Кассовая дисциплина: что изменилось, на что обратить внимание

Нюансы документирования кассовых операций для ИП

Главная особенность ведения учета кассовых операций ИП в том, что предпринимателям разрешено не использовать ПКО, РКО и Кассовую книгу. Дело в том, что ИП вправе документировать кассовые операции в упрощенном порядке — в соответствии с Указаниями № 3210-У.

При этом, данный порядок не подразумевает, что ИП в принципе не будет вести учет рассматриваемых операций. Предприниматель, так или иначе, должен использовать документацию, которая позволяет учитывать выручку — в том числе и ту, которая образуется в рамках правоотношений, при которых нужно вести кассу.

Основной документ, в котором ИП отражает выручку — это, как мы уже определили выше, Книга учета доходов и расходов (либо только учета доходов — если ИП работает на ПСН), либо иной документ, утвержденный на отраслевом уровне. Как правило, его бывает достаточно — необходимость в применении прочих документов может возникнуть лишь исходя из специфики бизнес-процессов на конкретном объекте.

Отметим, что при ЕНВД величина доходов и расходов значения не имеет — но важно вести корректный учет показателей, влияющих на исчисление налога (прежде всего, это физические показатели — например, площадь торгового зала, количество работающих у ИП продавцов). Такой учет ИП на ЕНВД может вести любым удобным способом

Вместе с тем, закон не запрещает любому ИП вести учет с помощью РКО, ПКО и Кассовой книги. Многим предпринимателям такая схема довольно близка, так как позволяет обеспечить необходимую детализацию хозяйственных операций. Особенно — если касса функционирует в рамках трудовых правоотношений, при которых работникам ИП могут выдаваться денежные средства под отчет. Опять же, играют роль масштабы бизнеса, который ведет индивидуальный предприниматель.

Как мы уже знаем, кассовые документы (в данном случае их аналог — Книга учета доходов или расходов ИП) применяются обособленно от фискальных документов (хотя и могут заполняться на их основе — поскольку именно фискальные документы будут первичными относительно учетных по кассе). В случае с ИП все то же самое: установленные законом правила фискализации никак не пересекаются с теми, что регулируют применение кассовых документов.

В отношении ИП законодательство о применении контрольно-кассовой техники каких-либо особых условий не устанавливает (за исключением положений об отсрочке в применении онлайн-касс до 01.07.2019 года для некоторых категорий ИП). На кассе, которую использует предприниматель, формируются точно такие же фискальные документы — чеки, отчеты. Тот факт, что ИП не использует ПКО, РКО и Кассовую книгу, роли не играет. Однако, заполнение альтернативных им учетных документов — прежде всего, Книги учета доходов и расходов, осуществляется, как и в случае с ордерами, на основании фискальных документов. Либо — заменяющих их в случае, если ККТ использовать необязательно (то есть, если это товарные чеки либо БСО).

Главные правила кассовой дисциплины

Опытный специалист наверняка профессионально владеет всей информацией по поводу кассы, отраженной в законодательстве. Мы собрали все важные моменты и систематизировали главные правила кассовой дисциплины.

Соблюдение условий хранения наличности. Наличные денежные средства должны быть хорошо защищены, а поэтому для хранения необходимо отдельное помещение с металлической дверью и сейф.
Ведение необходимой отчетности. Всем организациям следует вести необходимую отчетность: приходный кассовый ордер по форме КО-1, расходный кассовый ордер по форме КО-2, а также книгу учета наличных денежных средств или, другими словами, кассовую книгу. Все документы оформляет кассир, но подписывает их и несет ответственность главбух.
Инвентаризация и ревизия кассы. Необходимо проводить кассовую ревизию. Существуют плановые и внеплановые проверки кассы. Обязательно проводить инвентаризацию кассы нужно в случаях смены ответственного лица, выявления фактов хищения, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а также в случае форс-мажоров. Инвентаризация кассы — это способ своевременного выявления ошибок отчетности, недостач и излишков наличности.
Своевременная инкассация. Это положение кассовой дисциплины касается соблюдения лимитов наличных денег в кассе. Если организация по итогам операционного дня имеет в кассе наличность сверх согласованного с банком лимита, то ее в обязательном порядке необходимо инкассировать. Накапливать сверхлимитные денежные средства разрешается только в день выдачи заработной платы работникам, а также в праздничные и выходные дни.
Соблюдение лимитов выдачи и хранения наличных денежных средств. Законом предполагается, что хранить денежные средства и выдавать наличность из кассы возможно только в рамках определенных кассовых лимитов. За расчеты наличностью установлен лимит в 100 тысяч рублей в рамках действия по одному договору. Помимо лимита расчетов, также существует лимит хранения. За нарушение этого правила можно получить штраф для юридического лица в размере от 40 до 50 тысяч рублей, а для ИП и должностных лиц фирмы — от 4 до 5 тысяч рублей.
Правильная приемка и выдача денежных средств

Важно учитывать, что документация должна быть оформлена в классике жанра: кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или руководителем фирмы, кассиром, иметь печать организации и штамп
При приеме денег и создании приходного ордера кассир обязательно должен обращать на это внимание. Приходные и расходные кассовые ордеры необходимо хранить в течение 5 лет

Мы перечислили основные правила кассовой дисциплины. Но что же касается нововведений 2019 года? Во-первых, теперь Центробанком разрешено оформлять приходные и расходные кассовые ордеры в электронном виде при наличии электронной подписи документов главбухом и кассиром. Во-вторых, при наличии приказа директора или ИП можно выдавать деньги работнику, который не сдал документы по предыдущему авансу.

В большинстве случаев за кассу отвечает кассир под контролем главного бухгалтера. Но компания может назначить ответственным другого сотрудника. Например, обязанности кассира может исполнять главбух или даже директор, если численность организации не слишком большая и нет штатного кассира. Однако такой порядок ведения кассовых операций должен быть отражен в соответствующих положениях и учетной политике организации.

Определяем лимит остатка наличных денег

Автономные учреждения, как и любые другие организации, имеют право хранить в кассе наличные деньги исключительно в пределах установленного распорядительным документом учреждения лимита остатка наличных денег.

Накопление наличных денег в кассе сверх предусмотренного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий, осуществления выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на осуществление указанных выплат, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

При наличии у учреждения обособленных подразделений лимит остатка наличных денег определяется с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим подразделениям.

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется данному подразделению в порядке, определенном учреждением.

Лимит остатка наличных денег должен быть рассчитан учреждением самостоятельно. Для определения такого лимита учреждение должно учесть объем поступлений наличности за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное учреждение – ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги). При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги учреждение должно учитывать объем выдач наличных денег (вновь созданное учреждение – ожидаемый объем выдач наличных), за исключением сумм, предназначенных для выплат заработка, стипендий и других выплат работникам. Формулы расчета лимита приведены в приложении к Указанию № 3210-У.

Рассмотрим пример расчета лимита остатка наличных денег в случае, если учреждение не имеет поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

В соответствии с п. 3 Указания № 3210-У уполномоченный представитель учреждения сдает наличные деньги в банк или организацию, входящую в систему ЦБ РФ, осуществляющую перевозку, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

Уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, сдавать наличные в кассу юридического лица, или в банк, или в организацию, входящую в систему ЦБ РФ, для зачисления их сумм на банковский счет учреждения.

Нормативное регулирование бухучета КО

Бухучет КО регулируется правилами по ведению бухучета (приказ МФ РФ от 29.07.1998 № 34н) и ПБУ 3/2006 (приказ МФ РФ от 27.11.2006 № 154н), посвященным учету валютных обязательств.

При этом надо иметь в виду, что расчеты в инвалюте между резидентами на территории РФ запрещены (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ), за некоторыми исключениями, связанными с расчетами, в которых участвуют банки или нерезиденты. Для наличных расчетов через кассу фирмы имеет значение выдача и прием подотчетных сумм по зарубежным командировкам.

Подробнее о валютных операциях читайте в материале «Валютные операции: понятие, виды, классификации»

Бланки первичных документов, применяемых при оформлении КО, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Несмотря на то что действующий закон о бухучете отменил обязательность применения унифицированных форм при оформлении учетных операций (п. 4 ст. 9 закона РФ от 06.12.2011 № 402), в отношении КО эти документы по-прежнему должны оформляться на бланках, установленных Госкомстатом (информация МФ РФ № ПЗ-10/2012 к закону РФ № 402).

О требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения»

Напомним, что инвентаризация обязательна:

  • при смене материально-ответственных лиц;
  • перед составлением годовой бухотчетности;
  • при выявлении недостачи.

Расчеты с населением

При осуществлении автономным учреждением наличных расчетов с населением за проданные товары, оказанные услуги, выполненные работы нужно обратить внимание на соблюдение положений Федерального закона № 54-ФЗ. Из данного документа следует, что ККТ применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Федеральным законом № 54-ФЗ (п

1 ст. 1.2 данного закона). При осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленный абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты).

Отметим также Письмо Минфина РФ от 28.04.2017 № 03-01-15/26324, в котором указано, что Федеральным законом № 54-ФЗ не предусмотрено особых условий (исключений) в отношении применения ККТ для пользователя (продавца) при оплате покупателем товара посредством платежного поручения через кредитную организацию.

Напомним, что выдача учреждением БСО осуществляется до 1 июля 2018 года в порядке, установленном Положением № 359 и Федеральным законом № 54-ФЗ (в редакции, действовавшей до вступления в силу Федерального закона № 290-ФЗ). БСО должны быть изготовлены типографским способом или сформированы с использованием автоматизированных систем. Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов. Реквизиты, которые должен содержать БСО, указаны в п. 3 Положения № 359.

В силу п. 2 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ учреждения могут не применять ККТ при оказании, в частности, следующих услуг:

  • по обеспечению питанием обучающихся и работников образовательных организаций, реализующих основные общеобразовательные программы, во время учебных занятий;

  • по присмотру и уходу за детьми, больными, престарелыми и инвалидами.

Также могут не применять ККТ:

  • аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских населенных пунктах, и обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность (амбулатории, фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты, центры (отделения) общей врачебной (семейной) практики), расположенные в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптечные организации (п. 5 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ);

  • организации, осуществляющие расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне отдаленных или труднодоступных местностей, утвержденном органом государственной власти субъекта РФ, при условии выдачи покупателю (клиенту) по его требованию документа, подтверждающего факт осуществления расчета между организацией и покупателем (клиентом), содержащего наименование документа, его порядковый номер, реквизиты, установленные абз. 4 – 12 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ, и подписанного лицом, выдавшим этот документ.

8 И 19 вопросы. Порядок ведения кассовой книги

Кассовую
книгу ведет кассир предприятия, в ней
ежедневно записывают все операции по
поступлению и выдаче денежных средств,
которые оформлены приходными и расходными
кассо­выми ордерами.

Кассовую
книгу на предприятии открывают, как
пра­вило, на один календарный год и
ведут в единственном экземпля­ре. Все
листы кассовой книги должны быть
пронумерованы и прошиты. Надпись о
количестве листов кассовой книги делает
руководитель предприятия и заверяет
печатью.

Каждый
лист кассовой книги оформляют в двух
экземплярах. Первый экземпляр листа
остается в кассовой книге, а второй
эк­земпляр, который является отчетом
кассира, вместе с документа­ми, на
основании которых оформлялись кассовые
операции, кас­сир сдает в бухгалтерию
под расписку. Подчистки и неоговорен­ные
исправления в кассовой книге не
допускаются.

Номер
документа

В
кредит счета 50 с дебета счетов

Итого
кредит, р.

51

71

76

66

1000

1000

67

5
000

5
000

68

10000

10
000

69

8
000

8
000

70

97
000

97
000

Итого

97
000

6
000

18
000

121
000

Если
в течение рабочего дня кассовые операции
не проводи­лись и записи в кассовую
книгу не осуществлялись, остатком
на­личных денежных средств на конец
рабочего дня считают сумму остатка,
которая была указана в кассовой книге
в последний изпредшествующих
рабочий день, в течение которого проводили
кассовые операции.

Сальдо
на начало:
10 000 р.

Номер
документа

В
дебет счета 50 с кредита счетов

Итого,
дебет, р.

51

62

71

73

5

47
200

47
200

6

300

300

7

50
000

50
000

8

58
000

58
000

9

700

700

Итого

58
000

47
200

1
000

50
000

156
200

Сальдо
на конец:
45 200 р.

В
конце отчетного периода в бухгалтерии
на основании отче­тов кассира составляют
два учетных регистра:

  • журнал-ордер
    № 1;

  • ведомость
    № 1.

Журнал-ордер
№ 1 предназначен для отражения сумм по
операциям, связанным с выдачей наличных
денежных средств из кассы. В журнале-ордере
отражают операции, кото­рые прошли
по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции
с дебетом других счетов.

Ведомость
№ 1 предназначена для отражения сумм
по операциям, связанным с поступлением
наличных денежных средств в кассу. В
ведомости отражают операции, которые
прош­ли по дебету счета 50 «Касса» в
корреспонденции с кредитом других
счетов, а также показывают сальдо на
начало и конец от­четного периода.

9
39 42 вопрос
.
Под отчет могут быть выданы небольшие
суммы денег для оплаты расходов на
командировки, операционно-хозяйственные
расходы, приобретение мелких партий
товара, на представительские расходы.
Приказом руководителя организации
определяется круг подотчетных лиц,
которые могут получать деньги из
кассы. 

Выдача
денег под отчет осуществляется по
письменному заявлению сотрудника с
визой руководителя, которое является
приложением к расходному кассовому
ордеру. На каждую полученную сумму
подотчетное лицо составляет Авансовый
отчет(по форме АО-1) не позднее 3х
дней по истечении срока, на который была
выдана сумма. При этом перерасход
подотчетных сумм компенсируется
сотруднику, а остаток — вносится
сотрудником в кассу.

Использование ККМ в 2020 году

У экономических субъектов внедрение онлайн-касс происходит поэтапно. В соответствии с п. 4 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290, с 01.02.2017 новую контрольно-кассовую технику допускается использовать только через оператора фискальных данных.

С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация контрольно-кассовой техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015). Переход происходил в несколько этапов. И сейчас почти все организации и ИП, работающие с наличностью, должны применять онлайн-ККТ. В соответствии с правилами ведения кассовых операций, в 2020 году ККМ вправе не применять компании, осуществляющие деятельность:

  • поименованную в п. 2 ст. 2 54-ФЗ;
  • в отдаленных и труднодоступных местах;
  • в области религиозных обрядов и церемоний, по продаже предметов религиозного культа;
  • аптечные организации в сельской местности;
  • по предоставлению парковочных мест на земельных участках, находящихся в государственной собственности;
  • платных услуг библиотечного дела;
  • прием наличности за коммунальные услуги;
  • образовательные услуги населению;
  • предоставление услуг в сфере физической культуры и спорта;
  • оказание услуг центрами культуры и творчества.

Для наглядности представим поэтапный порядок реализации новой редакции закона № 54-ФЗ в виде блок-схемы.

На сегодняшний день существуют уже более 100 моделей онлайн-касс, а действующие ОФД обеспечивают передачу данных с касс в ОФД, ФНС и ЕГАИС. С актуальным реестром ККТ можно ознакомиться на официальном сайте ФНС.

По закону 54-ФЗ, оператор фискальных данных обязан:

  • хранить, обрабатывать и защищать от модификации фискальные данные, обеспечивая их конфиденциальность;
  • передавать фискальные данные из ККМ в ФНС;
  • отправлять покупателю чек в электронном виде и обеспечивать возможность онлайн-проверки чека.

По каждой онлайн-кассе ОФД собирает и актуализирует массу параметров: время открытия и закрытия смены, сумму наличных, средний чек и т. д. А значит, любую точку продаж теперь есть возможность проверить через интернет за считанные минуты. Кроме того, встроенные сервисы некоторых ОФД позволяют не только хранить полученные данные, но и формировать различные отчеты.

  • отвечать в трехдневный срок на поступившие через личный кабинет запросы ИФНС;
  • сообщать о неприменении КК-машин или в трехдневный срок со дня устранения выявленных нарушений при ее использовании;
  • сообщать о своем согласии или несогласии с поступившими от ИФНС данными о выявленных нарушениях в течение одного рабочего дня.

Передаваемые сведения необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП). После получения такого сообщения ИФНС должна подтвердить факт получения, разместив в кабинете КК-машин квитанцию о приеме. Информация и документы могут быть переданы и на бумажном носителе в налоговые органы.

Лимит остатка наличных денег

Юрлица обязаны ограничивать величину кассовой наличности на конец дня – устанавливать лимит остатка. Максимально возможная величина наличности, допустимая для хранения, определяется фирмой самостоятельно путем утверждения соответствующего приказа.

При определении величины лимита организация учитывает ежедневные обороты наличности (выдача или поступление), а также особенности бизнеса.

Расчет лимита выполняется, исходя из поступлений или расходов наличности. Второй способ используется, когда у фирмы нет наличных поступления от продаж.

Указание 3210-У содержит две формулы для расчета лимита – на основании приходуемой и расходуемой величины наличности:

Лимит (поступления) = Объем поступлений / Расч. период * Число дней между датами передачи наличности в банк

Поступления в виде выручки устанавливаются в рублях за конкретный промежуток времени, именуемый расчетным.

Лимит (расходы) = Объем выдачи / Расч. период * Число дней между датами снятия наличных со счета.

В объем расходования наличных денег не включаются выплаты работникам. При определении периодичности получения наличных в банковском учреждении не учитываются факты, когда получаемые средства расходуются на выплаты сотрудникам организации.

Расчетный период выбирается организацией самостоятельно, выражается в отработанных днях. Полученное значение лимита округляется до рублей согласно математическим правилам.

Предприятие вправе самостоятельно выбрать подходящую формулу для расчета. Выбор зависит от характера деятельности, присутствия наличных поступлений и расходов.

Выбранный способ исчисления закрепляется в приказе, устанавливающем лимит наличности. При этом выбор рекомендуется обосновать в распорядительной бумаге.

Пример вычисления лимита из поступлений

Фирма торгует в розницу товарами, магазин совершает торговлю ежедневно. За расчетный период был взят календарный месяц – сентябрь 2016г. Выручка за сентябрь – 1 450 560 руб. Наличность из кассы сдается через день (1 раз в 2 дня).

Лимит = 1 450 560 / 30 дн. * 2 дн. = 96 704 руб.

Если юрлицо имеет обособленные подразделения, то они рассчитывают остаточный лимит самостоятельно, если сами передают наличные средства на расчетный банковский счет. В противном случае организация должна установить лимит для каждого подразделения с учетом формул, указанных выше.

Установленные лимиты следует соблюдать, так как налоговая за этим строго наблюдает, проверяя кассовые книги КО-4 фирмы и ее подразделений.

Приходные документы кассы

Приходные кассовые операции представляют собой прием наличных денежных средств в кассу. Эти операции оформляются путем составления приходных кассовых ордеров. После того как кассиром был получен приходный кассовый ордер он обязан:

  • проверить наличие подписей лиц, которые уполномочены подписывать кассовые документы ( правило действует для бумажных документов);
  • проверить соответствие всех сумм, указанных в приходном ордере, а также наличие всех подтверждающих совершение той или иной операции документов;
  • осуществление принятия денежных средств, их пересчета и сверки фактически принятой суммы с суммой, указанной в ордере;
  • подпись приходного кассового ордера и квитанции, выдаваемой лицу, который осуществляет внесение денежных средств.

В том случае, если вносимая в кассу сумма денежных средств не соответствует фактической сумме, то кассир передает данный приходный кассовый ордер главному бухгалтеру, бухгалтеру или руководителю для его переоформления на другую сумму. Если приходный ордер был оформлен в электронном виде, то в этом случае кассир проставляет в нём отметку о необходимости его в переоформлении.

В том случае если в кассу приходуется выручка, которая была получена при помощи использования контрольно-кассовой техники, то ПКО может быть оформлен один раз на общую сумму. Основанием служит контрольная лента либо бланки строгой отчётности онлайн-ККТ.

Документальное оформление кассовых операций

При поступлении наличности используются кассовые ордера, заполняемые по ф. 0310001; при расходе — расходные ордера по ф. 0310002. При этом ИП могут не оформлять кассовые документы (ордера) и регистры (кассовую книгу), как упомянуто в пп. 4.1, 4.6 Указания.

Оформление кассовых документов возлагается на главбуха, а также на бухгалтера, кассира, иное лицо (должностное или физлицо, которому доверено ведение бухучета), в обязанности которого входит ведение кассовых операций. Руководитель оформляет кассовые документы в том случае, если нет в штате (на рабочем месте) главбуха, кассира или другого уполномоченного на ведение кассовых операций лица (п. 4.2 Указания).

Документы по кассе подписывают главбух или уполномоченный бухгалтер и кассир, при их отсутствии — руководитель предприятия. У кассира должна быть своя печать с реквизитами, подтверждающими проведение операций по кассе, и образцы подписей уполномоченных на подписание кассовых документов должностных лиц.

Если в штате имеется старший кассир, то факт передачи/принятия им денег кассиру/от кассира отражается в книге учета денежных средств по ф. 0310005. Каждая запись по движению средств между старшим кассиром и кассирами подтверждается их подписями.

Под кассу отводится специальное место (помещение), в котором бы можно было обеспечить сохранность как денежных средств, так и кассовых документов.

В обязанности кассира входит не только подсчет поступающей в кассу наличности, но и проверка кассового документа на соответствие образцу, наличие достоверных подписей и точность указанной суммы. Кроме того, проверяется наличие перечисленной в ордере подтверждающей документации. Наличные принимаются путем пересчета, при этом лицо, вносящее денежные средства в кассу, должно наблюдать процесс подсчета.

Учет поступающей в кассу наличности ведется в кассовой книге, оформляемой по ф. 0310004. При этом каждая запись в данном регистре делается кассиром на основании каждого кассового ордера (ф. 0310001 и 0310002). Кассир должен вывести остаток в кассе денежных средств на конец каждого рабочего дня — итоговая запись делается в ф. 0310004 и заверяется его подписью. Если на протяжении дня операций по кассе не было, то и записи в книгу не делаются.

В конце своего рабочего дня кассир должен сверить все записи, сделанные в ф. 0310004, с имеющимися кассовыми документами, вывести остаток и проставить свою подпись. Также сверку должен провести и проставить свою подпись в книге главбух или ответственный бухгалтер.

Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажной или в электронной форме. При этом на бумажном носителе документы могут быть составлены при помощи машинописи или же заполнены от руки. Подписи на бумажных документах должны проставляться собственноручно.

В кассовые документы нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но необходимо, чтобы была проставлена дата исправления, а также инициалы и подпись сотрудника, вносящего исправления.

Для оформления кассовых документов и регистров в электронном формате используются специальные технические средства для обеспечения защиты записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также для идентификации ответственного лица. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.

Регламентация учета: правила ведения документации

Кроме информационной книги, кассовая документация включает приходные и расходные ордера, а также расчетно-платежную и платежную ведомости.

В случае, если организация обладает достаточно разветвленной структурой, главный кассир обязан в течение рабочего дня вести документацию, отображающую учет и продвижение денежной массы внутри системы. Фиксируется любая денежная выплата, осуществленная через кассу. Если субъект является индивидуальным предпринимателем, ему предлагается упрощенная схема ведения кассовой документации, согласно установленному в РФ порядку.

Таким образом, жизнедеятельность компании является прозрачной в финансовом смысле и соответствующей нормам, закрепленным законодательством РФ с перспективой на 2018 год.

Кроме того, предписывается вести также отдельную книгу, фиксирующую денежные потоки внутри организации – к примеру, там регистрируют суммы, выданные старшим кассиром кассирам отдельных подразделений компании.

Впрочем, учет движения денежных потоков также стремится к упрощению и сокращения бюрократических процедур. С этой целью отдельные документы унифицируются, а из обязательных для заполнения форм удаляются устаревшие элементы.

Например, из приходного и расходного ордера устранен целый ряд пунктов, которые прежде были обязательными. А именно, это:

  • корреспондирующий счет;

  • субсчет;

  • код аналитического учета;

  • код по целевому назначению.

Обновленный порядок ведения кассовых операций предусматривает замену устарелой системы классификации кассовых ордеров единой системой цифровых кодов, что более соответствует запросам современной информационной среды в грядущем 2018 году. Использование таких кодов существенно упрощает систему документации кассовых операций, и позволяет вести учет с наименьшими техническими затратами.

В целом, система документирования операций направлена на создание наиболее полной и объективной информационной картины, отображающей все аспекты финансовой жизнедеятельности компании либо организации.

Правила оформления кассовых операций с 1 января 2012 года

С 1 января 2012 года кассовые операции оформляют на основе следущих документов, входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93:

  1. Кассовая книга (форма 0310004) для обобщения информации о кассовых операциях компании.

  2. Приходный ордер (форма 0310001) для оформления поступления в кассу наличных денег.

  3. Расходный ордер (форма 0310002) для оформления выдачи из кассы наличных денег.

  4. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) для учета движения наличности между старшим кассиром и остальными кассирами организации в течение рабочего дня.

  5. Расчетно-платежная ведомость (форма 0301009) для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам компании.

  6. Платежная ведомость (форма 0301011) для учета выданной работникам зарплаты и других выплат.

Т.е. как и раньше приходные и расходные операции оформляются кассовыми ордерами, только их привычные номера унифицированных форм заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 01193.

Некоторые применявшиеся ранее формы, больше не нужны. Например, остался в прошлом журнал регистрации приходных и расходных ордеров КО-3. Раньше по окончании рабочего дня кассир должен был передавать в бухгалтерию второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги с приложением соответствующих кассовых ордеров и других документов. Теперь этого делать не нужно. По какой форме должны составлять авансовые отчеты работники компании, Положение также не указывает. Впрочем, во избежание ненужных вопросов советуем пользоваться прежней формой.

Установлено, что хранить кассовые документы следует в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ. Напомним, что согласно статье 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, кассовые документы и книги следует хранить менее пяти лет при условии проведения проверки (ревизии).

На момент написания статьи (23.12.2011) установлен удивительный факт — никто не уполномочен проверять порядок соблюдения кассовой дисциплины, т.к. Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 года № 14-П и прежний порядок ведения кассовых операций, которые возлагали эту обязанность на банки, Указанием ЦБ РФ от 13 декабря 2011 г. № 2750-У отменены.

С 19 февраля 2012 года начал действовать Административный регламент (утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н), согласно которому проверку кассовой дисциплины, т.е. — государственный надзор за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения ККТ, осуществляют налоговые органы.

В Положение № 373-П не вошел ряд ранее действовавших требований, поэтому несколько упростился порядок документального оформления кассовых операций, а это значит, что теперь:

  • не требуется вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

  • не обязательно ежемесячно подтверждать количество листов кассовой книги при ее оформлении с применением технических средств;

  • не надо делать записи в кассовую книгу за те дни, когда не было кассовых операций;

  • за те дни, когда не было кассовых операций, остаток не выводится, поскольку им считается остаток ближайшего предыдущего дня, когда были кассовые операции. При требовании ревизоров распечатывать пустые кассовые отчеты за те дни, когда не было кассовых операций, бухгалтеру следует сослаться на пункт 5.5 Положения № 373-П;

  • нет ограничения на количество кассовых книг в организации, а значит значит, теперь бухгалтер может вести отдельную кассовую книгу по фондовой кассе. Данное правило утверждается в учетной политике организации.

Прием наличных в кассу и выдача их из кассы должна теперь производиться таким образом, чтобы вноситель (получатель) видел, что делает кассир. Так же и кассир должен видеть, как получатель пересчитывает полученные наличные денежные средства.

Под отчет теперь денежные средства выдаются:

  • на основании заявления работника. Заявление составляется в произвольной форме;

  • на заявлении о выдаче наличных денежных средств под отчет должны быть не только подпись руководителя и , но и собственноручная запись руководителя о разрешенной к выдаче сумме и сроке, на который выдаются денежные средства.

Обязательные документы для оформления операций по кассе

Все операции с наличностью, проводимые через кассу, должны быть оформлены документально. Этим должен заниматься либо кассир, либо другое уполномоченное на это лицо. Кассовая дисциплина в 2016-2017 году предполагает обязательное заполнение следующих документов:

  1. Ордер по приходу – его оформляют в случае поступления наличности в кассу;
  2. Ордер по расходу – его оформление требуется тогда, когда осуществляется выдача денег из кассы.
  3. Кассовая книга – в ней учитываются все операции по приходу и расходу в соответствии с ордерами.
  4. Книга, в которой ведется учет наличности – в ней учитываются выдача и возврат наличности между главным кассиром и остальными кассирами компании.
  5. Журнал, в котором регистрируются документы по кассе – до того, как кассовые бумаги передаются в кассу, они учитываются в данном журнале.
  6. Платежные ведомости – нужны для выплаты зарплаты и иных выплат сотрудникам.

Более подробно о том, что такое кассовые документы, читайте в статье.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий