Как написать правильно письмо о сотрудничестве пример

Образец письма-ответа

Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса . Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc).

Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.

На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Источник статьи: http://delo-ved.ru/obraztsy-dokumentov/obraztsy-pisem/pismo-otvet-obrazes.html

Чтобы коммерческое предложение получилось сильным

  • Не используйте оценочные суждения: у каждого свое понятие «хорошо», «быстро», «качественно»;
  • не решайте за читателя — предоставьте ему факты, а он уже сам решит, подходит ли ему ваше предложение;
  • не используйте «спамные» слова — многие системы распознают содержание письма и отправляют в «спам»;
  • пишите кратко.

Читать еще: «Правила хорошего коммерческого предложения»

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

13 дополнительных советов по составлению предложения о сотрудничестве

  • В «шапке» письма с предложением о сотрудничестве должен быть логотип фирмы. Этот документ оформляется на фирменном бланке и с контактной информацией. Лучше, если коммерческое предложение будет цветным, поэтому распечатывайте его на лазерном принтере или обращайтесь в типографию. По электронной почте и факсу можно отправлять черно-белый вариант.Главное,чтобы «шапка» присутствовала на всех страницах предложения.

  • Дата и регистрационный номер документа. В серьезных компаниях все входящие и исходящие письма получают регистрационные номера, которые указываются в двух верхних строках в правом углу первой страницы: сначала ― регистрация вашего предприятия, затем ― регистрация фирмы-получателя письма.

  • Покажите свое уважение к будущему контрагенту. Весь текст письма должен отвечать требованиям вежливости. При дальнейшей переписке выбирайте разнообразные уважительные формулы, не используйте одни и те же слова в каждом письме.

  • Выражайте позитивный настрой и уверенность в предлагаемом продукте. На читателя производят не самое приятное впечатление формулировки вроде «Позвольте предложить вам…», «Будем ждать ответа от вас», «Надеемся, наше предложение будет вам интересно» ― в них сквозит ваша неуверенность и подобострастие. С другой стороны, давить на читателя выражениями наподобие«Мы точно знаем, что вы…», «Вы просто обязаны…», «Уверены, что…» ― тоже некорректно. Позвольте адресату самому принять решение. В целом, стилистика текста должна быть позитивной. Подбирайте синонимы и выстраивайте предложения так, чтобы в них было поменьше частиц «не».

  • Приложения. Их может быть несколько, если вам нужно сопроводить коммерческое предложение большим объемом расчетов и технической информации. В любом случае старайтесь не перегружать читателя.

  • Инвестиции и расценки. Финансовую информацию в предложении подают по принципу слоеного пирога: сначала преимущества и выгоды клиента, затем ― цена, после неё ― снова преимущества. Для продукта, выпускаемого в нескольких модификациях, разница в ценах должна быть аргументирована.

  • Подбор аргументов. Получив слишком привлекательное предложение, человек начнет сомневаться и искать вероятный обман. Поэтому подкрепите свое предложение доводами и фактами, которые докажут его выполнимость и реалистичность. В зависимости от области партнерства подбираются инструменты аргументации. Вот примеры из предложений о сотрудничестве: свидетельства, гарантии и сертификаты качества, портфолио выполненных проектов, описания мини-кейсов, отзывы заказчиков и партнеров, рассказ о самом товаре (либо краткая история компании с цифрами и показателями), тестеры и образцы продукции, расчеты, фотоотчеты, списки клиентов, инфографика (сравнения «до» и «после»).

  • Срок действия предложения. Цены и условия могут меняться. Сроки его актуальности желательно отразить в документе.

  • Дата. Она окажется очень важна, если при последующей переписке вы будете отправлять компании новые версии предложений, поправки и т. п. Чтобы не запутаться, всегда датируйте свои документы.

  • Подпись. После вступления необходимо представиться, указав свое имя, фамилию и должность. В бумажных письмах с предложениями о сотрудничестве также можно расписаться в конце текста.

  • Нумерация страниц. Актуальна для многостраничных коммерческих предложений. Придерживайтесь формата «страница № … из …».

  • Форматирование текста. Он должен быть разбит на абзацы, начинающиеся с красной строки, обозначаемой дополнительным отступом между абзацами. Можно выровнять текст по ширине. Используйте гарнитуру TimesNewRoman, размер 12―14 кегля. В предложении о сотрудничестве неуместны экзотические шрифты и нестандартное форматирование ― это ухудшает читаемость документа.

  • Эффективность предложения. Разослав его потенциальным контрагентам, перезвоните им и спросите, заинтересовало ли оно их, и чем конкретно.

Составление письма

Форма письма-предложения никак не регламентирована. Составлять его можно, опираясь на общепринятые делопроизводственные стандарты и правила делового этикета.

Вы можете воспользоваться имеющимся на нашем сайте шаблоном письма, индивидуализировав его для своих нужд. Письмо-предложение должно содержать в себе следующие, расположенные в логическом порядке структурные элементы:

  1. «шапка», то есть данные адресата. Располагается, как правило, в правом верхнем углу письма и содержит название организации, ФИО и должность руководителя, на имя которого направляется предложение (или ФИО физлица);
  2. название письма, например, «О сотрудничестве», «О заключении договора», «Об обучении» и так далее;
  3. допускается начинать письмо с обращения «Уважаемый/Уважаемая». Обращение располагается по центру и заканчивается восклицательным знаком;
  4. под обращением располагается текст письма. Если организации ранее не сотрудничали, рекомендуется в начале письма кратко отрекомендоваться, рассказать о том, чем занимается организация, какой опыт и репутацию имеет, упомянуть о достижениях;
  5. предложение должно быть мотивированным, то есть содержать указание на выгоду, который получит адресат в случае, если его примет;
  6. если к письму прилагаются какие-то материалы, проспекты, брошюры, об этом также стоит упомянуть в тексте и ниже, в разделе «Приложения»;
  7. завершается письмо подписью, должностью и расшифровкой подписи его адресата.

Не рекомендуется благодарить за сотрудничество, ответ и т.п. заранее, поскольку это в некотором роде обязывает собеседника принять ваше предложение или написать ответ.

Письмо можно направить любым способом.

Правила хорошего тона

Выбор потенциальных контрагентов осуществляется по многим критериям, в том числе по успешности, громкому имени, нужным условиям производства или вида деятельности, или исходя из принципа территориальной близости.

В любом случае, письмо о сотрудничестве должно заинтересовать предполагаемого партнера, а значит оно должно:

  • исходить от имени руководителя предприятия-инициатора;
  • содержать в себе сведения об инициаторе, включая сведения о количестве работников, виде производимой продукции или услуг, возможные рекомендации от деловых партнеров, поверхностные финансовые показатели деятельности за последние 6 месяцев;
  • включать в себя предложения относительно того, в какой сфере предполагается ведение совместной деятельности и примерное описание выгод, которые получит адресат от этой деятельности;
  • сопровождаться приличествующими деловой речи уверениями в уважении. Нелишним будет также выразить надежду на дальнейшее благотворное сотрудничество.

Адресовать письмо-предложение следует на имя руководителя той организации, в которую письмо направляется. Желательно не ограничиваться его инициалами, а полностью вписать имя и отчество. Ни в коем случае нельзя забывать о вежливой форме обращения, а потому текст письма следует начать со слова «Уважаемый», например, «Уважаемый Иван Иванович».

Дипломатия присуща и предпринимателям, поэтому, прежде чем начать расхваливать себя, похвалите предполагаемого партнера.

Например, «Наша компания наслышана о высоком качестве вашей продукции (ваших услуг) и полагает, что партнерство с вами могло бы стать большой удачей для нашей молодой компании, предоставляющей услуги в сфере информационных технологий

В то же время, принимая во внимание тот факт, что в нашем штате работают высококвалифицированные специалисты, выпускники крупнейших отечественных и зарубежных вузов, мы можем предположить, что сотрудничество с нами было бы крайне выгодным и для вас. Мы работаем в сфере IT уже более двух лет, и качество наших услуг было высоко оценено такими заказчиками как ПАО «Космос всем», АО «Независимые СМИ Урала» и ООО «Мир будущего»

Нелишним будет приложить к письму прейскурант и список оказываемых услуг.

Как написать информационное письмо

Информационные письма в корпоративной переписке — обычные деловые сообщения, написанные в свободной форме. Однако оформлять послания лучше по правилам деловой переписки. 

Например, для информационных писем часто используют такую структуру: 

  1. В левом верхнем углу листа либо по центру укажите реквизиты компании — наименование, юридический адрес, контактные данные. Укажите дату составления документа и его исходящий номер, если регистрируете корреспонденцию. Если отвечаете на чьё-то письмо, то обозначьте дату и номер входящего документа. 
  2. В правом верхнем углу пропишите сведения об адресате — Ф.И.О., должность, название и адрес компании. 
  3. По центру письма при необходимости напишите тему, отражающую содержание. Ниже темы добавьте обращение в уважительной форме или начните с вежливого приветствия — «Добрый день, …», «Уважаемая … (имя-отчество)». 
  4. Ниже обращения напишите вступление — кратко изложите суть послания. «Прошу Вас…», «Наша компания предлагает…»
  5. В основной части после вступления изложите содержание сообщения. Пишите кратко и последовательно — только факты и самая необходимая информация. Деловое письмо должно чётко отвечать на вопросы: «Кому», «Зачем» и «Почему». Убедитесь, что стиль изложения и содержание будут понятны адресату. Если ваша цель состоит в сотрудничестве — постарайтесь описать выгоду для адресата. 
  6. В заключение письма подведите итог написанного и при необходимости кратко сформулируйте своё предложение или просьбу.
  7. Если к письму прилагаются какие-либо материалы, перечислите их. Для каждого приложения напишите краткое пояснение — что это, о чём и для чего нужно адресату. 
  8. Завершите письмо стандартной фразой «С уважением…» (или что-то аналогичное). Укажите должность и имя отправителя. Если послание персональное — поставьте подпись. Ниже можно прописать контактные данные дополнительного контактного лица.

Образец информационного письма:

В корпоративной среде для деловой переписки обычно применяют бланки с водяными знаками и логотипом компании. При отсутствии утверждённого бланка можно использовать обычную бумагу формата A4. 

В деловой переписке также важно правильно форматировать текст. Проверьте, чтобы сообщение соответствовало

  • Предусмотрите наличие полей. 10 мм —  по правому краю. 20 мм —  по левому краю. сверху и снизу. 
  • Выровняйте содержание письма по ширине страницы. 
  • Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
  • Наименования разделов (при наличии) печатате с отступом абзаца либо центрируйте по ширине. 
  • Печатайте текст с 1-1,5 межстрочным интервалом. 
  • Проставьте нумерацию страниц со второго листа, если письмо включает несколько страниц. Номер проставляют посередине верхнего поля документа, отступая минимум 10 мм от верха листа. 
  • Приоритетные шрифты — Times New Roman № 13/14 либо Arial №12/13. 
  • В таблицах допустим мелкий шрифт — 9/10. 

Готовое информационное письмо проверьте на орфографические и пунктуационные ошибки. Также ещё раз проверьте читабельность и логическую последовательность текста — всё ли понятно, не возникает ли разночтений. 

Правильное оформление

Предложение, в котором отображается запрос на совместную деятельность, нужно подавать в печатном виде. Допускается применение устаревшего способа, когда документы писались и заполнялись вручную, иногда такой метод может стать достаточно эффективным, поскольку удается удивить потенциального партнера.

В качестве исходного материала можно применять обычный лист формата А4 или готовый официальный фирменный бланк. Второй вариант более простой и надежный, на него необходимо потратить меньше времени и нет риска ошибиться с реквизитами компании. Кроме этого, фирменный бланк, особенно, если он цветной, позволить намного серьезнее преподнести собственную компанию. Это требуется учитывать при разработке шаблона.

Правила оформления официальных документов гласят о том, что:

  • компания может иметь множество различных бланков и экземпляров предложения;
  • все шаблоны должны иметь обращение в верхней части письма;
  • окончание обязательно должно оформляться и утверждаться именем и фамилией автора, личной подписью и печатью предприятия.

Требуется, чтобы в качестве представителя, который обращается с запросом про сотрудничество, выступал генеральный директор

Для получателя будет достаточно важно увидеть именно первое лицо предприятия, которое обращается для совместной деятельности

Дата написания должна ставиться в тех случаях, когда предложение содержит информацию об акциях или других, ограниченных по времени бонусах. Это позволит избежать недопонимания в процессе обсуждения условий. В противных случаях, можно не отображать дату.

В начале должна быть информация, которая указывает исходящий номер письма, чтобы в случае ответа, представитель предприятия смог конкретизировать и обозначить, на какой именно документ он предоставил ответ. В журнале для исходящей документации, такое письмо можно не регистрировать. Все зависит от конкретных требований предприятия.

Пример вложения с указанием партнеров

Картинки и другие изображения лучше предоставлять во вложениях. Многие применяют метод, когда перечень партнеров изображают в виде перечня логотипов компаний. Такой подход позволяет обозначить серьезность компании и более удобно изобразить часть информации. Основная часть может содержать изображения только в виде логотипа самого предприятия. Также можно применять картинки в описании продукта или услуги.

Шрифт должен быть стандартным черным, лучше воздержаться от выделений цветом, поскольку это может ухудшить читабельность содержимого письма.

Если письмо отправляется в электронном виде, то можно использовать сканированный вариант. Подходит формат PDF. Достаточно большой популярностью пользуется заверение электронной подписью, которая является аналогом обычной подписи ручкой. Такой способ является полноценным подтверждением подлинности.

Обязательные реквизиты

Когда незнакомец предъявляет вам паспорт или удостоверение, он невольно вызывает доверие и располагает к себе. Реквизиты в письме играют роль того самого паспорта. Серьёзный партнер, который слышит о вас впервые, сможет проверить по реквизитам вашу благонадёжность и солидность, статус, сферу деятельности. Это многократно повысит ваши шансы на успех и гарантирует начальное доверие между вами.

В образец письма о сотрудничестве желательно включить следующие данные:

  • вашу фамилию, имя и отчество;
  • должность;
  • название компании;
  • юридический и фактический адрес;
  • электронный адрес;
  • контактные телефоны, факс, скайп, адрес сайта;
  • полную должность, фамилию, имя и отчество адресата;
  • название компании-получателя;
  • почтовый адрес, на который отправляется письмо.

Современная переписка проходит преимущественно в электронном формате, поэтому максимально полно отразите ваши контактные данные на личном или почтовом сайте.

Если письмо отпечатано на бумаге, непременно указывайте индекс – избавьте вашего адресата от дополнительных усилий по поиску этих данных.

Номер телефона отобразите с международными кодами – это упростит и ускорит установление контактов с получателем.

Если вы пишете от имени компании, то оформите предложение на официальном бланке, присоединив степлером свою визитку.

Советы и нюансы

И для блогера, и для бренда заключение сотрудничества — долгий и трудоемкий процесс

Прежде всего, важно помнить, что по ту сторону экрана находится такой же живой человек, а не безликая компания. Поэтому в общении стоит придерживаться элементарных правил вежливости

Уважайте свое и чужое время. Будьте кратки, пишите по существу и только в рабочее время.

У каждого бренда есть свои критерии, по которым они подбирают блогеров для сотрудничества. Вам не обязательно соответствовать всем им

Но есть некоторые аспекты, на которые обязательно должен обратить внимание каждый инфлюенсер:

Размещайте рекламу избирательно. Не стоит гнаться за сиюминутной выгодой, хватаясь за сотрудничество со всеми. Так, вы можете упустить возможность получить предложение от действительно стоящего бренда.
Будьте честны с брендом и своей аудиторией. Бренды не прощают накрутку лайков и комментариев, а подписчики – ложной информации.
Работайте по брифу. Старайтесь заранее обсудить все нюансы и не отходите от оговоренных условий. Иначе вы создадите впечатление, как минимум, не опытного блогера.
Проводите работу над ошибками. Если бренд остался недоволен сотрудничеством, попробуйте узнать в чем причина, проанализировать, где были допущены ошибки и как их можно исправить.
Стремитесь к качеству, а не количеству. Сегодня никого уже не волнует, сколько подписчиков на аккаунте

Важно лишь то, насколько они активны и лояльны. Работайте со своей аудиторией, налаживайте отношения, создавайте себе репутацию эксперта.

Сотрудничество с блогерами сегодня занимает важную роль в маркетинговой стратегии любой компании. Но очевидно, что уважающий себя бренд не будет сотрудничать с кем попало, рискуя собственной репутацией. К выбору инфлюенсеров бренды подходят ответственно. И точно так же ответственно блогер должен подходить к составлению предложения о сотрудничестве. Пусть даже соблюдение всех правил не гарантирует успех, но вы сможете заявить о себе бренду. И, возможно, в скором времени для дальнейшего сотрудничество он выберет именно вас.

Просмотров:
4 855

• Письмо-ответ на обоснованную претензию

Subject: Ответ на претензию.
Data: 12.05.2016
From: shveynayafabrika@google.ru
To: Анна Колесникова
 
Уважаемая Анна!
 
От лица всего коллектива нашей фабрики хочу выразить Вам искренние сожаления и принести извинения за сложившуюся ситуацию.
 
Наша фабрика уже много лет стабильно и качественно работает на рынке пошива и ремонта одежды.
 
Ваша ситуация относится к редким случаям, виной которому так называемый человеческий фактор. 
 
Мы провели расследование, и лица, виновные в нарушении сроков исполнения и грубости, наказаны. Согласно приказу фабрики от 13.04..2016 № 78/2 сменному мастеру Волковой В. В. объявлен выговор, закройщик А. П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды. 
 
Администрация приняла  срочные меры для выполнения Вашего заказа. Он будет готов 15.05.2016. В любое удобное для Вас время курьер доставит его по указанному Вами адресу.
Поверьте, нам так же, как и Вам, неприятна сложившаяся ситуация!
 
В качестве компенсации мы предлагаем Вам 10% -ую скидку на последующие заказы на нашей фабрике.
 
Свяжитесь с нами,  чтобы уточнить время доставки Вашего заказа.
 
С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество,
 
Директор Алексинской швейной фабрики
Анна Юрьевна Петрова
Тел.: ХХХ-ХХХ-ХХХshveynayafabrika@googlemer.ru

Как пишется предложение о сотрудничестве?

Написать корреспонденцию подобного плана может руководитель предприятия или любой другой сотрудник, в чьи обязанности входит развитие бизнеса по разным направлениям. Эта документация — официальное приглашение к началу ведения совместной деятельности и заключению партнерского договора.

Деловое письмо о сотрудничестве поможет найти новых контрагентов

Письмо адресуют непосредственно руководству компании-контрагента. Иногда текст составляют и для заместителя директора по конкретному направлению, начальника подразделения или узкопрофильного специалиста. В любом случае решение о сотрудничестве принимает глава предприятия. Примеров подобной корреспонденции в Интернете много, но унифицированного варианта документа нет. Деловое послание составляют индивидуально для каждой фирмы.

Приглашение к сотрудничеству обладает четкой структурой. К ней относят:

  1. Приветствие.
  2. Основную часть.
  3. Заключение.
  4. Контактную информацию.

Письмо с предложением сотрудничества — мотивационный «крючок», который побуждает потенциального клиента к подписанию соглашения о намерениях заключить договор. Поэтому корреспонденция должна быть составлена интересно, грамотно и читабельно.

Во время составления письма с предложением о сотрудничестве необходимо учитывать ряд нюансов. Разберем их ниже.

Тон

Корреспонденция этого типа — официальный документ. Поэтому при написании желательно придерживаться определенных правил. Послание не должно содержать разговорной лексики, превосходных степеней и других подобных изысков. Учитывается и тональность письма. Идеальный случай — лаконичное предложение о партнерстве в определенных областях (без заискивания или пренебрежительного отношения). Написать соглашение нужно без канцеляризмов. Эти слова отпугивают и делают итоговый текст слишком официальным.

О чем сказать?

При составлении делового письма с предложением о сотрудничестве можно указать на преимущества работы именно с вашей бизнес-структурой. Излишнюю браваду лучше опустить. Хвалебные оды никому не интересны. При этом у контрагента может создаться неверное представление о возможностях вероятного партнера. Перечислить плюсы организации можно, но без гиперболизации. Желательно сослаться на других контрагентов, которые порекомендуют ваше предприятие. Это придаст посланию больше веса и увеличит вероятность отклика.

Текст

Краткость — сестра таланта. Фраза избитая, но актуальная и в этой ситуации. Читать «простыни» текста неинтересно. Нередко такие письма с предложением о сотрудничестве просто удаляют без рассмотрения. Написать деловую корреспонденцию мало, ее нужно правильно структурировать. Желательно, чтобы документ включал:

  1. Абзацы.
  2. Списки.
  3. Примеры реализованных проектов (кратко).

Такой текст читать легче. Информация воспринимается значительно лучше и эффективнее воздействует на потенциального партнера.

Адресат

Выше говорилось, что приглашение к партнерству не всегда адресуют только руководителю бизнеса. Иногда письмо направляют непосредственно специалисту узкого профиля. В этом случае необходимо оперировать соответствующей терминологией. Поэтому составление образца лучше доверить человеку с профильным образованием.

Обращение

В приглашении к заключению партнерства, как и в тексте благодарственного письма за сотрудничество, обращение к руководству компании или иному лицу, для которого предназначен сам документ, ведется по имени и отчеству. Поэтому желательно заранее собрать о вероятном контрагенте необходимую информацию. Такой подход поможет расположить к себе человека с первых строк.

Чего быть не должно?

Хорошее коммерческое предложение можно «убить» несколькими неправильными фразами. Пример — риторические вопросы. Создается ощущение, что они мотивируют на дальнейшее прочтение письма с предложением о сотрудничестве, но на самом деле это не так.

Заключение

Текст следует правильно закончить. Как минимум указывается контактная информация предприятия. Иногда дополнительно пишут и индивидуальный налоговый номер. Это поможет вероятному контрагенту собрать сведения об организации по ИНН и проверить надежность будущего партнера. Чем больше будет реквизитов, тем выше станет доверие к самой корреспонденции.

Как правильно написать письмо предложение о сотрудничестве

Наиболее важным является то, что предложение является своего рода крючком, на который должен попасться потенциальный партнёр. Текст письма с предложением о сотрудничестве должен быть интересным, содержательным и грамотным. Самым лучшим исходом таких писем является запрос от потенциального партнёра коммерческого предложения, прайса на ваши товары или услуги или даже запрос на поставку.

Хоть письмо-предложение и является официальным документом, но единого стандарта для него нет. Такие письма формируются по шаблону конкретной фирмы или в свободной форме.

СПРАВКА! Занимаясь написанием письма, необходимо следовать правилам русского языка, деловой этики и делопроизводства. Хотя бывает, что такие письма приходится писать и на английском языке (для иностранных партнеров).

Перед написанием письма предложения, нужно уточнить реквизиты сотрудника, кому это письмо предназначается. Письмо состоит из следующих пунктов:

  1. Заголовок (необязательно использовать).
  2. Обращение (начинается со слова «уважаемый/ая»).
  3. Само предложение.
  4. Подпись.

Основная часть

Здесь необходимо написать текст таким, чтобы оппонент не стал рассматривать остальные приглашения. В этой части содержится вся суть предложения. Никакие витиеватые фразы, размытые высказывания и специальные термины здесь неуместны. Суть письма должна быть написана четко, ясно и лаконично. Также должен проставляться акцент на особые черты и выгодное предложение.

В этой части необходимо упомянуть об организации-отправителе, однако это упоминание должно ограничиться только годом основания фирмы и основными видами ее деятельности. Здесь дополнительная информация будет лишней.

Кроме того, в ней можно написать о действующих клиентах и партнёрах организации, которые оставляют исключительно положительные отзывы о деятельности предприятия.

Лучше, чтобы интонация письма была больше побудительная, чем повествовательная

СПРАВКА! Важно не перегнуть палку и составить текст корректно, не навязывая сотрудничество и услуги

Если текст письма получается слишком длинным, то всю важную для прочтения информацию нужно разделить на абзацы и выделить основные пункты. С помощью такого приема восприятие получится полным, а крупный текст будет читаться проще.

Основную мысль письма необходимо сделать в начале или в конце. Это обусловлено тем, что эти части подсознательно запоминаются читающим.

Согласно практике, получатели таких писем готовы потратить на их прочтение не более минуты

Это нужно принимать во внимание, составляя эти письма

Обязательные сведения

СПРАВКА! К письму-предложению можно прилагать дополнительные документы или ссылки на законы, если они имеют отношение к вашему предложению.

Оформление письма

Оформление может происходить с помощью двух вариантов — написание от руки или распечатка на компьютере.

Написание писем от руки уже устарело, но иногда такой способ является более эффективным, так как некоторые руководители старомодны и не любят новые технологии, общаясь как раньше.

Вариант распечатки текста на компьютере наиболее привычен и удобен на сегодняшний день. Обычно на всех предприятиях существует заготовка бланка, содержащая необходимые реквизиты. Кроме того, если такие письма отправляются часто, то наверняка есть и готовый шаблон письма с предложением о сотрудничестве, который нужно скачать и совсем немного подкорректировать под конкретного адресата и можно отправлять.

Предложение о сотрудничестве можно делать в каком угодно количестве, однако нужно не забывать сначала вставить корректное обращение, а в конце должна стоять подпись отправителя.

Дата на письме-приглашении необходима только тогда, когда в предложении содержатся какие-то акции или специальные условия, которые активны конкретный период времени.

СПРАВКА! В журнале исходящей корреспонденции регистрировать письма-предложения нет никакой необходимости.

Призыв к сотрудничеству

Ранее представленный пример предложения показывает, что оно должно сподвигнуть оппонента к принятию положительного решения.

Чтобы это сделать, одни предприятия могут использовать только побудительный текст, который призывает к сотрудничеству, а другим этого недостаточно и приходится предлагать скидки или вознаграждения за то, что их предложение приняли.

Благодарность

Момент благодарности является немаловажным в письмах о сотрудничестве. В конце такого рода писем обязательно нужно вставить благодарность за то, что вам уделили время на прочтение письма.

СПРАВКА! Такая вставка будет расценена не только как банальная вежливость за отнятое время оппонента, но и говорит о серьезности вашей компании.

Залог успеха коммерческого предложения

Чтобы добиться настоящего успеха и получить нового клиента, необходимо правильно себя зарекомендовать и как можно лучше преподать преимущества именно своей компании. Успешное письмо должно содержать максимально выгодные условия не только для себя, а для покупателя.

Для того чтобы предложение не выглядело как шаблон, начинать нужно с презентации, постепенно переходя к сути. Результат во многом зависит от лаконичности изложения сути. Хороший специалист не будет использовать старые примеры, а пойдет творческим путем и непременно сможет написать уникальное коммерческое предложение.

Если предприятие занимается производством, то следующим этапом будет описание именно производственных процессов. Правильная и краткая подача информации является одним из ключевых факторов для принятия положительного решения со стороны потенциального клиента. Кроме того, не надо перегружать потенциального клиента информацией, лучше дать ему время подумать.

Существует несколько правил, которые нужно соблюдать, чтобы получить положительный ответ:

  • выдержать продолжительную паузу, тем самым давая клиенту подумать;
  • если в течение недели или двух нет ответа, можно позвонить и уточнить, получил ли адресат сообщение, если нет, то предложить продублировать еще раз, а если да, то спросить, нет ли решения по данному вопросу;
  • нельзя настойчиво звонить каждый день помногу, ведь это только оттолкнет клиента;
  • информация, которую вы предоставляете, должна быть проверена и соответствовать действительности.

Если письмо с коммерческим предложением оформлено профессионально, с учетом всех вышеперечисленных правил, то совсем вскоре вы получите письмо с ответным предложением.

Примеры успешных предложений о сотрудничестве — это именно те, которые получили позитивный ответ. Обычно предложения рассматриваются от 2 дней до 2 недель

Вот почему важно уметь выдерживать паузу и избегать навязчивости со своей стороны. Если ответ все же окажется отрицательным, то необходимо узнать, что именно не устроило потенциального клиента

Возможно, цена на товар оказалась неприемлемой или выше чем у конкурента. Конечно, можно предложить скидку, аргументируя, что данный клиент очень важен для вас, и поэтому вы хотите показать ему свою расположенность таким образом. Очень часто такие маневры все же помогают заполучить потенциального клиента.

Конечно же, встречаются и примеры неудачных и провальных предложений о сотрудничестве, которые неправильно оформлены, переполнены ненужной информацией или же в них неправильно расставлены приоритеты. Такие письма нечитабельны, и поэтому зачастую клиенты даже не дочитывают их до конца, сразу же отправляют их в спам.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий