Типы документов. документ: понятие и виды

Оформление реквизитов документов и их расположение

Реквизиты деловых бумаг должны быть оформлены следующим образом:

  • на первом листе в левом верхнем углу бланка (под наименованием или на одном уровне с грифом утверждения);
  • на заключительном листе после текста;
  • на листе согласования.

Реквизит оформляется так: после слова «СОГЛАСОВАНО» указывается должность лица, с которым производилось согласование, ставится его подпись, фамилия и дата.

  1. Виза проставляется для фиксации согласия (либо несогласия) должностного лица с проектом составляемого документа. Она используется при проведении внутреннего согласования документации. При ее оформлении указывается должность визирующего, его подпись, расшифровка и дата. Может быть оформлена в электронном виде. При необходимости каждый лист визируется отдельно.
  2. Подпись должна иметь расшифровку и содержать наименование должности. Если требуются подписи нескольких должностных лиц, они размещаются друг под другом в соответствии с их должностями. В случае, когда подпись ставит член комиссии, указывается его статус. Если подпись ставит исполняющий обязанности должностного лица, соответствующие исправления (фамилия, должность) делаются от руки или с применением штампов. При этом нельзя вносить правку с помощью косой черты и надписи «за» перед указанной в подписи должностью.
  3. При использовании электронной подписи соответствующая отметка ставится там, где должна находиться обыкновенная подпись. Ее элементы не должны пересекаться или накладываться на текст либо другую отметку об электронной подписи.
  4. Деловые бумаги заверяют печатью. Она не должна пересекаться с подписью.
  5. Отметка об исполнителе должна содержать его Ф.И.О. и номер телефона. Также могут быть указаны его должность, подразделение и e-mail. Она проставляется на лицевой стороне заключительного листа начиная от границы левого поля. Если места нет, допускается ставить отметку на обратной стороне снизу.
  6. Отметка о заверении – реквизит, подтверждающий подлинность копии. Располагается она под подписью и содержит слово «Верно», наименование должности лица, подпись, ее расшифровку и дату заверения. Отметка о заверении также может ставиться с помощью штампа.
  7. В отметке о поступлении документа должны фиксироваться дата его получения и входящий регистрационный номер. Допускается оформлять реквизит, используя штамп.
  8. В резолюции приводятся указания, касающиеся исполнения документа. Она подлежит размещению на свободном участке рабочего поля либо на отдельном бланке. Резолюция также может быть оформлена в электронном виде. Ее составляющими являются фамилия исполнителя, поручение, подпись автора резолюции, дату ее составления, а в случае необходимости – срок исполнения.
  9. Отметка о контроле ставится, когда деловую бумагу необходимо взять на контроль. Она наносится штампом на верхнем поле.
  10. Отметка о направлении документа в дело необходима для указания места его хранения, когда для работы он больше не требуется. Она состоит из фразы «В дело», индекса дела, года, должности оформившего ее лица, подписи и даты.

Расположение реквизитов и границы зонна формате A4 углового бланка

Расположение реквизитов и границы зонна формате A4 продольного бланка

Обозначение цифр на рисунках:

  • 01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
  • 02 – эмблема;
  • 03 – товарный знак (знак обслуживания);
  • 04 – код формы документа;
  • 05 – наименование организации — автора документа;
  • 06 – наименование структурного подразделения — автора документа;
  • 07 – наименование должности лица — автора документа;
  • 08 – справочные данные об организации;
  • 09 – наименование вида документа;
  • 10 – дата документа;
  • 11 – регистрационный номер документа;
  • 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
  • 13 – место составления (издания) документа;
  • 14 – гриф ограничения доступа к документу;
  • 15 – адресат;
  • 16 — гриф утверждения документа;
  • 17 – заголовок к тексту;
  • 18 – текст документа;
  • 19 – отметка о приложении;
  • 20 – гриф согласования документа;
  • 21 – виза;
  • 22 – подпись;
  • 23 – отметка об электронной подписи;
  • 24 – печать;
  • 25 – отметка об исполнителе;
  • 26 – отметка о заверении копии;
  • 27 – отметка о поступлении документа;
  • 28 – резолюция;
  • 29 – отметка о контроле;
  • 30 – отметка о направлении документа в дело.

Справочная информация

ДокументыЗаконыИзвещенияУтверждения документовДоговораЗапросы предложенийТехнические заданияПланы развитияДокументоведениеАналитикаМероприятияКонкурсыИтогиАдминистрации городовПриказыКонтрактыВыполнение работПротоколы рассмотрения заявокАукционыПроектыПротоколыБюджетные организацииМуниципалитетыРайоныОбразованияПрограммыОтчетыпо упоминаниямДокументная базаЦенные бумагиПоложенияФинансовые документыПостановленияРубрикатор по темамФинансыгорода Российской Федерациирегионыпо точным датамРегламентыТерминыНаучная терминологияФинансоваяЭкономическаяВремяДаты2015 год2016 годДокументы в финансовой сферев инвестиционной

Требования к содержанию и оформлению бланка

В целом фирменный бланк ИП в части и содержания, и оформления не должен выбиваться из общепринятых деловых стандартов. В противном случае он будет производить эффект обратный желаемому: вместо того чтобы располагать к ИП, будет вызывать отторжение и даже раздражение.

Содержание фирменного бланка ИП

Требования к содержанию фирменных бланков ИП и организаций отражены в ГОСТ Р 6.30–2003. Они формулируются как наличие реквизитов, позволяющих идентифицировать владельца.

На бланке достаточно ограничиться минимальными реквизитами и указать:

  • наименование ИП;
  • адрес;
  • ОГРНИП;
  • ИНН;
  • номер свидетельства о регистрации и дату его выдачи.

ИП может использовать на бланке только минимум информации

Если фактический адрес ИП не совпадает с местом его регистрации, на бланке имеет смысл указать оба адреса или только фактический, но с соответствующей оговоркой. Например, «фактический адрес», «адрес для корреспонденции» и т. п.

Необязательно, но желательно включить в бланк:

Нередко используются два варианта фирменного бланка ИП — с минимальным набором реквизитов и с полным, включая банковские. В таком случае бланк с банковскими реквизитами есть смысл использовать для документов финансового характера, например, счетов на оплату поставленных контрагенту товаров или услуг.

Пример документа на фирменном бланке ИП с банковскими реквизитами

Оформление фирменного бланка ИП

Законодательных требований к оформлению фирменного бланка ещё меньше, чем к его содержанию. В ГОСТе, правда, оговорено, что он должен быть изготовлен на белой или светлой бумаге формата А4 или А5 типографским способом. Но на способ печати никто не обращает внимания, так что к бланку, распечатанному на принтере, отношение вполне лояльное.

Что касается остальных составляющих оформления, то основное требование — соответствие деловому стилю. Оптимален сдержанный дизайн, недопустимо использование различных готических и экзотических шрифтов, виньеток и прочих излишеств, злоупотребление игрой с размерами букв и цветовой гаммой.

В плане цветов предпочтительны строгие, контрастные тона. Оптимальным можно назвать сочетание трёх цветов:

  • белый фон;
  • чёрный основной текст;
  • цветная «шапка» бланка, содержащая наименование ИП.

Допускается выделение цветом фамилии ИП или, скажем, используемого им бренда, а прочих реквизитов — тем же цветом, что и основной текст, то есть чёрным.

Цветовое решение визиток можно использовать и для фирменного бланка, но в более сдежанном варианте

Ни к чему при разработке фирменного бланка злоупотреблять и размерами шрифтов. Вполне достаточным, как и с цветом, представляется использование не более трёх вариантов:

  • стандартный шрифт для основного текста (как правило, 12–14 кегль);
  • более крупный для наименования ИП (если оно содержится в логотипе, этого графического изображения достаточно);
  • несколько более мелкий для реквизитов.

Нет каких-либо особых требований и в части расположения реквизитов. Они могут находиться как по центру страницы, так и в углу. Допускается и вариант, когда основные реквизиты, такие, как адрес и другая контактная информация, ОГРН и ИНН, располагаются в верхней части страницы, а банковские — в нижней, отделённые от основного текста горизонтальной чертой и набранные немного более мелким шрифтом.

Обязателен ли в фирменном бланке ИП логотип

С логотипом дело обстоит так же, как и с фирменным бланком в целом. Использовать его ИП не обязан, но если хочет — почему бы нет?

Если ИП имеет известный, раскрученный бренд, например, является владельцем сети магазинов, химчисток, мастерских по ремонту обуви и т. п., имеющих своё название, есть смысл использовать его в фирменном бланке как основной элемент, а наименование ИП дать в общем перечне иных реквизитов.

Если ИП использует в своей работе логотип, он уместен и на бланке

Другой вопрос, насколько это целесообразно. Одно дело, когда сам ИП обладает дизайнерскими навыками и в состоянии разработать и логотип, и вообще фирменный стиль целиком самостоятельно. И совсем иное, если таких способностей у него нет. А ведь изготовление логотипа силами стороннего специалиста стоит денег.

Во главу угла имеет смысл ставить практические и финансовые соображения. Если ИП имеет известный бренд или планирует сделать его таким в перспективе, использовать его на фирменном бланке обязательно. Если о бренде речи не идёт, но логотип уже есть, смысл использовать его в качестве элемента дизайна также есть. А вот заказывать разработку логотипа только ради фирменного бланка однозначно не стоит.

Видеоролик о дизайне и изготовлении фирменных бланков

  • шаблон с реквизитами по центру;
  • шаблон с реквизитами справа;
  • шаблон бланка для ИП.

Анықтама бөлімі Справочный раздел

  • Бұйрық – жарлық құжаттары
  • Бұрыштама (резолюция)
  • Бұрыштама қою / резолюция
  • Визит карточкалары немесе танысқы
  • Названия документов
  • Как составить заголовок к письму

    • Еңбек келісімін жазуға арналған нұсқаулық / Инструкция «Трудовой договор»
    • Құжаттың деректемелерін ресімдеуге арналған нұсқаулық / Инструкция «Порядок оформления реквизитов документа»
    • Алғыс хат жазуға арналған нұсқаулық / Инструкция «Благодарственные письма»
    • Нұсқау хаттарды жазуға арналған нұсқаулық / Инструкция «Инструктивные письма»
    • Шақыру хат жазуға арналған нұсқаулық / Инструкция «Письма-приглашения»
    • Іскерлік хаттардың стилистикалық ерекшеліктері жайлы нұсқаулық / Инструкция «Стилистические особенности деловых писем»
    • Іскерлік хат мәтініндегі тілдік құрылымдар жайлы нұсқаулық / Инструкция «Языковые конструкции в тексте деловых писем»
    • Қызметтік хатттарды (іскерлік хаттарды) жазуға арналған нұсқаулық / Инструкция «Служебные записки»
    • Аңдатпа жазуға арналған нұсқаулық / Инструкция «Аннотация»
    • Реферат жазуға арналған нұсқаулық / Инструкция «Реферат»
    • Аббревиатура жасауға арналған нұсқаулық / Инструкция «Аббревиатура»
    • Типтік құжаттар тізбесін жасауға арналған нұсқаулық / Инструкция «Перечень типовых документов»
    • Түйіндеме жазуға арналған нұсқаулық / Инструкция «Резюме»
    • Өмірбаян жазуға арналған нұсқаулық / Инструкция «Автобиография»
    • Өтініш жазуға арналған нұсқаулық / Инструкция «Заявление»
    • Өкім жазуға арналған нұсқаулық / Инструкция «Распоряжение»
    • Шарт немесе келісім-шарт жазуға арналған нұсқаулық / Инструкция «Основные составляющие Договора»
    • Лауазымдық нұсқаулықтарды ресімдеу жайлы нұсқаулық / Инструкция «Оформления должностных инструкций»
    • Анықтама жазуға арналған нұсқаулық / Инструкция «Справка»
    • Акті жазуға арналған нұсқаулық / Инструкция «Акт»
  • Пунктуация

    • Нүкте / Точка
    • Үтір / Запятая
    • Нүктелі үтір / Точка с запятой
    • Қос нүкте / Двоеточие
    • Дефис
    • Леп белгісі / Восклицательный знак
    • Көп нүкте / Многоточие
    • Жақша / Скобки
    • Тырнақша / Кавычки
    • Сұрау белгісі / Вопросительный знак
    • Сызықша / Тире

Структура официального текста

Еще раз вспомните про главную цель написания делового текста! Сейчас я отступил от еще одного правила написания формальных писем. Правило звучит так: Текст по-возможности должен излагаться последовательно. В тексте не должно быть ссылок на абзацы, которые были намного раньше или, что еще хуже, намного позже. Совсем избежать таких ссылок удается не всегда, но их должно быть минимальное количество

При написании документа всегда обращайте внимание на такие ссылки и старайтесь уменьшить их количество

Если текст длинный, старайтесь разбить его на логические блоки. Иногда полезно в конце логического блока привести краткое резюме сказанного в нем. Блок может содержать пояснения и обоснования некоторой мысли. Эти объяснения могут отвлечь от самой мысли, так что коротко ее сформулировать в конце будет полезно. Если письмо короткое, относится к одной теме, то резюме можно сделать одно, в конце или самом начале текста. Стиль написания текста, когда Вы сначала формулируете мысль, а потом ее обосновываете, применяется в обращениях к очень занятым людям, чтобы они могли из первых строчек документа понять, о чем речь, вдуматься, согласиться сразу, не читая, или, если у них возникнут вопросы и сомнения, прочитать обоснование.

(читать дальше…) :: (в начало статьи)

 1   2   3 

:: Поиск

 

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.

1. ‘Применяя сложные предложения (в нашем языке без них иногда невозможно обойтись). Старайтесь сделать их минимальной длины, с минимальным количеством составных частей’. Здесь должно быть одно предложение вместо двух (деепричастный оборот существует сам по себе).
2. Слово ‘бизнес-план’ пишется через дефис, без пробелов.
3. В целом — хороший, полезный сайт. Спасибо!

‘ Читать ответ…

Еще статьи

Жалоба, претензия. Структура, формат, пример, шаблон, образец, текст, …
Жалоба, претензия. Правильный формат. Шаблон жалобы. Как ее правильно составить?…

Как правильно составить объяснительную записку?…
Как написать объяснительную записку. Советы, рекомендации. Ответы на вопросы чит…

Запросы, обращения. Типовой порядок, регламент рассмотрения, ответа. П…
Типовой порядок, регламент рассмотрения и ответа на запросы и обращения граждан,…

Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, шаблон, текст, стру…
Образец приказа, решения, поручения или распоряжения. Подробные комментарии, поя…

Авторитет на работе, в офисе — слушайте, молчите, незаметно лидируйте….
В офисе не говорите много, но слушайте, наблюдайте и запоминайте. Завоевывайте а…

Шаблон заявления для получения материальной помощи. Текст….
Порядок написания заявления на материальную помощь. Примеры. …

Как себя вести на работе, в офисе? Этикет. Правила. Правильное поведен…
Как правильно себя вести на работе, чтобы Вас любили, уважали и продвигали по сл…

Коммерческое, деловое предложение. Сотрудничество. Бизнес. Продажа. Пр…
Коммерческое предложение. Советы по составлению. Предложение о сотрудничестве. В…

Бланк описи документов

Предприниматели и организации вынуждены обмениваться огромным количеством документов, часть из которых являются крайне важными оригиналами и требуют особенного обращения.

Сторонам важно гарантировать их сохранность: в этом поможет образец описи передаваемых документов. Оформление такого акта не является обязательным, но на практике выполняет много полезных функций

Рассказываем, как составить опись документов и предлагаем скачать бланк для дальнейшего использования.

Для чего составляется опись документов

Опись документов или акт приема-передачи бумаг не является обязательным при оформлении сделок. Если стороны откажутся от его подписания и обменяются документами без какого-либо особенного сопровождения, их никто не накажет, не привлечёт к ответственности. Однако опытные делопроизводители уверены, что акт выполняет несколько очень важных функций и обходиться без него просто не разумно.

Нередко контрагенты, участники сделок, коллеги из разных отделов передают друг другу важные бумаги. Нередко — оригиналы свидетельств, договоров, актов. Их ценность приводит к необходимости гарантировать повышенную безопасность, подтвердить, что одна сторона передала их, а другая — получила и гарантирует сохранность. В этом и помогает акт передачи.

Чем полезна опись документов отправителю:

подтверждает, что передача состоялась (важно, например, при подаче заявок на государственные субсидии — гарантирует заявителю, что государственный орган получил всё необходимое);
конкретизирует количество, ценность и наименование отправленных бумаг;
позволяет контролировать внутренний документооборот и не «терять» важные бумаги (всегда знать их местонахождение).

Чем полезен акт приема-передачи получателю:

  • подтверждает, что документы получены и приняты;
  • упрощает возвращение бумаг, так как представляет собой готовый список необходимого к возврату;
  • помогает быстро находить владельцев «чужих» бумаг, определять сроки их возврата (если предполагается);
  • становится основой для принятия архивных дел (если речь идёт о внутреннем документообороте).

Таким образом, акт прилагаемых документов решает несколько важных для документооборота задач. Он имеет юридическую и доказательную силу, поэтому может использоваться для защиты или обвинения в суде.

Внутренняя документация также подлежит учёту и передаётся по описи. Например, несколько отделов планируют отправку нескольких десятков дел в архив. В таком случае очень легко потерять один или даже несколько важных файлов. Поэтому настоятельно рекомендуется сопроводить отправку описью.

Её подготовка займёт не более часа (даже при масштабных объёмах работы), но обезопасит стороны от потерь, недопонимания и ошибок.

Как правильно составить опись передачи документов

Как составлять опись? Предприниматели и организации вправе самостоятельно определять форму и внешний вид бланка, единого образца нет. Если передавать или принимать бумаги приходится очень часто, рекомендуется утвердить собственный бланк описи документов.

Акт приема-передачи будет удобен в использовании и получает достаточную юридическую силу, если содержит следующую информацию:

  • наименование — «опись» или «акт приема-передачи»;
  • стороны — отправитель и получатель;
  • дата составления;
  • список передаваемых документов, с указанием их главных реквизитов и количества страниц (если бумаг много, данные представляют в виде таблицы);
  • подписи ответственных лиц.

После подписания акта получатель берёт на себя ответственность за сохранность бумаг и не может отрицать их получение. Возвращать бумаги владельцу также рекомендуется с сопровождающим актом.

Какие реквизиты документов стоит указывать:

  1. Полное наименование.
  2. Дата и регистрационный номер.
  3. Форма (оригинал или копия).
  4. Количество листов.

Образец заполнения представлен на изображениях к материалу. Для удобства читаемости и повышения скорости подготовки описи рекомендуется полностью набирать её на компьютере, а от руки ставить только подписи.

Если передаваемые бумаги не слишком важны, а акт необходим только упорядочивания их количества, допускается обойтись без подписи получателя. Заверять опись печатью необязательно.

Заключение

Опись документов не относится к числу обязательных для заполнения бумаг, но на практике помогает сторонам упорядочить документооборот, не терять важные копии и оригиналы, возвращать все переданные ранее акты в целости и сохранности. Оформляется в произвольном виде. Рекомендуется представлять данные в виде таблицы, указывать точное наименование, форму и количество страниц.

Образец объяснительной записки

Производственный
отдел

Генеральному
директору ЗАО
«ЭТАЛОН»

И.И. Иванову

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ
ЗАПИСКА

09.09.2011

о
причинах опоздания на работу

Я, Николай Петрович
Сидоров, опоздал на работу 09.09.2011 в
связи с тем, что по дороге на работу
я попал в ДТП, что может быть подтверждено
актом о ДТП, выданном сотрудниками
ГАИ.

Приложение:
копия акта о ДТП на 2 листах в 1 экз.

Мастер
производственного отдела

личная
подпись

Н.П. Сидоров

Участок
№ 21

Начальнику СМУ-5

Н.Н.
Гущину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

о
причинах аварии при ремонте

теплотрассы

При ремонте
теплотрассы в микрорайоне «Кутузово»
по ул. Новгородская в ночь на 2 декабря
2008 г. в результате выброса горячей
воды произошли размыв почвы и обрушение
трех железобетонных блоков.

Авария не вызвала
серьезных нарушений, и ее последствия
будут устранены в течение одного
рабочего дня – 3 декабря 2008 г.

Прораб
личная подписьА.И.Григорьев

02.12.2008

Приложение
6.

Качества служебных документов

Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:

  • достоверность и объективность;
  • точность, исключающая двоякое понимание текста;
  • максимальная краткость, лаконизм формулировок;
  • безупречность в юридическом отношении;
  • стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
  • нейтральный тон изложения;
  • соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.

Советы для тех, кто хочет следовать ГОСТу

Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.

Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.

Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.

Документы по охране труда

2.1.1. План частичного финансирования в 2003 году предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников

2.1.2. Перечень предупредительных мер на 2003 год по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников страхователя, частично финансируемых за счет страховых взносов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

2.1.3. Заявление страхователя

2.2. Документы, необходимые для расследования и учета несчастных случаев на производстве

2.2.1. Извещение о групповом несчастном случае (тяжелом несчастном случае, несчастном случае со смертельным исходом)

2.2.2. Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1)

2.2.3. Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1ПС)

2.2.4. Акт о расследовании группового несчастного случая (тяжелого несчастного случая, несчастного случая со смертельным исходом)

2.2.5. Протокол опроса пострадавшего при несчастном случае (очевидца несчастного случая, должностного лица)

2.2.6. Протокол осмотра места несчастного случая

2.2.7. Сообщение о последствиях несчастного случая на производстве и принятых мерах

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий