10 правил выбора компании-аутсорсера бухгалтерских услуг

Плюсы и минусы

Аутсорсинг бухгалтерского учёта является достаточно серьёзной процедурой, доверить бухгалтерию сторонней компании решается далеко не каждый бизнесмен в РФ. Предлагаем рассмотреть положительные и отрицательные стороны аутсорсинга бухгалтерии.

Плюсы:

  • Оптимизация
    деятельности компании, возможность сконцентрироваться на основных
    бизнес-вопросах;
  • Вся
    финансовая отчётность составляется исключительно на высоком уровне, согласно
    последним требованиям и стандартам государства;
  • Снижение
    рисков, связанных с некомпетентной работой штатного бухгалтера, повлекшей за
    собой штрафы и прочие санкции;
  • Экономическая
    выгода: не нужно иметь полный штат бухгалтеров и помощников, оплачивать
    больничные, отпускные и пр.;
  • Аутсорсинговая
    компания берёт на себя экономические риски, подписывая договор с клиентом.

Минусы:

  1. Перестройка
    внутренней системы компании;
  2. Дистанционное
    общение с бухгалтером;
  3. Крупная
    компания имеет риск потерять тесное взаимодействие с бухгалтерским сектором,
    что негативно может сказаться на процессе передачи и обработки новой
    информации.

Особенности конкурентной среды и работа с клиентами

Когда «Би-Консалтинг» начинала работать как компания, предоставляющая услуги бухгалтерского аутсорсинга, то конкурентов в этой сфере практически не было. И это было крайне трудная задача – работать в среде, где нет предложения, а значит, и спроса. Сейчас на рынке прямо противоположенная проблема – слишком много компаний, и далеко не все оказывают качественные услуги. И, как следствие, формируется плохая репутация бухгалтерского аутсорсинга в принципе. Теперь одна из главных задач маркетингового продвижения – не объяснять, что такое бухгалтерская компания, а доказывать, что услуги «Би-Консалтинг» принципиально отличаются от остальных.

Аутсорсинг – это особая система работы. Просто нанять главного бухгалтера с опытом, взять документы в офис для ввода в базу – это еще не значит оказать услугу по ведению бухучета. Работа компании «Би-Консалтинг» заключается в полноценной замене целого бизнес-процесса со всеми вытекающими последствиями: ответственностью, организацией удаленной работы, решением сложных ситуаций с индивидуальным подходом, но и соблюдением законодательства. Основная «фишка» работы компании – управление активами знаний. Потому что самое ценное – это знания специалистов и знания, полученные в результате богатого опыта работы с самыми разными компаниями.

Специфика рыночной конъюнктуры в отрасли диктует необходимость модернизироваться и постоянно развиваться. В то же время основным фактором является формирование правильных компетенций и накопление делового опыта.

Отрасль развивается медленно, рынок в настоящий момент буквально наводнен маленькими компаниями, которые просто не в состоянии оказать качественную услугу. Отчасти из-за ограниченных ресурсов, но в основном из-за непонимания того, как должен работать аутсорсинг в принципе. Поэтому появляется большое количество клиентов, недовольных услугами аутсорсеров и вынужденных возвращаться к уже изжившим себя наемным бухгалтерам. И если крупные компании еще могут позволить себе найти приличного специалиста, то для малого и среднего бизнеса аутсорсинг – это единственное цивилизованное решение организации учета.

Но на этом проблемы развития бухгалтерской компании не заканчиваются. Наряду с отраслевыми сложностями и высокой конкурентностью, одним из главных приоритетов развития является привлечение новых клиентов. Это проблема сложности перехода на аутсорсинг.

Оценить качество бухгалтерских услуг клиент может только со временем, потому что продукт рассчитан на долгосрочную перспективу. К тому же переход на обслуживание в компанию представляется потенциальному клиенту сложной процедурой, хотя в «Би-Консалтинг» свели ее к нескольким часам.

Еще один нюанс работы с компанией-аутсорсером – клиентам достаточно трудно проконтролировать качество получаемых услуг в процессе их предоставления. Ориентироваться можно лишь на окончательный результат.

Майя Зиновьева: «Как узнать, что услуга некачественная? Об этом компания может узнать спустя полгода или год. Да и то, если обнаружат штраф или заблокируют счет. Проконтролировать работу бухгалтера можно, только если сам в ней разбираешься. Но если разбираешься, то зачем тогда нужен аутсорсер? Вот и получается, что приходится просто довериться словам руководителя компании-аутсорсера».

Узнайте о возможности представления ваших интересов в налоговых органах

Бухгалтерские услуги не ограничиваются только ведением учета и сдачей отчетности. Очень часто у налоговых органов и внебюджетных фондов возникают вопросы по сданным декларациям, ведь каждая из них проходит камеральную проверку. Необходимость дать пояснения по отчетности или подготовить уточненную декларацию возникает не всегда, но было бы хорошо иметь возможность получить такую дополнительную услугу в той же самой бухгалтерской фирме.

Если исполнитель бухгалтерских услуг работает на рынке не первый год, то он знает, как реагировать на запросы ФНС и других проверяющих и как проходить проверки. Он сможет представить интересы заказчика не только в налоговых органах, но и в суде. Хорошо, когда выбранная фирма работает в регионе уже давно и знакома с местной спецификой налогообложения, поэтому стоит выбирать компанию с разветвленной партнерской сетью или филиалами.

Особенности аутсорсинга бухгалтерского учета

Услуги аутсорсинга появились на российском рынке не так давно, но довольно быстро приобрели популярность. Не удивительно, ведь с ростом конкуренции в сфере услуг, работ и товаров предприниматели вынуждены все больше сокращать издержки и повышать эффективность производства.

И здесь им на помощь приходит аутсорсинг, который позволяет передать некоторые бизнес-процессы другой организации. Несмотря на то, что большинство крупных российских компаний пока с недоверием относятся к таким услугам, представители среднего и малого бизнеса уже вовсю сотрудничают с аутсорсерами в области кадров, финансов и информационных технологий.

Слово «аутсорсинг» пришло к нам из английского языка (outsourcing). В буквальном смысле оно означает «использование чужих ресурсов». В российском законодательстве такого понятия пока еще нет.

Изначально бухгалтерский аутсорсинг стали использовать зарубежные предприятия, действующие на территории России, и совместные компании. Иностранцы были вынуждены это делать, так как им сложно вникать во все тонкости местного законодательства.

Спустя некоторое время российские предприниматели тоже стали использовать бухгалтерский аутсорсинг для ведения дел с налоговыми органами, составления годовых и промежуточных отчетов, оптимизации налоговых платежей, ведения и восстановления налогового и бухгалтерского учета. К тому же в нормах бухгалтерского законодательства не содержится никаких запретов на использование услуг сторонней специализированной организации вместо собственного штата финансовой службы.

Итак, становится понятно, что бухгалтерский аутсорсинг – это когда одна компания поручает другой специализированной фирме (либо частному специалисту) вести учет всех ее финансовых вопросов.

Но тогда появляется закономерный вопрос – а каким образом это происходит? Как правило, в любой фирме, выступающей в роли заказчика, есть штатный бухгалтер. Он ведет первичную учетную документацию, которую впоследствии передает аутсорсеру (специализированной организации или специалисту-бухгалтеру). А тот, в свою очередь, составляет и сдает отчетность, отражая в налоговом и бухгалтерском учете хозяйственные операции. Разумеется, ежедневно передавать документы не всегда бывает нецелесообразно. В особенности для тех компаний-партнеров, которые расположены в разных городах. Но при необходимости можно ежедневно пересылать копии любых бухгалтерских документов по электронной почте или факсу, а оригиналы доставлять в конце каждого месяца. Помимо этого, фирма-заказчик может еженедельно формировать пакет первичной документации и пересылать его аутсорсеру с курьером.

В том случае, когда у заказчика очень много оригинальных документов и нет никакой возможности передать их аутсорсинговой компании, исполнители-бухгалтеры могут даже сами периодически посещать офис организации-заказчика и проводить работу на месте. Но тогда этот момент обязательно следует зафиксировать в приказе по учетной политике той фирмы, которая приняла решение о передаче ведения бухгалтерского учета аутсорсеру.

В соответствии с пунктом 2 статьи 779 Гражданского кодекса Российской Федерации для того, чтобы воспользоваться аутсорсингом по ведению бухгалтерского учета и составлению финансовых (бухгалтерских) отчетов, необходимо заключить договор возмездного оказания услуг. В нем должны быть подробно описаны права и обязанности сторон, установлены сроки выполнения обязательств, а также очень четко разграничена ответственность обеих организаций (заказчика и аутсорсера) за выполнение конкретных операций, связанных с ведением бухгалтерского учета.

Обратите внимание! Привлечение внештатного специалиста с целью решить проблемы компании в сфере бухгалтерского сопровождения аутсорсингом не является. В этом случае работа выполняется частным исполнителем, у которого отсутствует отлаженный механизм работы и инфраструктура, необходимая для квалифицированной поддержки взаимодействия со всеми бизнес-процессами, протекающими в организации

Поэтому, если вы рассчитываете получить больше преимуществ, эффективнее будет воспользоваться услугами профессиональной аутсорсинговой фирмы.

7 этапов перехода на аутсорсинг бухгалтерского обслуживания

Этап 1. Анализ состояния дел в организации

Для начала подумайте, действительно ли есть необходимость прибегнуть к помощи организации, предоставляющей услуги бухгалтерского аутсорсинга. Возможно, проблема возникла вовсе не потому, что ваши бухгалтера недостаточно квалифицированы. Что, если их работа просто неправильно организована?

Когда обязанности распределены между сотрудниками неравномерно, одни всегда перегружены работой и поэтому не успевают выполнить ее в срок. А в это время кто-то бездельничает. Также случаются ситуации, когда бумаги поступают в бухгалтерию с опозданием, и поэтому их обработка задерживается.

Этап 2. Принятие решения

Подсчитайте, что для вас будет выгоднее – оплачивать услуги по бухгалтерскому аутсорсингу или выплачивать зарплату штатному сотруднику. Рекомендуем все расчеты проводить в таблице. И лучше всего сразу выражать их в финансах, так будет нагляднее.

Прежде всего следует уточнить, что конкретно входит в пакет услуг подрядчика – проведение конкретных операций, исполнение основных задач или осуществление полного объема бухгалтерских функций. Кроме того, услуги бывают постоянные и разовые.

Вы можете отдать не все дела на аутсорсинг, а только часть из них. Но имейте в виду, что если аутсорсер будет заниматься бухгалтерией в полном объеме, то ваша экономия составит примерно 40–60 %.

Шаг 3. Выбор аутсорсера

Это очень важный шаг, но мы уже довольно подробно его разобрали, поэтому не будем здесь останавливаться. Главное, не забывайте, что успешность вашей организации напрямую зависит от профессионализма подрядчика.

Шаг 4. Составление договора на бухгалтерский аутсорсинг

Контракт об аутсорсинге основывается на стандартном соглашении об оказании услуг. Важные положения, которые следует проверять особенно внимательно:

  • список предоставляемых исполнителем услуг;
  • сроки подготовки необходимых данных и представления результатов;
  • ответственность сторон, санкции;
  • нюансы аннулирования соглашения.

Учтите, что все положения договора должны быть описаны точно и ясно, без двусмысленных фраз. Это обезопасит вас от многих проблем и ошибок в будущем, а также обеспечит высокий уровень сотрудничества.

Шаг 5. Заключение договора на бухгалтерский аутсорсинг

Срок действия соглашения о предоставлении услуг бухгалтерского аутсорсинга не регламентируется российским законодательством и устанавливается сторонами. Он зависит главным образом от поставленных заказчиком задач. Рекомендуем при составлении такого соглашения сразу указывать в нем возможность и условия дальнейшего продления (пролонгации).

А еще лучше зафиксировать условия прекращения действия договора по инициативе одной из сторон до того, как истечет установленный изначально срок. Тогда нужно будет описать порядок возмещения ущерба либо оплату связанных с этим затрат

Очень важно также определиться с подходящими условиями передачи друг другу деловых сведений

Шаг 6. Переход на новую систему работы

Оплата услуг аутсорсера – это вид управленческих расходов, который указывается в письменном соглашении. Налог на добавленную стоимость при этом не учитывают.

Если ваш штатный бухгалтер некоторое время отсутствовал и не вел бухгалтерскую документацию, сотрудники аутсорсинговой компании смогут восстановить учет. Но это условие также следует указывать в договоре.

Шаг 7. Разработка методов взаимодействия

Когда контракт будет подписан, вам останется лишь передать исполнителю все необходимые документы: о приобретении основных средств, поставках и услугах, купле-продаже, трудовые приказы и др.

Затем, по окончании отчетного периода и квартала, оформленные должным образом и подписанные документы необходимо будет передать в налоговый орган. А при получении от аутсорсера годового отчета потребуется сформировать общий реестр всех документов, переданных ему за прошедший год. Все это вы потом получите обратно вместе с описью.

Что включают услуги

Сотрудничая с аутсорсинговой компанией, вы можете рассчитывать на полное бухгалтерское сопровождение деятельности вашей фирмы. Оно не ограничивается подготовкой и сдачей плановых отчетов. Основные функции бухгалтера-аутсорсера:

  • подготовка первичной документации – обработка всей документации, нужной для формирования отчетности;
  • формирование учетной политики в соответствии с деятельностью фирмы;
  • составление документации с учетом всех формальных требований;
  • восстановление бухучета;
  • автоматизация бухучета – приведение в порядок документации, использование последних версий бухгалтерских программ;
  • подготовка документации для кредитных и банковских организаций;
  • кадровое сопровождение;
  • ведение и сдача отчетности в фискальную службу;
  • консультация экспертов.

В контракте на аутсорсинг бухгалтерского учета четко фиксируются:

  • перечень оказываемых услуг;
  • степень ответственности;
  • сроки предоставления отчетности;
  • права и обязанности сторон;
  • условия расторжения договора.

Клиентов обслуживает целая команда под руководством главного бухгалтера. Вместе специалисты решают вопросы эффективней и рассматривают их с разных сторон. Если не сработались с каким-то сотрудником, его можно заменить другим, при этом вам не придется беспокоиться о конфиденциальности – вся документация остается с нами.

Правильный расчет налогов и своевременная оплата

Снова обращаемся к профессионализму, от которого все зависит.

Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда обратившийся к нам клиент жалуется на “всплывшие” долги перед контролирующими органами, которые не позволили компании выиграть тендер или заключить важный контракт. Чтобы такой ситуации не возникало у наших клиентов, мы ежеквартально сверяемся с налоговыми и передаем информацию клиенту.

Еще одна распространенная ситуация — бухгалтер не рассказывает руководителю об альтернативных системах налогообложения и не просчитывает разные варианты. Мы часто встречаем магазины, которые находятся на УСН 6%, хотя экономически выгоднее УСН 15%.

Позвольте рассказать вам о нескольких правилах, которые действуют в нашей компании:

  1. При начале работы с новой компанией или при каких-либо изменениях у клиентов, с которыми мы уже работаем, наши бухгалтера проводят анализ выбранной системы налогообложения. Для этого проводится финансовое планирование, производится оценка иных систем. Таким образом мы помогаем оптимизировать налогооблагаемую базу, конечно, в рамках закона.

  2. Наши клиенты регулярно получают от нас информацию о том, на какую сумму уже накопилось налоговых платежей. Так мы помогаем собственникам эффективнее планировать расходы.

  3. Мы проводим регулярные сверки с налоговыми. Это позволяет избежать долгов перед государством.

Как перейти на аутсорсинг бухгалтерских услуг — пошаговая инструкция для начинающих бизнесменов

Теперь посмотрим, как выглядит на практике весь процесс перевода бухгалтерии на аутсоринг. В принципе, ничего сложного. Главное — это системность действий.

Шаг 1. Анализируем состояние внутренних дел компании

Первым делом нужно определить, насколько целесообразно обращаться к услугам аутсорсинговой фирмы. Часто проблема кроется не в низком уровне квалификации бухгалтерского персонала, а в плохой организации работы.

Это может быть неравномерное распределение обязанностей между сотрудниками (кто-то перегружен и просто физически не успевает все сделать, а кто-то сидит без дела). Или же другие отделы не вовремя сдают в бухгалтерию документы, необходимые для дальнейшей обработки.

Шаг 2. Принимаем решение о передаче бухгалтерии компании-подрядчику

Теперь необходимо определить разницу в оплате труда штатных бухгалтеров и сотрудников фирмы-аутсорсера. Для наглядности советуем прописать все в сравнительной таблице (желательно — в финансовом выражении).

Из чего складывается стоимость аутсорсерских бухгалтерских услуг? Либо это полностью ведение бухгалтерии, либо базовый тариф, либо выполнение каких-то отдельных операций. Услуги могут быть как разовыми, так и постоянными.

Вариант частичной передачи дел на аутсорсинг тоже стоит иметь в виду. Однако, практика показывает, что передача полного комплекса бухгалтерской работы аутсорсеру позволяет экономить до 40-60%.

Шаг 3. Выбираем аутсорсинговую компанию

К выбору нужно подойти более чем основательно. От того, насколько профессионально работает фирма-аутсорсер, во многом будет зависеть успешность вашего предприятия.

На что следует обращать пристальное внимание при выборе аутсорсинговой компании:

  • известность, период существования и репутация фирмы;
  • наличие тестового периода;
  • юридически грамотно составленный договор;
  • гарантия конфиденциальности;
  • наличие бесплатного экспресс-аудита;
  • гибкая система ценообразования;
  • представление фирмой ваших интересов в налоговых органах;
  • возможность проведения для вас налоговой оптимизации;
  • высокий уровень профессиональной подготовки сотрудников фирмы-аутсорсера;
  • доступ к онлайн-бухгалтерии.

Шаг 4. Разрабатываем условия контракта

Договор об аутсорсинге в основе своей является договором оказания услуг.

При его составлении мы советуем уделить особое внимание следующим пунктам:

  • перечень услуг, которые будут оказываться;
  • сроки предоставления информации и результатов;
  • степень ответственности;
  • условия расторжения контракта.

Четко прописав все пункты, не допуская формулировок, которые можно толковать двояко, вы обезопасите себя от возможных ошибок и, следовательно, получите сотрудничество на высшем уровне.

Шаг 5. Заключаем договор

Контракт на аутсорсинговые услуги может заключаться на разные сроки. Законом это не регламентировано и зависит полностью от задач, которые вы поставите. Когда будете составлять договор, пропишите также возможность его последующего пролонгирования (продления).

Рекомендуем предусмотреть и возможность расторжения контракта одной из сторон до истечения оговоренного срока с возмещением убытков или оплатой понесенных расходов. Здесь стоит особо позаботиться об условиях передачи информации.

Шаг 6. Переходим на новый формат работы

Расходы на оплату услуг аутсорсинговой компании относятся к управленческим расходам и расписываются в договоре. При этом налог на добавленную стоимость не учитывается.

Если в какой-то период времени бухгалтерская документация не велась из-за отсутствия главного бухгалтера, то специалисты организации-аутсортера вполне могут заняться восстановлением учета. Нужно лишь заранее прописать это в договоре.

Шаг 7. Организовываем механизм взаимодействия и контроля с аутсорсером

После подписания договора вам нужно передать аутсорсинговой фирме всю бухгалтерскую документацию. Это договоры купли-продажи, договоры поставок и услуг, трудовые приказы, документы на приобретение основных средств и все остальное.

Когда заканчивается квартал и отчетный период, вам нужно сдать в налоговый орган соответствующие документы с подписью. Когда же аутсорсинговая компания сдает годовой отчет, необходимо составить общий реестр всех документов, которые за прошедший год вы передавали ей. Вся эта документация возвращается вам обратно вместе с описью.

Стартовые вложения и динамика развития

Идея создания бизнеса родилась у Майи еще в 90-х, когда она начала работать в сфере бухгалтерии. В 1991 году после специализированных трехмесячных курсов будущая руководительница проекта «Би-Консалтинг» заняла должность главного бухгалтера на небольшом предприятии. Во время учебы стало понятно, что бухгалтерия может быть очень интересным делом и стоит заниматься ею и дальше.

Карьера начиналась с очень интенсивной профессиональной деятельности. После 6 месяцев работы она подыскала себе еще одно место трудоустройства, а в конце первого года работы бухгалтером предоставляла свои услуги 5 разным компаниям. Однако все это не совсем соответствовало интересам и приоритетам молодой амбициозной женщины – она стремилась к реализации новых идей и проектов.

На тот момент уже начала зарождаться идея создания бухгалтерской компании, работающей одновременно на несколько организаций и являющейся независимым предприятием. С опытом приходило стратегическое видение развития бизнеса – рассматривались возможности распределения обязанностей будущих сотрудников и организации работы компании. Так идея постепенно оформлялась в конкретный бизнес-план.

Однако на тот момент для открытия собственной компании возможности еще не было. На разных этапах своей жизни будущая предпринимательница занимала должности главного бухгалтера и финансового директора в пищевом холдинге. В 2000 году возможности и желания наконец совпали, и собственная бухгалтерская компания была создана.

Бизнес оказания услуг не капиталоемкий, поэтому стартовый капитал был немногим больше 50 тысяч рублей. Даже в то время эта сумма была вполне доступна. Но довольно долгое время прибыль компании приходилось вкладывать в развитие – приобретение программ, информационных систем, систем безопасности, компьютерной и серверной техники.

Майя Зиновьева: «Первые клиенты очень плохо разбирались в принципах привлечения компании-аутсорсера, много вещей приходилось разъяснять по пунктам, что-то корректировать в процессе. Но бизнес есть бизнес – если ты хочешь быть эффективным, приходится учиться и учить других. Сначала я работала как индивидуальный предприниматель, потом появилась возможность оформления юридического лица. Со мной вместе над проектом трудился мой брат Дмитрий. Так и появилось ООО «Би-Консалтинг» – наше совместное детище, семейное дело, можно сказать».

В то время никто не знал, как вести бизнес по аутсорсингу, фактически Майя создавала собственную систему оказания услуг методом проб и ошибок. А от ошибок в начале пути никто не застрахован.

Майя Зиновьева: «Возникала та или иная ситуация с клиентом – и это находило отражение в следующем договоре, во внутренних правилах для сотрудников. Так, за несколько лет каждая наша ошибка в общении с клиентами и в работе изменяла договор. В итоге мы создали договор на 22 страницах, который отвечает практически на все возможные вопросы клиента. Документ последние 4 года не меняем».

Что включает в себя профессиональное сопровождение?

Наше сотрудничество может осуществляться на регулярной основе по абонентской программе или быть единовременной услугой. По заказу клиента специалисты готовы оперативно и грамотно выполнять задачи различной степени сложности:

  • Организация и восстановление документооборота.
  • Ведение бухгалтерского и управленческого учета.
  • Подготовка и проведение изменений в уставных бумагах.
  • Заполнение и сдача деклараций, справок, актов сверки.
  • Автоматизация и оптимизация процессов ведения бухучета.
  • Учет кадров и начисление заработной платы.
  • Оптимизация расходов предприятия и схемы налогообложения.

Бухгалтерский аутсорсинг для ООО может включать в себя проведение множества операций: создание кассовых ордеров и заполнение книги учета доходов и расходов, расчет и уплата налогов, проведение сверок с контрагентами или ревизий. По желанию клиента в услуги сопровождения могут включаться такие задачи, как учет товарно-материальных ценностей, а также основных средств и т. д.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий