ознакомить всех руководителей подразделений, чтобы кто-то из них не требовал немедленной оплаты того или иного счета;
  4. установить очередность платежей. Оперативное управление платежами возможно в том случае, если по каждому из них будет установлен приоритет его исполнения, а также определены конкретные сроки перечисления согласно договору. Очередность необходимо устанавливать по той причине, что средств, имеющихся на начало конкретного дня, может не хватить на оплату всех платежей. По этой причине нужно определить, какие из них нужно обязательно осуществить, а какие можно перенести на другой день. Как правило, сначала осуществляются обязательные платежи, например, зарплата, налоги, кредиты, затем по поставщикам, и после этого — второстепенные.
  5. отразить информацию в платежном календаре. После определения всех расходов нужно внести их в платежный календарь. Кроме того, нужно анализировать сведения на конец каждого дня для того, чтобы понять, соблюдается ли план или есть отклонения. На основе этой информации выявляется, где в платежном календаре были допущены ошибки или неточности и каким образом их можно исправить или предусмотреть в будущем периоде.

Классификация категории

Разберем основные виды платежного календаря. Самой распространенной формой инструмента, которая используется при оперативном планировании потоков денег предприятия, считается его формирование в разрезе следующих разделов:

  • Графика тех поступлений денег, которые предстоят.
  • Графика платежей, которые необходимо осуществить.

Если планируемый вид потока денежных средств имеет односторонний характер (исключительно отрицательный или только положительный), то разработка календаря производится в форме единственного соответствующего раздела.

Среди основных разновидностей инструмента следует отметить следующие:

  • Налоговый календарь. Такой плановый документ оформляется по предприятию в целом. Как правило, он содержит единственный раздел, который называется «график налоговых платежей». Выплаты возвратного характера по налоговым перерасчетам денег включаются по стандартам в календарь инкассации дебиторки. В этом платежном календаре обозначаются суммы всех разновидностей налогов, сборов и иных налоговых платежей, которые перечисляются предприятием в бюджеты разных значений, а также во внебюджетные фонды. Стоит заметить, что календарной датой оплаты избирается обычно заключительный день установленного периода перечисления налогов всех типов.
  • Календарь инкассации дебиторки. Данная разновидность платежного календаря формируется обычно по структуре в целом, хотя в случае наличия специализированного подразделения, в частности кредитного отдела, она может охватывать группировку платежей исключительно этого центра ответственности.

ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬ КОМПАНИИ

Платежный календарь любой компании является краткосрочным планом движения денежных потоков, служит оперативным инструментом управления денежными средствами. Поэтому некоторые руководители финансово-экономических служб ошибочно считают оперативный платежный календарь детализированной версией бюджета движения денежных средств (БДДС).

Действительно, по своей структуре платежный календарь соответствует БДДС. В нем тоже отражаются остатки денежных средств на начало и конец планируемого периода, их поступление и расход за период. На этом сходство заканчивается, поскольку вся работа с платежным календарем строится по другим принципам.

БДДС формируют по данным бюджета доходов и расходов, бюджета закупок, бюджета займов и кредитов, бюджета инвестиций и прогнозируют на период от месяца до нескольких лет. Платежный календарь составляют на основе документов по приходу и расходу денежных средств, для него максимальным горизонтом планирования является месяц.

Плановые показатели бюджета движения денежных средств в отчетном периоде не меняются, по завершении периода их сопоставляют с фактическими значениями денежного потока компании (план-фактный анализ бюджета). Платежный календарь планируют и корректируют ежедневно, поэтому его невозможно анализировать на предмет соответствия фактических денежных потоков прогнозируемым значениям.

Для целей формирования БДДС не нужна детализация движения денег в разрезе расчетных счетов или касс предприятия, а для платежного календаря как инструмента оперативного управления денежными потоками такая информация жизненно необходима.

Расходы денежных средств в БДДС показывают только в общих суммах по статьям бюджета и не учитывают их важность для бизнеса компании

При формировании расходной части платежного календаря принимают во внимание критичность неоплаты в запланированный срок того или иного вида расхода, чтобы не допустить перебоев в обеспечении бизнес-процессов, генерирующих доходы компании

Для успешной работы с платежным календарем нужно следовать определенным правилам, которые касаются формирования этого документа и корректировки прогнозных показателей. В чем состоят эти правила и как экономическая служба может обеспечить корректность и актуальность оперативного платежного календаря на каждый день работы компании, рассмотрим далее.

Чтобы оперативный платежный календарь был максимально эффективным, руководитель финансово-экономической службы должен придерживаться в работе с ним следующих принципов:

  • планирование денежных потоков (приход и расход средств) производят на основании первичных документов, а не прогнозным методом;
  • денежные потоки планируют в аналитике расчетных счетов и касс компании;
  • при формировании расходной части платежного календаря учитывают приоритетность направлений расхода денежных средств;
  • платежный календарь составляют в ежедневной аналитике денежных потоков и ежедневно корректируют на основании факта прихода и расхода денег.

Исходя из указанных принципов, рассмотрим методику организации эффективного оперативного платежного календаря.

Универсальная система планирования ресурсов, URP

Представляю очень простое и универсальное решение для сквозного планирования всех ресурсов предприятия от продаж до производства, логистики, HR, финансов и т.д. Система позволяет создавать расписания для любых ресурсов и планировать календарные потребности всех ресурсов предприятия, включая отражение в бюджетах рамках одного цикла планирования (например, планировать платежный календарь сразу к поставкам сырья к календарным потребностям производства одним нажатием кнопки). Также данный подход и система пригодны для задач моделирования и прогнозирования, например, для задач моделирования прибыли, нахождения точки безубыточности, ценообразования.

1 стартмани

Управление финансами сегодня

Управление финансовыми средствами в современных условиях — неотъемлемый элемент, позволяющий добиться успеха в бизнесе. Предприятие, которое оперативно и точно отслеживает динамику расходов, доходов и другие основные финансовые показатели, так или иначе, должно обладать достаточной информационной базой для принятия правильных финансовых и управленческих решений, которые необходимы для роста компании.

Под оперативным управлением финансами следует понимать совокупность технологических, организационных и методических мероприятий, которые в полной мере обеспечивают управление актуальными финансовыми операциями, а также денежными ресурсами организации. Речь идет о краткосрочной перспективе. Обычно этот период не превышает одного месяца. Оперативное управление ресурсами, в отличие от системы бюджетирования, планирует платежи в максимально детализированной форме, то есть по назначению платежа и соответствующему контрагенту. В нем применяется существенная детализация сроков планирования (вплоть до суток).

Универсальный реестр документов с возможностью вывода данных из табличных частей Промо

-Возможность выводить числовые данные из табличных частей документов, такие как «Количество», «Сумма», «СуммаНДС» и др. При этом такие реквизиты, как «Цена», «Коэффициент», «ПроцентСкидок» не выводятся, так как это не имеет смысла.
-Возможность выбирать выводимые документы.
-Возможность выбирать выводимые реквизиты (при этом, если выбрано несколько документов, то можно выводить только реквизиты, общие для всех выбранных документов).
-Возможность накладывать отборы на выводимые реквизиты.
-Возможность выбора реквизитов, по которым проводить упорядочивание.

1 стартмани

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий