Деловое письмо о встрече с клиентом

Содержание документа о встрече

Чтобы письмо было последовательным и содержало в себе актуальную информацию, преподносимую постепенно, необходимо строго следовать его структуре.

  1. Обращение. Оно нуждается в выделении отдельной строки. Здесь же указывается приветствие. Идеальное решение: «Здравствуйте, Федор Игоревичи!».
  2. Представление. Согласитесь, не очень приятно читать письмо, пришедшее неизвестно от кого. Сообщите адресату свое имя и то, кем вы являетесь (менеджер, предприниматель, оператор и т. д.).
  3. Причина обращения. Вероятно, вы уже договорились о встрече по телефону или электронной почте, или возникли какие-то заминки касательно заказа, или это вовсе первое обращение. В любом случае следует напомнить, чего вы ожидаете от клиента. Оптимальный пример: «мы вчера общались по телефону и договорились о…» или «мы изучили ваши претензии и хотим обсудить…» или «мы хотели бы сделать Вам деловое предложение…». Это далеко не исчерпывающий перечень вариантов.
  4. Назначение встречи. В этом отчасти и заключается целевая задача, стоящая перед отправителем письма. Нужно действовать поступательно и ни в коем случае не резко. К примеру: «я бы с удовольствием встретился с Вами и обсудил детали лично…» или «если вы желаете узнать подробности, можем встретиться (дата, время) и пообщаться насчет дальнейшего сотрудничества…».
  5. Контактные данные. Если хотите показать потенциальному клиенту свое уважение, нужно указать не только контакты, но и еще раз повторить должность, имя. Можно оформить эту часть по классическому шаблону или же использовать более-менее оригинальный подход: «для подтверждения встречи можете позвонить по телефону…» или «для уточнения деталей Вы можете написать мне по адресу…». На следующей строке пишется «С уважением», а строкой ниже – «Ирина Эдуардовна, Ваш личный консультант».

Все. На этом письмо можно считать полностью завершенным и оформленным. Осталось лишь перечитать его и направить клиенту. вы узнаете, как правильно составить и направить благодарственное письмо.

Пример письма о встрече для переговоров.

Письмо после деловой встречи

Итак, все прошло как нельзя лучше: клиент дал согласие на то, чтобы встретиться в личном порядке, и это случилось. Но это не говорит, что деловая переписка подошла к концу. В торговой деятельности существует еще один этап – прощание с клиентом.

Нужно привлечь его выгодным предложением, чтобы он превратился в постоянного покупателя/заказчика. Немаловажную роль играет выражение благодарности за время, которое он уделил вам.

Классическое письмо имеет свою структуру.

  1. Обращение.
  2. Выражение благодарности «хочу выразить благодарность…» или «хочу Вас поблагодарить».
  3. Контактные данные с именем и должностью.

Таким образом, письмо о встрече – особый документ, требующий продуманного подхода к оформлению.

Как назначить встречу с клиентом с помощью письма и другими способами – смотрите тут:

Что касается Вашего вопроса, то скидки на наружную рекламу у нас являются накопительными и рассчитываются от совокупного объема услуг, оказанных и оплаченных за последние 365 дней (12 месяцев). Шкала скидок едина для всех наших клиентов. Высылаю ее Вам в приложении. На текущий момент скидка Вашей компании составляет 10% . За последние 12 месяцев Ваша фирма заказала услуг на …. рублей. Следующий порог скидки – …. рублей. С него начнет действовать скидка 15%. При достижении этого порога Ваша скидка увеличится автоматически. 3. Изложите конкретные причины, которые не позволяют Вам удовлетворить просьбу (используйте историю данного вопроса, цифры, сроки, процедуры). Мы хорошо понимаем, что сейчас во всех отраслях экономики существуют определенные сложности, поэтому мы предоставляем нашим клиентам такую услугу, как отсрочка платежа.

Несколько примеров писем с коммерческим предложением о сотрудничестве

Чтобы оферта получилась привлекательной и мотивировала к взаимной работе, ознакомьтесь с удачными примерами написания коммерческого предложения о сотрудничестве, созданными другими компаниями. Посмотрите разные варианты. Не нужно целиком копировать чужой текст, изменив только контактные данные и названия, ― это считается плохим тоном в деловом общении (и есть большая вероятность опозорить свою организацию, если контрагент уже читал оригинал этой оферты). Пользуйтесь чужими примерами только для вдохновения и чтобы понять, какие письма действительно работают.

Пример первый

«Добрый день!

Наша фирма «Скорость» с 2007 года успешно функционирует на рынке грузоперевозок. Результатом нашей работы являются свыше 30 тысяч совершенных доставок и ни единой жалобы от клиентов. Среди компаний, с которыми мы сотрудничаем, ―«СеверСталь», «ВагонСервис».

Мы предлагаем вашей фирме «Стеклопромсбыт» быстрые и безопасные перевозки грузов, включая хрупкие, по всей территории РФ по тарифу 25 руб. за каждый километр, а для расстояний более 300 км ― по 20 руб. Детали сотрудничества можно обсудить, созвонившись с нами по телефону…»

Пример второй

«Добрый день!

Сегодня в распоряжении бухгалтера есть удобные и современные программные продукты, благодаря которым все рабочие операции ускоряются в два-три раза. Именно этот вид программного обеспечения создает наше предприятие «НПО», также занимаясь его обслуживанием уже в нескольких фирмах.

Мы предлагаем много разнообразных решений, полный перечень которых вы можете посмотреть во вложении. Но более простым и удобным способом познакомиться с нашими продуктами будет часовая презентация, в течение которой мы продемонстрируем сотрудникам вашей компании функционал каждой из программ. Мы готовы приехать в любое время, удобное для вас, и провести презентацию. Свяжитесь с нами по телефону … или напишите ответ на данное письмо, чтобы назначить дату.

Спасибо за внимание!»

Пример четвертый

«Уважаемый Василий Васильевич!

Мы хотим предложить вам сотрудничество на взаимовыгодных условиях в области организации сбыта в вашем регионе. Специалисты нашей компании готовы обучить технический и торговый персонал вашей фирмы и предоставить любую поддержку в сфере реализации оборудования, которое поставляет ваша фирма.

Наши ожидания от сотрудничества с региональными партнерами ― это активная работа по продвижению бренда «…».

Готовы предоставить вашей компании эксклюзивные права на эту торговую марку на территории вашего региона, а также помочь с реализацией всех видов оборудования, которое поставляется в Россию.

Чтобы начать сотрудничество, в ответ на это письмо охарактеризуйте в общих чертах деятельность вашей фирмы и предоставьте её реквизиты. Мы пришлем более развернутое предложение, содержащее полную информацию по всем скидкам и льготам, а также проект договора о сотрудничестве, который вам предстоит рассмотреть. Срок договора ― три месяца, по истечении которых возможно заключить дилерский договор.

Надеемся на долгое и плодотворное сотрудничество с вашей фирмой».

Пример пятый

На основе этих примеров писем о сотрудничестве вы можете разработать собственное. Используйте все возможности коммерческого предложения в полной мере!

Как правильно написать письмо предложение о сотрудничестве

Наиболее важным является то, что предложение является своего рода крючком, на который должен попасться потенциальный партнёр. Текст письма с предложением о сотрудничестве должен быть интересным, содержательным и грамотным. Самым лучшим исходом таких писем является запрос от потенциального партнёра коммерческого предложения, прайса на ваши товары или услуги или даже запрос на поставку.

Хоть письмо-предложение и является официальным документом, но единого стандарта для него нет. Такие письма формируются по шаблону конкретной фирмы или в свободной форме.

СПРАВКА! Занимаясь написанием письма, необходимо следовать правилам русского языка, деловой этики и делопроизводства. Хотя бывает, что такие письма приходится писать и на английском языке (для иностранных партнеров).

Перед написанием письма предложения, нужно уточнить реквизиты сотрудника, кому это письмо предназначается. Письмо состоит из следующих пунктов:

  1. Заголовок (необязательно использовать).
  2. Обращение (начинается со слова «уважаемый/ая»).
  3. Само предложение.
  4. Подпись.

Основная часть

Здесь необходимо написать текст таким, чтобы оппонент не стал рассматривать остальные приглашения. В этой части содержится вся суть предложения. Никакие витиеватые фразы, размытые высказывания и специальные термины здесь неуместны. Суть письма должна быть написана четко, ясно и лаконично. Также должен проставляться акцент на особые черты и выгодное предложение.

В этой части необходимо упомянуть об организации-отправителе, однако это упоминание должно ограничиться только годом основания фирмы и основными видами ее деятельности. Здесь дополнительная информация будет лишней.

Кроме того, в ней можно написать о действующих клиентах и партнёрах организации, которые оставляют исключительно положительные отзывы о деятельности предприятия.

Лучше, чтобы интонация письма была больше побудительная, чем повествовательная

СПРАВКА! Важно не перегнуть палку и составить текст корректно, не навязывая сотрудничество и услуги

Если текст письма получается слишком длинным, то всю важную для прочтения информацию нужно разделить на абзацы и выделить основные пункты. С помощью такого приема восприятие получится полным, а крупный текст будет читаться проще.

Основную мысль письма необходимо сделать в начале или в конце. Это обусловлено тем, что эти части подсознательно запоминаются читающим.

Согласно практике, получатели таких писем готовы потратить на их прочтение не более минуты

Это нужно принимать во внимание, составляя эти письма

Обязательные сведения

СПРАВКА! К письму-предложению можно прилагать дополнительные документы или ссылки на законы, если они имеют отношение к вашему предложению.

Оформление письма

Оформление может происходить с помощью двух вариантов — написание от руки или распечатка на компьютере.

Написание писем от руки уже устарело, но иногда такой способ является более эффективным, так как некоторые руководители старомодны и не любят новые технологии, общаясь как раньше.

Вариант распечатки текста на компьютере наиболее привычен и удобен на сегодняшний день. Обычно на всех предприятиях существует заготовка бланка, содержащая необходимые реквизиты. Кроме того, если такие письма отправляются часто, то наверняка есть и готовый шаблон письма с предложением о сотрудничестве, который нужно скачать и совсем немного подкорректировать под конкретного адресата и можно отправлять.

Предложение о сотрудничестве можно делать в каком угодно количестве, однако нужно не забывать сначала вставить корректное обращение, а в конце должна стоять подпись отправителя.

Дата на письме-приглашении необходима только тогда, когда в предложении содержатся какие-то акции или специальные условия, которые активны конкретный период времени.

СПРАВКА! В журнале исходящей корреспонденции регистрировать письма-предложения нет никакой необходимости.

Призыв к сотрудничеству

Ранее представленный пример предложения показывает, что оно должно сподвигнуть оппонента к принятию положительного решения.

Чтобы это сделать, одни предприятия могут использовать только побудительный текст, который призывает к сотрудничеству, а другим этого недостаточно и приходится предлагать скидки или вознаграждения за то, что их предложение приняли.

Благодарность

Момент благодарности является немаловажным в письмах о сотрудничестве. В конце такого рода писем обязательно нужно вставить благодарность за то, что вам уделили время на прочтение письма.

СПРАВКА! Такая вставка будет расценена не только как банальная вежливость за отнятое время оппонента, но и говорит о серьезности вашей компании.

Выбор времени и места встречи при подготовке к переговорам

Организация переговоров должна проходить по определенным правилам. Так, участники должны согласовать ряд вопросов процедурного характера, не имеющих прямого отношения к предмету разговора.

Основная тема предварительного обсуждения – время и место встречи. Раньше нужно было договариваться минимум за две недели, теперь условия смягчились – срок сократился до недели, если потенциальные партнеры находятся в одном городе. Место и время предлагает приглашающая сторона, после чего приглашенная должна подтвердить свое согласие.

Специалисты уверены, что первая половина дня является более плодотворной, поэтому переговоры принято начинать в 9:30 или 10:00. Если так сложилось, что мероприятие будет проходить во второй половине дня, все обсуждение должно завершиться в 17:00 либо 18:00. Лучше всего для переговоров подходят дни в середине рабочей недели, то есть вторник, среда и четверг.

При подготовке переговоров и их проведении важно помнить, что они не должны продолжаться более полутора-двух часов. Если стороны не смогли прийти к соглашению за это время, делают получасовую паузу на кофе или чай

Деловой этикет предполагает, что напитки сначала подают руководителю приглашенной стороны, потом его подчиненным, после чего в аналогичном порядке обслуживаются представители принимающей стороны.

Курение на подобной деловой встрече допускается лишь в случаях, когда такая возможность была предварительно оговорена. Обычно на переговорах не курят и пьют только минеральную воду.

Не допускаются опоздания, рекомендуется прийти на 2-3 минуты раньше. В противном случае принимающая сторона может расценить поведение партнера как неуважительное. Если возникла небольшая непредвиденная задержка, гость должен извиниться. После ожидания в течение установленных правилами 15 минут, руководитель принимающей стороны может заняться другими делами, передав помощникам ведение встречи или отменив ее.

О месте проведения мероприятия участники также должны договориться заранее во время подготовки к переговорам. Встреча может проходить на территории одной из сторон, в офисе партнера либо в нейтральном месте. У всех названных подходов есть свои достоинства. Принимающая сторона, пригласив партнеров к себе, получает возможность:

  • Контролировать ситуацию, выбирать помещение, организовывать наиболее удобным образом пространство. Так, кресла гостей можно установить спиной к двери, а свои – лицом к входу.
  • Корректировать отношение партнеров к сделке за счет выбора отеля для их проживания, наиболее интересной культурной программы.
  • Чувствовать себя хозяином положения, находясь на своей территории, то есть получить психологическое преимущество.
  • Сэкономить временные и финансовые ресурсы на поездку.

Но не стоит забывать и о недостатках приема на своей территории – основным из них является расход времени и средств на организацию события.

Если переговоры проходят на территории оппонента, здесь также можно найти свои плюсы:

  • Можно не отвлекаться на дела, которые могли бы возникнуть в своем офисе, полностью посвятив время заключению соглашения.
  • Появляется возможность не раскрывать сразу все карты, поясняя такую политику отсутствием сведений.
  • Принимающая сторона платит за прием, проживание, организацию любых мероприятий.

Иногда участники сделки не готовы использовать такие подходы. Тогда можно провести встречу на нейтральной территории. Лучше всего использовать именно такой вариант. Если фирмы находятся на большом расстоянии друг от друга, их представители могут встретиться на середине пути.

Деловое письмо и резюме на английском языке

If this suits you, I shall be arriving on flight № BA 301 at terminal 1 Gatwick, at 18.15 on Tuesday 13th July. Could you possibly book hotel accommodation near your office for two nights? I would also he grateful if you could arrange a meeting with the Quality Manager on Thursday 15th July in the morning, if possible. I should also like to have an appointment with the Marketing Manager.

Thank you for your letter. We look forward to seeing you on Wednesday 14th July and I shall meet you at Gatwick at 18.15. As requested, I have booked you a single room at the Seaview Hotel for two nights. I have fixed an appointment with the Quality Manager for Thursday morning at 9 am.

10 основных правил деловой переписки

Мы научились составлять толковые и приятные деловые письма, которые отправляем партнерам, полезным знакомым, заказчикам. Они точны, лаконичны и вежливы. Но в деловой переписке с коллегами нередко допускаем ошибки.

Как обычно мы общаемся с коллегами?

Привет! Там клиент чего-то попросил сделать, я так и не понял. Сможешь к завтра?

Кому: project@********.ru, manager@********.ru, kolya@********.ru, submissions@********.ru, superduper@********.ru, arinastepanovna@********.ru, kotik@********.ru, natasha1990@********.ru, klassnjiparen@********.ru, irrishka@********.ru, bigboss@********.ru, russiavpered@********.ru….

Ну что, мы договорились? Сделаешь?

Как показывает практика, коллеги забивают рабочую почту успешнее, чем партнеры, заказчики и спам вместе взятые. В день на рабочую почту офисного сотрудника приходят около 20 писем. Каждое нужно прочитать, на каждое — составить ответ. Если экономить на понимании смысла и формулировке ответа хотя бы минуту, высвобождается довольно много времени.

Поэтому предлагаю изучить правила внутрикорпоративной деловой переписки, которые можно отправить своим коллегам, повесить на пробковой доске, опубликовать на своей странице в LinkedIn.

О поставке товара

Ко второй категории документов относятся и разнообразнейшие письма-просьбы, с образцами которых можно ознакомиться ниже

Грамотно и внятно составить такое послание иногда не менее важно, чем правильно сделать коммерческое предложение. Далее будут приведены примеры писем-просьб о содействии, пошаговая инструкция по созданию идеального документа и советы по его отправке адресату

Содержание документа о встрече

Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

https://youtube.com/watch?v=KB7qOjc0keM

Все. На этом письмо можно считать полностью завершенным и оформленным. Осталось лишь перечитать его и направить клиенту. Тут вы узнаете, как правильно составить и направить благодарственное письмо.

Содержание документа о встрече

  • Благодарность за возможность пригласить на встречу.
  • Кто еще приглашен принять участие во встрече.
  • Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
  • Контактное лицо (если этой информации не было в начале).

Обратите внимание на ваше приветствие. Не стоит в нем упоминать о времени суток, ведь клиент может прочитать это письмо через несколько часов или дней, в этом случае ваше приветствие будет “не к месту” и вызовет негативные ассоциации

Лучше всего использовать слово “Здравствуйте!”; Всегда указывайте тему письма, иначе оно может отправиться в папку “спам” или потеряться; Различайте поля “кому” и “копия”.

Письмо не должно быть очень длинным. По правилам деловой переписки его длина должна умещаться на лист формата А4. Также есть ограничения по объёму электронного письма.

После прочтения первых трех предложений вашего письма, клиент должен понять его суть. Кстати, не стоит строить длинные, сложные предложения, отягощённые причастными и деепричастными оборотами. Они очень тяжело воспринимаются при прочтении;
Обратите внимание на завершение вашего письма. Оно обязательно должно содержать вашу подпись, должность и контактные данные. Желательно не использовать инициалы, а писать имя полностью: Иванов Иван Иванович или Иван Иванов, а не И.И. Иванов.

Как правильно составить письмо о встрече с клиентом

  • Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
  • Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
  • Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
  • Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»). Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи? Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов.

Подготовка команды для ведения переговоров

Сегодня на переговорах редко присутствуют по одному представителю каждой стороны. Обычно функции делятся сразу на несколько специалистов, за счет чего удается максимально быстро и эффективно справляться с возникающими во время встречи вопросами. Чаще всего в переговорную команду входит 3–5 человек с разными ролями:

1. Лидер

  • Ведет переговоры, руководит коллегами.
  • Определяет темп, например, решает, когда завершить обсуждение.

2. Хороший парень

  • Проявляет симпатию, понимание позиции второй стороны.
  • Демонстрирует относительное несогласие с позицией своих товарищей.
  • Позволяет оппоненту расслабиться за счет ложного ощущения уверенности в своем положении.

З. Плохой парень

  • Нужен, чтобы в его отсутствие сторонам было проще договориться.
  • В запланированные моменты устраивает препятствия к достижению соглашения.
  • Подрывает доводы второй стороны.
  • Нервирует потенциального партнера, всеми силами демонстрируя, насколько его позиция непрочная.

4. Сторонник жесткой линии

  • Следит, чтобы разговор участников встречи не уходил от основной темы.
  • Уверен, что лучше потратить больше времени на переговоры, чем отказаться от установленной цели.

5. Интегратор

  • Предлагает выход из тупиковой ситуации.
  • Указывает на отсутствие последовательности аргументов.
  • Следит, чтобы незначительным темам не уделялось слишком много внимания.

Полезные советы по подготовке и проведению деловых переговоров:

  • Выберите тактику взаимодействия в пределах команды.
  • Раздайте роли всем членам переговорной группы.
  • Сделайте все возможное, чтобы избежать несогласованности в поведении участников, так как она способна негативно отразиться на уровне доверия со стороны партнеров. Ни в коем случае нельзя допустить, чтобы, например, лидер сообщал о своих полномочиях подписать соглашение, а сторонник жесткой линии, опоздав, пытался затянуть встречу, говоря о необходимости посовещаться с головным офисом.
  • Необязательно на одного человека выделять одну роль.
  • Договоритесь об одном стиле одежды для всех членов группы.

Читайте нашу статью «SMART-цели: 11 советов по достижению + примеры».

Приступая к подготовке к переговорам, рекомендуется задать себе такие вопросы:

  • Сколько человек нужно на встрече, потребуются ли помощники?
  • Все члены команды должны участвовать во всех этапах переговоров?
  • Сколько времени уйдет на подготовку стратегии?
  • Когда можно отрепетировать с участниками тактику, роли?

Как составить письмо-приглашение грамотны – образцы оформления

Чтобы данный документ выполнял свою функцию правильно, нужно обеспечить в нем достаточный объем информации. Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения.

Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя. Если это физическое лицо – то его ФИО и адрес проживания.

Далее указывают, от кого письмо направлено

Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения

Далее непосредственно пишется основная часть письма – текст с приглашение на мероприятие.

Этикет официально-делового стиля переписки

При подготовке делового письма стоит помнить, что соблюдение баланса стиля изложения текста – залог успешного общения с партнерами.

Основные особенности делового общения:

Строгий стиль изложения

Использование уменьшительно-ласкательных слов, сленговых выражений не допускается.

Применение смайликов

Использовать смайлики в деловой переписке стоит с большой осторожностью. При первом контакте лучше совсем обойтись без них, так как это подразумевает неофициальный стиль общения в принципе

При последующем взаимодействии разрешается использовать только смайлики положительного эмоционального окраса, но в очень умеренном количестве. Юмор в деловом общении не допустим, особенно если собеседник является вашим руководителем.

Обращение к собеседнику по имени и отчеству

По всем правилам деловой переписки приветствие собеседника должно быть в уважительной форме. Заранее стоит уточнить имя и отчество лица, к которому вы обращаетесь, чтобы не допустить ошибок. Также следует выяснить его предпочтения. Сейчас существует тенденция к обращениям исключительно по имени, даже в крупных компаниях топ-менеджеров называют только по имени, исключая отчество. Но в данном случае лучше уточнить у самого собеседника, как ему удобнее общаться.

Предоставление ответа в рамках деловой переписки в течение двух суток

Самым оптимальным и наиболее предпочтительным является предоставление ответа на письмо в течение нескольких дней (рабочих), в противном случае собеседник может посчитать, что вы проявляете к нему неуважение. Меняет ситуацию тот факт, если письмо не срочное и было получено вами непосредственно перед днем ухода в отпуск или выходными днями, тогда срок ответа может увеличиться. Конечно, стоит предупредить инициатора деловой переписки о том, что вы будете отсутствовать до определенной даты, а по возвращении незамедлительно предоставите ответ.

Отсутствие излишней назойливости

Не стоит постоянно надоедать собеседнику. Если изначально вы не получили ответ в срок, то, конечно, стоит напомнить о себе. Если вопрос требует срочного решения, то об этом необходимо указать в письме.

Правило зеркала

Отзеркаливая (копируя) стиль общения собеседника, употребляя те же термины и фразы, вы тем самым повышаете вероятность взаимопонимания и выстраивания прочных деловых отношений с ним. Этикет деловой переписки это допускает.

Поздравление с праздниками и памятными датами

По правилам деловой переписки стоит поздравить собеседника с праздником, если ваше общение с ним происходит накануне или сразу после этой даты. Также стоит знать даты дней рождения постоянных партнеров. Получать поздравления крайне приятно каждому человеку.

Благодарность

Вы покажете себя как человек вежливый и воспитанный, если поблагодарите партнера за поздравление с праздником, приглашение на мероприятие или просто предоставленные объяснения.

Теперь вы видите, что наладить прочный контакт с собеседником и оставить от общения с вами приятные впечатления абсолютно не сложно, если соблюдать элементарные правила этикета деловой переписки.

Возможные трудности при разговоре с клиентом

В процессе выполнения своих должностных обязанностей каждый человек встречается с рядом трудностей, которые нужно преодолевать. Агенты по продажам и менеджеры должны уметь работать с возражениями.

Рассмотрим основные проблемные ситуации.

Проблемная ситуация

Действия менеджера

Секретарь, или другой сотрудник говорит, что нужного человека нет на месте

Менеджер спрашивает, когда лучше перезвонить

Секретарь интересуется, по какому вопросу звонит торговый агент

Тут необходимо ответить завуалировано, но так, чтобы секретарь подумал, что звонок менеджера очень важен и его игнорировать нельзя. Например, «Я звоню по поводу информации, которая была передана мне Василием Петровичем»

Клиент не желает встречаться и просит прислать информацию ему на электронную почту или факс

Менеджер объясняет, что он может это сделать, но клиенту придется долго разбираться в расчетах и в этом случае информация может быть воспринята не в полном объеме. Для клиента рационально выделить несколько минут времени для встречи, чем часами самостоятельно изучать предложение

Клиент утверждает, что занят и не может разговаривать

Ответ агента по продажам может быть следующий: «Конечно, я понимаю, скажите только, когда мне перезвонить»

Собеседник интересуется финансовой стороной вопроса

Менеджер отвечает, что ассортимент велик и цена товара зависит от позиций, которые выберет клиент. Для этого им и нужно встретиться

Клиент утверждает, что его устраивают нынешние поставщики

Позвонивший просит уделить ему 5 минут времени, чтобы клиент понял, действительно ли условия сотрудничества нынешних поставщиков выгоднее его предложения

Клиент нервничает и говорит что предложение менеджера ему неинтересно

Менеджер не настаивает на продолжении разговора, но просит разрешения перезвонить через несколько недель

Существует несколько действенных методик, которые помогут быстро и без проблем убедить клиента в важности предстоящей встречи

  1. Техника «Уступ»
    – ее суть заключается в следующем: вы постоянно поддерживаете интерес в собеседнике, не открывая всей информации полностью. Можно употреблять следующее выражение: «Вот для того, чтобы я подробнее все рассказал и донес информацию до Вас в полном объеме, нам и нужно встретиться».
  2. Переоценка продукта
    – необходимо переоценить свой продукт и разработать новую технологию его предложения. Постарайтесь заменить приевшуюся фразу «Я бы хотел с Вами встретиться», на выражение «Наша компания посчитает и предложит реальные варианты снижения себестоимости выпускаемой вами продукции». Например, если вы реализуете товар в рестораны и кафе, не говорите, что предлагаете клиенту купить определенные продукты. Наверняка у клиентов уже есть поставщики. Предложите услугу по оценке себестоимости конкретных блюд. Сделав анализ, вы покажете, что если покупать продукцию у вас, клиент будет экономить. Поэтому лучше сотрудничать именно с вами.

Вот несколько советов, которые могут избежать трудностей в процессе разговора:

  • Поддерживайте интерес, но не создавайте интригу.
  • Не обещайте клиенту приумножение его прибыли в несколько раз. Это вызывает недоверие.
  • Не используйте фраз: «Мы бы хотели…», «Мы могли бы с вами …», т. к. клиента интересует только его выгода, а не ваше желание.
  • Настаивайте на личной встрече, т. к. клиенту глядя вам в глаза, отказаться от сотрудничества будет тяжелее.
Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий