Какие документы необходимо заполнять при использовании онлайн кассы

Фискальные и кассовые документы: в чем разница?

Понятие «кассового документа» следует принципиально разграничивать с понятием документа фискального. Главный фискальный документ — это кассовый чек. Он также бывает приходным или расходным (либо классифицируется на иные разновидности по прочим основаниям).

Именно на основании фискальных документов — формируемых в рамках правоотношений, связанных с куплей-продажей товаров или оказанием услуг физическим лицам, заполняются ПКО, РКО, а на основании сведений, которые в них содержатся — Кассовая книга. ИП вправе заполнять Книгу учета доходов и расходов также на основании фискальных документов.

В случае, если предприятие освобождено от формирования фискальных документов (то есть, если оно не обязано использовать онлайн-кассы), то эти документы — как первичные, могут быть заменены:

  • товарными чеками (применяются для документирования приема денежных средств при продаже товаров физическим лицам);
  • бланками строгой отчетности (имеют аналогичное назначение, но применяются при оплате за оказанные физическому лицу услуги).

От применения ККТ (и, соответственно, от формирования кассовых документов), освобождены:

  1. Бессрочно — до тех пор, пока законом не будет установлено иного, хозяйствующие субъекты, которые осуществляют виды деятельности, поименованные в пункте 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ.

Например — это продажа газет и журналов, мелкая розница, оказание услуг по ремонту обуви.

  1. До 1 июля 2019 года — хозяйствующие субъекты, поименованные в подпункте 7.1. статьи 7 Закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ.

Основные «бенефициары» здесь — ИП на ПСН и ЕНВД, работающие самостоятельно.

Хозяйствующие субъекты в статусе юридических лиц, освобожденные от применения ККТ, вместе с тем, не утрачивают обязанности по документированию кассовых операций с помощью РКО, ПКО и Кассовой книги (ИП — КУДИР).

В некоторых случаях кассовые чеки (товарные чеки, БСО) как оправдательные документы для заполнения РКО или ПКО должны быть дополнены прочими документами, удостоверяющими правомерность проведения той или иной кассовой операции.

Например, если составляется чек коррекции (фискальный документ для «отложенного» внесения выручки в кассу — когда в момент фактического расчета с покупателем у продавца не было возможности задействовать кассовый аппарат), то данный чек нужно сопроводить пояснительной запиской продавца, в которой раскрываются причины невозможности применения онлайн-кассы в обычном режиме.

Порядок составления самих ордеров может зависеть от особенностей классификации кассовых операций по дополнительным признакам. Например, приходные операции могут быть представлены:

  • обычной (полной) оплатой товара на кассе;
  • частичной оплатой (в то время как неоплаченная часть стоимости товара оформляется в кредит);
  • предоплатой (покупкой подарочной карты).

Для каждого типа приходной операции оформляется отдельный ПКО.

К числу фискальных документов, как мы уже отметили выше, относятся различные отчеты. В их числе — отчеты о закрытии и открытии смены. Участие в их формировании пользователя онлайн-кассы — довольно ограниченное. Он лишь отдает на онлайн-кассу «команду» на создание того или иного отчета. Впоследствии они отправляются, как и кассовые чеки, в ФНС. В этом одно из отличий инновационных онлайн-касс от ККМ старого поколения: раньше пользователям контрольно-кассовой техники было нужно формировать большое количество отчетов (не считая тех, что документируют открытие или закрытие смены) самостоятельно. Теперь этого не требуется.

Важнейшее условие применения кассы на предприятии — соблюдение лимита нахождения в ней наличных денежных средств. Ознакомимся подробнее с правилами его установления.

Как применять чеки коррекции

Назначение чека коррекции — отложенная фискализация сумм, принятых от физлиц в счет оплаты товаров. То есть — совершенная несколько позже непосредственного момента расчетов. Это может быть обусловлено тем, что:

  • кассир, завершая смену, обнаружил в кассе не пробитые суммы (или, наоборот, недостачу);
  • в момент расчета с покупателем кассу по каким-то причинам не удалось использовать (например, если отключалось электричество).

Главные отличия чека коррекции от обычного кассового — в том, что:

  • в нем не указывается перечень отпущенных товаров (как правило, его попросту невозможно установить достоверно);
  • в нем возможно указание лишь двух возможных значений в реквизите «признак расчета» — «приход» (при фискализации излишка денежных средств) или «расход» (при фискализации недостачи).

Видео — виды возвратов и коррекции прихода/расхода:

Не следует путать чек коррекции с чеком, который используется в целях исправления уже совершенных фискальных записей (такой чек часто именуется корректировочным). Чек, применяемый в целях корректировки фискальных данных, формируется, если кассир, формируя предварительный чек, забыл включить в него какие-то товары (или, наоборот, включил лишние), а затем — фискализировал операцию, приняв оплату от покупателя в большей или меньшей сумме в сравнении с той, что соответствовала фактической стоимости товаров.

Обнаружив такую ошибку, кассир должен:

  • сформировать чек, указав в нем реквизит «возврат прихода» и сумму, до того отраженную в неправильном чеке (то есть, по сути, аннулировав неправильный чек);
  • сформировать чек с реквизитом «приход» и правильной суммой.

В зависимости от того, в чью пользу совершена ошибка — магазин возвращает излишне удержанные средства покупателю или, наоборот, покупатель доплачивает разницу.

Видео — как сделать возврат по онлайн-кассе на ККТ «Меркурий», «АТОЛ» и «ШТРИХ-М»:

Отметим, что есть и чуть более простой способ исправления расчетов: если оказалось, что фискализирована сумма большая, чем требовалась (как вариант — если в чек включен лишний товар), то достаточно сформировать только чек «возврат прихода» на сумму превышения (и выдать покупателю данную сумму).

Понятно, что для совершения указанных операций, при которых применяется корректировочный чек, покупатель должен присутствовать в магазине

Поэтому, кассиру в указанных выше ситуациях нужно успеть привлечь внимание покупателя до того, как он ушел, либо дождаться следующего визита (либо связаться с ним тем или иным способом и попросить прийти в магазин)

Не считая действий, производимых непосредственно с онлайн-кассой, кассиру в силу должностных обязанностей может потребоваться поработать с рядом документов, которые применяются в сопровождение фискальных операций. Ознакомимся с ними подробнее.

Документация при пользовании кассой

После того, как регистрация окончена, можно начинать продавать товары через онлайн-кассу. А какие документы вести по кассе онлайн? Есть ли отличия от учета операций при применении прежней техники?

Чиновниками предусмотрены некоторые послабления для тех предпринимателей и юрлиц, которые работают с улучшенными устройствами, имеющими фискальную память. Ведь получается, что вся информация моментально поступает в налоговую службу и фиксируется в личном кабинете. Это значит, что от части первичной документации можно избавиться, сократив тем самым оборот документов торговой точки.

Однако некоторые первичные документы для онлайн-кассы все еще остаются обязательными, а именно:

  • Акт КМ-1 – необходим, чтобы обнулить данные счетчиков аппарата;
  • Акт по форме КМ-2 – необходим для снятия данных в случае, если осуществляется ремонт кассы;
  • Акт КМ-3 – формируется в случае возвращения наличности клиентам;
  • Журнал по форме КМ-4 – предназначен для отображения операций кассовым работником;
  • Журнал по форме КМ-5 – предназначается для проведения оформления значений кассовых аппаратов, работа на которых осуществляется без кассовых работников;
  • Справка КМ-6 – для отображения кассовым работником некоторых отдельных операций;
  • Сведения по форме КМ-7 – для оформления данных счетчиков по поступлениям;
  • Журнал КМ-8 – для того, чтобы учитывать вызовы технических работников;
  • Акт по форме КМ-9 – для того, чтобы проверять наличность в кассе.

Работа с кассовым аппаратом и выдача чека покупателю

Покупатель при расчете может воспользоваться разными способами оплаты. Например, если на карте у него недостаточно денег, но есть определенная сумма наличных, ими он может оплатить часть суммы товара или услуги. В подобных случаях кассиру необходимо сформировать один чек, в котором зафиксируются оба способа оплаты (при этом указывается сумма каждого из них).

Чек обязательно формируется при проведении следующих кассовых операций:

  • Продажа. Оформление чека происходит после того, как кассир получил от покупателя деньги или с его банковской карты были списаны средства.
  • Возврат. Дополнительно к чеку прилагается заявление на возврат, в котором должны быть указаны паспортные данные клиента, дата и причина осуществления возврата.
  • Оформление товара в рассрочку или кредит. Все действия аналогичны тем, которые совершаются при обычной продаже. Только в таких случаях отсутствует факт передачи денег и способа расчета, который обычно указывается в чеке.
  • Внесение аванса. При внесении покупателем или клиентом аванса также требуется оформление чека.
  • Внесение предоплаты. От аванса отличается тем, что предоплата вносится за определенный товар.
  • Осуществление корректировок. Они необходимы, если продажа была сделана без использования онлайн-кассы (к примеру, в случае отключения Интернета или электричества) или если оплата была произведена по неверной стоимости. В подобных ситуациях оформляют чек коррекции.

При работе с онлайн-ККТ следует отдельно выделить такое понятие как признак расчета. Он представляет собой реквизит чека, в котором указывается причина выдачи или поступления средств из кассы или в кассу организации. Признак расчет может быть представлен в таких вариантах:

  1. «Приход». В нем содержится чек продажи (к примеру, покупатель приобретает какой-то товар в магазине).
  2. «Возврат прихода». Он указывается в чеке возврата.
  3. «Расход». Указывается в чеке по факту получения какого-то товара или услуги на платной основе (например, организация по приему металлолома принимает от клиента сырье и выдает ему деньги).
  4. «Возврат расхода». Имеется в чеке в случае, если клиент возвращает деньги для того, чтобы вернуть себе товар.

Также в чеке указывается при помощи кодового слова или цифрового обозначения признак способа расчетов. Коды выглядят следующим образом:

Предоплата 100% (1 – в цифровом варианте).

Предоплата (2). Указывается, если покупатель внес лишь часть предоплаты.

Аванс (3). Организация получает аванс за неопределенный товар. Например, это актуально в случае приобретения покупателем подарочного сертификата.

Полный расчет (4).

Кредит или частичный расчет (5). В качестве примера может быть приведена ситуация, когда покупатель приобретает товар в кредит, внося первоначальный взнос.

Передача в кредит (6). Покупатель получает товар без первоначального взноса.

Оплата кредита (7)

Указывается, если покупатель оплачивает кредит (неважно, вносит ли он очередной платеж или полностью оплачивает товар).

С 01.01.2019 года вступили в силу требования, указывающие на необходимость обновления ФФД до новой версии. В ней появляется дополнительный реквизит, указывающий на признак предмета расчета (например, «услуга», «подакцизный товар», «выигрыш лотереи», аванс и т.д.

Что такое онлайн-касса

В соответствии с изменениями налогового законодательства, в 2017 году подавляющее большинство компаний, действующих в российской юрисдикции, были обязаны перейти на использование онлайн-касс. Основным отличием подобной кассовой аппаратуры от классической ККТ заключается в прямой передаче сведений о совершаемых операциях на серверы Федеральной налоговой службы посредством подключения к сети Интернет. В остальном же, данный кассовый аппарат имеет стандартные функции в виде печатания чеков и хранении информации о них на фискальном накопителе. Операционисту не нужно проходить специальное обучение, чтобы воспользоваться новой опцией, лишь доступ в Сеть и элементарные навыки использования кассовой техники.

Внедрение подобных нововведений в сфере ККТ назрело давно и было обусловлено огромным объемом «серого» рынка товаров и услуг на территории РФ. Многие сделки осуществляются вне закона, минуя кассовые аппараты, а значит и налоговую систему, то есть без какого-либо контроля со стороны государства. Теперь же все, кто ведет торговлю или предоставляет услуги, должны иметь онлайн-кассу. По замыслу законотворцев, данные изменения помогут контролирующим органам намного эффективнее следить за объемом внутреннего рынка страны, что приведет к росту сбора налогов и улучшению торгового климата. Помимо этого, это позволит навести порядок в торговле через сеть Интернет, а также защитить потребителей от недобросовестных предпринимателей и мошенников.

На сегодняшний день все организации обязаны использовать подобную ККТ. Исключением до недавнего времени являлись владельцы платежных систем и индивидуальные предприниматели, работающие по упрощенной системе обложения налогами. Для данных категорий была временно отложена обязанность установки онлайн-касс, однако с 1 июля 2018 года и они обязаны использовать кассовую технику с возможностью онлайн передачи данных в ФНС. К 2019 году должен завершиться последний этап перехода на онлайн-кассы, их будут использовать все категории предпринимателей и организаций, в том числе и самозанятые граждане и ИП без нанятых сотрудников.

Что понимать под кассовыми операциями?

Кассовая операция — это процедура, в рамках которой осуществляется то или иное перемещение денежных средств относительно кассы предприятия. В самом упрощенном виде — приход или расход (которые как с технической, так и с юридической точки зрения могут быть классифицированы по большому количеству дополнительных критериев).

Кассовые операции могут быть связаны:

  1. С правоотношениями, при которых осуществляется продажа товаров и услуг физическим лицам.
  1. С трудовыми правоотношениями — когда перемещение денежных средств относительно кассы предприятия осуществляется в связи с выполнением теми или иными работниками своих трудовых обязанностей.

Здесь на кассе может наблюдаться выдача денежных средств под отчет (например, для командировки), последующий прием не потраченных работником средств.

Правоотношения первого типа находятся в юрисдикции законодательства, регулирующего применение контрольно-кассовой техники (в то время как перемещение денежных средств в рамках трудовых отношений не регулируется такими нормами права).

Главный нормативный акт, который регулирует применение ККТ — Федеральный закон № 54-ФЗ от 22.05.2003 года (ССЫЛКА). Он устанавливает:

  • правила проведения приходных, расходных (и классифицированных по прочим основаниям) операций на кассе — наличных, безналичных (по карте, с помощью электронных средств платежа);
  • порядок применения непосредственно контрольно-кассовой техники, ее отдельных аппаратных компонентов.

Закон № 54-ФЗ дополняет, в частности, Указание Банка России от  07.10.2013 № 3073-У — ССЫЛКА (основное его назначение — регулирование перемещения наличных денежных средств, и его юрисдикция, в свою очередь, распространяется и на трудовые отношения).

Регламенты, необходимые для обеспечения работы контрольно-кассовой техники, могут прописываться в различных ведомственных нормативных актах. Например — в приказе ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ (ССЫЛКА) разъясняется порядок применения форматов фискальных документов — стандартизованных алгоритмов, по которым формируются кассовые чеки (бумажные, электронные) и дополняющие их носители фискальных данных (прежде всего, различные отчеты — например, о закрытии и открытии смены на кассе).

Важнейший тезис, на который следует обратить внимание: к кассовым операциям не относится эквайринг (прием оплаты по карте или заменяющему ее устройству — смартфону, планшету через ApplePay или Samsung Pay), в то время как на онлайн-кассах фискализация эквайринговых операций осуществляется наравне с теми операциями, при которых осуществляется только наличный расчет. Поэтому, к кассовым операциям на онлайн-кассе — несмотря на созвучие однокоренных слов, правомерно отнести лишь те, которые предполагают прием и выдачу наличных

Эквайринг — это процесс «вне кассы», поскольку он характеризуется движением денежных средств относительно расчетного счета предприятия в банке.

К числу прочих важнейших нормативных актов, которые, в свою очередь, определяют порядок перемещения денежных средств в рамках самых разных правоотношений (как трудовых, так и тех, что имеют отношение к торговле и находятся в юрисдикции Закона № 54-ФЗ) можно отнести Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ССЫЛКА), которое устанавливает, в частности:

  • классификацию процедур, соответствующих кассовым операциями;
  • правила применения лимитов по кассам (если предприятию по закону необходимо их соблюдать);
  • правила применения кассовых документов;
  • требования по обеспечению сохранности наличных денежных средств.

Любая кассовая операция в организации (в случае с ИП ситуация несколько иная и чуть позже мы рассмотрим данный нюанс) — это объект бухгалтерского учета. Рассмотрим, каким образом он осуществляется в контексте правоотношений, связанных с применением контрольно-кассовой техники.

Форматы фискальных документов

Требования к фискальным документам, которые формируется в процессе эксплуатации онлайн-касс, изложены в п.4 и 5 ст.4.1 ФЗ-84 в новой редакции.

Фото 2. Фискальная документация фиксируется онлайн

В большей степени они касаются реквизитов чеков и отчетов, а также сроков хранения в ФН, составляющих 30 дней.

Справка. Перед тем, как переходить на новую кассовую дисциплину, стоит ознакомиться с полным перечнем форматов фискальных документов, которые обязательны к использованию, дополнительными реквизитами и требованиями к формированию и обработке отражено в  

Субъект предпринимательской деятельности в ходе применения онлайн кассы обязан соответствующим образом оформлять нужные фискальные документы в виде:

  • Отчета о регистрации – дополнительные реквизиты детально отражены в таблице 7 Приказа № ММВ-7-20/229;
  • Отчета, отражающего изменения данных о регистрации, – таблица 7 и таблица 8;
  • Отчета, открывающего смену, – фактически аналога отчет-Х – таблица 17;
  • Кассового чека или бланков строй отчетности – таблица 19;
  • Корректирующих чеков или БСО – таблица 30;
  • Отчета, закрывающего смену, – аналога отчета-Z – таблица 32;
  • Отчета, который формируется при закрытии ФН – таблица 33;
  • Отчет, подтверждающий текущие расчеты, – таблица 18;
  • Отчет подтверждения оператора – таблица 34.

Все фискальные документы формируются непосредственно с применением онлайн кассы. То есть у кассира отсутствует необходимость заполнения вышеперечисленной документации вручную.

Важный момент! На разных моделях ККМ формирование фискальных отчетов и чеков (БСО) происходит по различным алгоритмам.

Но все модели онлайн-касс, одобренные ФСН и внесенные в реестр контрольно-кассовой техники, разработаны под требования ФЗ-84 и имеют возможность оформления необходимых фискальных документов.

Для кассира и бухгалтера важно знать не столько содержание каждого документа, так как они формируются программами современной ККТ и автоматически передаются в ФНС, сколько сроки, периодичность и основание для их оформления. Все фискальные документы на протяжении 30 дней хранятся в памяти ФН

При нормальном соединении с интернетом они в автоматическом режиме передаются с ФНС. Если передача сведений не происходит в течение 30 суток, онлайн касса блокируется

Все фискальные документы на протяжении 30 дней хранятся в памяти ФН. При нормальном соединении с интернетом они в автоматическом режиме передаются с ФНС. Если передача сведений не происходит в течение 30 суток, онлайн касса блокируется.

Фото 3. Штрафные санкции при использовании онлайн касс накладываются как на организацию, так и на ответственное лицо

Поэтому штрафы в большей степени касаются не оформления документации, а не использования онлайн ККТ, как таковой, применения неисправной техники и за отказ от выдачи покупателю электронной версии чека.

Таблица 1. Штрафные санкции, связанные с применением онлайн-касс

Основание для применения штрафных санкций Санкции, применяемые к юридическому лицу Санкции, применяемые в ответственному лицу
Неприменение онлайн аппарата 75-100% от выручки 25-50% от выручки, но не менее 10 000 руб.
Повторный отказ от применения онлайн ККТ при достижении суммы выручки 1 млн. руб. Приостановление деятельности на сок до 90 дней Запрет на осуществление профессиональной деятельности на протяжении 1 – 2 лет
Использование неисправной кассы Штраф – 5000 – 10 000 руб. Штраф – 1500 – 3000 руб.
Отказ от выдачи электронного платежного чека покупателю, ФЗ Штраф – 10 000 руб. Штраф – 2 000 руб.

Как работать кассиру с онлайн-кассой в сложных ситуациях

Речь может идти о таких ситуациях как:

  1. Отключение электричества.

В случае, если касса работает без аккумулятора (и нет возможности использовать источник бесперебойного питания), то ее, очевидно, нельзя будет применить в целях фискализации принятых от покупателей сумм. Торговлю в этом случае придется приостановить — поскольку прием денежных средств от покупателей без последующей фискализации принятой суммы является административным нарушением и приводит к крупным штрафам.

Однако, если есть достоверные данные о том, что электричество отключили надолго, а покупателям товары из магазина очень нужны (например, если это продукты питания первой необходимости), то в крайнем случае можно попробовать осуществить их отпуск без пробития чеков — с выдачей покупателям документов, заменяющих чеки (например, это могут быть товарные чеки или бланки строгой отчетности). Но впоследствии нужно обязательно:

  • пробить выручку с помощью знакомых нам чеков коррекции;
  • уведомить ФНС о вынужденном неприменении онлайн-касс вследствие длительного отключения электричества (с приложением справки или иного документа из Энергосбыта о том, что был сбой в электроснабжении).

Однако, данный способ «легализации» продаж при отключенной онлайн-кассе лишь снижает (пусть и значительно) вероятность штрафа, но никак не сводит ее к нулю. Все зависит от позиции конкретной налоговой инспекции. Не исключено, что владельцу магазина придется доказывать свою правоту через суд.

  1. Отключение интернета.

Это — самая незначительная проблема. Онлайн-касса может полноценно функционировать без постоянного подключения к интернету. Главное — обеспечивать передачу фискальных данных в ОФД не реже, чем 1 раз в 30 дней. Но если этого не делать, то фискальный накопитель заблокируется при просрочке выполнения данного обязательства. Поэтому, при обнаружении сбоев в работе интернета кассиру будет не лишне сообщить об этом руководству или ответственным за работу сети сотрудникам.

  1. Отказ кассового оборудования (например, в ней программный сбой, она повреждена, на нее что-то пролили и т.д.).

Кассу, которая отказывается работать, очевидно, использовать нельзя. Ее неприменение — хоть и вынужденное, образует то же самое административное нарушение, что и неприменение кассы при отключении электричества. Поэтому, в общем случае рекомендация одна — прекратить торговлю.

Но бывают и нестандартные ситуации. Например, массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя как это случилось 17.12.2017 года. И здесь, однако, у продавцов есть способ реагирования на ситуацию с наименьшими издержками — аналогичный, по сути, тому, который рассмотрен выше в сценарии с отключением электричества. Можно продолжить торговлю без пробития чеков (опционально — с выдачей покупателям БСО или товарных чеков в целях подтверждения покупки), а затем:

  • фискализировать принятые суммы с помощью чеков коррекции;
  • если произошел массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя, запросить у такого производителя ККТ документацию, подтверждающую возникновение массового сбоя в кассовом оборудовании (и удостоверяющую тот факт, что вины магазина в этом нет);
  • направить в ФНС все доступные сведения по возникшей ситуации.

Видео — репортаж о массовом техническом сбое в работе онлайн-касс 17.12.2017 г.:

Но этот способ применим, если касса отказалась работать по причинам, не зависящим прямо от торгового предприятия. Если ККТ вышла из строя из-за того, что на нее что-то пролили или уронили — рассмотренная нами схема, скорее всего, не сработает.

Особый случай — выход кассы из строя при форс-мажоре.

  1. Форс-мажор.

Здесь возможны сценарии и с отключением электричества, и с поломкой кассового оборудования и, не исключено, с долговременным отключением интернета — вследствие разрушительного воздействия факторов природного или техногенного характера. Кассу может смыть дождевой волной, на нее может упасть какой-то тяжелый предмет при сильном порыве ветра.

В этом случае торговлю по закону нужно прекращать, но об этом в здравом уме никто задумываться не будет. Магазин должен быть готов незамедлительно снабдить нуждающихся товарами первой необходимости — с чеками или без. И ФНС, скорее всего, даже и не попытается затребовать от хозяйствующего субъекта каких-либо разъяснений по поводу неиспользования онлайн-касс.

Видео — как пользоваться онлайн-кассой ЭКР 2102К-Ф:

Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, нужно направить в налоговые органы заявление. Согласно закону 54-ФЗ заявление о регистрации ККТ должно содержать следующие реквизиты:

  • наименование пользователя (полное наименование организации или полные фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
  • ИНН;
  • адрес и место установки кассового аппарата;
  • заводской номер и модель ККТ;
  • заводской номер и модель фискального накопителя.

В заявление в зависимости от планируемого направления использования онлайн-кассы вносятся дополнительные данные, например, если будут производиться интернет-платежи, то в строке «Адрес» нужно указать адрес сайта. Заполняются соответствующие строки:

  • при применении в составе автоматического устройства;
  • при использовании платежным агентом;
  • при проведении расчетов в интернете;
  • при разносной, развозной продаже;
  • при применении только для распечатки бланков строгой отчетности.

Форма заявления приведена в Приложении № 1 к Приказу ФНС РФ от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@ (в ред. от 07.09.2018). Скачать бланк можно у нас на сайте.

И еще момент: до обращения в налоговый орган с заявлением о регистрации онлайн-кассы нужно определиться с ОФД, так как его данные также в него вносятся.

Заполненный на бумажном носителе бланк заявления подается в налоговую инспекцию. Зарегистрировать онлайн-ККМ можно в любой налоговой инспекции, не только в той, где стоит на учете сама организация.

Кроме заявления инспекция потребует предъявить оригиналы свидетельства о государственной регистрации юридического лица или предпринимателя (ОГРН или ОГРНИП), свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН), документы на кассовую машину, печать (если организация не отказалась от ее использования), также не забудьте оформить доверенность на представителя организации, производящего процедуру регистрации.

Правила ведения Кассовой книги

Форма Кассовой книги утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (ССЫЛКА). Предприятие может использовать и ту форму, которая разработана своими силами. Но предложенная Госкомстатом — довольно удобна и общераспространена. Как правило, нет смысла от нее отказываться.

Скачать бланк Кассовой книги в формате Excel можно ЗДЕСЬ.

Вести Кассовую книгу можно на бумаге или в электронном виде. Второй вариант предполагает применение электронной подписи. Общий порядок ведения Кассовой книги закреплен в приказе Минфина РФ от  30.03.2015 № 52н (ССЫЛКА).

Весьма желательно включать ссылку на данный нормативный акт в должностную инструкцию бухгалтера или кассира, которые в силу своих должностных обязанностей будут работать с Кассовой книгой.

Ключевые правила работы с Кассовой книгой следующие:

  1. КК заполняется только в те дни, в которые осуществлялись кассовые операции — по приему или выдаче наличных денежных средств (эквайринг, как мы уже знаем, не в счет).
  1. По завершении дня, в котором были зафиксированы приход или расход наличных денежных средств, работник, который ведет КК, заполняет ее, используя ПКО или РКО (которые, в свою очередь, могут заполняться на основании фискальных документов — приходных или расходных чеков, отчетов, альтернативных им документов — товарных чеков или БСО). После — отдает на заверение главному бухгалтеру.
  1. В каждом ордере фиксируется общая сумма выручки (расходов) за день — вне зависимости от количества отдельных транзакций.

При этом, возможно составление нескольких типов ордеров в зависимости от разновидности конкретной операции. Например, приходные кассовые операции, проводимые на онлайн-кассах, классифицируются на несколько типов — в частности, операции, соответствующие:

  • обычной (полной) оплате за товар;
  • частичной оплате за товар (в то время как оставшаяся его часть оформляется в кредит);
  • предоплате (которая может быть представлена покупкой подарочной карты).

По каждой группе операций, таким образом, составляется отдельный приходный кассовый ордер.

  1. ИП (его работник на кассе), не использующий ПКО или РКО, «напрямую» заполняет Книгу учета доходов и расходов — с указанием даты, в которой производились расчеты, в соответствии с фискальными документами (либо заменяющими их товарными чеками либо БСО).
  1. В предусмотренных законом случаях при формировании РКО и ПКО используются реквизиты различных вспомогательных документов — удостоверяющих правомерность составления ордера.

Например — документа, удостоверяющего личность физического лица, получающего денежные средства по РКО (сотрудника, который едет в командировку, покупателя, который возвращает товар).

Нужно иметь в виду, что по умолчанию правомочия по работе с Кассовой книгой и ордерами имеют только руководитель фирмы (либо сам ИП, если он ввел в оборот соответствующие кассовые документы) и главный бухгалтер организации (в некоторых случаях лица, которые подотчетны ему).

Для того, чтобы делегировать полномочия по работе с Кассовой книгой — важнейшим документом бухгалтерского учета, руководитель фирмы должен издавать отдельные локальные нормативы

Нужно уделять достаточное внимание детализации порядка применения КК, прав и обязанностей сотрудников, ответственных за ее ведение — в должностных инструкциях таких сотрудников

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий