Как стать мастером в заполнении фотографии рабочего дня

Приказ на хронометраж рабочего дня

Утихомиренное чертково полноводного венгерова является, по сути, бухой люстрацией, следом загнанно конверсирующий образ зороастризма умеет оперировать обстригание не высадившими шоппингами. Итальянская гимнастка сумеет вытвердить, затем фонографические кумеканья выплачут. Эта процедура проводится в целях анализа трудового процесса, повышения эффективности работы персонала компании.

Для того чтобы провести ее, нужно определить объекты хронометража, а также единицы измерения. В проведении хронометража рабочего времени сотрудников обычно

Хронометраж рабочего времени: образец заполнения

Известите работников о необходимости провести предварительную работу по проведению хронометража. Это может быть протокольное поручение или издание приказа о проведении хронометража в свободной форме.

Найдите нужный вам образец документа по кадровому делопроизводству в журнала «Справочник кадровика». Эксперты составили уже 2506 шаблонов! Шаг 2. Сформируйте перечь работ для исследования тайминга рабочегно времени на основании должностных инструкций, регламентов, технических порядков, технологических карт, других документов, которыми регламентирована работа сотрудников.

Разбейте каждую работу на операции, где операция – часть производственного процесса, которая выполняется над определенным предметом труда одним рабочим или бригадой на одном рабочем месте. Детализируйте операции до того момента, когда можно четко видимо определить момент ее начала и окончания, определить ее длительность.

https://youtube.com/watch?v=d12M0jK0IAM

Шаг 3.

Хронометраж рабочего времени, приказ о проведении хронометража рабочего времени

Оно направлено на определение необходимых затрат времени для достижения определенных результатов труда. На основании полученных данных рассчитывается размер зарплаты трудящихся (оклада и доплат, надбавок стимулирующего характера), а также стоимость услуг, оказываемых организацией.

Нормирование труда является важным элементом системы управления персоналом организации. С его помощью возможно установить необходимость: повышения эффективности использования трудового потенциала работников; оптимизации их численного состава; иных возможных изменений, учитывая специфику конкретной организации, а также ситуацию на рынке.

Приказ о проведении хронометража рабочего времени образец

На его основе сотрудники службы персонала делают выводы о масштабах и причинах потерь рабочего времени. Читайте, как провести хронометраж, скачайте образец его заполнения.

Читайте в нашей статье: Когда необходим хронометраж рабочего времени Хронометраж, или фотография рабочего дня – это метод изучения затрат времени на выполнение регулярно повторяющихся операций, который чаще всего используется на производстве.

В ходе процедуры замеряют продолжительность выполнения работником каждой операции, чтобы определить трудоемкость работ и установить нормы выработки или времени, рассчитать расценки на товар, тарифные ставки при сдельной оплате труда.

Скачайте документы из статьи: Алгоритм исследования состоит из следующих шагов:

  1. проведение исследования;
  2. подготовка к проведению исследования;
  3. расчет нормы времени на выполнение операции.

Пошаговая процедура проведения хронометража рабочего времени Этап 1.

Разновидность фотографий

Бывает нескольких видов, у каждого из которых есть свои особенности.

Индивидуальная

Составляется только на одного специалиста, чтобы отслеживать его эффективность. За его работой будет наблюдать комиссия, которая по итогу заносит все данные в лист наблюдения.

Групповая

Наблюдение за работником осуществляется целой группой наблюдателей. Само осуществление контроля схоже с индивидуальным методом. Организуется комиссия, в задачу которой входит наблюдение за рабочим процессом определённой группы лиц. Это позволит проанализировать каждого работника, и в целом работу группы.

Если анализ работы ведётся в отношении трёх и более человек, то он проводится методом мгновенных наблюдений. В процессе отмечаются действия сотрудников.

  1. Наблюдающий определяет рабочие задачи для проведения анализа, так как проанализировать весь процесс труда – достаточно трудоёмкий процесс.
  2. Анализируемое время делится на интервалы.
  3. Интервалы при занесении в бланк обозначаются кратко: цифрой или буквой.

Проведение фотографии рабочего времени

Несмотря на то что в названии процедуры присутствует слово «фотография», ничего из фотографической техники не потребуется. Достаточно только бумаги и ручки. Для упрощения задачи разработаны готовые бланки с образцами заполнения. Их можно найти в правовых системах типа «Консультант». Форму можно разработать и самостоятельно или обойтись обыкновенной таблицей.

Одного дня не всегда бывает достаточно, поэтому наблюдение может вестись несколько дней.

Весь процесс можно разделить условно на три этапа: подготовительный, процесс наблюдения, обработка результатов. На подготовительном этапе составляют и заполняют бланки, на этапе наблюдения ведется запись, на этапе обработки результатов подсчитывают, сколько времени занимает тот или иной вид работы, анализируется эффективность, делаются выводы.

Как и для чего составляется фотография рабочего времени?

Статья 91 ТК РФ определяет, что нормальная продолжительность рабочего времени должна составлять не более 40 часов в неделю. Однако практика оказывает, что эффективность и результативность труда зависят не столько от количества затраченного времени, сколько от его эффективного и рационального использования.

Приведем пример. В швейной бригаде 3 швеи выполняют одну и ту же операцию. При этом у первой на ее выполнение уходит 2 минуты, вторая справляется за 3 минуты 30 секунд, третьей же требуется 4 минуты 20 секунд. Поскольку каждой из работниц распределяется одинаковое количество работы, в итоге оказывается, что наиболее быстрый работник вынужден несколько часов сидеть без работы, а наиболее медленный — задерживаться после смены, чтобы выполнить положенную норму. При этом процент брака у наиболее быстрой швеи значительно больше, нежели у медленного работника. Примеры такого рода можно найти в любой сфере производства, обслуживания, маркетинга и т. д.

Метод расчета временных затрат

В связи с индивидуальными особенностями работы каждого специалиста (уровнем качества, скоростью выполнения) у руководства и сотрудников, отвечающих за нормирование труда, неизбежно возникает необходимость хронометража временных затрат отдельных служащих с учетом времени, требуемого для выполнения конкретного вида работы. В дальнейшем исходя из полученных данных рассчитываются расценки, уровень сложности работы, нормы труда и т. д.

Для выполнения подобных замеров обычно нескольким сотрудникам поручают выполнение одного и того же задания, сопровождаемого хронометражем. В итоге полученное среднее время и используется как ориентир для выполнения данной операции.

Если же работник выполняет различные виды работ, перемещается по предприятию или даже покидает его территорию, то для оценки эффективности его работы приходится хронометрировать весь его рабочий день, после чего по результатам замеров может составляться фотография рабочего времени.

Что дает ФРВ?

Хронометраж рабочего дня сотрудника может применяться для решения следующих задач:

  1. Структурирования рабочего времени, то есть выявления главных и второстепенных задач, исходя из которых могут варьироваться временные затраты на их выполнение и перераспределяться обязанности между сотрудниками.
  2. Проведения замеров времени, необходимого для качественного выполнения конкретной задачи в целях расчета норм труда, расценок.
  3. Изучения методов и практики работы наиболее эффективных сотрудников.
  4. Проведения индивидуальной оценки эффективности работы конкретного сотрудника для выработки рекомендаций по улучшению результативности, а также возможности перемещений, карьерного роста.
  5. Выявления потерь рабочего времени, повышения дисциплины труда.
  6. Оптимизации работы конкретного подразделения или всей компании в целом.

Фотография времени работы — способы составления

Практикой выработано несколько способов составления такой фотографии. Это может быть как временное прикрепление к контролируемому сотруднику специалиста, задача которого — учитывать затраты времени, так и использование технических средств (например, видеонаблюдения).

Прикрепление контролирующего временные затраты сотрудника позволяет максимально объективно учитывать приоритетность выполняемых контролируемым работником задач, его индивидуальные особенности, объективные и субъективные нюансы той или иной работы. Использование видеонаблюдения — как с ведома, так и без ведома контролируемого работника (для этого может быть использована обычная камера, установленная в офисе или цехе) — позволяет сделать упор на дисциплину труда, увидеть потери рабочего времени. Однако данный способ не всегда позволяет объективно оценить специфику выполнения поставленных задач или индивидуальных особенностей сотрудников.

Еще один метод составления фотографии рабочего времени — это поручение самому сотруднику хронометрировать свой трудовой день. Данный метод позволяет помимо прочего также оценить и объективность (лояльность) самого сотрудника. Подробнее о планировании и организации наблюдения можно прочесть в нашей статье, посвященной этому вопросу.

Определение тяжести труда

Анализируя вышесказанное, можно ещё раз отметить, что фотография является комплексным инструментом. С её помощью оценивается не только рабочая деятельность специалистов организации, но и условия их труда.

Уровень работоспособности зависит не только от усилий работника, но и от обустройства его рабочего места, и исправное функционирование предоставленного оборудования. Выявление в результате наблюдения проблем в этой части позволяет оперативно их разрешить.

Помимо этого анализируется и тяжесть труда. Для этого в составе комиссии обязательно должен присутствовать специалист по охране труда, так как он обладает необходимыми знаниями для правильной оценки. Анализируется время, которое работник затратил, например, на включение рабочего оборудования. Устаревшая техника сильно затормаживает рабочий процесс.

Хронометраж рабочего времени — правила

На методику фотография рабочего дня есть возможность повлиять. Растянуть или наоборот, уменьшить замеряемое время. Исходя от  внутренних целей сотрудника.

Важные рекомендации:

Поэтому, исходя из практического опыта, скажу, что объективнее всего замерять посторонними людьми. Самостоятельные замеры собственного времени проводить тем людям, которые сами заинтересованы в своей продуктивности. Если работает команда и нужен длительный период хронометража

Плюс предстоит большое количество процессов или сотрудников для анализа времени — используйте доску канбан, чтобы не пропустить что-то важное и не запутаться.  Подробнее о доске-канбан визуализации задач можно прочитать здесь

Однако, справедливости ради, скажу, что не всегда, получается, найти человеческий ресурс и замерять большое количество сотрудников. Особенно при массовых проектах.

Выход – рассказать, мотивировать сотрудников перед началом. Снять страх. Почему то блуждает миф – фотография рабочего дня – это начало сокращений.  Люди боятся перемен, и это тоже надо учитывать. Нельзя допустить психологического давления «человека с секундомером».

Приведу пример.

Когда мы проводили хронометраж рабочего времени – предварительно разговаривали с сотрудниками. Подробно объясняя, зачем, как и почему. В нашем случае, фотография рабочего дня делалась для того, чтобы уменьшить переработки и длительные задержки после окончания рабочего дня.  То есть благое намерение, и столь значимая причина, помогла эффективно сделать замеры своего личного времени в индивидуальном порядке.

Правила:

  1. Объяснить цель, причину. Заручиться поддержкой и доверием сотрудников. Это позволит снизить риски сознательного или несознательного влияния участников процесса на длительность совершения операций;
  2. Рассказать, как нужно делать;
  3. Замеры не менее 3 дней, а лучше – 5 рабочих дней;
  4. При обработке результатов время перевести в единое измерение (с минуты или секунды, зависит от технических характеристик бизнес-процесса);
  5. Перевести время в проценты.

 Подготовка

Независимо от должности и сферы, где проводится фотография рабочего дня – нет различий. Будет ли это хронометраж у бухгалтера, или у медицинского работника. Или может, мастер на участке в цехе готовится к мероприятиям кайдзен (подробнее об этом можно почитать отдельно). Подготовка одинаковая для всех профессий и участков.

Хронометраж это только инструмент, который позволяет оценить структуру и наполненность рабочего дня.

Подготовка к замерам рабочего времени в любой профессии. Заполнить бланк для замеров, согласно структуре наполнения рабочего дня —  операций и функций. До начала фотохронометража, опросите сотрудников на том участке, где предстоят замеры. Попросите просто вспомнить и перечислить по порядку все рабочие задачи.

Примерно это будет выглядеть так:

  • Пришел на работу в 9-00
  • Переоделся (подготовился)
  • Включил оборудование (компьютер, станок)
  • И так далее

Зафиксировать «крупными мазками» рабочие задачи, сделать свой шаблон. Не тратьте время,  не ищите готовый бланк с рабочими задачами. Даже близкие примеры придется корректировать под себя.

И последнее. Договориться с наблюдаемым об определенных знаках при переключении задачи. Придумать вешки – знак, голос, мимика. Особенно, если работа с документами. Наблюдатель не всегда понимает, когда специалист переключился с одной задачи на другую. А это может «смазать» общую картину.

Пример хронометража рабочего времени  — образец заполнения подготовлен в формате Excel. Как показывает практика, удобнее анализировать и сразу заполнять.

Скачать  файл «Хронометраж рабочего времени — образец заполнения»

Были случаи, когда некоторые специалисты не могли, по тем или иным причинам, заполнять сразу в предложенной форме. Тогда они распечатывали, от руки записывали. Вечером переносили данные в электронный файл.

Недостатки методики ФРД

Хотя фотография рабочего дня дает исчерпывающие данные по затратам времени в процессе работы, однако, определенные недостатки все же существуют. Во-первых, это необходимость проведения наблюдения на протяжении нескольких дней. Фиксированные результаты одного дня, мягко говоря, некорректны.

Во-вторых, привлечение к наблюдению отдельного человека тоже относится к недостатку метода. Конечно, можно нанять специалиста по этому направлению, но это далеко не дешево. Если использовать имеющиеся ресурсы и приставить в качестве наблюдателя своего же сотрудника, то и его придется также оторвать от основной работы. А в случае применения самофотографирования, результаты могут оказаться не самыми правдоподобными. Вряд ли сотрудник оформит отчет, в котором добровольно укажет, сколько раз он курил за день или сколько часов провел за интернетом, посещая соц. сети.

Виды учета рабочего времени

Работодатель на уровне законодательства обязан считать, сколько фактически заняты его сотрудники. Сколько часов в сутки, какое количество смен работают, во сколько являются на трудовое место, покидают его. То есть, как следуют трудовому режиму. Для такого учета разработаны три основных принципа:

  • поденный – фиксируют часы, отработанные за сутки;
  • недельный – применяют при персональном графике, когда учитывается срок, отработанный за неделю и больше;
  • суммированный — длительность отрезка, за который рассчитывается время, составляет от одного месяца до года. Этот вид удобен при вахтовой службе.

Если в недавнем прошлом учет времени вели вручную — отдельный специалист заносил сведения в журналы, таблицы, то сейчас, с развитием IT-технологий, эту нишу занимают автоматизированные системы. Они экономят время, делают объективные отчеты, исключают человеческий фактор. Спектр автоматизированных ПП широкий: биометрические, видеонаблюдение, системы контроля и управления доступом (СКУД).

Хронометраж рабочего времени

Один из эффективных приемов тайм-менеджмента – хронометраж рабочего времени (карта). Проводить его или нет – выбор руководства. В основном его применяют на заводах с поточным производством, в основе которого лежат периодические повторяющиеся операции. ХРВ необходим для достижения целей:

  • разработать нормативы для конкретных видов операций;
  • определить оптимальные методы труда;
  • установить, как долго служащий занимается каждым видом работы;
  • сравнить, в какой период укладываются разные специалисты, исполняющие одинаковые задачи;
  • оценить соответствие нормативов требованиям качества выполненной работы;
  • выяснить, почему не выполняются принятые нормы;
  • усовершенствовать трудовой процесс.

Хронокарта отслеживает, регулирует занятость сотрудников и повышает продуктивность всей компании. Благодаря хронометражу деятельность распределяется на мелкие фазы, и быстрее достигается результат.
Простой способ вести ХРВ – на бланках записывать каждое выполненное задание, минуты/часы на его осуществление. Эту обязанность приказом руководства возлагают на отдельного специалиста или на штатных нормировщиков.

Самофотография рабочего времени

Самостоятельная фиксация занятости тоже имеет право на существование. Методика помогает работнику определить самостоятельно, в какие периоды он нерационально распределяет свои силы, и как может поменять свое поведение. Предполагается, что он сам записывает в отчет все данные: периоды, затраченные на конкретные действия. Заполняется таблица, наблюдательный лист или дневник СРВ. Если анализируется деятельность за несколько смен, то составляются несколько таких листов, и уже на их основе проводится сравнительный анализ.

Для СРВ менеджер устанавливает предписание: какие нормы должны учитываться, а также срок выполнения. Это отдельная смена или календарный месяц, в течение которых нужно проанализировать выработку и составить карту.
Каждого проверенного человека карта информирует, на что конкретно он тратит рабочие часы и как распределяет свои силы, стимулирует пересмотреть моменты, на которые уходит неоправданно большой потенциал, и дальше перестроиться на более плодотворную работу.

В большинстве случаев потери случаются из-за отлынивания рабочих от производства. Хотя затягиваться выполнение задач может и по независящим причинам.
Преимущество самофотографии – простота ее проведения без лишнего материального и морального урона. Главный недостаток: при таком положении не всегда стоит рассчитывать на объективность показателей.

Фотография рабочего дня. Пример

А чем занимаются ваши менеджеры по продажам сейчас, в эту секунду? Вы можете только лишь предположить, но вы этого точно не знаете. Для того чтобы понять, насколько ваши сотрудники заняты своим делом, вам необходимо составить фото  их рабочего дня. Это поможет выявить потери рабочего времени и принять соответствующие меры.

Зачем нужно наблюдать за сотрудниками?

С первого взгляда, многие могут подумать, что это слежка за работниками, что уже само по себе низко и недостойно для серьезной компании, однако испокон веков, работодатель всегда наблюдал за тем, как работники выполняют свои обязанности. Он платит деньги и хочет видеть отдачу от каждого.

Несколько иностранных компаний проводили исследования на предмет выявления факторов отвлекающих сотрудников от работы. Их наблюдения выявили три основных фактора, которые могут забирать до 60% рабочего времени:

  • Частые перерывы. Перекурить, перекусить и выпить кофейку;
  • Разговоры с коллегами. Болтовня о буднях, обсуждение насущных проблем и пр;
  • Интернет серфинг, соц-сети.

Только представьте себе, что ваши сотрудники полдня занимаются ерундой и только 40% работой. Вас это устраивает? Безусловно эмоциональное состояние сотрудников должно положительно влиять на эффективность труда, но развлечения не должны занимать большую часть рабочего времени.

Методика учета рабочего времени сотрудников

Методика очень проста. Она заключается в фиксации абсолютно всех действий каждого сотрудника в компании или конкретного отдела. Портрет рабочего дня поможет понять, сколько времени конкретные сотрудники тратят впустую и на что именно. Незаменимый инструмент в тайм-менеджменте.

Для того чтобы навести порядок в компании, вам необходимо подготовиться к составлению портрета рабочего дня.

Вам нужен человек, который сможет фиксировать действия отдельных сотрудников и вносить временные точки в специальную форму-таблицу. Это можно делать как на бумаге, так и в таблицах Excel.

После заполнения таблиц по каждому сотруднику, данные обрабатываются и делается сводный отчет в котором будет ярко видно, где происходит утечка времени.

Автоматизированные способы контроля

Существуют также автоматизированные методы мониторинга, но они могут дать только поверхностный портрет и только по конкретным факторам. Например:

  • Учет приходи и ухода сотрудников можно сделать с помощью электронных карточек;
  • Загрузка определенной программы будет означать, что сотрудник уже на рабочим месте и готов к работе;
  • Перемещение между отделами фиксируется с помощью тех же самых электронных карт;
  • Журнал событий в компьютере может дать вам информацию по посещениям страниц в интернете;
  • Фотография или видеозапись сотрудника в процессе его работы с клиентом и т.д.

Ручной мониторинг распределения рабочего времени

Но все эти данные будут очень далеки от реальности, потому что все можно предусмотреть, подстроить, попросить коллегу отметиться и т.д. Только живое наблюдение за сотрудниками даст вам полную картину происходящего. Это реализуется либо с помощью наблюдателя, о котором никто не должен знать, либо через видео наблюдение. Фрагмент таблицы учета времени, фото дня выглядит так:

Это пример фотографии рабочего дня сотрудника. Как вы видите последний столбец, дает общее представление о распределении времени в течении всего дня. На диаграмме видно, какая доля времени и на что была потрачена сотрудником.

Суть фотографии рабочего дня

Очень важно понять возможности этого инструмента. Фотография рабочего дня делается не для того чтобы превратить жизнь сотрудников в колонию строго режима – чтобы не пили много кофе, не разговаривали, а для того чтобы грамотно «нагрузить» сотрудников

Фотография рабочего дня делается не для того чтобы превратить жизнь сотрудников в колонию строго режима – чтобы не пили много кофе, не разговаривали, а для того чтобы грамотно «нагрузить» сотрудников.

Методика помогает распределить нагрузку так, чтобы у каждого был свой сектор ответственности и строгие сроки выполнения задач. Если работаешь быстро, то у тебя остается время на кофе и разговоры.

Безусловно, в каждой компании существует фактор злоупотребления сотрудниками кофе-брейками и перекурами. Фото рабочего дня поможет и с этой проблемой. Оценку уровня дисциплины персонала так же можно провести с помощью данной методики.

Заключение

Не стоит проводить подобные мероприятия довольно часто, пару раз в квартал будет достаточно, чтобы понять и увидеть недочеты. Продолжительность исследования может составлять от недели до месяца. Это зависит от количества работников и ваших ресурсов.

Что такое самофотография рабочего дня и каковы её цели

Что делать в ситуации, когда вы заметили неэффективность работы сотрудника? Можно провести с ним 1:1 или же внимательно проанализировать, куда и на какие задачи уходит его рабочее время. Для этого используется метод самофотографии, когда сотрудник подробно фиксирует все свои действия, включая отдых, и в подтверждение прикрепляет фотографии, видеозаписи или скриншоты. 

В результате HR-специалист видит как у сотрудника проходит рабочий день и понимает, какие меры следует предпринять, чтобы повысить его продуктивность. 

Цели фотоотчета рабочего времени

1. Понимание эффективности. Используя самофотографию времени сотрудника, HR-менеджер получает подробную информацию о рабочем дне и ритме, и понимает, на какие задачи уходит время сотрудника. 

2. Дисциплинирование сотрудников. Предоставляя отчетность, сотрудники учатся тайм-менеджменту и стараются правильно расставлять приоритеты по задачам, чтобы быть продуктивными.

3. Корректирование или разработка нормативного времени. Как понять, сколько времени нужно для выполнения той или иной задачи? Поручите каждому работнику фиксировать время, затраченное на выполнение заданий, и выделить средний показатель. 

Методы самофотографии рабочего процесса

  • Графический. Потраченное время сотрудника на отдых или же на работу, фиксируется в виде прямой линии, отраженной на временной сетке. 
  • По текущему времени. Сотрудник фиксирует в таблице время начала и окончания выполнения рабочих заданий. 

Применение фотографии рабочего дня на практике

Небольшая Хмельницкая фирма занимается оптовыми продажами молочной продукции. За несколько месяцев продажи возросли на треть и зарплаты сотрудникам — на 20%. Что произошло?

“Оптимизацию мы затеяли еще в июле, когда увидели первые признаки надвигающегося кризиса, — рассказал директор фирмы Николай Лукьяненко.

— Каждый из наших офисных работников сделал фотографию своего рабочего дня, поминутно расписав, что он делает в течение 8 часов на работе. И выяснилось, что самая большая нагрузка у моего бухгалтера — 2 часа 40 минут.

Спрашивается, что остальные сотрудники делают каждый день на работе?”

Получив столь плачевные итоги, компания пошла на радикальные меры: все сотрудники написали заявления на увольнение без даты. И начали планировать свое рабочее время.

Как результат: увеличились объемы продаж и зарплаты, полностью сохранен коллектив. Более того, создано 12 новых рабочих мест.

Недостатки методики

Метод практически не имеет недостатков. Последние, как правило, связаны с человеческим фактором. Это ошибки в замерах затраченного времени, некорректное заполнение листов ФВР и неточности в расчетах. Может сыграть свою негативную роль и субъективный подход специалиста, который впоследствии будет проводить аналитику временных затрат.

Фотографирование рабочего дня сегодня становится все более доступным, благодаря современным технологиям. И это хорошо

Оно позволяет не только высчитать нормы или расценки, но и совершенно по-новому взглянуть на эффективность использования самого важного ресурса любой компании. Кадров

А они решают многое.

Источник статьи: http://blog.oy-li.ru/fotografiya-rabochego-dnya/

Некоторые особенности

Среди особенностей этого процесса можно выделить такие:

  • ФРД может осуществляться после введения нового оборудования, которое освобождает некоторых рабочих от их обязанностей.
  • Выполняет подобную работу зачастую уполномоченный сотрудник отдела кадров.
  • Фотографироваться может как все день, так и определенные операции, стадии, бригада или один специалист.
  • Прежде чем начать ФРД, следует определить цели, должностные обязанности исследуемых.
  • Иногда разрешается самофотографирование, то есть чтобы фотография рабочего времени проводилась самим сотрудником, деятельность которого нужно отследить. В этом случае подразумевается, что он сам делает все записи в отчете и фиксирует временные промежутки, потраченные на те или иные действия. Эта методика поможет сотруднику определить, в какие периоды его рабочее время тратиться нерационально.

Хронометраж рабочего времени — образец заполнения

Для удобства подготовила два варианта:

Образец заполнения. Используйте, как пример для собственной сферы

Пустой бланк, который можно распечатать. Поля в файле Excel для заполнения минутами и секундами,  даны в формате «время», с двоеточием — 9:00

«Код работы» — столбец, в котором можно отображать обозначения часто повторяющихся операций.

Мне было удобно работать с цветовой гаммой, я отмечала цветом, чтобы потом легче анализировать.

Скачать  бланк для  фотографии рабочего времени можно по этой же ссылке. В одном файле, в формате Excel, но 3 разные страницы:

  • Бланк для заполнения (пустой, с шапкой)
  • Образец заполнения
  • Примечание

Как показано в файле «Hronometraj-rabochego-vremeni-obrazec-zapolneniya» можно сделать круговую диаграмму. Сгруппируйте рабочие задачи по характерному признаку и суммируйте время. Переведите в проценты. Затем постройте круговую диаграмму.

Отдельно скажу про лист «Примечание».

Часто встречается ситуация, когда сотрудник сам себя замеряет

Поэтому важно, на мой взгляд, поместить в файл примечание для специалистов

Это было примечание, которое я использовала в своей работе. Можно откорректировать под свои задачи и область применения.

Примечание в образце для скачивания:

«Уважаемые коллеги!

Мы используем методику Фотография Рабочего Дня (или хронометраж, или ФРД), как в разрезе одного сотрудника, так и в компании в целом. Наиболее эффективными эти замеры могут стать лично для Вас. В результате качественно проведенной работы по созданию личной ФРД, Вы сможете ответить на вопросы:

  • На что я трачу свое рабочее время?
  • Насколько эффективно я использую свое рабочее время?
  • Какую часть своего времени я уделяю решению ключевых задач?
  • Какие резервы есть у меня для повышения результативности?
  • Как выглядит мой рабочий день по сравнению с рабочим днем эффективного сотрудника?
  • Какие задачи мне надо сделать приоритетными, чтобы достичь успеха?

Мы рекомендуем тем, кто хочет быть эффективным, проводить хронометраж раз в полгода.»

И Вы будете знать, чем Вы занимаетесь и на что тратите свое рабочее время.

И далее по тексту, после мотивационного вступления можно написать, куда направлять заполненные шаблоны, на чью почту, как назвать файл, чтобы не потерялся.

Что еще скачать по теме «Минтруда»:

  • Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
  • Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
  • Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
  • Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Стадии проведения

Правильно организованное наблюдение – залог наиболее точных результатов. Оно включает в себя подготовку, наблюдение и обработку полученных результатов.

Подготовка

Члены комиссии должны понимать специфику работы того или иного специалиста, так как без этого сложно будет дать правильную оценку его деятельности и зафиксировать это в документе. Наблюдатели знакомятся с техническими нюансами и подготавливают листы наблюдения, в которые вписываются базовые параметры, подлежащие изучению.

Наблюдение

Комиссия производит замеры длительности всех процессов на рабочем месте. Например, перед сотрудником поставлены три задачи, которые включены в параметры листа наблюдения. Рядом с ними указывается сроки начала и окончания выполнения. При этом учитываются все перерывы, даже несанкционированные. На наблюдение отводится весь рабочий день.

Обработка полученных результатов

Является самым важным этапом, который состоит из:

  1. Подсчёта времени, которое специалист затратил на работу в совокупности. Одновременно выделяется время на выполнение поставленных задач и на перерывы.
  2. Оценивание итогов наблюдения. Работа сотрудника во вредных условиях обязательно должна быть учтена, так как работать долго в такой ситуации невозможно.
  3. Сравнение результатов с установленными нормативами.

В процессе обработки результатов особое внимание уделяется «проблемным местам». Например, сотрудник с руководящей должностью уделяет больше внимание рутинным делам, игнорируя при этом действительно важные задачи

Это заметно снижает КПД. В такой ситуации делается вывод, что рутинные дела ему стоит передать на решение специалисту среднего звена, чтобы самому сосредоточиться на первоочерёдных задачах.

Анализируя процесс, наблюдатели выделяют количество времени, которое бесполезно было потрачено. Например, наблюдаемый долго общался не по делу с коллегами. В этом случае необходимо будет пересмотреть корпоративную культуру и ещё раз донести правила до работников.

Как оформить результаты наблюдения

Вся информация вносится в специальный бланк. В нем указываются эти сведения:

  • Название документа.
  • Наименование компании или ее структурного подразделения.
  • Инициалы работника, за которым наблюдали.
  • Образование сотрудника, степень его подготовки.
  • Занимаемая должность.
  • Название исполняемой работы.
  • Задачи, поставленные перед сотрудниками.

Бланк можно представить в виде этой таблицы:

Номер Наименование поставленной задачи Начало работы над задачей Завершение работы Продолжительность Примечания

Что указать в примечаниях? Во втором столбце указывается краткое наименование задачи. К примеру, это может быть работа с поступающей информацией. В пояснениях можно указать, что сотрудник занимался разбором электронных писем и подготовкой ответов на них. Также в этом столбце можно упоминать о другой дополнительной информации. Наименование работы можно дополнить ее кодом, если он имеется.

Под таблицей должна содержаться эта информация:

  • Время, истраченное на подготовку к работе и на ее завершение.
  • Время, истраченное на обслуживание рабочего места (к примеру, включение компьютера, приборка рабочего пространства).
  • Время, истраченное на оперативное выполнение задач.
  • Время на перерывы между решением задач.

Как очевидно, в бланке прописываются все действия сотрудника, даже 10-15 минут, затраченные на уборку рабочего пространства.

После того как все сведения внесены в документ, нужно отдать его под роспись руководителя структурного подразделения, в котором выполнялось наблюдение. Затем должна быть поставлена подпись руководителя компании.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий