Построение отдела продаж с нуля: инструкция по созданию эффективного отдела продаж

Кем работать после получения диплома

Давайте разберемся, человек с какими чертами характера и умениями сможет освоить специальность “Коммерция” по отраслям

Что это за профессия, и кем работать молодому специалисту после получения диплома? Самое важное, что потребуется от человека, поступившего на этот факультет, − предприимчивость, упорство в достижении целей, умение принимать решения очень быстро, причем иногда не только за себя, но и за целый коллектив. Если все эти качества вам присущи, тогда приятным дополнением станет коммуникабельность и организаторские навыки, ведь работать всю жизнь на позиции менеджера по продажам не предел мечтаний

Также стоит развить свою оперативную память, чтобы не запутаться во всех этих штрихкодах, накладных и нормативных документах. Как и в любой другой профессии, коммерсант может оказаться в стрессовой ситуации, из которой нужно уметь выйти максимально безболезненно благодаря эмоционально-волевой устойчивости и собранности. Устроиться на работу с этим дипломом можно очень легко. Такого специалиста рады будут принять компании интернет-торговли, отделы закупок, организации оптовой и розничной торговли, сфера услуг и гостинично-ресторанный бизнес. Вот такое прибыльное дело – коммерция по отраслям. Что это за профессия? Отзывы выпускников помогут вам лучше разобраться в этом вопросе.

Структура отдела продаж в плане развития подразделения

Планирование дальнейшего развития отела продаж не может быть осуществлено без тщательного изучения его структуры и действующей на данный момент системы мотивации.

В случае выявления недочетов необходимо внести соответствующие поправки. Но сделать это нужно по определенным правилам. Они не сложные, но дают хороший эффект.

Многие предприниматели недооценивают роль руководителя отдела продаж в деятельности фирмы. Этот специалист должен иметь релевантный опыт продаж (РОП). Только в этом случае, собственник может быть уверен, что подразделение работает должным образом. Отсутствие грамотного специалиста приведет к тому, что владелец бизнеса будет тратить много времени на решение текущих задач. А это значит, что на развитие предприятия не останется ни времени, ни сил.

Менеджмент всегда эффективен, если выполняются нормы управляемости. Другими словами, количество сотрудников, которыми руководит один начальник, не должно превышать определенного значения. Считается, что один человек не может эффективно управлять более чем 7 подчиненными.

Каждый сотрудник должен заниматься своими задачами. В противном случае в отделе будет царить полная неразбериха.

Выделим основные функции коммерческой структуры:

  • лидогенерация – формирование базы клиентов;
  • первичное закрытие сделки – реализация продукта (услуги) новому покупателю;
  • работа с постоянными клиентами.

Целесообразно распределить эти функции между несколькими сотрудниками. Каждый должен выполнять только одно направление работы. Например, продавцу не следует заниматься поиском потенциальных клиентов.

Достигнув определенного уровня развития бизнеса, можно поручать отдельным сотрудникам ведение проекта. Однако для этого должны быть основания. Например, такие:

  • многообразие товаров, реализация которых требует наличия глубокой специализации;
  • несколько разноплановых целевых аудиторий;
  • необходимость применения разных способов продаж при работе в нескольких регионах одновременно.

Подводя итоги, можно сделать вывод, что при наличии большого числа сотрудников в отделе продаж целесообразно разделить их на несколько подотделов, каждый из которых должен иметь своего руководителя. Это не только повысит уровень управляемости, но и создаст здоровую конкурентную борьбу между этими подотделами. Также возрастет вероятность достижения плана по итогам периода.

Создание, построение, инструкции

В практике компаний, есть несколько способов построения отдела с нуля.

Онлайн продажа

Конкретная структура выбирается в зависимости от таких факторов:

  • количество работников в департаменте;
  • основные функции;
  • сфера работы компании;
  • сложность производства продукции и их параметры;
  • местонахождение магазинов;
  • степень дифференциации работы.

Функционально-линейная структура

Когда производимая продукция имеет малое количество ассортиментных видов, продажа происходит только в одном регионе и процесс расширения присутствия не предвидится, то представленная структура подойдет максимально. Линейная структура продаж и руководства состоит из трех уровней.

На первом уровне располагается начальник отдела, который имеет такие функции:

  • создание стратегических задач и целей департамента и выполнение контроля за соблюдением;
  • обучение подчиненных;
  • сбор и передача данных о продажах для других подразделений;
  • контроль за соблюдением дисциплины;
  • повышение мотивации;
  • оптимизация процессов сбыта;
  • предоставление техники и оборудования;
  • налаживание коммуникации в подразделении и с другими отделами.

Второй иерархический уровень состоит из руководителей подразделений всего департамента продаж.

Важно! Функции руководителей подразделений зависят от конкретной сферы и специфики работы компании. Обычно устанавливаются управляющие по работу с потребителями, маркетингу и менеджер по документации

Применяется практика внедрения специалистов по маркетингу в отдел продаж. Возможно применение деления руководителей по пассивному и активному сбыту

Обычно устанавливаются управляющие по работу с потребителями, маркетингу и менеджер по документации. Применяется практика внедрения специалистов по маркетингу в отдел продаж. Возможно применение деления руководителей по пассивному и активному сбыту.

Построение сервиса

Третий уровень характеризуется специалистами, которые подчиняются руководителям функциональных подразделений. Каждый сотрудник, в зависимости от конкретной функции, имеет свои задачи и цели.

Матричная структура

Если продажа продукции происходит одновременно в нескольких регионах, которые расположены далеко между собой, то подойдет регионально-матричная структура.

Здесь применяется перекрестная система подчинения, когда один работник имеет регионального и функционального руководителя. Такой вид руководства может стать причиной конфликтов, однако может помочь в разгрузке ведущих специалистов.

Пример построения

Если региональный спрос находится на невысоком уровне, рекомендуется объединить несколько регионов в подчинение одного отдела или сотрудника. Но, случается такое, что рынок имеет специфически качества, например, спрос есть только на некоторые категории товаров, покупатели не принимают обычные способы продвижения. Тогда желательно оставить одного ответственного сотрудника по конкретному региону.

Поиск клиентов

Поиск клиентов — работа для подотдела активных продаж. Она подразумевает самые нелюбимые для профессиональных менеджеров задачи: поиск клиентов и холодные звонки. Это работа для людей с минимальным опытом в продажах или вообще без него. На нее подходят даже студенты, которые работают больше для опыта, чем для зарплаты. Их труд дешевый и легко управляемый: готовите скрипты для разговора с клиентами и отдаете сотрудникам. Чаще сотрудник будет слышать отказ, но как только он получает положительный ответ, передает клиента профессионалу.

totallyPic.com / Shutterstock.com

Мотивация сотрудников в этом отделе низкая, потому что это неблагодарная, монотонная работа за небольшие деньги. Кадры будут часто меняться. Но поскольку для этой работы не нужна высокая квалификация, вы легко замените уволившегося сотрудника. Главное — подготовить инструкции и систему обучения, чтобы за 1-2 дня новичок влился в работу.

Повысить мотивацию помогает гибкий график работы с занятостью на полный рабочий день или на 4-5 часов с фиксированной ставкой. Пусть сотрудник сам выбирает время работы, так он научится лучше рассчитывать время и станет самостоятельнее.

Внедрять в продажи отдел для поиска клиентов не всегда целесообразно. Если компания работает в городе с ограниченным количеством потенциальных клиентов, менеджеры обзвонят их за 1-2 месяца, и работа для них закончится.

michaeljung / Shutterstock.com

Самое важное для этого звена — хорошие скрипты и формализованная система обучения и контроля качества. Нельзя рассчитывать, что студент будет вежливым — нужно научить его вежливым словам и проконтролировать, чтобы он их использовал

Нельзя научить его видеть потребности клиентов, но можно составить для него последовательность вопросов и конкретные инструкции для каждого варианта ответа.

Работа этого отдела запросто отдается на сторону: покупаете услуги колл-центра, составляете скрипты и нажимаете «Вкл».

Есть мнение, будто звонки по скрипту из колл-центра — это ад и зло, и лучше бы их не было. Но это актуально только для тех, кому колл-центр звонит не по делу: если, например, программисту предлагают купить цистерну авиационного топлива. Но когда предложение релевантное, а скрипт уважительный, таких проблем нет.

Кому подходит

Разделение отдела продаж на активные, клиентские, поиск клиентов, разработку, работу с ключевыми клиентами — подходит не каждой компании. Эта модель работает эффективно, если:

  • на каждой ступени работает 2-5 человек. Если их меньше, нагрузка получается слишком высокой.
  • поэтому чтобы построить все пять ступеней продаж, у вас в штате должны работать 10-25 человек разной квалификации;
  • отделом руководит опытный специалист. Чем больше ступеней в отделе продаж, тем сложнее им управлять: у каждой своя система вознаграждения, подход к мотивации, оценки качества работы, задачи. Чтобы управлять такой сложной структурой, у руководителя должен быть большой опыт в продажах и управлении;
  • каждую ступень курирует старший менеджер. Он собирает результаты работы, проводит планерки, отчитывается за результаты команды. Его оклад немного больше оклада рядовых менеджеров;
  • компания пользуется инструментами для управления. Без ЦРМ-системы менеджеры запутаются, кто с каким клиентом работает, и на каком он этапе;
  • руководитель тоже продает. Если руководитель только курирует работу менеджеров, он не будет авторитетом для подчиненных.

Почти в каждой компании уместно разделить продажи на активные и дополнительные. Поиск и разработка клиентов, работа с ключевыми — более экзотические функции. Подходят ли они вам, зависит от особенностей бизнеса.

Если талантливый и упорный менеджер начинает с холодных звонков, он захочет дорасти до менеджера активных продаж. Когда это удастся, он лоялен к компании, потому что вырос в ней.

Сколько сотрудников должно быть в коммерческом отделе

Для повышения эффективности коммерческого отдела нужно не только набрать необходимое количество сотрудников, но и обеспечить грамотное иерархическое распределение

Особое внимание уделяют отделу продаж – это ключевой «форпост» коммерческой службы

Еще больше полезной информации в статье Как создать отдел продаж и организовать его работу.

Оптимальными, по мнению специалистов, считаются такие варианты:

  • Минимум 4-6 менеджеров + 2 руководителя – начальник отдела и его заместитель. При меньшем количестве сотрудников подразделение не сумеет работать эффективно.
  • Максимум – 10-12 рядовых сотрудников плюс 2-3 представителя руководящего состава. Такое количество специалистов позволит в достаточной мере охватить рынок и обеспечить грамотное администрирование рабочих процессов.

На одного сотрудника должно приходиться определенное количество клиентов:

  • 30-35 небольших организаций;
  • 10-12 средних и крупных фирм;
  • 1-3 ВИП-клиентов – очень крупных компаний.

Для эффективного продвижения важно обеспечить плотный контроль как минимум 1/3 рынка. Зная эти показатели, проще определить оптимальное количество сотрудников в отделе продаж

К примеру, ваша компания планирует работать примерно с 85 средними и крупными предприятиями. Выполняем расчеты:

28 (треть от 85) / 10-12 (примерная нагрузка на одного менеджера) = 2,5-2,8, то есть для охвата такой доли рынка потребуется 2-3 менеджера.

Если же потенциальный рынок составляет около 700 крупных и средних компаний, то для эффективной работы может потребоваться 17-20 менеджеров. Но содержать такой штат – очень накладно и зачастую нецелесообразно. В этом случае рекомендуется укомплектовать отдел, учитывая рекомендации – максимум 10-12 сотрудников. И их усилия сосредоточить на наиболее перспективных клиентах – это поможет избежать распыления усилий и чрезмерной нагрузки менеджеров.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Требования к руководителю коммерческого отдела

От коммерческого директора часто ждут чуда: вот придет этот необыкновенный человек, знающий некий секрет успеха, и компания тут же займет топовые позиции. Доля истины в этом есть, грамотный профессионал действительно способен придать бизнесу новый импульс, открыть неведомые горизонты и обеспечить стабильный рост продаж. Однако соответствует этим требованиям далеко не каждый, кто откликается на вакансию коммерческого директора, поэтому поиски нередко затягиваются надолго.

Руководитель этого важнейшего для успеха компании направления должен обладать массой профессиональных навыков, в том числе:

  • вносить вклад в обсуждение и составление бюджета;

  • разрабатывать ценовую политику и определять рекламную стратегию;

  • выбирать эффективные каналы продвижения продукта;

  • мотивировать сотрудников на достижение целей;

  • разбираться в кадровой политике компании;

  • контролировать составление планов продаж;

  • вести переговоры с поставщиками, покупателями, партнерами;

  • разбираться в юридических тонкостях заключаемых договоров.

Опыт работы – обязательное требование к лицу, претендующему на место в высшем руководящем звене. Для коммерческого директора оптимальными сферами приобретения необходимых навыков являются маркетинг, логистика, сфера продаж. Для работы с зарубежными партнерами нужен человек, уже работавший с представителями западных или азиатских компаний.

Перед руководителем, курирующим деятельность коммерческого отдела, стоит задача по объединению различных подразделений, постановке общих целей и организации продуктивной деятельности. Ее выполнение требует лидерских качеств и высокой коммуникабельности. Этот человек должен одинаково легко находить общий язык и с представителями топ-менеджмента, и с рядовыми сотрудниками. Он должен правильно выбирать людей для делегирования части своих полномочий и деликатно контролировать выполнение поставленных перед ними задач.

Коммерческому директору необходимы навыки работы с большими объемами информации. Он должен без труда удерживать в памяти массу сведений, анализировать текущую ситуацию, оперативно принимать верные решения и доносить их до подчиненных.

Внешние обстоятельства постоянно меняются, поэтому коммерческий директор должен быстро обучаться, подстраиваться под новые требования. Более того, ему необходимо быстро предлагать коррективы в стратегию развития компании в пределах своей компетенции.

Умение убеждать собеседников, виртуозно вести переговоры, находить пути выхода из непростых отношений с контрагентами – всеми этими достоинствами также должен обладать человек, претендующий на должность коммерческого директора компании.

Основы знаний по психологии, способность находить подход к любому человеку, сильная интуиция, стрессоустойчивость необходимы любому управленцу, и руководитель коммерческого отдела – не исключение.

Выбирая достойного претендента на эту должность, руководитель компании должен отдавать себе отчет, что он передаст своей правой руке множество собственных полномочий

Важно заранее определить, насколько коммерческий директор будет свободен в принятии решений. Если каждый шаг придется согласовывать с собственником бизнеса, эффективность управления заметно снизится

Объем обязанностей, возлагаемых на такого специалиста, огромен, следовательно, материальное вознаграждение должно быть соответствующим. Как правило, речь идет о соцпакете, солидном окладе и мотивационной доплате. Возможность получить премиальные в достаточно большом размере станет хорошим стимулом для личного вклада коммерческого директора в развитие компании и достижение поставленных целей.

Не стоит забывать и о таких моментах, как оплата мобильной связи и транспортных расходов. В силу своих обязанностей этот управленец ведет постоянные переговоры по телефону, участвует в различных встречах и переговорах. Даже высокий оклад подразумевает полную компенсацию этих затрат, поскольку они необходимы для успешной работы коммерческого директора.

Найти кандидата, отвечающего всем перечисленным требованиям, непросто. Придется изучить множество резюме, провести личные собеседования с наиболее подходящими претендентами, убедиться в правильности своего выбора за время испытательного срока. Для коммерческого директора он составляет не менее полугода. За это время он сможет разобраться в специфике вашей компании и предложить собственную стратегию повышения продаж.

Руководитель отдела продаж — 1 самая важная обязанность и 3 мечты владельцев бизнеса

Самая важная обязанность руководитель отдела продаж — это организация активности отдела продаж для выполнения плана продаж. С этим соглашаются почти все владельцы бизнеса.

Но, вместе с тем, руководителя продаж нагружают функциями и обязанностями, которые отвлекают его от главной цели.

Я принимал участие в поиске более 10 руководителей отделов продаж и могу открыть вам сокровенные мечты владельцев бизнеса, мечтающих найти себе РОПа.

  • Первая мечта владельца бизнеса — найти «за недорого» того, кто будет понимать, что там происходит в этом отделе, откуда в компанию придут деньги, как можно увеличить продажи и как расшевелить на активную работу этих забуревших менеджеров отдела продаж.
  • Вторая мечта: включить в список обязанностей личные продажи руководителя отдела продаж, чтобы «сразу отбить тот оклад, который приходится платить», а управление отделом и прочую «возню» получить бонусом.
  • Третья мечта владельца бизнеса: найти руководителя отдела продаж, которого можно нагрузить ответственностью за выполнение плана продаж, но которому он будет время от времени говорить, что и как нужно делать, чтобы этот план выполнить.

Отсюда полное непонимание такими владельцами бизнеса истинной ценности руководителя продаж для компании и возникающее желание управлять ключевым сотрудником компании с помощью инструкций (списка обязанностей), как простым клерком.

Очень важно понять, что управление руководителем отдела продаж нужно осуществлять по целям, или по ценностям, а не по инструкциям. Компания вначале должна сформировать свои цели, а потом искать руководителя продаж, который разложит достижение этих целей на конкретные мероприятия, с учетом доступных ресурсов компании

Так как цели у компаний разные, соответственно, и список обязанностей руководителей будет разным. Сформировать такой список и расставить приоритеты так, чтобы достичь целей компании кратчайшим путём, есть основная обязанность руководителя отдела продаж.

Модельная структура

Условия

Данный пример целиком выдуман автором статьи, с целью иллюстрации тезисов. На упомянутых рынках на самом деле работают другие компании с соответственно отличной структурой отдела сбыта.

Компания “Мы все отделаем” – один из ключевых игроков на рынке внутренней отделки помещений. Конечными клиентами компании могут выступать торговые центры, производственные и складские помещения, офисы всех классов, коттеджи и квартиры.

Есть возможности для продажи широкой линейки продукции.

Маркетинговая стратегия

Принято решение уделять основное внимание торговым центрам и офисам. Продуктовая линейка будет включать в себя перегородки, полы и потолки

Продуктовая линейка будет включать в себя перегородки, полы и потолки.

Также принято решение работать как с Москвой, так и с регионами, хотя московский рынок при этом будет считаться приоритетным. В московском регионе компания будет работать с клиентами, в основном, напрямую. Будет вестись также работа с партнерами из смежных отраслей (например, архитектурные и дизайн бюро, вентиляция и т. д.), для реализации совместных проектов.

В крупнейших регионах будут открыты представительства, а в остальных будет вестись продажа через дилеров(строительные и мебельные компании).. Также компания будет работать со странами СНГ.

Построение структуры.

Структура компании будет выглядеть следующим образом.

В коммерческом департаменте будут выделены два основных направления

1. региональные продажи

2. московские продажи

В первом направлении будут выделены следующие сектора:

1.1 сектор продаж через представительства

1.2 сектор продаж через дилеров по России

1.3 сектор продаж через дилеров по СНГ

Последние два сектора требуют разделения из-за специфики работы с зарубежными странами (оформление таможенных документов и т. д.) и соответственно выделение менеджеров, имеющих подобный опыт.

Во втором направлении будут выделены следующие отделы:

2.1 продажи торговым центрам

2.2 продажи элитным офисам

2.3 продажи офисам класса С и D

2.4 служба общих продаж

Выделяя эти три подразделения мы учли, что работа на разных сегментах требует разных подходов к клиенту, разных знаний о потребностях клиентов, системе принятия решений и т. д. В первых трех отделах будут работать как менеджеры по продажам, так и их ассистенты. В четвертом отделе ассистенты не предусмотрены.

Для привлечения новых клиентов будет организован

3. отдел продвижения.

Соответственно в нем будет выделены следующие сектора

3.1 реклама и PR

3.2 партнерский сектор (организация директ рассылки, проведение семинаров и. д.)

3.3 выставки

3.4 интернет маркетинг

3.5 директ маркетинг

Учитывая, что продукты компании достаточно сложные нам потребуются эксперты в определенных областях, для того чтобы они могли помочь менеджерам по продажам.

Поэтому мы создаем

4. отдел продукт менеджмента.

В этом отделе мы соответственно выделяем три сектора:

4.1. сектор перегородок

4.2 сектор полов

4.3. сектор потолков

Руководители секторов (продукт менеджеры) будут собирать информацию о конкурентах и потребителях своего продукта, вести аналитику по своему продукту, разрабатывать стратегию, устанавливать цены, давать консультации, помогать менеджерам на переговорах с клиентами при крупных проектах и т. д.

Соответствие структуры задачам компании

Структура, которую мы создали – достаточно сложная. Более того, для тех условий, которые мы привели может быть несколько решений.

Например, для учета продуктовой специфики, мы создали отдельный отдел продукт менеджмента, а не стали выделять три разных отдела продаж (отдел продаж потолков, перегородок и полов). Мы предпочти провести разделение по специфике клиентов (торговые центры и офисы), поскольку посчитали этот фактор более весомым. Возможно, для конкретной компании потребуется разделение не только на три разных отдела продаж (полы, перегородки и потолки), а даже разделение на три разные компании, которые будут работать под отдельными брендами.

Мы не стали создавать отделы по работе с новыми и старыми клиентами, поскольку продукция компании не предусматривает частых повторных покупок.

В целом, можно сказать, что такая структура учитывает потребности компании, ее стратегию и специфику продуктов

Постоянная ссылка на статью:

Общие положения

1.2. Порядок образования и ликвидации подразделения.

1.2.1. Отдел сбыта создается и ликвидируется приказом руководителя (генерального директора, директора) предприятия (учреждения, организации).

1.3. Руководство и подчиненность подразделения.

1.3.1. Отдел сбыта возглавляет начальник, который назначается на должность приказом руководителя предприятия (учреждения, организации).

1.3.2. Отдел сбыта подчиняется в своей деятельности непосредственно руководителю предприятия (учреждения, организации).

1.4. Состав подразделения.

1.4.1. Состав отдела сбыта определяется согласно штатному расписанию, утвержденного руководителем предприятия (учреждения, организации).

1.4.2. Штат отдела сбыта состоит из __ (количество) работников.

1.4.3. Начальник отдела сбыта имеет __(количество) заместителя(ей), которые подчиняются непосредственно начальнику отдела сбыта.

1.4.4. Работники отдела сбыта принимаются на работу и переводятся на должности отдела сбыта приказом руководителя предприятия (учреждения, организации) по представлению начальника отдела сбыта.

1.5. Нормативная база деятельности подразделения.

1.5.1. Свою деятельность отдел сбыта осуществляет на основе:

  • Устава предприятия (учреждения, организации);
  • настоящего Положения;
  • действующего законодательства.
Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий