Как правильно написать письмо в налоговую об отсутствии задолженности

Содержание письма

Также имеется и еще одна конспирологическая версия о том, для чего рассылает такие письма ИФНС: это банальная проверка реальности адреса и места нахождения организаций. При отсутствии ответа инспекторы могут отразить у себя данные об отсутствии организации по адресу. Чтобы избежать в дальнейшем возможных споров с налоговым органом, а также наказания в виде штрафа за игнорирование запросов налоговиков, будет лучше, если организация сделает попытку уточнить информацию по содержанию полученного письма.

Защитите себя от налоговых проверок. Онлайн-курс от бывшего сотрудника ОБЭП, а ныне известного налогового консультанта сейчас со скидкой 50 %. Сейчас всего за 2750 руб.

Вы научитесь противостоять давлению налоговиков, грамотно вести себя на допросах и выемке, защищать себя от уголовки и субсидиарки.

Куча практических советов и минимум теории. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить (у нас еще пять курсов со скидкой).

https://www.youtube.com/embed/

Каково содержание?

Составляя запрос, уполномоченное лицо должно лаконично и чётко сформулировать: с какой целью, на каком основании ему необходимо получить информацию от юридического лица (ИНФС), ссылаясь на правовые и федеральные законы. Ниже мы рассмотрим содержание каждого запроса.

О задолженности по налогам

Заявление о присутствии задолженности по налогам, сборам и штрафам пишется с целью получения информации о финансовых задолженностях фирмы, предпринимателя перед государством. Заполнение возможно двумя способами: собственноручным и электронным форматом.

Регламентированной формы заполнения запроса нет, но существует рекомендованный пример по заполнению справки, утвержденный 2 июля 2012 года Административным регламентом, приказом № 99, приложение № 8.

Содержание запроса о задолженности по налогам:

  • наименование органа, где фирма или предприниматель состоит на учете;
  • сведения о юридическом лице: ФИО;
  • полное наименование организации заявителя или его личные ФИО;
  • юридический адрес фирмы или ИП + ИНН/КПП.
  1. цели вашего запроса: получить на руки справку о состоянии уплаты или об исполнении обязанности по уплате налогов;
  2. констатация даты, когда заявителю необходимо получить выписку о задолженности по налогам;
  3. реквизиты компании или ИП, и способ получения ответа на запрос;
  4. подпись и визирование документа печатью, если такова имеется.
  • Скачать бланк запроса справки в налоговую о задолженности по налогам/об исполнении обязанности по уплате налогов
  • Скачать образец запроса в налоговую о задолженности по налогам

О предоставлении информации

Документ составляется на чистом листе или бланке, в содержание «шапки» входит следующая информация:

  • название государственного органа или муниципальной организации, куда будет направлен запрос;
  • ФИО лица, предоставляющего информацию заявителю;
  • ФИО заявителя (ИП) или организации, которым необходимо указать: наименование и месторасположения предприятия;
  • номер телефона и электронная почта для осуществления обратной связи.

Основная часть запроса:

  • обращение к должностному лицу;
  • ссылка на правовые документы, например: согласно статье 51 Конституции РФ с изменениями 2015 года и статьи 8 Закона РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» прошу предоставить мне сведения…;
  • описание сути запроса;
  • указание просьбы, которую должен осуществить получатель, например: прошу ответить на запрос о получение информации в установленном законом порядке.

Завершающая часть: визирование документа (подпись с расшифровкой и дата составления).

О добросовестности контрагента

Содержание справки: в левом углу фиксируется город, где составлялся документ и дата.

Основная часть:

  1. наименование контрагента и ФИО исполняющего лица;
  2. опись документа на основании, которого был заключен договор;
  3. наименование договора и компаний, которые заключили сделку;
  4. опись регистрации контрагента по месту учета: № регионального ИНФС, дата регистрации, ИНН/КПП компании;
  5. ссылка на применяемую систему налогообложения компании поставщика;
  6. указание цели + ссылка на правовые или законодательные документы;
  7. опись выполняемых обязательств контрагентом перед налоговым органом РФ;
  8. перечисление полномочий, которыми располагает контрагент;
  9. уточнение обязательств, с которыми соглашается поставщик, опираясь на заключенный договор с заявителем;
  10. пункт обязующий поставщика, составить письменное объяснение, в случае если он не предоставит полный пакет документов;
  11. перечень обязательных документов, сопутствующие заявлению;
  12. визирование запроса уполномоченными лицами: подпись с расшифровкой, печать организации.
  • Скачать бланк запроса в налоговую о добросовестности контрагента
  • Скачать образец запроса в налоговую о добросовестности контрагента

О состоянии расчетов

Справка о состоянии расчета содержит в себе следующую информацию:

  1. Кому, куда и от кого адресуется запрос.
  2. Номер налогоплательщика, наименование фирмы, ее ИНН/КПП, месторасположение и телефон для обратной связи.
  3. ФИО заявителя, адрес фактического проживания, серия и номер паспорта, телефон.
  4. Просьбу о выдаче справки о состоянии расчета на определенную дату.
  5. Способ получения ответа от фискальной службы: лично, почтой.

Выбирая способ получения лично, должностное лицо должно указать: телефон и ФИО человека, представляющее интересы организации; в случае получения ответа налоговой службы почтой, должностной лицо при составлении запроса должно указать юридический адрес фирмы.

Место предоставления справки.
Подпись ИП или роспись руководителя организации с расшифровкой.

  • Скачать бланк запроса в ИФНС о состоянии расчетов
  • Скачать образец запроса в ИФНС о состоянии расчетов

Кто вправе подписать запрос

Уполномоченный представитель организации действует на основании доверенности, оформленной согласно гражданскому законодательству. Следовательно, запрос в финансовые или налоговые органы должен подписать либо руководитель, либо уполномоченный представитель. Последний прикладывает к запросу доверенность либо ее копию, заверенную руководителем организации.

Если запрос подписал не руководитель, а, например, главный бухгалтер или юрисконсульт и документы, подтверждающие его полномочия, не представлены, налоговый орган откажет в рассмотрении такого обращения. Причина тому — отсутствие оснований для рассмотрения. Право на получение информации или разъяснений имеет только законный или уполномоченный представитель организации.

Обратите внимание: обращения учредителей, не являющихся законными или уполномоченными представителями, также не рассматриваются. Сотрудники аудиторских, консалтинговых и юридических фирм могут быть уполномоченными представителями организации-налогоплательщика

Поэтому при наличии доверенности они также могут обращаться с запросами в компетентные органы, но при условии, что делать это они будут от имени своих клиентов. Налоговые и финансовые органы не обязаны разъяснять фирмам, специализирующимся на оказании консультационных услуг, налоговое законодательство в связи с проблемами их клиентов. В то же время такие фирмы могут обратиться в государственные органы как налогоплательщики

Сотрудники аудиторских, консалтинговых и юридических фирм могут быть уполномоченными представителями организации-налогоплательщика. Поэтому при наличии доверенности они также могут обращаться с запросами в компетентные органы, но при условии, что делать это они будут от имени своих клиентов. Налоговые и финансовые органы не обязаны разъяснять фирмам, специализирующимся на оказании консультационных услуг, налоговое законодательство в связи с проблемами их клиентов. В то же время такие фирмы могут обратиться в государственные органы как налогоплательщики.

Элементы письма

Деловая переписка в большинстве своем однотипна. В конкретном документе выделяются три части: шапка, тело документа и заключительная. В верхней части листа обычно располагаются реквизиты организации, которая отправляет документ и является кредитором. В идеале письмо печатается на фирменном бланке организации, который содержит ее полное наименование, адрес, контактные телефоны, ИНН и другую принципиально важную информацию.

Также шапка, согласно существующим нормам, должна содержать номер, дату, вежливое, а главное — конкретное обращение к деловому партнеру.

В основной части документа в большинстве случаев прописывается:

  • Ссылка на номер договора, который был заключен и согласно которому произвелась поставка товара либо были оказаны услуги. Можно ссылаться на конкретный пункт договора, если есть возможность. Не возбраняется цитирование, если это проясняет создавшуюся ситуацию.
  • Какие организации участвовали.
  • Конкретная сумма долга, а также за какие товары либо услуги она причитается к выплате.
  • Какие действия требуются компании-должнику. Обычно это перечисление средств на какой-либо счет. Если данные счета прописаны в договоре, то достаточно будет сослаться на подписанный обеими сторонами договор.
  • Что произойдет в случае неуплаты долга. Меры могут быть как мягкие (неустойка, пени), так и жесткие (обращение в Арбитражный суд). В основном организации прибегают к комбинированным мерам воздействия на должника.

При обращении в суд письмо-требование об оплате задолженности является обязательным условием подачи иска. Без него дело наверняка будет проиграно, особенно если должник не будет признавать существование задолженности.

В качестве дополнения можно приложить расчеты пени, которая полагается за неуплату долга. Однако это не обязательно для такого типа деловой переписки. Кроме того, при отказе оплаты долга и по прошествии длительных сроков, при обращении в суд пени могут значительно увеличиться.

Требование о представлении пояснений

Письмо из налоговой с требованием о представлении пояснений приходит в двух случаях:

Если письмо представляет собой уведомление без конкретно обозначенных требований, его можно просто принять к сведению. Отвечать необязательно. Однако если требование сформулировано ясно и однозначно, вы обязаны предоставить все требуемые пояснения как можно быстрее. Закон отводит на это только 5 дней. Если вы не уложитесь в этот срок, дело может дойти даже до выездной проверки.

Итак, если в письме вас уведомляют об ошибках и неточностях в налоговых данных и расчётах, нужно действовать по следующему алгоритму:

  • сделать копии документов, относящихся к финансовой хозяйственной деятельности (вашей или контрагента, если потребуется) за период, указанный в налоговом требовании;
  • составить сопроводительное письмо (с указанием количества листов);
  • пронумеровать (если листов несколько) и прошить все копии документов;
  • заверить прошитые бумаги подписью руководителя и печатью фирмы;
  • отправить в ваше отделение ИФНС подготовленный таким образом ответ на уведомление.

Сопроводительное письмо всегда составляется в двух экземплярах. Один останется в налоговой, а другой вам вернут, поставив отметку о получении. В сопроводительном письме необходимо:

  • кратко обрисовать ситуацию;
  • если потребуется, дать подробные пояснения по каждому из спорных или непонятных пунктов;
  • указать имя и фамилию исполнителя, а также контактный телефон.

Подготовленные и аккуратно помещённые в папку документы (вместе с сопроводительным письмом) нужно отнести в отделение ИФНС. Желательно передать их лично в руки тому инспектору, чьи данные указаны в полученном вами письме. Отправлять бумаги по почте не стоит – не факт, что дойдут в срок. Не поленитесь и принесите их лично либо отправьте представителя. И не забывайте, у вас всего 5 дней.

Конкретную инструкцию, увы, составить невозможно – в разных фирмах и проблемные ситуации сильно различаются. Можно дать лишь общие рекомендации, которые с большой долей вероятности окажутся полезными для любого предпринимателя.

  1. Проведите финансовый анализ. Определите, какие суммы вы в среднем платите налоговой сейчас. Решите, стоит ли в вашем случае выплачивать больше, чтобы снизить налоговые риски (высокий уровень налоговых рисков – это то, что не нравится служащим ФНС больше всего).
  2. Заверьте налоговиков, что вы приняли их уведомление к сведению и готовы предпринять необходимые меры. Объясните, по каким причинам сложилась неблагоприятная ситуация (здесь можно сослаться как на объективные внешние факторы, так и на конкретные особенности вашей фирмы). Ответ должен быть максимально развёрнутым и подробным. Обязательно приложите к своему письму документы, которые подтвердят изложенные в нём доводы.
  3. Проверьте своих контрагентов (хотя бы основных) и соберите по ним основные данные. Это можно сделать, получив выписку из ЕГРЮЛ на официальном сайте федеральной налоговой службы. Может быть, с некоторыми контрагентами придётся прервать деловые связи, чтобы не дискредитировать фирму.
  4. Проанализируйте схемы работы с партнёрами (особенно с теми, у которых, на ваш взгляд, больше шансов попасть в поле зрения ФНС).
  5. Проверьте состояние активов фирмы. Возможно, понадобится обезопасить их тем или иным способом.

Все эти процедуры желательно провести в течение месяца. Если за этот срок ничего не изменится, инспекторы могут вынести решение о проведении в отношении вас выездной налоговой проверки.

Что делать, если не согласен с требованием от налоговой

Большинство нарушений выявляют в ходе камеральной проверки за прошлый налоговый период. Если специалисты ИФНС обнаружили недоимку, они направляют письмо в адрес должника, в котором требуют заплатить долг по налогам и сборам за предыдущий год с указанием срока оплаты. Ошибки в подобных ситуациях не редкость. Основные причины их появления, следующие:

  • Технический сбой в программном обеспечении ФНС.
  • Ошибка работников ИФНС при распределении средств, пример подобной ошибки – неправильно разнесли платеж или не сделали отметку о переходе на другой режим налогообложения.
  • Ошибка сотрудника предприятия, ответственного за платежи. Часто в платежных документах указывают неправильные реквизиты, например, КБК или ОКТМО. Или происходит арифметическая ошибка.
  • При переходе налогоплательщика из одной налоговой в другую в середине года. Может пройти некоторое время для передачи карточки предприятия. Поэтому по данным новой инспекции возникает долг, которого на самом деле нет, так как налоги и взносы поступили на прошлое место регистрации.

Если налогоплательщик не согласен с предъявленными требованиями, он не может его просто игнорировать. В любом случае надо написать ответ на требование об уплате налога, если налог оплачен. Также рекомендуется запросить акт сверки, чтобы понять, какие платежи не были учтены.

Уведомление от налоговой

Важно! Если проигнорировать запрос от ИФНС, может быть наложен штраф в размере 5 000 руб.*, если нарушение первое и до 20 000 руб.* в случае повторного нарушения в течение года. Определенного шаблона бланка такого письма нет

Оно составляется в произвольной форме. По часто встречающимся ситуациям можно найти образец. Обязательно должна присутствовать следующая информация:

Определенного шаблона бланка такого письма нет. Оно составляется в произвольной форме. По часто встречающимся ситуациям можно найти образец. Обязательно должна присутствовать следующая информация:

  • наименование ИФНС с указанием конкретного адресата, как правило он указан в полученном письме;
  • от имени кого составляется пояснение, чаще всего это главный бухгалтер или директор, обязательно указывают наименование налогоплательщика;
  • надо указать на какое требование дается ответ, это можно сделать в названии или тексте письма;
  • в письме должно быть указано, с чем предприятие не согласно и по какой причине, например, не согласны уплачивать такую-то сумму, так как оплату по указанным взносам осуществили своевременно;
  • чтобы доказать свою правоту необходимо приложить подтверждающие документы – платежки, выписки, квитанции, уведомления, акт сверки и т.д., в письме надо указать перечень этих документов;
  • письмо должно быть заверено подписью ответственного лица и печатью предприятия, если она есть.

Пояснение можно предоставить в ИФНС по месту регистрации, отправить заказным письмом по почте или через личный кабинет на nalog.ru, при наличии электронной подписи. При личной подаче документа необходимо сделать два экземпляра, один оставить в налоговой, на втором поставить отметку, что документ принят, и хранить его у себя. Не стоит писать длинных текстов, все должно быть по существу и подтверждено документально.

Важно! Все документы, связанные с налоговым и бухгалтерским учетом, необходимо хранить даже в случае закрытия предприятия, так как налоговая имеет право их запросить. Минимальный срок хранения – четыре года. . Следует понимать, что плательщик не обязан оплачивать долг, которого у него нет

Но ответить на полученное требование он обязан. На рассмотрения пояснения у ИФНС есть 30 рабочих дней, с возможным продлением еще на такой же срок. Если решение вопроса явно затягивается, иногда целесообразно уплатить выставленный долг, чтобы не набегала пеня. А переплаченные деньги потом вернуть. В любом случае, платить или нет – решает налогоплательщик

Следует понимать, что плательщик не обязан оплачивать долг, которого у него нет. Но ответить на полученное требование он обязан. На рассмотрения пояснения у ИФНС есть 30 рабочих дней, с возможным продлением еще на такой же срок. Если решение вопроса явно затягивается, иногда целесообразно уплатить выставленный долг, чтобы не набегала пеня. А переплаченные деньги потом вернуть. В любом случае, платить или нет – решает налогоплательщик.

*Суммы штрафов актуальны на июль 2018 года.

Письмо с требованием о необходимости пояснений

Такой тип корреспонденции приходит в 2-х ситуациях:

  • Инспектор нашел грубые ошибки в отчетной декларации.
  • В налоговой определи, что компания соответствует одному или целой группе «негативных» факторов.

Если в сообщении отсутствуют четкие требования, достаточно принять информацию к сведению. При наличии указаний последние должны быть выполнены в течение пяти суток. В ином случае можно ждать работников ФНС на проверку.

Так, если стали приходить письма из налоговой о наличии ошибок в декларации, стоит сделать следующее:

  • Скопировать бумаги, которые имеют отношение к хоздеятельности компании или партнеров по бизнесу (с учетом требований ФНС).
  • Оформить письмо сопроводительного характера.
  • Проставить номера и прошить копии бумаг.
  • Выполнить заверку подготовленных документов (требуется печать).
  • Направить бумаги в ФНС.

Письмо-сопровождение оформляется в 2-х экземплярах (один остается на руках). В нем указывается следующее:

  • Описание обстоятельств.
  • Четкие пояснения сложных моментов (если в этом имеется необходимость).
  • Данные автора (ФИО и телефон).

Готовые бумаги должны быть доставлены инспектору в течение 5-ти дней.

Гарантийное письмо

Если в ваш адрес пришло уведомление о задолженности, на него нужно как можно быстрее отреагировать, пока кредитор не предпринял более серьезные меры. Но не всегда есть возможность сразу же расплатиться с долгами, в такой ситуации можно отправить в ответ на претензию гарантийное письмо.

Гарантийное письмо – это документ, согласно которому должник обязуется погасить обязательства в определенный срок. Помимо выплаты денежных средств, таким письмом можно гарантировать выполнение услуг или поставку товара. Документ будет иметь юридическую силу только при соблюдении правил его составления. Он должен включать следующую информацию:

  • ФИО или наименование фирмы отправителя;
  • ИНН и КПП;
  • адреса (юридический и фактический);
  • ФИО или название адресата;
  • текст гарантии;
  • подпись ответственного лица (директор или бухгалтер), при наличии печать.

В тексте самой гарантии важно указать сроки погашения задолженности, а также обстоятельства, под влиянием которых избран именно такой срок. Для наглядности можно приложить график платежей

Обязательным является и указание реквизитов договора, либо иного основания возникновения долга.

Как и в случае с уведомлением, вручить гарантийное письмо можно лично, либо через почтовое отправление. Отправка документа в электронном виде допустима только при наличии у отправителя цифровой подписи, а также фигурировании адресов электронной почты сторон в договоре.

Скачать образец письма можно здесь.

Основания для обращения

Жалоба в налоговую инспекцию может быть подана:

  • физическим лицом;
  • юридическим лицом;
  • индивидуальным предпринимателем.

Основанием для обращения становится нарушение гражданских прав, действие или бездействие как работодателя, так и сотрудников ИФНС. В последнем случае обращаться нужно в организацию, которая является вышестоящей.

Среди конкретных причин выделяют:

  • допущение ошибки при расчете налогов;
  • необоснованно назначенный штраф;
  • отказ в учете льгот, имеющихся у гражданина и др.

Данный вопрос регулируется положениями глав 19 и 20 НК РФ. Обратиться нужно к статьям 137–140 кодекса.

Также жалоба в ФНС может быть подана на организацию лицом, выявившим нарушения. Действия граждан регулируются статьей 2 ФЗ №59 от 02.05.2006. Обратиться можно при уклонении организации от выплаты налогов, получении зарплаты в конвертах.

Если разъяснение ошибочно

Нет, нельзя. Выполнение письменных разъяснений по вопросам применения налогового законодательства, если они даны финансовыми органами (другими уполномоченными государственными органами) или их должностными лицами в пределах их компетенции, является обстоятельством, исключающим вину налогоплательщика. Об этом сказано в подпункте 3 пункта 1 статьи 111 НК РФ. Если же разъяснение выходит за пределы полномочий соответствующего государственного органа, вина налогоплательщика не исключается.

В результате выездной проверки ООО «Березка» должностные лица налоговой инспекции выявили грубое нарушение правил учета доходов и расходов организации. В связи с этим налогоплательщику был вручен акт налоговой проверки, в котором указывалось на подтвержденный факт правонарушения.

Руководитель ООО «Березка» Н.Н. Петров не признал себя виновным, заявив, что руководствовался разъяснениями налогового органа. Однако письмо инспекции, на которое ссылался Н.Н. Петров, содержало разъяснение по вопросам бухгалтерского учета. А поскольку вопросы бухучета и отчетности относятся к компетенции Минфина России (а не ФНС России), должностные лица инспекции привлекли ООО «Березка» к налоговой ответственности за совершенное правонарушение.

Возможна и другая ситуация. Ошибочный ответ был обнародован в средствах массовой информации, и им воспользовался другой налогоплательщик. Это также привело к налоговому правонарушению.

Можно ли в этом случае применить к налогоплательщику меры налоговой ответственности? Нет, нельзя. Поскольку такой ответ был подписан уполномоченным должностным лицом (а мы рассматриваем только этот вариант), он считается официальной позицией государственного органа. При этом не имеет значения, адресовано разъяснение непосредственно налогоплательщику, который направил запрос, или неопределенному кругу лиц. Такой вывод следует из пункта 35 постановления Пленума ВАС РФ от 28.02.2001 № 5 «О некоторых вопросах применения части первой Налогового кодекса Российской Федерации» и письма Минфина России от 21.09.2004 № 03-02-07/39.

Ответ должен быть дан в течение 30 календарных дней с даты поступления запроса. При необходимости срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней. Об этом, а также о причинах продления необходимо проинформировать заявителя. Ответ на запрос дается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона исполнителя.

Источник статьи: http://www.klerk.ru/buh/articles/52256/

Кто составляет документ и как он оформляется?

Запрос – документ, предназначенный для делового общения, его цель получение достоверной и интересующей информации лицу, которое его составило.

Составить запрос имеют право:

  1. уполномоченные лица;
  2. предприниматели;
  3. бухгалтеры.
  • запрос должен быть изложен в официальном стиле;
  • он может быть предоставлен сотрудникам фискальной службы в электронном и печатном виде;
  • документ должен содержать информацию физического и юридического лица;
  • допускаются ссылки на правовые законы, относящейся исключительно к сути запроса;
  • документ должен быть завизированным представителем налоговой инспекции и уполномоченным лицом фирмы.
Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий