Инкассатор

Деньги для дяди

В непростой ситуации оказалось агентство путешествий «33 удовольствия»: при взносе в банк дневной выручки ее директор Светлана Прусова допустила ошибку в одной цифре, в результате немалая сумма ушла некоему ООО «Техноторг». «Буквально через час я обратилась в офис банка, но вернуть сумму на наш счет мне отказались. То есть я должна сама искать эту компанию без телефона и выбивать из нее свои средства», — жалуется Светлана Прусова.

В схожем положении оказались десятки других клиентов Сбербанка России. Во всех случаях им пришлось предъявлять иск к компаниям, которые не имели никакого умысла на получение чужих денег.

Арбитражные суды почти всегда удовлетворяют такие иски и взыскивают так называемое необоснованное обогащение, порой даже с начисленными на них исходя из ключевой ставки Банка России процентами. Притом что сами невольные ответчики чаще всего не являются на заседания и не возражают против возврата случайного дохода. Одно из немногих исключений — страховая компания «Надежда»: возвращать полученные от ИП Артура Мецояна 715 тыс. рублей она отказывалась под предлогом борьбы с отмыванием преступных доходов. Служители Фемиды не усмотрели в действиях бизнесмена преступных намерений и отклонили такие доводы ответчика.

Быть внимательнее

В свою очередь, попытки других потерпевших получить с банка ошибочно переведенное успехом не увенчались: «Перечисление денежных средств по ошибочным реквизитам произошло вследствие неосмотрительности и отсутствия должной степени заботливости со стороны истца (его работника)», — заключил арбитражный суд, отклоняя один из таких исков.

В пресс–службе ПАО «Сбербанк России» сообщили, что «если деньги уже внесены, отменить операцию, к сожалению, невозможно — закон запрещает банку списывать деньги со счета получателя без его согласия».

Что входит в услугу

  • Доставка выручки торговой организации в банк.
  • Доставка денег из разных торговых точек в офис компании, чтобы оттуда передать их в банковскую организацию.
  • Перевозка денег из банка в офис для выплаты зарплаты сотрудникам.
  • Перевозка взятых в кредит денег из банка в офис.
  • Доставка денежных средств из банковского учреждения в обменные пункты.
  • Перевозка наличных между филиалами одной организации.
  • Охрана сотрудников банка, которые перевозят документы или деньги.

Инкассация позволяет оперативно и, главное, с высокой степенью безопасности перемещать наличную выручку на расчетный банковский счет, что удобно. Также данная процедура поможет наполнить кассу необходимыми монетами и купюрами мелкого достоинства для удобства размена. Интересно, что сотрудники службы инкассации могут заниматься перевозкой не только денег, но и важных документов.

Учет недостачи денежных средств в инкассаторской сумке

          Содержание операции        
   Проводки  
 Сумма  (руб.)
   Документ-   основание
 Переданы наличные денежные средства  из кассы инкассаторам               
Дт 57 Кт 50  
650 000
Расходныйкассовыйордер.Квитанция ксумке
 Зачислены денежные средства на       расчетный счет                      
Дт 51 Кт 57  
640 000
Выписка банкапо расчетномусчету
 Недостача денежных средств          
Дт 94 Кт 57  
 10 000
Акт пересчета

Недостача может быть отнесена на виновных лиц (счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») или на прочие расходы (счет 91.2 «Прочие расходы»), если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков. Виновное лицо несет ответственность в размере среднего месячного заработка — по распоряжению руководителя организации (ст. 248 ТК РФ), а свыше — по добровольному согласию или по решению суда.

Примечание. Учет недостачи, выявленной при инкассации, различается в случае, когда виновное лицо установлено и когда виновное лицо отсутствует или суд отказал во взыскании убытков.

Кассир организации является материально ответственным лицом и несет полную индивидуальную материальную ответственность за сохранность вверенных ему ценностей и причиненный ущерб. Согласно действующему законодательству при установлении факта хищения и недостачи в кассе проводится ревизия.

Пример 4. Используя данные примера 3, предположим, что недостача отнесена на виновное лицо и удержана из заработной платы.

Таблица 4

Инкассирование

Инкассирование предполагает получение денег от обязанного лица. В этом случае требование совершить платеж ( или акцепт), обращенное к обязанному лицу, должно быть заявлено не его кредитором, а третьим лицом. Платеж третьему лицу может привести к погашению обязательства только в том случае, когда это третье лицо имеет от кредитора соответствующие полномочия, т.е. является его поверенным. В противном случае должник рискует совершить платеж ненадлежащему лицу. Следовательно, исполняющий банк может быть только представителем кредитора — получателя платежа. Таким образом, исполняющий банк привлекается банком-эмитентом к выполнению инкассовой операции на основании передоверия. Отношения представительства между получателем средств и банком плательщика ( исполняющим банком) в этом последнем случае возникают непосредственно из закона и факта получения банком плательщика инкассового поручения.

Инкассирование векселей производится банком по поручению векселедержателя.

Инкассирование векселей банком — операция, в которой он выполняет поручение векселедержателя по получению платежа по векселю в установленный срок. Прием векселей на инкассо следует строго отличать от учета. Следовательно, банк отвечает за последствия, возникшие вследствие упущения протеста.

Инкассирование векселей банком заключается в том, что они выполняют поручение клиента по получению платежей по векселю при наступлении срока платежа. В случае неплатежа на банк возлагается обязанность совершить протест по векселю. При получении платежа банк зачисляет на счет векселедержателя вексельную сумму за вычетом расходов банка и комиссионного вознаграждения, обусловленного договором.

Инкассирование векселей банками — это услуга, предоставляемая банком, по получению платежей по векселю у векселедателя при наступлении срока платежа. В случае отказа от платежа банк опротестовывает вексель. В случае оплаты векселя банк возвращает вексель векселедателю и выплачивает векселедержателю вексельную сумму за вычетом расходов банка и сумм комиссионного вознаграждения.

Для инкассирования принимаются векселя с оплатой в тех местах, где есть учреждения банков. Такой вексель должен иметь на обороте препоручительную надпись на имя банка.

Удобство инкассирования векселей заключается в облегчении для клиентов вексельного обращения: отслеживания сроков предъявления векселей, пересылки их в место платежа, а при необходимости — опротестования. За все это несет ответственность инкассирующий банк, который также должен поставить в известность плательщика о поступлении документов на инкассо. Комиссионные, уплачиваемые за данную операцию, устанавливаются в процентах от суммы платежа. Возмещаются и расходы: почтовые, по опротестованию векселя. Получив платеж, банк зачисляет его на счет клиента и сообщает об исполнении поручения.

В противоположность инкассированию векселей банк при этой операции является не получателем, а плательщиком. При этом банк не несет никакого риска, поскольку оплачивает вексель лишь в том случае, если плательщик внес ему ранее вексельную сумму или если клиент, имея в банке расчетный счет, уполномочивает банк списать с его счета сумму, необходимую для оплаты векселя. В этом случае домицилированные векселя оплачиваются банком без комиссионного вознаграждения. В других случаях домициляции оно взимается в небольшом размере.

Вексель передается для инкассирования с препоручительной надписью на имя банка.

Вексель передается для инкассирования, снабженный препоручительной подписью на имя банка.

Серьезные трудности для инкассирования векселей в России обусловлены недостаточным развитием корреспондентских отношений между банками. В рамках этих отношений должны быть созданы расчетные сети, позволяющие осуществлять своевременную доставку векселей в банк по месту платежа.

Банки принимают для инкассирования векселя с оплатой в тех местах, где есть учреждения банков.

Организации инкассации производят инкассирование денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов.

Платежные требования для инкассирования сумм платежей представляются получателями средств в учреждения банка, ведущие их счета, после отгрузки ( отпуска) товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг. Предельный срок для предъявления платежных требований в банк ограничен сроком исковой давности.

Как осуществляется операция инкассирования векселя.

Инкассация наличных денег

Кассир к приезду инкассаторов подготавливает наличные деньги и документы:

  • препроводительную ведомость,
  • накладную к сумке,
  • квитанцию к сумке.

Инкассатор обязан предъявить кассиру удостоверение личности и доверенность на инкассацию наличных денег. Он отдает кассиру явочную карточку и порожнюю сумку.

Кассир передает инкассатору образец пломбы, сумку с наличными деньгами, накладную и квитанцию к сумке. Инкассатор проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной к сумке и квитанции к сумке.

Кассир организации заполняет явочную карточку. При ошибке в карточке, неправильная запись зачеркивается и заверяется подписью. Инкассатору запрещено делать записи в явочной карточке.

Инкассатор проверяет соответствие сумм наличных, проставленных в явочной карточке, накладной к сумке и квитанции к сумке, а также номера сумки, указанного в этих документах.

При приеме сумки с деньгами инкассаторский работник подписывает квитанцию, проставляет оттиск штампа, дату приема и возвращает квитанцию кассиру. Явочную карточку, накладную и сумку с деньгами и препроводительной ведомостью инкассатор забирает с собой.

Если инкассатор обнаружил нарушение целости сумки или пломбы или ведомость была составлена неверно, то все недочеты должны быть исправлены при нем, либо инкассатор уезжает и приезжает уже повторно, в удобное ему время. В явочной карточке, в разделе «Повторные заезды» кассир организации должен сделать соответствующую запись.

Если инкассатор приехал за наличными, а кассир отказывается ему выдать наличные, в явочной карточке он обязан написать об отказе и его причине и заверить запись своей подписью.

Стоимость услуг инкассаторских служб

Стоимость услуг инкассаторских служб значительно отличаться в зависимости от некоторых условий, к которым относят:

Условия, от которых зависит стоимость услуг
Подробности
Сумма средств, которую должны транспортировать инкассаторские службы
Как правило, оплата рассчитывается как некоторый процент от суммы, подлежащей инкассации (0,1-2%). Чем большая сумма перевозится, тем меньший процент заплатит компания.
Удаленность от точки компании, из которой инкассаторам нужно забирать денежные средства, и до банка, в который денежные средства подлежат сдаче
Чем дольше маршрут от точки до банка, тем выше оплата
Частота инкассаций
Если компании необходимы только разовые услуги инкассаторов, то они обойдутся дороже

В случае заключения договора на постоянное обслуживание, стоимость будет значительно ниже (например, если заключается договор на ежедневный забор денежных средств и доставку в банк).
Меры предосторожности
От того, какие именно меры безопасности хочет получить клиент, будет зависеть стоимость услуг. Дешевле обходятся стандартные условия, а для усиления мер безопасности заплатить нужно будет больше.
Вид предоставляемых услуг
Например, будет ли оказывать инкассаторская организация только сопровождение сотрудника компании или полностью осуществлять инкассаторские услуги.
От региона нахождения организации и инкассаторской службы
В зависимости от места проведения инкассации также рассчитывается стоимость услуг

Сущность инкассирования

Определение 1

Инкассация – это процедура передачи хозяйствующими субъектами ценных активов на хранение в банковскую структуру с привлечением специализированного охранного подразделения . Можно сказать, что инкассация представляет собой одну из составляющих системы наличного денежного обращения.

К группе ценных активов, которые могут быть инкассированы, можно отнести:

  • наличные денежные средства, выручку экономических субъектов и хозяйствующих единиц сверх утвержденного остаточного лимита для дальнейшего перечисления таких денежных средств на расчетные счета экономического субъекта.
  • ценные бумаги (акции, облигации и т.д.);
  • валютные ценности;
  • различного рода финансовую, платежную и коммерческую документацию.

Стоит отметить, что не любую передачу ценных активов в банковскую структуру можно назвать инкассацией, особенностью такой процедуры является ее выполнение специализированным подразделением – инкассаторской службой на договорной основе с полной материальной ответственностью. При этом инкассацию может осуществлять как обособленное подразделение банковской структуры, так сторонняя охранная организация, которая владеет специализированной лицензией Центрального Банка РФ на осуществление подобной деятельности.

Перед началом оказания инкассационных услуг организация-заказчик и компания, предоставляющая услуги, заключают договор, в котором прописывается ответственность сторон. На данном этапе также составляется и согласовывается график проведения и условия организации инкассации. Как правило, согласно заключенного договора заказчик в обязательном порядке должен обеспечить свободный, безопасный и освещенный доступ в специально отведенное для передачи денежных средств и прочих ценностей. Перед тем, как передать ценности и наличные денежные средства, представитель заказчика обязан убедиться в личности инкассатора путем проверки служебного удостоверения. Компания-исполнитель, в свою очередь, обязана обеспечить перевозку денег и ценностей в специальных опломбированных сумках на бронированном транспорте

Стоит отметить, что в рамках договора на оказание услуг инкассации могут оказываться не только услуги непосредственно перевозки денег от клиента в подразделение банковской структуры. Также в рамках услуг инкассации могут быть выполнены следующие операции (если они предусмотрены соответствующим договором:

  • перевозка различного рода материальных ценностей в подразделение банковской структуры, например, драгоценные металлы и камни, дебетовые и кредитные карты, акции и облигации;
  • перевозка документации, драгоценных металлов и камней, и прочих ценных активов между обособленными структурными подразделениями;
  • перевозка документации;
  • перевозка и организация обмена наличных денежных средств на банкноты другого номинала;
  • доставка денег в кассу хозяйствующей единицы-заказчика;
  • прием и зачисление переданных денег на расчетный счет заказчика.

Налоговый учет расходов на оплату инкассаторских услуг

Могут ли автономные учреждения учесть при исчислении налога на прибыль расходы на оплату инкассаторских услуг, оплаченных и произведенных в рамках деятельности, приносящей доход?

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для ведения деятельности, направленной на получение дохода.

В силу гл. 25 НК РФ расходы на услуги банков, к которым, в частности, относится инкассация денежной наличности, могут быть отнесены:

  • к прочим расходам – на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ;
  • к внереализационным расходам – на основании пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ.

В соответствии с п. 4 ст. 252 НК РФ, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты.

Получается, если расходы на оплату инкассаторских услуг отвечают требованиям, установленным ст. 252 НК РФ, при исчислении налога на прибыль они могут быть включены в состав прочих или внереализационных расходов. К какой конкретно группе отнести указанные расходы, учреждение решает самостоятельно, закрепив свое решение в учетной политике.

* * *

В заключение отметим, что движение денежных средств на счете 0 201 23 000, используемом для отражения операций по сдаче наличных денег через инкассаторских работников, автономному учреждению необходимо отразить в бухгалтерской отчетности, составляемой в соответствии с Инструкцией № 33н. Согласно разъяснениям, приведенным в Письме Минфина РФ от 29.10.2012 № 02-06-10/4516, данные операции следует отразить:

  • в отчете об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) в графе 7 «Исполнено плановых назначений через кассу учреждения» по строке 720 со знаком плюс и по строке 732 со знаком минус, и в графе 6 «Исполнено через банковские счета» по строке 710 со знаком минус и по строке 731 со знаком плюс раздела 3 «Источники финансирования дефицита» данного отчета;
  • в сведениях об остатках денежных средств учреждений (ф. 0503779) в графе 6 «Средства в пути на конец отчетного периода» раздела 1 «Счета в кредитных организациях». 

Утверждены Приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 № 10н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Инструкция о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 25.03.2011 № 33н.

Правила и порядок проведения для наличных денег на предприятии

Существуют общеобязательные нормы законодательства, четко регламентирующие порядок выполнения инкассации наличности в организации.

Эти правила, как уже говорилось ранее, должны неукоснительно соблюдаться всеми участниками данного процесса – кассиром предприятия, передающим наличность, и инкассатором, осуществляющим доставку переданных денег в банк.

Сама процедура инкассации денежных средств подразумевает последовательное выполнение её участниками следующих действий:

  • Передаваемая наличность готовится кассиром хозяйствующего субъекта к отправке. На этой стадии осуществляются тщательный пересчет и упаковка денежных средств, размещаемых после этого по сумкам. Оформляется набор необходимых документов в нескольких экземплярах. Составленные бумаги также помещаются в инкассаторские сумки с деньгами. Завершается этот этап опломбированием сумок, подлежащих передаче инкассаторам.
  • Денежная наличность, упакованная в сумках, передается инкассатору. Данное действие выполняется кассиром передающей организации в особом помещении. Контролировать эту процедуру вправе ревизор, финансовый контролер, главный бухгалтер, руководитель организации. Кассир проверяет личность и бумаги инкассатора, вносит сведения в явочную карточку, предоставляет образец пломбы, отдает инкассатору сумку с деньгами и документацию. Инкассатор удостоверяет свою личность, предъявляет кассиру нужные бумаги и возвращает пустые сумки, принимает сумки с деньгами, проверяет исправность пломб, сверяет данные документов, подписывает и датирует квитанцию, ставит печать.
  • Перевозка (физическое перемещение, транспортировка) переданных денежных средств непосредственно в обслуживающий банк. Осуществляется эта процедура уполномоченным инкассатором по маршруту, разработанному и утвержденному заранее.
  • Сдача-приемка сумок с денежной наличностью в финансовое учреждение. Инкассатор передает сумки с деньгами в обслуживающий банк, который надлежащим образом принимает эти средства. Процедура сдачи-приемки выполняется по установленным правилам. Если она завершается успешно, полная материальная ответственность инкассатора за переданные деньги прекращается.
  • Переданная наличность принимается и приходуется банковским сотрудником, проверяющим сумки, целостность пломб, правильность сведений в сопроводительных бумагах.

Документальное оформление

Чтобы корректно передать инкассатору наличность для транспортировки в банк, кассир составляет следующую документацию:

  • Сопроводительная ведомость в трех экземплярах (один – в сумку, второй – кассиру, третий – инкассатору);
  • регистр выполненных транзакций (помещается в сумку), сумма которого должна соответствовать сумме ведомости;
  • накладная для денежной сумки;
  • квитанция для денежной сумки.

Кассир вносит нужные сведения в явочную карточку и возвращает её инкассатору. Впоследствии данная карточка проверяется банковским сотрудником, сверяется с кассовым ордером.

Бухгалтерский учет и проводки

В бухучете хозяйствующего субъекта, передающего наличность в банк посредством инкассации, используются определенные корреспонденции счетов, сопровождающиеся оформлением нужных документов:

Операция

Дебет

Кредит

Документ

Кассир передал наличность инкассатору

РКО, квитанция

Инкассированная сумма зачислена на банковский счет

Выписка банковского счета

Банку уплачена соответствующая комиссия

Выписка банковского счета

Кто оказывает услуги инкассации

В соответствии с действующим законодательством, инкассация наличных денежных средств для зачисления на банковский счет, может осуществляться:

  1. напрямую в кассы банка;
  2. посредством инкассаторской службы, которым поручается транспортировка денежной массы;
  3. через специальную инкассаторскую службу «Росинкас», действующую по лицензии Банка России;
  4. при помощи федеральной почтовой связи;
  5. напрямую в автоматические сейфы.

Обслуживающий банк на основании оформления договора

У многих банковских организаций сегодня есть собственная служба инкассации. Перевозка денег и других ценностей производится в спецсумках, на которые проставляется контрольная пломба. Двухсторонний договор, между банком и обслуживающей организацией, подразумевает безопасную инкассацию денежных средств до кредитной организации и полную материальную ответственность за сохранность наличных. Когда заключается договор, то определяется время и периодичность визита инкассаторов, в соответствии с графиком работы организации.

Приехав на объект в установленное время, инкассаторы проверяют сохранность пломб на передаваемой им спецсумке, сверяя с образцом. Если целостность сумки и соответствие пломбы образцу не вызывают сомнений, то инкассатор забирает спецсумку и обеспечивает ее безопасную перевозку в банк. Если есть замечания относительно упаковки наличности (например, спецсумка повреждена), то кассир еще раз пересчитывает деньги в присутствии сотрудника инкассирующей организации.

Частные охранные предприятия

В некоторых ситуациях (например, подходящих расценках за услугу) инкассацией денежных средств организации или перевозкой ценных объектов, могут заниматься частные охранные предприятия (ЧОПы). При этом наличие лицензии не является обязательным – охранные предприятия по закону имеют право на сопровождение денежной наличности. При этом перед началом работы, с ЧОПом заключается договор о полной материальной ответственности на случай ограбления или пропажи перевозимой наличности. Эта процедура такая же, как и при работе с банковскими инкассаторами:

  • Клиент (предприятие торговли и др.), который нуждается в перевозке наличности, заключает трехсторонний договор с финучреждением и охранным предприятием.
  • В определенное время, по утвержденному графику заезда, сотрудник ЧОП забирает у кассира торгового предприятия подготовленную сумку с деньгами и документы, обеспечивая безопасную доставку до кредитного учреждения.
  • Банк в установленной форме принимает деньги, пересчитывает их и зачисляет на счет клиента.

Инкассаторская служба

Какой бы вариант инкассаторских услуг не выбрал клиент, он должен знать, что сегодня это очень широкая область деятельности. Сюда входят такие направления, как:

  • транспортировка денег до банковского отделения;
  • перевозка наличных средств на предприятие;
  • доставка мелких банкнот и/или разменной монеты взамен крупных купюр;
  • сопровождение материальных ценностей и документов между структурными подразделениями клиентской организации.

Прием сумки с наличностью банком

Порядок сдачи сумки инкассаторским работником отличается от порядка сдачи в банк сумки работником страховщика.

При приеме сумки с наличностью банковский работник проверяет соответствие записей в сопроводительных документах:

  • накладной и явочном листе, если сумка сдается инкассатором;
  • накладной и квитанции, если сумка сдается работником страховщика.

Кроме того, проверяется:

  • не имеет ли поступившая сумка с наличными деньгами каких-либо повреждений (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, пломб, разрыва обвязки или узлов на обвязке и др.);
  • цела ли сумка с наличными деньгами и пломба на ней;
  • соответствует ли номер сумки с наличными деньгами номеру, указанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторских работников, или в накладной к сумке и квитанции к сумке — если сумка с наличными деньгами принимается от организации.

На основании проверки составляется журнал, который при соответствии записей подписывается работником банка и представителем организации, сдающим сумку. Если сумка сдается инкассатором, ему передается второй экземпляр журнала. Если же сумка сдается сотрудником страховщика, то экземпляр журнала остается в банке, а страховщику передается подписанная квитанция.

При выявлении несоответствий в сопровождающих документах в графе «Примечание» журнала делается соответствующая запись, если сумка сдается через инкассаторов. Если же сумку с несоответствующими данными в сопроводительных документах сдает работник страховщика, она возвращается организации вместе с накладной и квитанцией.

Если сумка имеет повреждения, то в присутствии лиц, предъявивших сумку, она вскрывается, а наличность принимается путем поштучного, полистного пересчета.

При выявлении излишка или недостачи составляется акт вскрытия и пересчета вложенных денег. В акте указываются:

  • фирменное наименование кредитной организации (фирменное наименование кредитной организации и наименование филиала);
  • дата;
  • наименование организации;
  • реквизиты упаковки;
  • причина вскрытия упаковки;
  • наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших пересчет наличных денег и присутствовавших при пересчете наличных денег;
  • сведения о помещении, в котором осуществлялся пересчет наличных денег;
  • сумма наличных денег по данным кассовых документов и фактическая сумма наличных денег.

Акт пересчета наличных денег подписывается лицами, осуществлявшими пересчет. Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй — направляется организации, третий экземпляр передается инкассаторским работникам.

Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств (Постановление ФАС ЗСО от 05.05.2009 N Ф04-2204/2009(4483-А70-8)).

Как проводится инкассация

Инкассация денежных средств экономит рабочее время фирмы. Сотрудники, которые передали инкассаторам денежные средства, перестают нести за них ответственность, а это значит, избавляются от лишней головной боли. Чтобы получить еще большую экономию, некоторые фирмы, работающие под одной крышей, заключают с инкассаторской службой совместный договор. Это удобно, если компании работают по одному графику, и услуга, таким образом, обходится дешевле всем. Подготовка нужных документов на предприятии входит в обязанности кассира, на его плечах заполнение бумаг и взаимодействие с инкассатором.

Подготовка документов для инкассаторов выполняется кассиром, который отвечает за полноту и своевременность оформления документов.

Инкассация проходит по следующей схеме:

  1. Составляется график движения инкассаторской машины, который согласовывается с компаниями.
  2. Дежурный сотрудник инкассации заполняет специальную карточку, которая отдается в кредитную организацию.
  3. Далее он получает штамп, доверенность на перевозку и ключи.
  4. Ответственный работник компании перед сдачей денег предъявляет инкассатору документы, которые подтверждают его право распоряжаться деньгами. В явочной карте прописываются: номер сумки, название и адрес компании, код, телефон.

Правила проведения инкассации требуют, чтобы работник компании (обычно это кассир) предъявил такие документы:

  • Накладная к сумке.
  • Квитанция к сумке.
  • Образец пломбы.

Кассир должен быть рядом с инкассатором в момент проверки пломбы на целостность, проверять правильность и точность заполнения документации. Если при заполнении явочной карточки допущена ошибка, то ее можно исправить и подтвердить верность исправления подписью кассира. Если сотрудник отказывается сдавать сумку с деньгами, то пишет в специальной графе слово «отказ». Сопроводительные документы в этом случае подтверждают, что ответственность за сохранность не перешла от компании к инкассаторам.

После того как сумка доставлена в банк, банковский сотрудник проверяет записи, которые имеют препроводительные документы. Он проверяет сумку на повреждения, смотрит пломбу и соответствие номера на сумке тому, который прописан в накладной. Если требования соблюдены, то работник банка принимает наличные. В конце инкассаторы сдают штамп, ключи, доверенность и карточки. На этом процесс сдачи закончен. Инкассация для физических лиц, по сути, проходит аналогично. Именно так и происходит оформление бумаг, а затем процесс перевозки финансовых средств.

Передать деньги из кассы организации в банк с помощью инкассации – это самый проверенный и надежный способ. Для наличных денег такая перевозка будет безопасной и быстрой. Главное – заполнить верно всю документацию.

Организация процедуры инкассации

Процесс перемещения наличных денег включает ряд последовательных действий, в числе которых:

  • подготовка денежных сумм к перевозке;
  • выполнение обмена купюр при необходимости и оформление бумаг;
  • передача ценностей ответственным работникам-инкассаторам, помещение их в специальные сумки, пломбирование последних;
  • перевозка подготовленного и оформленного груза специальным бронированным транспортом в сопровождении профессионально подготовленных работников;
  • передача имущества в банк (временное размещение в офисе инкассирующей структуры, если инкассация выполнялась после окончания рабочего времени в принимающем банке);
  • подсчет и проверка наличных средств;
  • приходование денег на банковский счет клиента (инкассируемого).

По каждой из занятых инкассацией структур в банке готовят и оформляют специальные карточки с указанием числа выделенных и пронумерованных сумок для инкассации, наименований обслуживаемых предприятий с кодами и адресами, времени приезда инкассаторов.

К сведению! Число сумок, выделяемых организации, определяется исходя из размера инкассируемой наличности, каждая из них имеет индивидуальный номер.

Подробнее о том, как проходит инкассация:

  1. Перед отправкой по маршруту инкассаторы обеспечиваются пустыми сумками для размещения денег и ценностей, ключами, доверенностями (на инкассирование, перемещение наличных сумм), штампами, карточками.
  2. По прибытии в обслуживаемую компанию ответственный работник допускается к исполнению операции после предъявления им доверенности, служебного удостоверения, инкассаторской сумки (пустой), карточки.
  3. Сотрудник предприятия, чаще всего — кассир, предъявляет прибывшему сотруднику инкассации образец пломбы, вручает заполненную сумку и документы (накладную, квитанцию), а в сумку с наличными средствами вкладывает препроводительную ведомость.
  4. После инкассатор выполняет внешний осмотр полученного на предмет его целостности, определяет соответствие пломбы предъявленному образцу, проверяет правильность внесения сведений в документы: накладную, квитанции.
  5. При отсутствии замечаний кассиром заполняется явочная карточка. Инкассатором сверяются сумма средств, номер сумки, указываемые в документах, после чего им передается сотруднику организации квитанция, подписанная и имеющая оттиск штампа инкассатора.

Нарушения и ошибки, допущенные при оформлении ведомости или при упаковке, устраняют при инкассаторах. Если длительность корректировки превышает установленный лимит присутствия в организации и в целом временной график работы инкассаторов, то для изъятия надлежащим образом оформленных сумок выполняется вторичный приезд инкассаторов в выбранное ими время исходя из полученного ранее графика заездов. При этом в карточку вносится особая отметка о повторном заезде.

К сведению! Периодичность, время для посещения сотрудниками обслуживаемой компании устанавливаются руководством службы инкассации по согласованию с инкассируемой организацией.

Принимающий наличные и ценности сотрудник банка проверяет:

  • отсутствие внешних нарушений на сумке с вложениями;
  • целостность пломбировки на заполненной сумке;
  • соответствие информации, указываемой в переданных документах (накладной, квитанции, явочном листе).

Работник инкассации, сдавший сумки с ценностями в банковскую структуру, передает своему руководителю или дежурному работнику полученные ранее штамп, ключи, доверенности, карточки.

Алгоритм действий при сдаче кассы

Инкассация ИП в  году может быть организована одним из способов:

  • через банк обслуживающий ИП;
  • посредством отделения Центрального банка РФ – оформление инкассации происходит на основании трехстороннего договора между ЦБ РФ, заказчиком и обслуживающей предпринимателя финансовой организацией;
  • через иные банки, которые предоставляют услуги по изъятию денег – основополагающим документом также является трехсторонний договор (при выборе банка нужно найти посредника, осуществляющего сопровождение инкассации).

Процесс изъятия денег:

  1. При подготовке к процедуре инкассации разрабатывается инструкция кассира, ответственного по пломбированию и передаче выручки. Ему вверяются пломбиры, печати, штампы и сумки для денег.
  2. Пакеты для инкассации пломбируются. Их количество определяется в зависимости от выручки предприятия.
  3. Необходимые при инкассации документы для предъявления – накладная, квитанция и образец пломбы. При передаче денег может присутствовать только ограниченный круг лиц. Это главный бухгалтер, предприниматель, контролер и ревизоры. После передачи денег ответственность за их сохранность возлагается на инкассаторов.

Учет инкассации необходимо правильно отобразить в бухгалтерской документации. Для этого используется счет «Переводы в пути» под №57. Чтобы провести инкассацию правильно, делается проводка Дт 19 Кт 76 – сумма, подлежащая к изъятию, облагается налогом на добавленную стоимость.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий