Чек-лист встречи с клиентом: от подготовки до проведения

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение. Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации. Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д

Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем

Назначаем встречу правильно

Давайте начнем с того, что ответим на вопрос, как назначить встречу по телефону. Большинство правил телефонного общения будут актуальны и в общении непосредственно личном.

  • Первое, что нужно сделать — установить контакт с вашим собеседником. Как правило, для этого существует обычное приветствие, желательно, с приподнятой интонацией.
  • После этого необходимо обозначить кто вы, если человек не знает, с кем он разговаривает.
  • Поясните вашу цель звонка собеседнику.
  • Осведомитесь о том, возможна ли встреча по этому вопросу в принципе, и нужна ли она вообще. Быть может, данный вопрос можно решить удаленно.
  • Спросите у собеседника о том, когда он может встретиться и где лучше всего это сделать. Не забудьте сказать о своих планах. Если вы разговариваете с человеком более высокого социального статуса, то именно вам придется подстроить свои планы под его график. Если же ведете разговор с человеком в равной позиции, следует прийти к удобному для всех варианту. Также это зависит от того, чья нужда удовлетворяется. Если вы являетесь стороной, которая нуждается в чем-то, тогда вам следует проявить инициативу. Если же вы тот, кто может помочь человеку, то можете диктовать свои условия для встречи.
  • После завершения переговоров проговорите все то, к чему вы пришли. Это будет цель встречи, ее место и время.
  • Завершите контакт с собеседником, попрощавшись с ним.

Как правильно назначить встречу клиенту? Этим вопрос задаются те, кто стремиться оказать клиенту свои услуги и сделать это максимально корректно. Помните о том, что клиенты — это главное звено вашей прибыли. Одна нелепая встреча может вылиться в десять потерянных клиентов из-за распространения негативного слуха о вашей некомпетентности. При назначении встречи клиенту следует учитывать свой график и график клиента. Прежде всего, вам необходимо предложить то время и место, которые подойдут вам, так как именно вы в состоянии удовлетворить нужную потребность клиента. Клиент сможет подстроиться под вас, если ему действительно необходимы ваши услуги. Тон разговора должен быть деловым и спокойным, в особенности, если речь идет о возможной конфликтной ситуации. Не в ваших интересах подключать эмоции. После разговора необходимо также закрепить результат и проговорить с клиентом, цель, время и место встречи.

Ну, и напоследок поговорим о личных отношениях. Как назначить мужчине встречу? Помните о том, что в обществе принято уступать женщине. Однако, не следует пользоваться этим и вынуждать мужчину встретиться в неудобное для него время. Лучше всего в непосредственном диалоге выбрать место, где вам приятно находиться, и обговорить время. Характер личных встреч таков, что они не требуют четкого регламента. Поэтому, этикет диктует появление на месте встречи в ровно назначенный час или с пятнадцатиминутным опозданием.

А мужчина должен приглашать женщину, учитывая все ее занятия и свободное время. Лучше всего заехать за ней на машине и забрать из дому.

Вот такой вот этикет, дорогой читатель. Помните о том, что как бы ни прошли переговоры о встрече, нужно обговорить все детали во избежание неприятных недоразумений.

Направлены исключительно для продаж по телефону, но на деле все совсем по-другому. Телефон – это инструмент, который не всегда хорошо показывает себя в продажах. Куда более удачен холодный звонок для того, чтобы предложить встречу клиенту. Помните, что вы совершаете его не для заключения сделки, а с целью приглашения клиента на встречу. Чтобы успешно назначить встречу, достаточно трех минут, используйте их разумно.

Как подготовиться к проведению первой встречи с клиентом

Если вы хотите удачно провести свои дебютные переговоры, нужно серьезно подготовиться и учесть возможные нюансы. Не надейтесь на свою находчивость, которая вас выручит на месте. Будьте наготове, каким бы ни был ход беседы. Для этого потребуется план встречи с клиентом, где будут предусмотрены несколько сценариев происходящего. Разбейте подготовку на две части – сбор информации и организационные моменты.

1. Определение цели встречи с клиентом

Не обольщайтесь, что договоренность будет достигнута с первого раза. Такого не бывает. При благоприятном исходе знакомство с партнером позволит вам начать успешное взаимодействие, встречаться снова и сотрудничать на благо двух сторон.

Какие цели преследует менеджер на первой встрече с будущим клиентом:

  • увидеть перспективы и его стремление к бизнес-партнерству;
  • выяснить главные запросы покупателя;
  • узнать, какая именно продукция компании будет ему полезна и закроет нужды;
  • предложить пробные образцы, каталоги и тесты;
  • добиться обратной связи (отклика) от собеседника.

На этом шаге менеджер не продает товар, он презентует самого себя (производит приятное впечатление, вызывает интерес к компании, налаживает доверительные связи). Чтобы все прошло успешно, нужно предварительно обдумать все возможные сценарии беседы и быть во всеоружии, чтобы справиться с возникшей ситуацией. Не стоит полагаться на авось и личную находчивость.

2. Сбор информации о клиенте

Прежде чем составить скрипт встречи с клиентом (или план), нужно узнать о покупателе как можно больше. Как это сделать:

Найдите данные про род занятий потенциального партнера

Прочтите профильную публицистику, чтобы запомнить характерные определения, которые вам пригодятся в разговоре.
Просмотрите сайт компании клиента, ознакомьтесь с его структурой и самой важной информацией. Прочтите, кто руководит организацией, и сделайте нужные выводы.
Изучайте продукцию конкурентов, чтобы предложить возможному клиенту лучшие условия сделки.

Но главное – отлично знать товар своей компании. Менеджер должен быть в курсе всех нюансов того, что он советует клиенту. Если торговый представитель не в состоянии как следует презентовать продукт, с ним вряд ли кто-то будет контактировать в дальнейшем.

3. Организация встречи с клиентом

Данный этап нужно посвятить организации переговоров, которые вначале следует назначить. Свяжитесь с покупателем, чтобы уточнить время и место ожидаемой беседы. Условившись о встрече, конкретизируйте ее дату с учетом мнения клиента.

Где можно провести переговоры – несколько примеров:

  • В офисе клиента или другом месте, которое он выберет. Конечно, можно подготовиться к такой беседе, но зачастую нужно реагировать по ситуации.
  • На вашей территории (в собственном кабинете, в комнате для заседаний и т. д.). Не принимайте посетителя в людных местах, где вас обоих будут отвлекать. И никогда не приступайте к разговору на ходу или в проходах.
  • В нейтральной зоне. Для этого можно снять конференц-зал или зайти в спокойное кафе. Не стоит приглашать клиента в ресторан, там будет не совсем удобно. Вам обоим придется делать паузы на прием пищи. Запомните: встреча с клиентом и еда несовместимы.

Лучше, если помещение, выбранное для переговоров, будет тихим и малолюдным.

Как назначить встречу по телефону: 5 шагов

Вам необходимо правильно назначить встречу по телефону, то есть при первом звонке клиенту вашими задачами будут:

Завладеть вниманием собеседника.
Представить себя и свою компанию.
Объяснить причины звонка.
Произнести вопросительное или оценочное утверждение.
И, наконец, основная цель – назначить деловую встречу.

Чем выше ожидания, тем меньше доверия. Не создавайте интригу для привлечения внимания собеседника. Не стоит начинать разговор с вопросов, вроде: «Будет ли вам интересно, если я расскажу, каким образом повысить продажи в N раз». Подобное начало все усложняет, поскольку разумному человеку ничего не стоит ответить: «Нет».

Наиболее простым способом получить внимание собеседника является приветствие и обращение к нему по имени. То есть просто позвонить и сказать: «Здравствуйте, Иван Тимофеевич!»

Этого вполне достаточно, чтобы начать разговор, цель которого – назначить встречу по телефону.

При первом звонке собеседнику ничего не известно о вас и вашей компании. В связи с этим мало сказать: «Это Максим Михайлов из компании «ВикингНорд». Нужно озвучить, где вы располагаетесь и чем занимаетесь: «Мы находимся в Архангельске и занимаемся наружной рекламой».

Поскольку собеседника интересует цель звонка, сразу необходимо уточнить: «Я хочу договориться с вами о личной встрече». Таким образом, вы снимете напряжение, то есть с вашей стороны не следуют лишние вопросы, вы не продаете свой товар/услугу, но разговариваете по делу.

Для того чтобы повысить доверие собеседника, назовите фирму, которая может дать вам рекомендацию. То есть скажите: «Думаю, вам, как и компании «ОлимпусТрейд», интересна оптимизация затрат на рекламу и рост доходов».

Назначить встречу по телефону нужно прямо и четко. Не мучайте собеседника вопросами, когда ему удобнее: в четверг или в пятницу, утром или в вечернее время. Ваша задача – назначить встречу, а не обсудить, насколько она возможна, поэтому скажите: «Вас устраивает четверг в 16:30?».

Таким образом, вы не скажете лишнего, но при этом продемонстрируете, что для вас важно время клиента, укладываясь в три – пять минут разговора. Лучше заранее подготовиться к беседе, отрепетировать ее, после чего звонить, чтобы назначить встречу по телефону

С ростом количества ваших презентаций увеличится и количество продаж.

4 готовых скрипта продаж на все теплые случаи жизни

Здесь вы можете взять готовые скрипты продаж бесплатно. Только не воспринимайте их как догму — это шаблоны, которые требуют доработки под ваш процесс продаж.

Скрипт портала «Как зарабатывать.ru»

Этап Наполнение
Приветствие Добрый день, *Имя клиента*! Меня зовут *ваше имя*, я представитель компании «Рубашка на заказ».
Выяснение обстоятельств Вам удобно сейчас говорить? (Если клиент отвечает «нет», то задаем второй вопрос: «Когда я смогу вам перезвонить, чтобы продолжить разговор?»)
Уточняем Вы недавно заказывали у нас детскую рубашку синего цвета.
Говорим о цели звонка Сегодня началась новая акция «Собери ребенка в школу со скидкой 10%», мы бы хотели предложить вам юбочки и брюки для девочки со скидкой в дополнение к рубашке. Мы можем прислать наш каталог на вашу электронную почту, чтобы вы ознакомились с ассортиментом.
Отвечаем на возражения Представим, что клиент сказал, что уже знаком с ассортиментом. Говорим: «Это новое поступление к новому школьному сезону, пока мы предлагаем его только нашим клиентам, так как предложение ограничено».
Фиксируем покупку и прощаемся До свидания! Ждем вас снова в нашем магазине.

Скрипт из книги «Мастер звонка»

Пример скрипта теплого звонка приводит Евгений Жигилин, предприниматель, основатель и ведущий тренер компании «Мастер звонка» в одноименной книге.

Этап Наполнение
Приветствие Ан­дрей Ива­нович, ме­ня зо­вут Игорь Ко­ровин, ком­па­ния «Ай Си Эм». Вы с на­ми ра­бота­ли в ок­тябре это­го го­да, при­об­ре­ли у нас ку­хон­ный гар­ни­тур, с ва­ми ра­ботал мой кол­ле­га Сер­гей Ла­рин, пом­ни­те его?
Выяснение обстоятельств Вам удоб­но сей­час раз­го­вари­вать?
Уточняем Ан­дрей Ива­нович, Сер­гей у нас по­шел с де­каб­ря на по­выше­ние, он те­перь ру­ково­дитель от­де­ла про­даж! И он пе­редал мне сво­их кли­ен­тов. Я зво­ню вам прос­то поз­на­комить­ся и, воз­можно, от­ве­тить на ва­ши воп­ро­сы.
Налаживаем контакты и подводим к цели звонка Еще раз ме­ня зо­вут Игорь Ко­ровин. Я вам сбро­шу эсэ­мэс со сво­ими кон­такта­ми, сох­ра­ните их, по­жалуй­ста, и об­ра­щай­тесь в лю­бое вре­мя по лю­бым «ме­бель­ным» воп­ро­сам Хо­рошо?

После этого:

Кста­ти, как ваш гар­ни­тур?

Презентация товара Ан­дрей Ива­нович, у нас с это­го ме­сяца но­вая ли­ней­ка ме­бели, пос­ледняя кол­лекция. Не толь­ко гар­ни­туры, но и при­хожие, шка­фы-ку­пе и мно­гое дру­гое. Я вас приг­ла­шаю при­ехать пос­мотреть, воз­можно, что-то приг­ля­нет­ся. Как смот­ри­те?
Ес­ли кли­ент сог­ла­ша­ет­ся Ког­да вам удоб­но подъ­ехать, в буд­ни или в вы­ход­ные? (и даль­ше «наз­на­чение встре­чи».)
Ес­ли кли­ент от­ка­зыва­ет­ся Ан­дрей Ива­нович, воз­можно, кто-то из ва­ших родс­твен­ни­ков или зна­комых как раз сей­час за­нима­ет­ся об­новле­ни­ем ин­терь­ера. Как вы ду­ма­ете, я мо­гу пред­ло­жить им при­ехать пос­мотреть?
Фиксируем результат и прощаемся Ан­дрей Ива­нович, спа­сибо, что наш­ли вре­мя! Ес­ли вас или ко­го-ни­будь из ва­ших зна­комых бу­дет ин­те­ресо­вать ме­бель, по­жалуй­ста, ад­ре­суй­те их ко мне, хо­рошо?

После этого:

Спа­сибо, Ан­дрей Ива­нович, что уде­лили вре­мя! Хо­роше­го дня!

Скрипт продаж для менеджеров по продажам от компании SalesapCRM

Этап Наполнение
Приветствие Здравствуйте, меня зовут *имя менеджера*
Выяснение обстоятельств Вы недавно были на вебинаре «Английский язык за 100 часов по методу полиглотов». Верно?
А как я могу к Вам обращаться?
Уточняем Вы были до самого конца?
Говорим о цели звонка и презентуем товар Если да: Значит Вы в курсе, что сейчас у на

с действуют особые условия возможность начать обучение оплатив всего 12 900 или 34 830 рублей за весь курс. Вы уже подали заявку?
Если нет: Значит не зря Вам звоню, на вебинаре озвучивалось, что сейчас у нас действуют особые условия, возможность начать обучение оплатив всего 12 900 или 34 830 рублей за весь курс. Вы уже подали заявку?

Ответ на возможные возражения Перечисление аргументированных преимуществ курса
Фиксируем покупку и прощаемся Хорошо, *имя клиента*, В пятницу (вторник) проверьте Вашу почту, Вам будет выслано приглашение на этот вебинар и дополнительные материалы, которые будут Вам интересны.

Присоединяйтесь к нам!

Пожалуйста, не опаздывайте!

Встреча начнется ровно в 21-00 по московскому времени.

До свидания!

Непростительные ошибки при встрече с клиентом

Отсутствие попыток наладить контакт с потенциальным клиентом, интереса к ситуации в его компании, потребностям и проблемам предприятия, мгновенный переход к самопрезентации и попыткам продать свои услуги или товары. Любой клиент понимает, что вы не занимаетесь благотворительностью и ваша задача — найти платежеспособного заказчика, однако открытая демонстрация этого, отсутствие искреннего интереса к проблемам потенциального клиента вряд ли кому-то понравится и вызовет желание посотрудничать.

Отсутствие плана проведения встречи. Залог плодотворных переговоров — подготовка к ним и проработка алгоритма действий для разных ситуаций.

Незнание потребностей клиента, которое ведет к смещению фокуса на второстепенные проблемы, потере времени и в итоге к упущенной выгоде.

Неумение или нежелание понять клиента, выслушать его мнение. Вряд ли менеджер с такими качествами сможет добиться высот в сфере продаж.

Отсутствие логического завершения встречи. Порой менеджеры завершают переговоры, не подведя итоги, не проговорив какие-то ключевые моменты встречи, будучи уверенными в том, что уже достигли успеха. Даже если беседа прошла хорошо, желательно соблюдать правила ее проведения и четко следовать заранее намеченному плану.

Демонстрация негативных эмоций по отношению к клиенту, его действиям, мнению, решениям

Важно оставаться как минимум нейтральным, как бы вы ни относились к происходящему.

Навязчивое напоминание о себе, частые звонки.

Лишние действия, направленные на привлечение клиента, но лишающие компанию дополнительного дохода и нарушающие ее стратегию (например, предложение необязательных скидок или бонусов).  

Первая (да и вторая) встреча с клиентом имеет огромное значение для компании, целью которой является сотрудничество, длительное и плодотворное. То, насколько хорошо вы к ней подготовитесь, повлияет на итоговый результат работы

Поэтому важно уделить особое внимание процессу организации встречи. Вы должны понимать, как действовать в той или иной ситуации, какие вопросы задавать, как расположить к себе клиента, как отвечать на возражения и т. д

Показав себя как надежного, хорошо осведомленного, ответственного и чуткого менеджера, вы сможете рассчитывать на успех всего предприятия.

д. Показав себя как надежного, хорошо осведомленного, ответственного и чуткого менеджера, вы сможете рассчитывать на успех всего предприятия.

Назначение встречи

Как так, сразу «назначение встречи» — можете удивиться вы. Мы ведь только установили контакт и разговорились. Собеседник едва начал нам рассказывать о ситуации и сложностях. А мы сразу — встречу? А как же рассказать подробнее о нас, нашей компании и нашем предложении, провести презентацию по телефону?

Если такие мысли посетили вас — поздравляю! Мы только что обнаружили одно из ваших ошибочных убеждений.

Поясню на примере холодного звонка: в какой момент нужно подсекать рыбу — как только она клюнула или после того, как она съест всю наживку? Конечно же, в момент «поклевки». Если мы промедлим, рыба сорвется с крючка — съест наживку и уплывет. Этот же принцип действует и для холодных звонков.

«Подсекать» ЛПР надо сразу после того, как он «клюет»: вступает в диалог, начинает рассказывать о ситуации, задает вопросы о вашей компании и предложении, интересуется ценами.

Неопытный продавец, видя интерес со стороны клиента, включается в этот разговор, проводит презентацию и отвечает на все вопросы ЛПР по телефону. И… теряет шанс назначить встречу. Почему? Да потому, что ЛПР нет смысла тратить время на встречу — всю нужную информацию он получил по телефону или попросил, чтобы ее прислали по почте.

Теперь о «наживке». Зачем ЛПР встречаться с вами?

Чтобы вы рассказали ему обо всех преимуществах вашего предложения? Уверен, что такой повод не «зацепит» ЛПР — никому не интересно слушать о чужих преимуществах и отличиях (тем более, что ваше предложение мало чем отличается от предложения компании, с которой он работает сейчас). Чтобы познакомиться лично? Вряд ли перспектива потратить от тридцати минут до часа рабочего времени на общение с человеком, о существовании которого он узнал минуту назад, его воодушевит.

Постарайтесь посмотреть на ситуацию не со своей, а с его точки зрения и ответьте на вопрос: «Что могло бы стимулировать меня согласиться на встречу, если бы я был на месте этого человека?»

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

  1. Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
  2. Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
  3. Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
  4. Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
  5. Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

Особенности назначения встреч по телефону

В общении по телефону есть некоторая специфика, которую обязательно нужно учитывать.

К его преимуществам можно отнести следующее:

  • В первую очередь речь идет об отсутствии необходимости разъезжать по городу, что экономит время и средства.
  • Кроме того, сделать телефонный звонок намного быстрее, чем направить письмо или сообщение.
  • При подобном общении вам точно известно, что информация дошла до собеседника, а также ясна его реакция на то, что вы предлагаете.
  • Решив назначить встречу по телефону, вы можете сразу уточнить необходимые детали и разрешить возможные недоразумения. Сделать то же самое при переписке несколько сложнее, и уж точно занимает больше времени.
  • Разговор по телефону воспринимается менее обязывающим, чем беседа при личной встрече. В первом случае почти не ощущается давления.
  • Для того чтобы назначить встречу с клиентом по телефону, нет необходимости надевать деловой костюм, делать прическу и т. д.
  • При разговоре можно держать перед глазами нужные бумаги, подсказки и пр.

Есть у общения по телефону и свои минусы:

  • Звонок может восприниматься клиентом как заминка, мешающая его работе.
  • У вас нет возможности отслеживать ситуацию, вы не знаете, отвлекается ли клиент на внешние факторы, такие как посторонние люди, коллеги, прерванная деятельность и пр.
  • В разговоре по телефону проще, чем при личной встрече, отказать, придумав какие-то отговорки.
  • У собеседника есть возможность в любой момент прервать общение и положить трубку.
  • Вы не можете подкреплять свое предложение, демонстрируя проспекты, графики и т. п.
  • Решив назначить встречу по телефону, вы лишены возможности проанализировать язык телодвижений собеседника, его мимику и жесты, полагаясь только на интонации в ходе разговора.
  • Возможность неправильно истолковать итог беседы несколько выше, чем при личной встрече.

Один из самых важных моментов, о котором ни в коем случае нельзя забывать, решив назначить встречу по телефону, – клиент принимает решение о встрече, лишь на 30 % основываясь на том, ЧТО вы говорите. Остальные 70 % зависят от того, КАК вы говорите.

Не забывайте о том, что при разговоре по телефону «слышно»:

  • Что вы улыбаетесь, жестикулируете, принимаете позу.
  • Ваше настроение.
  • То, как вы относитесь к клиенту и работе в целом.

Из приведенной ниже таблицы можно понять, каково влияние каналов передачи информации на собеседника в случае личной встречи и при общении по телефону:

2 варианта, что делать после встречи с клиентом

Когда встреча с потенциальным клиентом подойдет к концу, выразите благодарность за уделенное вам время, подведите основные итоги переговоров и договоритесь с собеседником о дальнейших действиях. Это может быть звонок, следующая встреча для более детального обсуждения будущего сотрудничества, отправка коммерческого предложения и т. п. После этого можно попрощаться.

Когда окажетесь в спокойном месте, запишите, как прошла встреча, отметьте все главные моменты, ваши удачи и проколы, вопросы без ответов, основные договоренности. Нужно сохранить в памяти и на бумаге все данные беседы, чтобы по прошествии времени не забыть то, что может оказаться важным впоследствии.

Что следует делать дальше, чем должна логически завершиться встреча с клиентом? Пример:

Отправка благодарственного письма потенциальному клиенту

Встреча менеджера по продажам с клиентом может завершиться отправкой такого документа независимо от ее результата. Это положительно повлияет на имидж отправителя, закрепит позитивное впечатление от общения. Еще таким образом можно ненавязчиво напомнить о себе. Благодарственное письмо клиенту обычно пишется в свободной форме. Но можно использовать следующую структуру:

  • в шапке письма пишется его адресат;

  • далее следует обращение к вашему клиенту по имени и отчеству;

  • текст письма содержит основной посыл: непосредственно благодарственные слова, затем описание того, за что вы выражаете благодарность, что вас на это подвигло (не забывайте об определенной степени эмоциональности: сухость в письме такого типа не слишком уместна);

  • в ряде случаев можно упомянуть заслуги адресата в отлично проведенной встрече;

  • письмо пишется на официальном бланке организации (с указанием реквизитов, за подписью руководителя).

Поблагодарить собеседника за проведенные переговоры нормально, это в рамках делового этикета, поэтому не стоит пренебрегать такой возможностью. Просто отправьте письмо. Встреча с клиентом, возможно, окажется более полезной благодаря этому жесту.

Полезные материалы:

Образец благодарственного письма за сотрудничество.doc

Отправка коммерческого предложения

Коммерческое предложение должно быть составлено грамотно, содержать всю необходимую информацию в сжатой и удобной для чтения форме. Это позволит потенциальному клиенту ознакомиться с вашими услугами, не тратя на это большое количество времени, и он это оценит. Документ должен:

  • проинформировать клиента о товарах или услугах вашей компании;

  • вызвать его интерес;

  • сформировать желание связаться с вами для сотрудничества.

Структура коммерческого предложения:

  • заголовок (обычно при этом используется логотип вашей компании);

  • подзаголовок (указываются товары/услуги);

  • реклама предоставляемых услуг или продаваемых товаров;

  • перечисление выгод от сотрудничества;

  • контакты отправителя.

Предложение должно быть составлено таким образом, чтобы не вызывать вопросов у получателя. Все должно быть предельно ясно.

Полезные материалы:

Шаблон коммерческого предложения.doc

Проведение деловых встреч, приемов, переговоров

Обычно в практике деловых мероприятий используется несколько основных методов:

  • уравновешивания;
  • компромиссный (участники должны идти на взаимные уступки; при наличии противоречий нужно достигать согласия поэтапно);
  • интеграции (подразумевает убеждение партнеров в необходимости подходить к решению проблемы встречи с учетом имеющихся взаимосвязей и условий дальнейшего развития кооперации);
  • вариационный (применяется при сложных переговорах).

При этом каждый метод подразумевает использование ряда приемов и принципов, конкретизирующих действия на каждом этапе:

  • встреча участников и установление контакта между ними;
  • привлечение внимания (собственно начало переговоров);
  • обмен информацией;
  • аргументация предложений;
  • решение поставленной задачи.

Если деловая встреча достигла заявленной цели, завершающий этап требует обязательного суммирования результатов, краткого повтора основных положений, затронутых в ходе переговоров

Следует обязательно акцентировать внимание на удачных, результативных сторонах прошедшего мероприятия.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий