Оценка эффективности использования персонала

Дистанционная работа

Да, вы платите за офис, раскошелились на недешёвое оборудование, но это не повод заставлять людей сидеть там постоянно. Если человек заболел, пусть работает удаленно: и работу сделает, и людей не заразит — повышение эффективности труда персонала налицо! И даже если сотрудник здоров, но просто хочет поработать из дома, запрещать ему это не стоит. Согласно эксперименту, проведённому в Стэндфордском Университете, удаленные работники выполняют на 9,5% больше задач.

Да и современные CRM-системы позволяют сотрудникам работать дистанционно, ведь данные хранятся в «облаке». Кроме того, некоторые из таких сервисов, например SalesapCRM, ведет учет рабочего времени и контролирует выполнение задач каждого сотрудника. Так что никаких сложностей с у вас не возникнет.

Хотите прокачать отдел продаж?

Внедрите CRM-систему S2!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

Низы говорят — верхи слышат

В компании не должно быть барьеров общения между руководством и подчинёнными — иначе любая нештатная ситуация, требующая консультации с руководством, затормозит работу. Глава маркетинговой компании YP Дэвид Крэнтц советует отвечать на письма подчиненных в течение 24 часов. Также регулярно нужно выделять время на общение с командой. Согласно данным компании-разработчика ПО для мотивации персонала Officevibe, 4 из 10 работников начинают менее активно работать, если не получают фидбэк.

Читать по темеКак создать корпоративную культуру: 5 фишек для малого бизнеса

Нет стрессу

Вопреки шуткам и стереотипам, стресс вовсе не помогает быть продуктивнее и не способствует повышению эффективности работы персонала. Согласно данным Американского Института Стресса, 65% людей испытывали проблемы из-за рабочего стресса, а 12% даже болели из-за этого. Создавайте в офисе атмосферу, в которой будет приятно и спокойно работать: даже такие мелочи, как неудобное ПО или медленные компьютеры могут вывести работника из равновесия.

Не бойтесь похвалить

Чтобы добиться повышения эффективности деятельности сотрудников и работников, важно словесно поощрять их. Данные опроса упомянутой выше компании Officevibe : 83% персонала считают, что поощрение за хорошую работу и признание заслуг ценнее призов или наград

Похвала важна не только от руководства, но и от коллег: 76% опрошенных заявили, что чувствуют себя более мотивированными, если получают комплимент от сослуживца. Так что повышение эффективности работы сотрудников — дело коллективное.

Не поощряйте переработку

Ошибочно считать, что чем больше сотрудник работает, тем лучше. Исследования Университета Торонто показали, что когда вы даёте себе расслабиться и сделать паузу, вы работаете эффективнее коллеги, который трудится даже во время обеденного перерыва.

Читать по темеТайм-менеджмент: 9 принципов управления временем

Обучайте и получайте

Кто-то считает проведение тренингов для сотрудников пустой тратой денег, но это принесёт свои плоды в будущем. Так, согласно исследованию Американской ассоциации обучения и развития, 900$, вложенных в доп. образование сотрудника, увеличивают его показатели продаж на 57%.

Отслеживайте показатели

Чтобы понимать, как повысить эффективность ваших офисных сотрудников, нужно видеть, какова она сейчас. Иначе как вы поймете, насколько продуктивнее стали ваши менеджеры?

Доска с отчетами в CRM-системе SalesapCRM

В SalesapCRM Вы можете ставить цели и планы по количеству звонков и сделок, а также помогать сотруднику, загрузив в программу шаблоны скриптов и чек-листы. CRM можно интегрировать с почтой и телефонией, чтобы ускорить работу и автоматизировать общение с клиентами. Хотите узнать больше? Прочитайте обо всех возможностях для вашего бизнеса на нашем сайте.

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
  • checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Попробовать S2

1 035

С какими проблемами может столкнуться руководитель?

Большой штат управляющего персонала

Первая проблема, встающая на пути руководителя — это слишком большой штат управленцев.

Иногда на одного работника приходится несколько начальников, тогда значительная часть рабочего времени тратится на обсуждения и отчёты. О какой эффективности труда можно говорить в такой ситуации?

Как правило, «лишние» руководители являются балластом, т.е

работниками, не имеющими особой важности. Более того, дабы придать своему безделью вид активной трудовой деятельности, они созывают частые совещания, запрашивают огромное количество отчётов и т.д., тем самым мешая остальным сотрудникам качественно трудиться

Контрольные службы

Следующая проблема — различные контрольные службы. Зачастую сокращение штата проверяющих отделов помогает не только сэкономить деньги, но и повысить производительность труда за счёт времени, освободившегося у работников после отмены нескольких бессмысленных и бесполезных проверок.

Также повышение производительности труда невозможно при чрезмерно большом количестве обслуживающего персонала (секретари, водители, охранники и т.д.). Конечно, личные секретари значительно разгружают вечно занятых руководителей, однако иногда содержание нескольких секретарей с неполной загруженностью не только вызывает лишние расходы, но и путаницу с делегированием полномочий, обязанностей и т.д. Таким образом, необходимо рассчитать, проанализировать и оценить степень загруженности обслуживающего штата и сократить его при необходимости.

Неправильная организация трудового процесса

Самая важная проблема, с которой сталкиваются руководители на пути повышения эффективности труда — это неправильная организация труда.

Частые перекуры, чаепития, беседы на рабочем месте — это недоработка руководителя!

Если перед работником будет поставлена чёткая задача, выполнение которой в определённый срок будет вознаграждено, то он не станет тратить своё рабочее время на беседы с коллегами. Но если перед сотрудником поставить несколько размытых задач, не уточнив сроков, приоритетов и т.д., то эффективность его труда снизится в разы.

Если работодатель заставляет уволиться по собственному желанию, то вы имеете право подать на него в суд! Если вы хотите уволиться в связи с необходимостью ухода за ребенком — это ваше законное право. О процедуре расторжения договора в этом случае читайте здесь. Планируете уволить совместителя? Подробный порядок действий при увольнении внешнего и внутреннего совместителя описан в нашей статье.

По каким критериям можно судить об эффективности сотрудника если отбросить в сторону финансовую составляющую.

Данные варианты критерий оценки эффективности работника подходит, например, для руководителей проектов, которые не в курсе стоимости как затрат на проект, так стоимости конечного продукта.

1. Сотрудник выполняет работу в оцененное им же время.

Не каждый сотрудник может оценить время нужное ему на разработку и внедрение какой нибудь задачи. Поэтому способность оценить работу и уложиться в нее – это признак настоящего профессионала. В принципе оценку эффективности сотрудника можно перевести в часы. И если разработчики укладываются в оценку своей работы, значит можно считать это как критерий эффективной работы сотрудника.  

2. Реализует задачу с первого раза без внесения в дальнейшем серьезных изменений. 

Это говорит о том, что сотрудник четко понимает задачу, знаком с современными тенденциями в разработке и принимает правильные решения при реализации задачи.

Тут важно чтобы задача было поставлено понятно, без разночтений и даже возможно дополнительно разъяснена или обсуждена с разработчиком

3. Генерирует мало ошибок.

Это довольно важный показатель, так как проект и идея реализации может быть отличная, но вот при тестирование проекта выявляется куча недочетов, и начинается пинг понг с отделом тестирования. Это очень изматывающий процесс и съедающий драгоценные ресурсы времени.

Если сотрудник сам не проверил свою работу, значит он к ней относится поверхностно.

4. Внесение доработок в существующий проект небольшими усилиями.

Этот показатель определяет насколько разработчик продумал и сделал гибким свой продукт. Прочитал “между строк” техническое задание и предвидел многие доработки.

Простой пример: в задании написано что есть возможность создавать объект и удалять его. Очевидно что в будущем понадобиться возможность его редактировать. Возможно же заложить при разработке продукта этот нюанс.  

5. Сотрудник – учитель.

Не зря в Индии учителя входят в самую высшую касту. Способность научить другого человека чему-то – это очень ценный дар. Конечно чему-то хорошему. Так вот все Тимлиды по моему мнению должны обладать этой способностью. 

Вы когда то задумывались, кто для вас более авторитетный и уважаемый человек: чемпион мира в телевизоре или тренер-учитель, который провел с вами кучу времени и научил вас.   

Людей, которые могут и хотят обучать других людей в вашей компании, надо выявлять, беречь, поощрять и это вам вернется.

6. Сотрудник – консультант.

Когда к вам пришел новый клиент и хочет новый продукт, вы с ним все обсудили и теперь надо переходить к деталям. И тут вам необходима помощь квалифицированного сотрудника, который скажет что можно сделать, а что нельзя. Как можно улучшить проект при минимальных затратах, какая самая неэффективный часть проекта. Т.е. долго делать, результат будет низкий. 

Такие сотрудники тоже на вес золота. Они в принципе очень сильно влияют на проект, на его эффективность.

7. Саморазвитие.

Бывают моменты пауз в проекте

И тут обратите внимание на то, кто и как эти паузы заполняет

Кто-то берет отгул, кто-то переключился на свой телефон, а кто-то открыл новый материал и пытается его изучить. 

Далее, в начале нового проекта, от таких сотрудников поступают предложения внедрить то или иное новое решение. Такие люди толкают вашу компанию вперед, задумайтесь над этим и просто помогите им.

Личная эффективность сотрудника – методики повышения и оценки

Повышение личной эффективности работников – одна из основных задач специалистов HR-отдела, или же их непосредственных руководителей. В контексте трудовой деятельности, личная эффективность затрагивает сугубо трудовые качества работников, и при улучшении прямых экономических показателей, можно отметить и улучшение личной эффективности, если, конечно же, это повышение не было связано со сторонними факторами.

Оценить личную эффективность можно различными способами, и наиболее результативным в данном случае будет комплексный подход, включающий в себя некоторые из нижеописанных элементов, или все из них:

  1. Определение критериев оценки. Прежде чем приступать к непосредственному оцениванию личной эффективности работника, работодателю следует определить четкие критерии, по которым будет производиться данное оценивание. К таким критериям можно отнести количество выполняемых операций за определенный промежуток времени, обслуживаемых клиентов, а также качество производства и продукции – показатели бракованной продукции, успешно заключенных сделок. При выборе критериев оценивания необходимо внимательно отбирать их так, чтобы рассматривались только те аспекты деятельности, которые напрямую зависят от самого сотрудника.
  2. Проведение анализа качества деятельности. Проанализировать качество деятельности можно не во всех ситуациях – так, работодателю достаточно сложно оценить эффективность труда сотрудника ресепшена или сторожа, однако современные кадровые решения в рамках управления персоналом также могут предоставлять и удобные критерии для проведения оценки и в этих ситуациях.
  3. Оценивание времени и скорости работы сотрудника. Легче всего произвести подобную оценку путем проведения процедуры хронометража рабочего времени или его фотографирования. Они позволят как работодателю, так и работнику, выделить наиболее проблемные моменты и действия в рамках рабочего времени и оптимизировать его использование.
  4. Оценивание личной заинтересованности и мотивации работника. Одним из важнейших показателей в рамках личной эффективности является наличие у сотрудника мотивации и заинтересованности в своих действиях. Руководителю необходимо знать потребности и цели каждого из своих сотрудников для обеспечения эффективной работы системы мотивации – поощрений и наказаний работников.
  5. Проведение многостороннего анализа. Работодателям необходимо оценивать сотрудников обязательно по нескольким критериям для получения оптимального результата. Например, если в задачи работника входит общение с потенциальными клиентами и одновременно с этим процессуальное сопровождение сделок, данные задачи должны оцениваться не в комплексе, а по отдельности.

Правильно проведенное оценивание личной эффективности каждого работника позволит работодателю сразу принять определенные меры по оптимизации персонала. Например – принять решения о переводе работников в другие подразделения или на другие должности, где их сильные стороны будут наиболее актуальны.

Методики повышения личной эффективности сотрудника существуют в огромном количестве, однако основные принципы в данном случае являются одинаковыми. Так, практически всегда для повышения личной эффективности будет актуальным применение следующих мер:

  • Дисциплинарные взыскания и поощрения. Это – одна из простейших систем мотивации персонала, которая, тем не менее, демонстрирует в большинстве случаев высокую эффективность практически во всех аспектах деятельности.
  • Участие руководителя. Каждый руководитель всегда должен быть осведомлен о возможных проблемах в рабочей деятельности у отдельных сотрудников, а также об их перспективных сторонах и недостатках. При этом работник также должен видеть, что руководитель воспринимает его не только в качестве инструмента, но и в качестве личности – каждый отказ от работодателя или замечание должны сопровождаться определенными объяснениями причин таких действий и не быть сугубо ультимативными.
  • Правильная постановка целей. Перед каждым сотрудником должны стоять четко определенные цели, а работник должен видеть способ их достижения, а главное – последующее за этим вознаграждение или определенную оценку. Наличие у работника перспектив развития, пусть даже далёких, может значительно повысить его личную эффективность.

Часто в повышении личной эффективности заинтересованы не только работодатели, но и сами сотрудники. В случае необходимости саморазвития, лучшими рекомендациями будет правильное планирование времени, развитие концентрации и отказ от отвлекающих факторов в рабочее время.

Посещаемость

Первым делом нужно обратить внимание на то, появляется ли вообще сотрудник на работе. Учитывайте время прихода-ухода и отлучки

Если кто-то из команды приходит слишком поздно, надолго покидает рабочее место, уходит раньше положенного или берет больничные без достаточных оснований, он явно не стремится работать в полную силу. Помните, что плохая посещаемость может быть вызвана не только банальной ленью, но и более серьезными причинами — отсутствием мотивации, проблемами со здоровьем или эмоциональным выгоранием.

Уклонение от рабочих обязанностей может накалить обстановку в коллективе. Другим сотрудникам приходится брать на себя дополнительные обязанности, чтобы компенсировать отсутствие коллеги на рабочем месте. Ситуация усугубляется, если в вашей организации недостаточно сотрудников, и люди и без того перерабатывают. Начните бороться с проблемой как можно скорее: ее игнорирование может привести к проблемам в личной жизни и со здоровьем у ваших сотрудников.

Оцениваем по достоинству

Как правило, оценка эффективности штата поручается отделу по работе с персоналом. Для этого руководству компании необходимо назначить ответственного сотрудника и выделить критерии для последующей оценки

Очень важно, чтобы эти критерии были «реальными», имели четкое обоснование и были доступны пониманию. Исходя из чего выделять критерии? Необходимо опираться на должностные инструкции каждого отдела и сотрудника, на цели, поставленные перед компанией, и прочие стандарты

Нельзя создавать общие критерии для всей компании. Пример: вы владелец супермаркета, и появилась необходимость провести анализ эффективности персонала

Нелогично искать у продавца-кассира навыки по выделению приоритетов, необходимо уделить внимание его доброжелательности и внимательности. А старшего администратора не нужно оценивать на творческие способности, стоит обратить внимание на наличие навыков руководства и так далее

Если планируется провести анализ личной эффективности персонала, стоит разработать четкие критерии по каждой должности.

Самые распространенные критерии для оценки коллектива – это оценка дисциплины, наличия опозданий и пропусков по любым причинам, лояльности к компании. Несомненно, должна быть произведена оценка качества выполняемых работ и предоставляемых услуг, умение следовать стандартам компании, объем выполняемых работ и так далее.

Отслеживайте показатели

Чтобы понимать, как повысить эффективность ваших офисных сотрудников, нужно видеть, какова она сейчас. Иначе как вы поймете, насколько продуктивнее стали ваши менеджеры?

Доска с отчетами в CRM-системе SalesapCRM

В SalesapCRM Вы можете ставить цели и планы по количеству звонков и сделок, а также помогать сотруднику, загрузив в программу шаблоны скриптов и чек-листы. CRM можно интегрировать с почтой и телефонией, чтобы ускорить работу и автоматизировать общение с клиентами. Хотите узнать больше? Прочитайте обо всех возможностях для вашего бизнеса на нашем сайте.

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
  • checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Попробовать S2

1 035

Общие статистические данные:

Сегментация сотрудников возрасту, полу, стажу работы в компании, образовательно-квалификационному уровню.

1.Средний возраст сотрудников.

Формула расчета: Средний возраст работников по формуле расчета средней величины:Х = (Х1 +Х2+Х3….+Хn) /С,

где: – Х – средний возраст работников организации; – Х1, Х2,Х3… Хn – возраст каждого работника; – С – количество работников в организации (списочная численность) на первое число месяца, следующего за отчетным периодом.

Частные варианты HR-метрики: 1. Средний возраст сотрудников по подразделениям. 2. Средний возраст сотрудников по половому признаку.

Почему показатель важен? – увеличить эффективность рекрутинга; – уменьшить конфликтность и напряженность в коллективе (разница поколений); – Сбалансировать штат по эффективности (возрастные – опыт, молодые сотрудники –инновации, развитие); – система оценки, мотивации и поощрения для “молодых” и более “возрастных” групп должна различатся.

2. Сегментация по половому признаку.

Формула расчета:Х = (Х /С, )*100% где: – Х – количество сотрудников мужского пола (женского пола) ; С – количество сотрудников в организации (списочная численность) на первое число месяца, следующего за отчетным периодом.

3. Средний стаж работы сотрудников в компании.

Формула расчета:

Х = (Х1 +Х2+Х3….+Хn) /С, где: – Х – средний стаж сотрудников организации; – Х1, Х2,Х3… Хn – стаж каждого сотрудников на первое число месяца, следующего за отчетным периодом; С – количество сотрудников в организации (списочная численность) на первое число месяца, следующего за отчетным периодом.

Показатель позволяет:

Средний стаж в компании сигнализирует о удовлетворенности условиями труда и лояльностью к компании. – оценить конкуретноспособность системы вознаграждений и льгот; – оценить эффективность мотивационных программ, программ грейдирования, программы карьерного развития, ротации и пр.;

4. Средний стаж сотрудника на момент увольнения.

Х = (Х1 +Х2+Х3….+Хn) /С, где: – Х – средний стаж сотрудников на дату увольнения организации; – Х1, Х2,Х3… Хn – стаж каждого уволившегося работника на первое число месяца, следующего за отчетным периодом; С – количество уволившихся сотрудников за отчетный период.

Показатель позволяет: – можно оценить, когда сотрудник будет близок к увольнению. – определить, когда запустить программу по удержанию ключевых сотрудников, провести ротацию, или подготовить кандидатов из кадрового резерва. – оценить эффективность процессов удержания персонала (конкуретноспособность системы вознаграждений и льгот, мотивационные программы, программы грейдирования, программы карьерного развития и пр.);

5. Квалификационный уровень (Среднее, СПО, ВО) сотрудников.

Формула:Кв = (Уо /С)*100%, где: – Кв – процент сотрудников имеющий определенный уровень квалификации (образования); – Уо – количество сотрудников имеющих определенный уровень квалификации (образования); – С – количество работников в организации (списочная численность) на первое число месяца, следующего за отчетным периодом.

Позволяет определить: – количество сотрудников имеющих средним полным образование (11 кл.); – количество сотрудников имеющих средне – профессиональное образование (техникум, колледж); – количество сотрудников имеющих высшие образование. – уровень образования (квалификации) человеческого капитала.

Как повысить показатели эффективности использования персонала

Основная цель HR-менеджера — не только определить слабые и сильные места. Нужно поработать над укреплением первых и поддержкой вторых

И при этом не следует гнаться за цифрами: качество не менее важно

ВАЖНО!
Добиться роста можно, только предложив что-то взамен. Установки «вы должны работать лучше» недостаточно

Скорее, она даже даст обратный эффект. Так что мотивацию нужно чем-то подкреплять:

  1. Награды за результативность (не только количественную, но и качественную). Самый простой пример — премия лучшему работнику месяца. Индикатором качества могут стать благодарности от клиентов.
  2. Учет личных возможностей. Если есть возможность перераспределить задачи в соответствии со способностями работников, лучше это сделать. Результативность их вырастет, а мотивация сместится с внешней на внутреннюю.
  3. Совершенствование системы отчета. Именно отчета, а не тотального контроля. Разбив работу на этапы, по каждому из которых нужно составить промежуточный отчет, можно найти, где зарождается проблема, и решать ее сразу же.

Не стоит забывать и о возможной коррекции управления. Не всегда низкие цифры полностью зависят от сотрудника. Иногда непосредственный руководитель недостаточно четко ставит задачи или не обеспечивает необходимых условий для их выполнения. И если проблема кроется в менеджменте, анализ это покажет.

Комментарий практика

Владимир Алексеев. Fast Hiring

У нас web-продакшн. Традиционные проблемы в таком бизнесе — сроки выполнения и попадание в смету. Мы построили систему, основанную на контроле простых, но эффективных показателей — времени выполнения задач, эффективной себестоимости часа сотрудника и эффективности выполнения задач. Время выполнения задач фиксируется простым трекером и группируется по проектам. Это позволяет уточнять будущие оценки. Эффективную себестоимость высчитываем по стандартному оплачиваемому времени сотрудника и отношению его к фактически потраченному по трекерам. От этой себестоимости уже считаем попадание в смету по проекту. Эффективность выполнения задач считается в сравнении между сотрудниками на отрезке 1, 3 и 6 месяцев и так же накапливается для будущего уточнения. Сотрудники, которые понимают систему и постоянно наблюдают за своими показателями, отлично растут и не чувствуют при этом какого-то «большого брата» или давления. Другие либо уходят сами, либо их увольняют.

Что такое управление эффективностью?

Управление эффективностью компании – это список процессов, которые помогают разработать и реализовать бизнес-стратегию, анализировать процессы, отслеживать результаты, принимать взвешенные решения и делать правильные выводы. Главная задача данных процессов – контролировать работу сотрудников, таким образом, чтобы индивидуальный вклад помогал в достижении общих целей компании.

Индивидуальные усилия должны согласовываться с общими задачами организации: нужно связать индивидуальную активность с общей бизнес-целью, установить метрики продуктивности, помочь сотрудникам понять, насколько успешно они действуют.

Для этого используются такие инструменты и стимулы, как поощрение, системы бонусов и оценки, планы личного роста и обсуждение ключевых показателей.

Для достижения этой цели задействуются также аналитические инструменты, такие как учет рабочего времени, анализ продуктивности и оценка ключевых показателей.

Среди прочего, применяются такие инструменты и техники, как KPI, стратегическое планирование, бюджетное планирование и прогнозирование, бенчмаркинг, модели эффективного ведения бизнеса, концепция управления «Шесть сигм», управление проектами, управление отчетностью, бюджетное планирование и прогнозирование.

В заключение

Конечно, оценка эффективности в конкретных цифрах важна, но бизнес-тренер Шерил Стайн из Monster.com советует не ограничиваться только цифровыми показателями. В конце концов, члены команды — это люди, а не просто ресурсы. Стайн отмечает, что некоторые качества, например, умение найти подход к любому человеку, сейчас на вес золота, и такие навыки нельзя упускать из вида

Также Стайн пишет о том, как важно обращать внимание на изменения в производительности, поскольку они могут быть симптомом более глобальных процессов в компании. «Снижение производительности может свидетельствовать об изменениях на рынке или о недостаточной проработке маркетинговой стратегии, миссии и ценностей»

При измерении эффективности очень важно максимально открыто общаться с командой. Люди должны знать, что именно вы измеряете и как сообщите о результатах

Таким образом, каждый сотрудник будет знать, каково его положение в коллективе.

Статья подготовлена на основе перевода с сайтов компании Rise и правительства Канады.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий