Как сделать первые записи в трудовой книжке

Когда составляется акт приёма-передачи трудовых книжек

Акт приёма-передачи нужен, когда передаются дела от одного работника к другому. Просто так отдать такие важные документы нельзя. Должен быть составлен полноценный акт с указанием реестра трудовых документов с номерами и описанием их состояния. По возможности рекомендуется именно в это время проверить правильность оформления личных трудовых регистров. Фиксируется факт передачи документов специально созданной комиссией в составе трёх человек.

Правила оформления, ведения и выдачи трудовой книжки жёстко регламентированы трудовым правом. Но не на каждый вопрос и жизненную ситуацию в нём есть ответ. Кадровику по этому вопросу, помимо основных нормативных актов, регламентирующих ведение и ответственность по трудовым регистрам, нужно знать несколько стыковок с Гражданским кодексом РФ, а также учитывать комментарии Минтруда.

Пошаговая инструкция для работодателя

Если вы работодатель или уполномоченное на ведение ТК лицо, вам нужно подходить к вопросу оформления книжек очень внимательно. Малейшее нарушение может быть чревато развитием проблем. Поэтому имейте в виду, что заполнять бланк необходимо очень аккуратно, а если по случайности вы допустили помарку или ошибку – бланк нужно заменить.

Для впервые устраивающегося на работу лица, трудовую книжку потребуется заполнять в его присутствии. Для этого он должен предоставить вам паспорт и документ об образовании. Трудовая должна соответствовать паспортным данным.

А если в документе об образовании (квалификации) вписана другая фамилия – потребуйте документ, подтверждающий её смену. Например, если женщина вышла замуж, она должна представить свидетельство о браке и его копию. Копию нужно заверить и положить в её личное дело наряду с копиями других документов.

Заполнение титульного листа не составит сложностей, так как на нём указано, какие сведения нужно вписывать. Но нужно соблюдать нормативы, которые установлены законодательными документами. В частности:

  1. Заполнять бланк разборчиво, аккуратно, без помарок.
  2. Использовать шариковую ручку синего или фиолетового цвета, можно писать чернилами.
  3. Даты указывать только арабскими цифрами.

Бланки книжек

Они должны храниться в сейфе бухгалтерии, вместе с приходно-расходной книгой учёта. Взять бланк можно только под расписку, в которой указано, какому работнику заводится трудовая книжка, в соответствии с требованиями Минтруда за № 69.

Если бланк испорчен, его нужно списать актом и уничтожить, а для заполнения взять следующий. Не запрещено храниться бланкам у уполномоченного на ведение ТК лица, а также – у работодателя.

Если вы начинающий предприниматель и не знаете, как приобрести бланки – обратитесь на сайт и закажите бланки у посредников. Они имеют специализированную доверенность от Гознака и лицензию на распространение бланков ТК и вкладышей в трудовую книжку.

Приобретите сразу нужную партию и храните в организации, чтобы они всегда были в наличии, так как предоставление трудовой работнику должно укладываться в 5 дней от дня заключения трудового договора.

Если эти сроки будут нарушены или будут допущены другие нарушения, то инспекторы ГИТ вменят штрафы, которые как минимум, укладываются в сумму от 300 до 5 000 рублей.

Прежде чем начать заполнять ТК, необходимы правовые основания. К ним относятся:

  • заявление о приёме на работу;
  • приказ о приёме на работу;
  • приказ о выдаче и заполнении бланка трудовой.

После того как титульный лист заполнен, владелец трудовой ставит внизу подпись. Ниже подписывается:

  • начальник отдела кадров;
  • или работодатель;
  • или уполномоченное лицо.

Если предприятие небольшое, на котором отсутствует штат ответственных за делопроизводство лиц, а также кадровый отдел или подобный ему, работодатель имеет право предоставить право заполнения трудовых главному бухгалтеру, в соответствии с законодательно утверждёнными Правилами от 16.04.03 г. за № 225.

Однако если он без приказа заполнил трудовую вместо руководителя, используя факсимильную печать с его подписью – это будет считаться нарушением.

При подписи обязательно нужно соблюдать последовательность, и ставить:

  • должность;
  • подпись (росчерк);
  • её расшифровку с инициалами.

Нужно ли иностранцу?

При устройстве на работу иностранного гражданина заводить ТК не обязательно, если его можно трудоустроить по договору подряда или иным образом.

Однако по его желанию и требованию, ТК придётся завести. Более того, в соответствии со статьёй 65 ТК РФ, работодатель не имеет права отказывать лицу в официальном трудоустройстве. Недопустимо принимать трудовые иностранных государств или учитывать стаж, внесённый в книжку иностранного гражданина, выработанный за пределами РФ.

При этом необходимо уточнить в соответствии с перечнем, его профпригодность. Для лиц с документами об образовании советского образца – право на образование сохраняется. Для иных – предусмотрено подтверждение квалификации, если учебное заведение не входит в перечень общезначимых.

Без этого условия кадровик заполняет ТК по аналогии с работником без образования. Исключение составляют приглашённые специалисты высокого профессионального уровня по коллегиально согласованному официальному решению.

Важным моментом будет заполнение фамилии, имени и отчества на русском языке. Для того чтобы оно были вписаны правильно потребуется отдельное заявление от работника, в котором он лично подтвердит правильность внесённых данных, соответствующих паспортным данным на его родном языке.

Основные правила оформления

Ведение книжки осуществляется любым работодателем независимо от организационно-правовой формы и подчинённости, у которого сотрудник занят по основному месту и проработал не менее 5 дней (за исключением военнослужащих и приравненных лиц, для которых установлен особый порядок учёта выслуги).

Требования по ведению трудовой книжки не распространяются на работодателя — гражданина, который не является предпринимателем.

Предполагается, что у человека может быть только одна трудовая книжка, которую он обязан передать основному работодателю.

По различным причинам работники порой заводят несколько ТК (при потере, с целью скрыть негативное основание увольнения с предыдущей работы и т. п.). Иногда по разным книжкам оформляются на работу в нескольких организациях как основных с целью получения по каждому месту больничных, учебных отпускных и т. д. Подобные действия являются незаконными, хотя непосредственно за оформление нескольких книжек ответственность не предусмотрена. Работодатель, с которым отношения были оформлены позднее, вправе взыскать незаконно уплаченные средства с такого работника.

Общие правила внесения записей

Заполнение всех граф трудовой книжки производится письменно ручкой любого типа синего, фиолетового или чёрного цвета. Формулировки оснований увольнения приводятся в точном соответствии с законом. Наименования должностей, специальностей, квалификаций и тому подобное должны соответствовать записям в документах об образовании и наименованиям, приводимым в соответствующих квалификационных справочниках и локальных актах.

Исправления допускаются только на первом листе при изменениях личных данных (Ф. И. О., дата рождения). Изменённая или ошибочная запись зачёркивается горизонтальной чертой и сверху надписывается верная запись. Ссылки на документы, явившиеся основаниями для корректировки данных (свидетельство о браке, решение суда и пр.), указываются на обложке изнутри, удостоверяются подписью кадровика и печатью.

При выявлении ошибок в сведениях о работе или награждениях исправления не производятся, делается отметка о недействительности соответствующей записи и вносится верная.

Первоначальное оформление книжки

При первоначальной выдаче работодатель заполняет первый лист документа, в котором указываются:

  • Ф. И. О. владельца полностью согласно паспорту;
  • дата рождения;
  • информация об образовании в соответствии с подтверждающими документами (если сотрудник продолжает обучение, запись о текущем уровне делается по студенческому, зачётке или справке с места учёбы);
  • профессия и/или специальность согласно официальным документам о завершённом образовании;
  • дата оформления книжки.

Оформляемый своей подписью подтверждает достоверность указанных данных, после чего работодатель (отвечающее за кадровое делопроизводство лицо) проставляет свою подпись и оттиск печати.

Алгоритм подготовки отчета для физических лиц

Рассмотрим, как правильно заполнить декларацию 3-НДФЛ физическому лицу, не зарегистрированному в качестве ИП. Независимо от того, какие доходы декларирует гражданин и собирается ли он просить о налоговом вычете, ему придется заполнить титульный лист, разделы 1 и 2 бланка. В приложения декларации сведения записываются при необходимости.

Заполняют приложения:

  • 1 и 7 — при оформлении налогового вычета при покупке недвижимости или вычета в связи с оплатой ипотеки;
  • 1 и 6 и расчет к приложению 1 — при декларировании доходов от продажи недвижимости и иного имущества;
  • 1 — при сдаче недвижимости в аренду;
  • 1 и 5 — при оформлении налогового вычета на лечение, образование;
  • 1 и 5 и расчет к приложению 5 — для получения вычета при затратах по договорам страхования (жизни, пенсионного обеспечения).

В качестве примера, как заполнить налоговую декларацию, разберем ситуацию, когда гражданин Волков Виталий Андреевич продал дом за 2,4 млн рублей, которым владел менее 5 лет (куплен после 01.01.2016). Он обязан уплатить налог по ставке 13%, но чтобы снизить налогооблагаемую базу, сразу оформляет налоговый вычет в размере 1 млн рублей. Гражданин вписывает данные в титульный лист, разделы 1 и 2, приложения 1 и 6, и в расчет к приложению 1.

Рекомендуется начинать заполнять декларацию с расчета и приложений 1 и 6, а затем уже оформлять титульный лист и разделы, указывать номера страниц

Особенно это важно, если все данные записываются вручную, потому что ничего исправлять в готовой декларации нельзя

Заполняем расчет к приложению 1 (построчно):

  • вписываем ИНН, фамилию и инициалы;
  • номер страницы пока оставляем незаполненным;
  • 010 — графа для указания кадастрового номера объекта недвижимости, он содержится в документах на имущество, узнается бесплатно в базе Росреестра;
  • 020 — вписать кадастровую стоимость объекта на 1 января года, в котором недвижимость была приобретена: если на указанную дату имущество не оценено, ставится прочерк;
  • 030 — доход, полученный от продажи, на основании договора;
  • 040 — при наличии данных о кадастровой стоимости ее умножают на коэффициент 0,7; если поле 020 пустое, то и 040 оставляют пустым;
  • 050 — строка для указания налогооблагаемой суммы; выбирают из полей 030 и 040 ту величину, которая больше.

Переходят к приложению 6, где указывают все налоговые вычеты, на которые рассчитывает налогоплательщик. Если у гражданина есть документы, подтверждающие расходы на проданное имущество, то он заполняет поле 020, а если их нет — строку 010. Если на другие вычеты налогоплательщик не претендует, то указанное в графах 020 или 010 значение переносится в поле 160.

Приложение 1 начинается с ИНН, фамилии и инициалов налогоплательщика. Затем вписывают:

  • 010 — налоговую ставку, для резидентов — 13%, для нерезидентов — 30%;
  • 020 — коды вида доходов перечислены в приложении № 3 к порядку заполнения декларации; в случае декларирования доходов, полученных от продажи недвижимости, используется код 01 или 02; указывают 01, если сумма дохода по договору (поле 030 расчета к приложению 1) больше кадастровой стоимости, умноженной на коэффициент 0,7 (значение, вписанное в поле 040); код 02 пишут, если в графе 040 величина больше, чем в графе 030;
  • поля 030–060 предназначены для указания сведений о покупателе; если таких данных нет, достаточно вписать фамилию, имя, отчество нового владельца;
  • в графу 070 надо перенести значение, которое было записано в строке 050 расчета к приложению 1;
  • поле 080 оставляют пустым, поскольку покупатель не является налоговым агентом и не удерживает налог.

В разделе 2 уточняют доход, с которого берется налог, налоговую базу и сумму НДФЛ. Для этого записывают:

  • 001 — 13% или 30% в зависимости от резидентства налогоплательщика (см. поле 010 приложения 1);
  • 002 — вид дохода, указывают 3;
  • в графы 010 и 030 — значение поля 070 приложения 1;
  • в строку 040 переписывают значение поля 160 приложения 6;
  • значение 060 высчитывают как разницу между величинами 030 и 040; если это отрицательное число, ставят 0;
  • значение полей 070 и 150 тоже вычисляют, для этого цифру из строки 060 умножают на 13%;
  • все остальные графы остаются пустыми.

Остается раздел 1 и титульный лист. Их заполняют по алгоритму, описанному в примере отчетности для ИП.

Титульный лист

После того как все страницы заполнены, их надо посчитать, вписать количество на титульный лист и пронумеровать каждую. В нашем примере получилась декларация на 6 страницах. Дополнительно надо уточнить количество листов прилагаемых документов или их копий. Остается подписать все заполненные листы декларации (не только титульный) и поставить текущую дату.

Каждый налогоплательщик самостоятельно выбирает, что ему необходимо заполнить, и направляет готовый отчет в ФНС.

Копия трудовой книжки: необходимость, оформление и сроки действия

Зачастую в жизни граждан возникают ситуации, требующие обращения в те или иные инстанции – как государственные учреждения, так и частные организации различного профиля. При этом нередко требуется подтверждение сведений в отношении их (граждан) трудовой деятельности. Фактически единственным подтвердительным документом в данном случае может выступить только действительная трудовая книжка государственного образца.

Однако если гражданин официально трудоустроен, то, как правило, он не может получить оригинал данного документа на руки. Таким образом, единственным возможным вариантом действий в подобных ситуациях является предоставление в запрашивающую инстанцию заверенной копии (либо выписки из) трудовой книжки.

Для того чтобы получить копию трудовой книжки, сотруднику нужно лишь подать в кадровую службу организации-работодателя соответствующее письменное заявление.

Согласно требованиям трудового законодательства РФ, срок рассмотрения и удовлетворения подобных заявлений не должен превышать трех дней с момента поступления от сотрудника. При этом заверенная копия выдается на безвозмездной основе.

Требования в отношении оформления копии

Копия трудовой книжки считается заверенной и, соответственно, имеет юридическую силу (т. е. может быть принята запрашивающей инстанцией) лишь в случае ее оформления в соответствии с законодательно утвержденными правилами.

Каждая страница копии трудовой книжки должна содержать:

  • печать организации-работодателя;
  • подпись уполномоченного лица (как правило – начальника отдела кадров либо руководителя организации) с указанием занимаемой должности;
  • дату заверения копии;
  • пометку о подлинности («копия верна» либо аналогичную).

Также на последней странице копии должна содержаться запись о том, что владелец трудовой книжки на момент регистрации копии работает в оформившей ее организации.

В том случае, если гражданин официально не трудоустроен, имеет оригинал книжки на руках и по тем или иным причинам ему требуется заверенная копия данного документа, он может обратиться к лицензированному нотариусу. Однако в этом случае процедура заверения будет платной.

Сроки действия копии

В действующем законодательстве отсутствует какая-либо информация в отношении сроков действия заверенных копий трудовых книжек. Фактически означенные сроки зависят лишь от требований организации или учреждения, запрашивающего сведения о трудовой деятельности гражданина.

В большинстве случаев срок действия заверенной в установленном порядке копии трудовой книжки варьируется в пределе от двух до четырех недель с момента ее оформления. По истечении означенного срока копия теряет юридическую силу и, в зависимости от регламентов запрашивающей инстанции, требуется оформление нового экземпляра либо продление существующего.

Чаще всего заверенная копия трудовой книжки требуется для предоставления при обращении в следующие организации и учреждения (указанные сроки действия считаются с момента регистрации копии):

  • банки. В большинстве случаев срок действия копии – один месяц, однако, правилами некоторых коммерческих банков данный срок ограничивается в пределе от двух недель до трех дней;
  • отделения ГУВМ МВД РФ. Срок действия копии – один месяц;
  • посольства (РФ и иных государств). При оформлении загранпаспорта срок действия копии трудовой книжки может составлять до трех месяцев;
  • отделения соцзащиты и судебные инстанции. В большинстве случаев срок действия копии составляет один месяц.

Важным обстоятельством является тот факт, что действие копии (кроме правил запрашивающей стороны в отношении сроков) также зависит от оригинала документа.

В том случае, если установленный срок еще не подошел к концу, но в трудовую книжку сотрудника были внесены какие-либо изменения (новые записи или корректировка старых), копия по умолчанию становится недействительной – ее дальнейшее целевое использование неправомерно и гражданину потребуется оформить новый экземпляр.

Законодательное регулирование

С февраля 2020 года работодатели, перечисляющие страховые взносы с заработной платы работников, стали представлять в Пенсионный фонд новую форму отчета. Основой ее применения являются нормы Федерального Закона от 16 декабря 2019 № 439-ФЗ.

В соответствии с требованиями Закона у работодателей появились новые обязанности, включающие:

  • уведомление всех сотрудников организации о внедрении электронных трудовых книжек (до 30 июня 2020 года) — смотреть образец;
  • получение заявлений, подтверждающих выбор способа ведения записей о трудовых периодах в отношении каждого работника (до конца 2020 года);
  • предоставление сведений в Пенсионный фонд о кадровых перемещениях, приеме на работу и увольнении, т.е. всех данных, которые вносятся в трудовую книжку.

Как будут внедрять в кадровую практику электронные трудовые книжки?

Для отражения сведений о стаже в целях персонифицированного учета работодателем заполняется и направляется в ПФР форма СЗВ-ТД. Она должна быть заполнена на каждого сотрудника, включая совместителей, при:

  • заключении трудового договора;
  • прекращения трудовых отношений;
  • кадровых перемещениях;
  • подаче заявления, где изложено желание вести трудовую книжку в бумажном виде.

СЗВ-ТД введена с начала 2020 года и должна быть представлена после того, как были оформлены вышеперечисленные мероприятия. Срок подачи – до 15 числа следующего за действием месяца. Следует учитывать также, что первичная форма по работнику должна содержать информацию о его последней кадровой записи в организации на 1 января 2020 года. Если же в 2020 году никаких мероприятий по сотруднику не зафиксировано, форма по нему должна быть передана в ПФР до 15 февраля 2021 года.

Особенности внесения в ТК некоторых видов записей

В книжку вносится информация как о поощрениях и награждениях, так и о дисциплинарных нарушениях. Она должна вноситься на основании приказа. В том случае, если издан приказ о награждении, а запись не внесена – инспекторы ГИТ назначат правомерный штраф. Штрафные санкции сами по себе являются наказанием и в ТК не вносятся.

Другие нарушения могут быть внесены, в зависимости от того, что они собой представляют. Например, практически всем кадровикам известно, что внесение записи об увольнении на основании допущенных нарушений производится на основании «статьи».

То есть при увольнении такого работника в основаниях указывается, что он «уволен за прогулы», «уволен по дисциплинарному взысканию» и т.п. Такого типа увольнения обязательно должны сопровождаться документами:

  • актами;
  • докладными или служебными записками;
  • объяснительными;
  • решением КТС или дисциплинарной комиссии.

По своей прихоти подобные записи в трудовую книжку работодатель вносить не имеет права.

Выговор в книжку не заносится (также как и замечание) В качестве дисциплинарного взыскания он может вноситься в личное дело, в соответствии с приказом и надлежаще оформленными документами.

Срок его действия 1 год.

В графе профессия, специальность указывается квалификация:

  • по диплому;
  • по курсам общим объёмом не менее 70-100 учебных часов;
  • по опыту работы.

Эта информация всегда должна быть актуальна. Если работник устраивается по специальности, которая не отражена в сведениях о профессии, её нужно добавить, вписав через запятую к уже имеющимся сведениям.

В книжке обязательно необходимо отражать сведения, которые имеют льготный характер при выходе на пенсию. Для этого необходимо использовать Классификатор профессий и квалификационные справочники, делая записи в точном соответствии с установленными в нём нормативами.

Также обязательно должен быть указан характер работ, который предполагает постоянную работу, работу на время декретного отпуска, сезонную работу и т.п. Другие малозначимые сведения в ТК не указываются, но могут в подробностях прописываться в трудовом договоре.

Обязательны указания на то, в какой должности и в какое подразделение принимается работник. Работа вахтовым методом относится к такой информации, указание которой, по мнению многих работодателей, не требуется. Но это мнение неоднозначно.

Ведь вахта – это не только условия работы, это определение места работы в отсутствии иной отсылки на подразделение. Поэтому указание на вахтовую работу уместно в двух случаях:

  1. По желанию работника.
  2. По необходимости, вместо указания иного подразделения.

Где можно взять трудовую книжку на территории РФ?

В отличие от множества других обязательных к получению удостоверений, взять или точнее приобрести трудкнижку человеку, живущему в РФ, не составит ни малейшего труда.

Дело в том, что данная бумага продается в свободном доступе, и купить ее может каждый гражданин.

Сделать это можно в киоске Роспечати или же в канцелярском отделе супермаркета. Стоимость книги не будет слишком отличаться.

Но стоит обратить внимание, что далеко не все продаваемые бумаги «годны» для приобретения. Среди них продается немало подделок

Если вам однажды потребуется купить трудкнижку, то учтите, что ее внешний вид должен соответствовать ниже представленному образцу:

Но даже ознакомившись с образцом действующего документа, не спешите его покупать. Его свободная продажа вовсе не означает, что вы должны самостоятельно заниматься оформлением бумаги.

На самом деле ответственным за выдачу трудкнижки является работодатель, который берет вас на работу, поэтому мы настоятельно советуем не думать над тем, где же ее взять.

Хотя законодательство не запрещает купить бумагу самостоятельно, такая покупка может вызвать немало вопросов к вам со стороны будущего начальства. И вот почему.

Как правило, приобретать книгу своими силами вынуждены те, кто имеет не слишком положительный опыт предыдущего трудоустройства. Проще говоря, те, кто был уволен «по статье» и пожелал скрывать этот факт в дальнейшем.

Если и вы решите купить книгу самостоятельно, то такое впечатление может сложиться и о вас, даже если вы и вовсе еще нигде не работали.

1) Трудовая книжка: где взять, если вы устраиваетесь на первую в жизни работу?

устраиваетесь на работу

Выдача трудкниг – это его обязанность, поэтому, где ее взять и вовсе не должно вас беспокоить.

Что касается заполнения, то оно также «не ляжет» на ваши плечи.

Внесением записей занимается или бухгалтерия предприятия, или отдел кадров. В редких случаях этим может заниматься и сам работодатель, к примеру, если речь идет об ИП.

Помимо выдачи и заполнения, ваш начальник должен также позаботиться и о том, где будет сохраняться книга. Зачастую ее хранят в сейфе или в другом месте, доступ к которому посторонним лицам воспрещен.

Словом, ее хранение – тоже не ваша забота. Вы, получая ее, сразу отдаете на хранение руководителю, и забрать ее «на руки» можете сугубо по требованию. Например, когда вам нужна выписка для получения справки.

2) Где еще можно взять трудовую книжку?

Помимо того, что вы можете самостоятельно купить документ или получить его при трудоустройстве, вы также вправе взять бумагу по месту своего обучения, то есть, в университете или институте.

Правда, это не обязательная норма, предусмотренная законом, а скорее «бонус», который вам могут предложить в определенных учебных заведениях.

То есть, это вовсе не означает, что, будучи студентом, вы сможете получить по месту учебы трудкнижку. Но возможно вы попадете в число счастливчиков, которые по завершению обучения ее получат.

Будет ли это для вас плюсом?

И нет, и да. Проще говоря, это не слишком повлияет на вашу будущую судьбу и на возможность получить желаемую должность.

Как оформить трудовую книжку работнику впервые?

Консультирует специалист Елена А. Пономарева:

3) Где взять трудкнижку, если вы переходите из одного рабочего места на другое?

В тех ситуациях, когда вы меняете свое место работы, вы тоже не обязаны думать о трудовая книжка, где взять.

Точнее, новая она вам и не понадобится, так как по общему правилу данная бумага выдается один раз в момент первого трудоустройства, а далее только продолжается ее заполнение другими работодателями.

Выходит, что вы, покидая свое прежнее рабочее место, получаете свой документ на руки, после чего, с ним же идете трудоустраиваться на новое место.

Отказать вам в выдаче книги или задерживать ее выдачу работодатель не вправе, если ваше увольнение было произведено согласно нормам действующего законодательства.

Но ситуации бывают разные, и возможно, в вашем случае начальник не торопится отдать трудкнижку. Тогда вы имеете право пожаловаться и даже обратиться в суд, если незаконные действия со стороны начальства продолжаться.

В любом случае, взять обратно документ и продолжить его заполнение на новом рабочем месте – ваше право, как гражданина РФ.

Итак, мы выяснили, где взять трудовую книжку, если вы устраиваетесь на работу впервые, и какие еще есть способы ее получить. Мы рекомендуем не искать сложных путей, а получать бумаги непосредственно при трудоустройстве.

Также не следует обманывать работодателей, стараясь скрыть неприятные инциденты в прошлом. Помните, что подделка документов – это подсудное дело.

Как быть с вычетами при наличии двух трудовых?

Сотрудник, устраиваясь в организацию, должен сообщить работодателю о наличии трудовой книжки в двух экземплярах. Отказать в трудоустройстве на законодательном уровне работнику не могут. Однако работодатель задастся вопросом, почему стаж не учитывается в одной трудовой, даже при наличии второй работы по совместительству. При этом работодатель попросит работника определиться с основным местом работы для того, чтобы не нарушить выполнение статей НК РФ. Ведь претендовать на налоговые вычеты сотрудник может лишь на одном месте работы.

Рабочий обязан выбрать основное место работы, а в другую организацию передать заявление, что вычеты уже получены. Не стоит предъявлять права на налоговые вычеты на обоих рабочих местах. В случае если об этом факте узнают работники налоговой службы, нарушитель заплатит штраф по статье 122 НК РФ.

Вопрос о налоговом вычете является важным и для предприятия-работодателя. Поэтому начальник обязан быть в курсе, работает сотрудник в организации на основном месте работы либо совмещает эту работу с другой. Ведь если при ежегодной проверке работники налоговой службы обнаружат несоответствия, то нанимателю придется также оплачивать штрафы и пени согласно ст. 123 НК РФ. Для наемного рабочего данная ситуация чревата увольнением.

Таким образом, владельцам двух трудовых книжек не надо претендовать на налоговые вычеты сразу на нескольких местах работы. Также это касается других гарантий с основного места работы. При оформлении сотрудником отпуска на время прохождения сессии по учебе, требовать его оплаты нужно только у одного работодателя. Во второй организации необходимо оформить бесплатный отпуск.

Оформляем дубликат

Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.

Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления

Возможно несколько вариантов развития событий:

Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.

Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация

Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует

Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.

Это важно знать: Возврат алиментов после оспаривания отцовства: судебная практика

Дистанционная работа

Вопросам регулирования труда дистанционных работников посвящена глава 49.1 ТК РФ. Сведения о такой форме деятельности разрешается не фиксировать в формуляре в соответствии со статьёй 312.2 ТК РФ, а работодатель освобождён от оформления документа в случае трудоустройства впервые.

Для упрощения документооборота требуется согласие наёмного лица, выраженное в письменной форме. При отсутствии сотрудник по почте направляет документ, а кадровая служба заполняет аналогично с другими работниками.

Как получить трудовую книжку по почте при увольнении, ТК РФ умалчивает, подчёркивая в статье 312.5 о необходимости пересылки приказа о расторжении отношений на бумажном носителе в день предоставления копии по электронной почте. А статья 84.1 предусматривает только две ситуации пересылки почтовым отправлением:

  • отсутствие на месте исполнения обязанностей в день завершения отношений; отказ от получения по объективным или субъективным причинам.

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

  1. Порядковый номер текущей записи.
  2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
  3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
  4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2020) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат

При переводе

Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

  • внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
  • внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность… » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

При совместительстве

Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Запись в книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

  • полное и сокращенное название организации;
  • наименование должности работника;
  • дату принятия на работу;
  • реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.

При увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.

Могут ли ИП заполнять трудовую себе?

Хоть законом и устанавливается обязанность индивидуального предпринимателя в ведении трудовых книжек своих работников, сам предприниматель не должен делать запись себе в трудовую о том, что он трудится на своем предприятии.

Трудовые отношения работника и работодателя начинаются после заключения трудового договора, но в данном случае обоими сторонами договора был бы один человек, чего быть не может. Запись в трудовой обязательно должна подтверждаться трудовым договором и соответствующим приказом, а так как договор не заключался, то и запись сделать нельзя.

ИП регистрируется для ведения предпринимательства, а не с целью осуществления трудовой деятельности, поэтому и трудовую книжку владелец ИП не должен себе вести. При этом, трудовой стаж предпринимателя не будет учитываться, а он важен для назначения пенсии. Но расстраиваться по этому поводу не нужно, так как законодательство регулирует данный вопрос.

Если человек работает на себя, то при расчете пенсии будет учитываться не трудовой стаж, а предпринимательский. Подтверждается предпринимательская деятельность документами о регистрации индивидуального предпринимателя в налоговом органе.

Правда, трудовая пенсия по старости назначается только застрахованным лицам, работающим на себя. Так, после регистрации ИП нужно сообщить об этом в Пенсионный Фонд и впоследствии уплачивать страховые взносы.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий