Информационное письмо

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма,  выделяется 4части:

  • тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
  • обращение к получателю;
  • основная часть;
  • перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

  1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  2. О подготовке годового отчета.
  3. Предоставление статистических данных.
  4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки Тип адресата
Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя:  ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
  2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

  • информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  • действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  • сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  • наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
  • чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые  получателю

Важно ничего не пропустить, и указать все документы

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений. Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

Приложения:

  1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
  2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать  сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

Как написать запрос

Для того чтобы источник информации понял запрос, письмо должно быть составлено таким образом, чтобы было понятно кто, от кого и чего хочет. Для этого при составлении письма следует придерживаться структуры, соответствующей в целом структуре заявления, а именно:

  1. наименование адресата;
  2. наименование (ФИО) и адрес заявителя;
  3. текст запроса. Если информация носит конфиденциальный характер и испрашивается из государственных органов, то следует указать статус автора запроса. Как правило, статус подтверждается копиями документов;
  4. адрес, по которому заявитель просит направить информацию;
  5. дата направления письма и подпись.

Запрос должен быть лаконичным и точным. При этом не лишним будет объяснить причину направления запроса.

Например, «Я готовлю документы для досрочного назначения пенсии. В ПФР мне необходимо предоставить информацию о стаже работы на вредном производстве завода «Тяжмаш» города Кирова с 1982 по 1989 года. Уточняю, что я выполнял обязанности оператора-гальванщика в гальваническом цехе завода «Тяжмаш» с 1.09.1982 года».

Переписка глазами юриста

В первую очередь такая гарантия используется для дополнительного закрепления права одной из сторон договора. Договор может быть оспорен по многим обстоятельствам, например, из-за специально допущенной при его составлении юридической ошибки, а гарантия станет одним из средств доказывания в суде во время защиты пострадавшей стороны.

ВажноКроме того, гарантийные письма используются при долгосрочных договорных правоотношениях. Если обязательство по договору звучит «сторона А обещает поставлять стороне Б товары по льготным ценам», но не уточняется количество, артикулы товаров и сроки доставки, все эти нюансы расписываются в гарантийном письме.Плюсы и минусы Гарантийное письмо имеет свои плюсы и минусы

Коротко напомним изложенное раннее: сначала излагается причина написания послания. Далее идет указание на договор, его дата, номер и пункт, который был нарушен.

Размер денежных средств указывается в цифрах и прописью. Далее излагаются требования, напоминание обязательств ответчика, в случае необходимости – упоминается возможность применения санкций.

  • Классификация деловых писем
  • Письма-ответы.

Гарантийный документ на оборудование выдаётся по договору аренды оборудования, и подтверждает обязательство арендующего сохранить полученное имущество в первозданном виде, соблюдать технику использования и технику безопасности. Тут же необходимо указать детальный перечень переданной техники (виды и количество единиц), её дефекты (если таковые имеются).

Существуют и другие виды гарантийных писем, но они не охватываются договорным правом. Информация о том, как оформить возврат товара в магазин «Детский мир».

Здесь написано можно ли вернуть товар без объяснения причин по закону в течение 14 дней

Это важно знать – закон о гарантии на мебель в защите прав потребителей

Для чего может быть применено гарантийное письмо Письмо о реальных гарантийных обязательствах — необходимая часть договорных правоотношений.

По жанру и стилю письма-напоминания являются информационными сообщениями. Основная цель этих посланий – напомнить получателю об обязательствах, которые ему надлежит выполнить.

Советы, как правильно составить письмо-напоминание, образцы готовых писем и типовые фразы-клише для них вы найдете в материалах данной статьи. Из статьи вы узнаете:

  • каковы особенности письма-напоминания;
  • какова структура письма-напоминания;
  • как составить письмо-напоминание по готовому образцу.

Несмотря на широкое распространение электронной деловой коммуникации, наряду с ней продолжает существовать бумажная форма взаимодействия между организациями, партнерами и клиентами.

Счета, объявления, приглашения, поздравления, рекламные буклеты – рассылаемая бумажная корреспонденция может иметь самое разное содержание.

Как оформить информационное письмо

К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции.

Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.

Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.

Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.

При необходимости, прежде чем отправить послание, его следует зарегистрировать в журнале внутренних документов или журнале исходящей документации.

Обязательно ли давать пояснения банку

Такая обязанность для юридического лица конкретно в законе не установлена. Но в нем есть нормы, обязывающие банк идентифицировать клиентов при взаимодействии с ними, поэтому в целях открытия расчетного счета возникает необходимость дать пояснение в банк о деятельности организации в письменном виде. Какие конкретно сведения включать в документ, определяется законом. Для идентификации нужны данные о целях предпринимательства юридического лица. Закон не определяет форму, в которой предоставляется описание деятельности компании, образец для банка организация вправе составить произвольно или с использованием бланка кредитного учреждения, если таковой разработан специально.

Если операции вызывают у банка обоснованные подозрения на основании ст. 7 ФЗ 115, ему разрешено отказать в их исполнении. Например, возникнет сомнение в источнике поступления средств из-за нехарактерной для данного клиента сферы деятельности, указанной в назначении платежа. В этом случае тоже потребуется доказать, что компания вправе ею заниматься.

Краткое описание деятельности компании, образец письма

В Интернете существует множество шаблонов для составления информационного письма. От лица управляющего, от лица коллектива, инспекции, партнеров. Можно просто взять стандартный образец и написать свое письмо. Можно также составить свое письмо, вписав все необходимые данные.

Часть письма составляют формальные данные, которые обязательно должны присутствовать в письме, а другая часть – это само письмо, написанное в вольной форме.

О сведениях, которые должна находиться в информационном письме, было сказано выше. Здесь представлен образец одного видов информационного письма – обращение.

Образец информационного письма:

В соответствии с законом об обращении граждан в связи с участившимся количеством аварий на предприятии, просим вас предпринять меры по замене оборудования, чтобы избежать рисков при работе с ним.

Просим найти возможность на закупку оборудования или ремонт уже имеющего оборудования и на повышение мер безопасности на предприятии. Просим дать ответ в письменной форме в соответствии с Законом об обращении граждан на адрес: … ООО «Велосипед», Котову Андрею Владимировичу

Котов Андрей Владимирович

Мы постарались рассказать о том, как создавать информационные письма и описание деятельности компании. Надеемся, что информация в нашей статье была вам полезной

Спасибо за внимание!

В этом видео вы на примерах узнаете, какими бывают информационные письма:

3. Как направить заявление или запрос почтой?

Ещё один способ подачи заявления или запроса в Росреестр – их направление в форме документов на бумажном носителе почтовым отправлением с объявленной ценностью при его пересылке, описью вложения и уведомлением о вручении в территориальный орган Росреестра по месту нахождения объекта недвижимого имущества.

Направляем заявление или запрос почтой:

Шаг 2 (для заявления) — засвидетельствовать у нотариуса подлинность своей подписи на заявлении и удостоверить сделку (договор) с объектом недвижимости. Запрос о предоставлении сведений не требует обязательного нотариального удостоверения подписи.

Шаг 3 – приложить к заявлению или запросу:

  • копию документа, удостоверяющего личность физического лица (правообладателя, стороны или сторон сделки, а также представителя данных лиц, если заявителем является представитель);
  • копию документа, удостоверяющего личность физического лица — представителя юридического лица (если правообладателем, стороной или сторонами сделки являются юридические лица);
  • оригинал нотариально удостоверенного договора по сделке с недвижимостью (для заявления).

Шаг 4 — отправить заявление и прилагаемые к нему документы посредством почтового отправления с объявленной ценностью, описью вложения и уведомлением о вручении в адрес территориального органа Росреестра.

Шаг 5 — получить уведомление на указанный Вами в заявлении адрес электронной почты или номер мобильного телефона о сформированном номере заявления (запроса), а также всю необходимую информацию для оплаты госпошлины за регистрацию или внесения платы за предоставление сведений.

Шаг 6 – по указанным реквизитам и в указанном размере оплатить госпошлину за регистрацию (в течение 5 дней) или внести плату за предоставление сведений (в течение 7 дней).

Шаг 7 – получить выписку из ЕГРН и документы (если направлялось заявление) способом, указанным Вами в заявлении.

Процесс выполнения ремонтных работ

Последовательность является довольно незатейливой и логичной. Изначально человеку, приобретшему товар с поломкой, необходимо обратиться в ближайший авторизованный сервисный центр, воспользовавшись талоном, который выдается при покупке вещи. Работники данного заведения осуществляют диагностические процедуры и обнаруживают конкретную причину поломки и ее сложность. Далее происходит непосредственно сам процесс починки, по его окончании составляется акт, где вкратце описаны манипуляции, проделанные мастером, а также их конечный результат. В конце производится первичная проверка работоспособности. Стоит отметить, что отдельные поломки, ставшие причиной исключительно ваших неумелых действий, не подпадают под гарантийное обслуживание. В таком случае вас обяжут оплатить процедуру либо вообще откажут в ее исполнении.

Письмо в банк о группе компаний

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия Составить такое письмо могут и банки, в которых компания ранее имела счета. Не исключено, что кто-то из деловых партнеров откажется писать отзыв для Вас, ссылаясь на банальную нехватку времени. В таком случае составьте письмо сами и предложите контрагенту на согласование.

В нашей статье представлен образец такого отзыва.

Использовать образец можно и тогда, когда контрагент обратится к Вам за отзывом о себе. Кстати, подтвердить деловую репутацию Вы сможете и собственным письмом. Во всяком случае, не оставляйте запрос сотрудников финансового учреждения без ответа: велика вероятность, что банк не будет сотрудничать с Вашей фирмой.

Отзыв контрагента о деловой репутации составляется письменно и в произвольной форме. Написание письма требует соблюдения норм деловой переписки.

Важно

  • 2 Информационные письма
  • 1 Как происходит оформление деловых писем
  • 3 Структура письма

Как происходит оформление деловых писем Оформление деловых писем Поддержание деловых отношений с партнерами по бизнесу напрямую связано с грамотным применением правил деловой переписки, требующей корректного оформления и соблюдения общих правил бизнес-этикета. Псков. Для того, чтобы письмо заинтересовало адресата, следует придерживаться общих правил деловой переписки.

Указывается его наименование, адрес (если письмо отправляется в адрес другой компании), ФИО и должность лица, которому отправляется документ.

  • Делается небольшой отступ и посередине пишется заголовок, указывающий на тему и суть письма.
  • Ниже заголовка пишется содержательная часть информационного письма, то есть указывается то, что отправитель хочет донести до адресата.

Информационное письмо Начинать обращение лучше со слов «хотим донести до Вашего сведения…» или «информируем вас о …» и пр.

Следует избегать многословности, все предложения должны иметь четкую, лаконичную структуру. Можно направить письмо и в электронном виде.

Но в этом случае также важно получить доказательства вручения

Внимание Следует помнить о том, что информационное письмо при определенном стечении обстоятельств может обрести статус юридически значимого документа. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания: Первым делом, следует учесть, что в информационном письме всегда должны присутствовать: дата его составления, реквизиты отправителя и получателя, корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.) Это может быть, например:

Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания: Первым делом, следует учесть, что в информационном письме всегда должны присутствовать: дата его составления, реквизиты отправителя и получателя, корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.) Это может быть, например:

  • начальник отдела маркетинга (если речь идет о новых маркетинговых предложениях для партнеров);
  • заместитель директора (если через письмо администрация фирма информирует о чём–либо своих сотрудников) и т.д.

В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора.

Письменное пояснение в банк образец

admin14.06.2018 Януарий Читать 3 мин. Есть видеозапись Задать вопрос В рамках собственной деятельности банк обязан контролировать операции клиентов на предмет их соответствия законодательным требованиям.

Акт об отказе дать письменное объяснение образец В. Приказы по личному составу и основной деятельности, их образец и.

  1. Пояснения в банк образец документа — учет налоги право

Заявление в организацию от физического лица

Рассмотрим этот документ с точки зрения принимающей стороны.

Делопроизводству заявлений от физических лиц нужно уделять особое внимание. На защите интересов заявителей стоит Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред

от 24.11.2014; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

Ошибочно полагать, что его действие распространяется только на государственные органы, органы местного самоуправления и бюджетные организации. Это уже давно не так. Еще в 2013 г. этот список пополнили организации, «на которых возложено осуществление публично значимых функций». Нигде нет внятного определения, что это за функции, но из формулировки видно, что понятие это довольно широкое и теоретически «попасть под него» может любая организация, клиентами которой являются физические лица.

В отличие от делового письма-заявления, заявление физического лица может являться и запросом, и просьбой, и претензией. Обратимся к определению слова «заявление:

Наш словарик

Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Компания может разработать собственную, удобную для себя форму стандартного заявления от физического лица и выложить ее в общий доступ. Но делать эту форму обязательной и не принимать заявление только потому, что оно составлено не так, как «положено», нельзя. Люди не обязаны знать о существовании разработанной компанией формы заявления, как и не обязаны пользоваться Интернетом, откуда эту форму можно скачать. Федеральный закон № 59-ФЗ определяет минимальный набор информационных блоков в обращении:

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 7. Требования к письменному обращению

1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Как видим, набор минимальный, и мы не можем обязать наших заявителей даже указывать их мобильные телефоны. Вписывать в заявления способы оперативной связи можно только рекомендовать.

«Вы вольны выбирать…»

Физическое лицо может оформлять заявление так, как ему заблагорассудится:

  • от руки или в печатном виде;

  • называть его «заявлением», «обращением», «требованием» или вовсе никак не называть;

  • писать кратко и по делу или приводить собственную подробную автобиографию;

а также направлять документ по почте или привозить лично.

Организация обязана принять заявление, если в нем содержится необходимый минимум сведений.

Заявление физического лица, прошедшее первичную обработку в канцелярии компании-адресата, приведено в Примере 2.

Выделять ли заявления граждан в отдельное делопроизводство, организация решает сама. Мы рекомендуем сделать это, если:

  • заявлений больше, чем 10 % от всего объема входящего потока документации;
  • по ним работают специально уполномоченные работники (центр обслуживания клиентов, претензионный отдел и т.д.);
  • по заявлениям от физических лиц организация ведет свою профильную деятельность.

Если организация привыкла работать по правилам традиционного делопроизводства, то о выполнении требований Федерального закона № 59-ФЗ ей особенно волноваться не нужно. В стандартных условиях обращения проходят тот же путь, что и другие входящие документы. Правила работы с ними практически не отличаются от общепринятых и даже позволяют некоторые вольности в обращении с заявлением, в частности, между приемом и моментом его регистрации по закону может пройти три дня. На ответ дается 30 дней с даты регистрации письменного обращения.

Виды

Систематизация корреспонденции может проводиться по разным основаниям, которые могут быть связаны с назначением и содержанием документов, их значимостью и срочностью, значением при решении определенных задач, статусом автора и адресата, чертами материального носителя и способа регистрации, технологией передачи и внедрения средств связи, функцией обработки в системах управления.

Перечень обстоятельств для классификации видов служебных писем чрезвычайно широк. На разных этапах создания, передачи и использования деловой информации решаются определенные задачи и используются надлежащие атрибуты систематизации документов.

В зависимости от информации, которая представлена в подобного рода документах, выделяют следующие виды служебных писем:

  • Информационное: адресат проинформирован о чем-либо.
  • Сопроводительное: если получателю отправлены, кроме письма, остальные документы.
  • Извещение: адресат информирует отправителя о получении от него корреспонденции (документы, посылки, переводы и т. д.).
  • Гарантийное: если оно подтверждает реализацию определенных обязанностей. Данный тип официального письма имеет юридическую силу. Содержащаяся в нем информация обязана быть представлена ​​верно, без двусмысленности. В отличие от всех остальных официальных писем, обязательно проставление визы руководителя и бухгалтера, и печати компании.
  • Сообщение: направление внимания о том, что получатель предоставляет факты, которые его интересуют.
  • Приглашение: адресат информируется об организации общественных мероприятий (конференций, семинаров, конкурсов) и приглашается на них.

Эти типы официальных писем являются основными. Однако существует много других взглядов на классификацию служебных писем:

  • запрос: направляется в компанию с запросом любой информации;
  • требование: в нем требуется исполнение определенных обязательств;
  • ответ: это ответ на запрос, предложение;
  • претензия с указанием несоответствий в процессе выполнения договоров, его назначение — побудить адресата заплатить штраф, который связан с этим;
  • поздравления, отправленные во время официальных праздников;
  • благодарность: ориентирована ​​компании, ее работнику либо одному лицу в качестве ответа на любые деяния, которые имеют положительные результаты;
  • запрос является одним из более распространенных типов официальных писем, так как во время работы компании существует огромное количество ситуаций, в которых необходимо что-то просить.

Обычно служебное письмо охватывает лишь один вопрос. Один получатель получает столько писем, сколько вопросов необходимо решить. Объединение нескольких вопросов в одно письмо может быть только в том случае, если они соединены вместе.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий