Дайджест готовых бизнес-процессов #1

Важные нюансы управления оптово-розничными продажами

Увы, многие руководители оптово-розничных предприятий часто сталкиваются с ситуацией, когда супервайзеры, оправдывая отсутствие результата в предыдущем месяце, говорят, что были лишь аутстоки, и обещают кардинальные перемены в ближайшем будущем. В чем дело? Супервайзеры не хотят работать? Не могут наладить деятельность своих подчиненных?

Супервайзер обязан знать:

  • сколько в среднем каждый торговый представитель продает в день;
  • каков размер среднемесячной активной базы (также для каждого торгового представителя);
  • сколько продает в среднем каждая торговая точка в месяц.

Если супервайзер не знает ответов, то, соответственно, не следит за работой своей команды и, конечно, не занимается ее организацией.

Сравнение среднедневных продаж, осуществляемых каждым торговым представителем в течение месяца, позволяет понять не только то, улучшилась или ухудшилась ли их работа (как правило, этот показатель примерно одинаков за все месяцы), но и то, на какой объем продаж можно рассчитывать (если не вести дополнительные учебные и презентационные мероприятия), а также возможен ли он в текущем или следующем месяце.

Основываясь на данных о количестве заявок (среднемесячной активной базе), а также на данных об объеме продаж в месяц, вы поймете, стоит ли перераспределять план между торговыми представителями, нужно ли брать в штат дополнительных агентов или увольнять работающих.

Если количество заявок у одного торгового представителя больше, чем у другого, но при этом среднемесячное количество срабатываний одного магазина меньше, значит, сотрудник явно работает недобросовестно.

Если при равнозначной схеме посещения торговых точек какой-то магазин дает меньше продаж на точку по сравнению с другими, значит, торговый представитель, за которым закреплена данная точка, работает «спустя рукава».

Если торговому представителю удобнее работать с дешевым сегментом товаров (то есть делать продажи лишь за счет объема), значит, он не умеет или не хочет выкладываться на все сто процентов. С ним лучше расстаться.

При позитивной динамике активной базы торгового представителя можно смело говорить о том, что работу такого сотрудника не нужно контролировать. В случае отрицательной динамики контроль нужен, и, вероятнее всего, в результате с работником придется расстаться.

Дневные продажи торгового агента. Даже если деятельность конкретного торгового агента вас устраивает, непременно проанализируйте средний показатель объема его продаж в день. Он может варьироваться, но не сильно. Если отличия в разные дни недели очень существенные, значит, стоит или пересмотреть маршруты за каждый день недели, или, с учетом этих колебаний, разрабатывать планы на каждый день недели.

Несущественные колебания показателя свидетельствуют о том, что агент хорошо работает и внешние факторы не очень серьезно влияют на продажи. Это очень благоприятная ситуация. Но не думайте, что это предел и показатели невозможно улучшить. Не исключено, что обучение или тренинг пойдут агенту на пользу и его продажи серьезно возрастут.

Важно: если обучать торгового представителя без анализа показателей среднемесячной активной базы и среднемесячной продажи на точку, супервайзер лишь потеряет время. Когда он выйдет на работу вместе с агентом, чтобы продемонстрировать, как взаимодействовать с клиентом, супервайзер повысит объем продаж лишь на те дни, когда будет действовать совместно со своим подчиненным

Иными словами, будет просто работать за него.

Средние продажи на одну торговую точку. Тоже очень важный параметр, позволяющий судить о том, умеет ли торговый агент работать с ассортиментом и объемом продаж в определенном магазине. Если значение показателя низкое, проверьте, с каким ценовым диапазоном и с каким ассортиментом работает торговый агент.

Необходимо дать торговому представителю не абстрактное задание, например, расширить (или откорректировать) ассортимент, а поставить перед ним вполне конкретную задачу: проанализировать другой ассортимент и презентовать другую продукцию.

Помимо этого, здесь нужно проконтролировать, хорошо ли торговый агент ориентируется в ценах, граммовках продуктов, может ли пересчитывать их в килограммы, чтобы оценивать, сколько на самом деле стоит товар.

Если уровень продаж на торговую точку средний, значит, торговый агент довольно неплохо социально взаимодействует с владельцем и персоналом магазина.

Обратите внимание: при оценке показателей стоит учитывать и возраст торговых агентов. Если нужно, делайте перестановку кадров. 

1.1 Рынок электронной коммерции

Электронная коммерция (e-commerce) является частью
экономики, в которой процедуры оплаты товаров и услуг реализованы с
использованием электронных систем и сетей.

По результатам исследований большинства независимых изданий,
основная часть Интернет-ресурсов связана с коммерческой деятельностью. В
данном случае понятие коммерческой деятельности подразумевает не только
непосредственную продажу товаров и услуг с использованием сети Интернет, но и
окружающие коммерческую деятельность функции, такие как:

·        Платная реклама на информационных
ресурсах;

·        Продвижение продаваемых партнёром товаров
и услуг (в данном случае имеется ввиду отказ от прямой рекламы);

·        Маркетинговые исследования;

·        Сервисы по работе с коммерческими
порталами и пр.

Список литературы

  1. Санакоева Д.К., Мисхожев Э.Р. Сущность и область применения упреждающего антикризисного управления в условиях нестабильной рыночной среды // Известия Горского государственного аграрного университета. 2014. Т. 51. № -2. С. 201-206.
  2. Гасиев П.Е., Рубаева Л.М., Санакоева Д.К. Экономический анализ // Задания для практических занятий / Владикавказ, 2010.
  3. Savel’eva I.E., Novosel’skii A.N., Senitskii I.A. Use of the computer anthropometry in the diagnosis and rehabilitation treatment of patients with post stroke motor disorders // Медицинская техника. 2006. Т. 2. С. 3.
  4. Рыбанов А.А., Усмонов М.С.О., Попов Ф.А., Ануфриева Н.Ю., Бубарева О.А. Информационные системы и технологии // ЦЕНТР НАУЧНОЙ МЫСЛИ (г. Таганрог); Научный редактор И. А. Рудакова; Редакционная коллегия: Рудакова И.А., Гребенщиков Г.Ф., Акутина С.П., Краснолуцкий В.П.. Москва, 2013. Том Часть 4 Информационные системы и технологии.
  5. Rybanov A.A. Educational information quantization for improving content quality in learning management systems // Turkish Online Journal of Distance Education. 2014. Т. 15. № 4. С. 303-321.
  6. Savina N.V., Shipilina L.A. Methodological approaches to the development of leadership competencies of university students // В сборнике: The Second International conference on development of pedagogical science in Eurasia 2014. С. 31-36.
  7. Алдошин Н.В., Пуляев Н.Н. Маршрутизация помашинных перевозок грузов // Москва, 2016.
  8. Карев А.М., Пуляев Н.Н., Егоров Р.Н., Журилин А.Н. Автотранспортные процессы и системы // Москва, 2016.

Схема бизнес процессов

Первая блок схема бизнес процесса — это «Простая блок- схема». В ней отображены все возможные передвижение документов и как результат используется блок «решение». Плюсами такой схемы является отображение всех логических процессов наглядно, минус же в том, что в такой схеме легко запутаться за счет информационной перегруженности, а блок «решения» не всегда уместен.Вторая блок схема — это тоже «Простая блок схема», но на ней не отображается документы, а так же блок решение, что делает данную схему значительно проще и понятнее. Таким образом, данную схему может прочитать любой пользователь. Но существуют и минусы данной схемы — логика принятия решений в данных схемах скрыта, что не всегда может дать правильный результат прочтения. Тем не менее, схема бизнес процесса пример, который мы описали выше, доступна как для разработчиков, так и сотрудников, которые пользуются данной схемой.Третий вид схемы называется «Процедура». Ее структура немного усложнена и расширена, а создается такой эффект благодаря использованию знаков с расширенными функциями. Так, например, ромбик, имеет расширенные возможности, но не может быть декомпозирован. Таким образом, при использовании ромбика в схеме вместо четырехугольника делает ее более наглядной. Еще одной изюминкой данной схемы становится стрелка, которая используется с одним наконечником, которая покажет последовательность операций. А вот если в данной схеме использовать стрелку, которая имеет два наконечника, тогда можно говорить о движении документов. Более того, в схеме к стрелкам можно привязать конкретный документ, что позволит отобразить информацию целостней. Плюсом данной схемы являются такие особенности — простота, акцентирование внимания на исполнения какой либо операции, предоставление большего количества полезной информации. Минус схемы «Процедура» заключается в блоке «решение», которые не может быть декомпозирован, а так же неоднозначность в наименовании стрелок, что может привести к недопониманию.
Если вы остановили свой выбор на блок схеме разработанной по методу ARIS eEPC, тогда вам стоит знать, что такая схема не читабельна для неподготовленного человека. Такая схема требует к себе больше знаний и умений, нежели первые три. Более того, данная схема относительно предыдущих трех имеет более габаритные размеры, что повышает уровень сложности в построении такой схемы. Плюсы такой схемы заключаются в содержании выдержанной и строгой логики процессов, четкость в определении событий. Минусы — сложность восприятия, усложненный процесс создания схемы, избыток информации, необходимость знаний для ее прочтения.
Таким образом, мы рассмотрели схемы бизнес процессов предприятия, которые различны за своей структурой, логикой и информативности. Наиболее понятной схемой и читабельной является блок схема «Простая» без блока «решения» и описания движения документации. Такая блок система будет доступна для всех, даже без навыков и специальных знаний. Стоит так же отметить, что каждая из схем по-своему уникальна и может быть использована на предприятиях.
Модель бизнес процесса — это важная составляющая развития конкретного предприятия. Благодаря моделированию бизнес-процессов строятся бизнес решения, определенные документы, задания для технического исполнения, и т.д… Очень важен тот момент, чтоб модель бизнес процесса смог прочитать каждый работник, как исполнитель, так и разработчик. Поэтому, в данной сфере приветствуется простота.

Резюме

Цели проекта:

  1. Создания высокодоходного предприятия
  2. Организация получения стабильной прибыли
  3. Удовлетворение рынка торговли товарами самого различного характера с возможностью заказов через сеть Интернет с любой формой оплаты и доставкой покупок на дом.

Источник финансирования проекта: собственные средства, либо банковский кредит

Форма ведения предпринимательской деятельности: ИП

Полная стоимость реализации проекта: 500 000 рублей

Срок окупаемости: 6 месяцев

Заложенная в расчеты процентная ставка: 25%

Общая сумма выплат по процентам составит: 62 500 рублей

Доход инвестора составит: 62 500 рублей

Практическое руководство к действию

В общем, наши сеошники работают над конверсией, маркетологи – над оптимизацией розничной торговли, путем созданием эффективной воронки продаж. А в это время владелец или нанятый управленец начинает стратегическое планирование.

  1. Составляем основной план развития бизнеса.
  2. Разбиваем его на пункты. Одним из них обязательно будет оптимизация продаж. Пример планирования продаж можно подсмотреть у успешных конкурентов. В этом нет ничего зазорного, а работающая система в качестве примера еще никому не помешала.
  3. На ответственные этапы работы нанимаем квалифицированных сотрудников. Например, дизайнер должен быть с дипломом, а SEO-специалист или продажник – с солидным багажом оптимизированных сайтов, привлеченных сайтов, высокой конверсией или закрытых сделок соответственно.
  4. Нанятым специалистам можно делегировать полномочия.
  5. Настроив процессы, руководителю стоит уделить вниманию планированию собственного времени, чтобы текущие проблемы, которые периодически будут возникать, не лишали человека участия в других сферах жизни – общественной или личной.

Суть и особенности online-продаж.

Такие виртуальные площадки создаются
при помощи систем управления контентом
сайтов – крупные магазины, как правило,
заказывают разработчикам эксклюзивное
программное обеспечение или адаптируют
под свои нужды типовое, средние и мелкие
обычно используют коммерческое или
свободное ПО, причем это могут быть как
настольные приложения, так и веб-сервисы.

На сайте продавец товара должен довести
до сведения покупателя информацию об
основных потребительских свойствах
предлагаемого товара, о месте его
изготовления, о цене и об условиях
приобретения товара, о его доставке,
сроке службы, сроке годности и гарантийном
сроке, о порядке оплаты товара, а также
в обязательном порядке указать срок, в
течение которого действует предложение
о продаже товара.

Если предлагаемый товар временно
отсутствует на складе, покупатель может
сделать предварительный заказ. Как
только товар поступит на склад, клиента
проинформируют об этом дополнительно.

Существуют сайты, практикующие заказы
по телефону, электронной почте или ICQ.

Оплата может быть осуществлена с помощью
банковской карты или перевода, посредством
системы электронных денег, терминалов
моментальной оплаты, SMS-сообщений или
электронных касс, объединяющих все эти
возможности, а также наложенным платежом
на почте за наличный расчет при доставке
товара курьером. Доставка производится
как собственной курьерской службой,
так и с привлечением сторонних организаций,
почты, а также самовывозом – когда
покупатель самостоятельно забирает
товар у продавца.

Не каждый товар может быть пригодным
для продажи электронным способом.
Вещами, которые наиболее приспособлены
для продажи таким способом и приносят
при этом наибольшую прибыль, являются
потребительские товары (книги,
компакт-диски, видео), технологические
товары (компьютеры и программное
обеспечение), редкие товары или товары
на любителя (редкие монеты, специальные
инструменты, предметы коллекционирования).

Онлайн продажи имеют ряд преимуществ
перед традиционными продажами:

-экономия на издержках. Нет необходимости
арендовать помещение на центральной
улице города, нанимать персонал,
оплачивать коммунальные службы и охрану;

-минимум усилий при обработке заказа:
клиентские заказы попадают в базу данных
заказов на сайте автоматически, приступать
к их выполнению можно сразу же;

— несравнимо большой охват аудитории,
а соответственно, рост числа потенциальных
покупателей;

-конкурентные преимущества по отношению
к реальным магазинам за счет возможности
работать 24 часа в сутки 7 дней в неделю;

— возможность оперативного получения
оплаты посредством онлайн-транзакции;

-оптимизация товарного ассортимента
благодаря мониторингу клиентских
предпочтений;

Пример №16

Работа с системой взаимодействия организуется штатными средствами технологической платформы «1С: Предприятие 8.3» и программы «1С: Сервер взаимодействия». Вопросы установки и настройки сервера взаимодействия и регистрации информационной базы здесь не рассматриваются.

На скриншоте ниже приведен пример того, как может выглядеть контекстное обсуждение по конкретной задаче.

Использование контекстных обсуждений имеет определенную специфику — видимость кнопки  зависит от режима открытия окна формы.

Для этих целей была добавлена константа Использовать обсуждения в задачах.

Использование константы ограничивается следующим программный кодом:

Задача: Входящие письма по браку должны отражаться в общем обсуждении «Всё по браку».

Для решения этой задачи добавим сценарий с автозапуском по событию. Событие — при создании нового документа Электронное письмо входящее с дополнительным отбором.

*Для примера, дополнительный отбор настроен предельно просто. В действительности, фильтр писем по определённой тематике — отдельная задача, которая не решается так «в лоб», как в этом примере. Но для демонстрации работы сценария, такого отбора будет достаточно.

В алгоритме шага Обработка добавим программный код создания сообщения в заданном обсуждении.

*…опять же, для упрощения примера, в качестве получателя сообщения указан 1 пользователь. Массив получателей может быть каким угодно.

При появлении в базе входящего электронного письма, удовлетворяющего условиям отбора автособытия, будет выполнен указанный программный код.

Указанные в сценарии получатели в правом нижнем углу и в списке оповещений увидят уведомление о новом сообщении:

В общем обсуждении появится новое сообщение со ссылкой на входящее письмо:

Конечно, сообщение в таком виде — это базовый вариант сообщения.

На практике он может выглядеть более содержательно. Например, вот так:

*А учитывая, что при создании сообщений мы можем добавлять вложения, управлять списком получателей – инструмент получается, во многих случаях, более чем универсальный и гибкий.

Но, это уже отдаётся на усмотрение конкретного разработчика и его Заказчиков.

.

Все приведенные примеры были реализованы в пользовательском режиме.

Конфигуратор для настройки логики поведения программы не требовался ни разу. *Его использование может потребоваться только для удобства написания и проверки больших алгоритмов, которые позже будут указываться в сценариях.

Такой подход к настройке логики поведения системы в зависимости от различных ситуаций, событий, входных условий позволяет не только сократить время на разработку каких-то новых механизмов, но и позволяет повысить надежность решения за счёт применения единого универсального механизма, который берёт на себя обработку логики сценариев, и который будет одинаково работать при подключении к различным конфигурациям.

Разработчику не требуется создавать новые процедуры и функции для нового функционала, добавлять новые регламентные задания в конфигурацию, приводить всё это в соответствие и, многократно меняя программный код, исправляя и дополняя логику нового механизма, выгонять пользователей из баз для обновлений или запуска внеплановых «технических перерывов», чтобы исправить последствия внедрения нового кода.

Для того, чтобы протестировать какую-то новую цепочку взаимодействий сотрудников, какой-то новый механизм формирования, классификации и обработки данных, не требуется вносить изменения в программу, не требуется многократно обновлять конфигурацию, чтобы добиться от системы нужного поведения. Всё это можно настраивать, тестировать и вводить в эксплуатацию непосредственно в пользовательском режиме.

А возможность экспорта/импорта готовых сценариев и алгоритмов позволяет применять настроенные и проверенные сценарии в разных конфигурациях без их сравнения, объединения и «тонких настроек» в Конфигураторе, часто требующихся, чтобы внедрить и заставить работать новый функционал одной конфигурации в другой.

Создание контекстной диаграммы

В
проекте деятельность интернет – магазина
состоит из этапов:

  • обработка
    заявки клиента;

  • сборка
    товара на складе;

  • подготовка
    документации;

  • доставка;

При
создании контекстной диаграммы,
присваиваем ей имя «Интернет- магазин»»
(рис.1). Целью разработки данной модели:
«Моделирование
текущих (AS-IS)
бизнес-процессов предприятия».

Описание
стрелок контекстной диаграммы приведено
в таблице 1.

Таблица
1

Стрелки
контекстной диаграммы

Название
стрелки

(Arrow
Name)

Определение
стрелки

(Arrow
Definition
)

Тип
стрелки

(Arrow
Type
)

Заявка
клиента

Поступившие
заявки по интернету

Input

Правила
и процедуры

Правила
продаж, инструкции по сборке, процедуры
тестирования, критерии производительности
и т. д.

Control

Наличие
товаров на складе

Информация
о наличии требуемых товаров на складе

Control

Доставка
товара и чека клиенту

Получение
товара непосредственно клиентом

Output

Проведена
рекламная компания для привлечения
клиентов

Output

Система
складского учета

Работа
с заказами

Mechanism

.2 Управляющие бизнес-процессы

Роль управляющих процессов применительно к малому бизнесу заключается в
организации деятельности компании

Дополнительную важность данной роли придаёт
высокий уровень гибкости нового бизнеса, необходимость оперативной адаптации не
только под изменяющиеся внешние требования, но и потенциальную реструктуризацию
самого предприятия. Ввиду вышеупомянутых факторов, организация бизнес-процессов
управления и контроля текущей деятельности организации на раннем этапе
приоритезирует адаптивность, соответствующим образом выстраивая
функционирование в рамках включенных бизнес-процессов

Входом для большинства активностей управляющих бизнес-процессов являются
данные, собранные по результатам отчётности. В некоторых случаях могут
использоваться и данные аналитики — например, при оптимизации бизнес-процессов.

Есть ряд проблем, связанных с описанием деятельности в рамках управляющих
бизнес-процессов:

В случае малой организации, приоритетным является описание операционной
деятельности компании, так как именно она будет подвержена наибольшим
изменениям при входе на рынок, и именно в операционной деятельности молодой
компании необходим контроль. Управленческие же решения в случае малого бизнеса
мало поддаются регламентированию, и часто являются результатом индивидуального
решения предпринимателя.

В случае же крупной компании, управленческая среда закрыта для
бизнес-анализа, и, более того, обычно не подвергается оптимизации и
переработке.

2.2.1
Планирование и управление

Цель данного бизнес-процесса — обеспечить должный уровень планирования и
управления организацией. Деятельность в рамках процесса основывается на данных,
полученных в результате анализа текущих транзакций. Регламентировать же
деятельность планирования и управления представляется мало возможным ввиду
высоких требований к гибкости данного процесса, равно как и описать процесс
принятия управленческих решений.

Тем не менее, можно выставить ключевые критерии, согласно которым
потребуется выстраивать деятельность в рамках управления малым бизнесом:

·        Оперативность принятия решений

·        Адаптивность к рынку

Зачастую входные данные для планирования и управления берутся из
результатов деятельности в рамках процесса отчётности, а именно — бухгалтерские
и экономические отчёты о деятельности предприятия.

Требования к предоставляемым в рамках процесса отчётности данным,
соответственно, предоставляют ответственные за планирование и управление.

.2.2
Контролирующие функции

Бизнес-процесс Контроля организации. Помимо планирования и управления
предприятием, внимания заслуживает также и аспект контроля текущей
деятельности. Функционирование в рамках данного процесса основывается на
стратегии, заложенной в области планирования и управления.

Цель же данного бизнес-процесса — обеспечить должный уровень контроля
текущей деятельности на основе анализа KPI и приоритетов компании. Показатели эффективности
различных бизнес-процессов, в зависимости от приоритетов, определяемых на
уровне планирования и управления, могут меняться, а вместе с ними будет
меняться и контролирующая функция.

Пример: после получения критической массы клиентов, руководство принимает
решение о повышении качества их обслуживания. Таким образом, необходимо
пересмотреть приоритеты части процессов: вероятно, увеличить среднее время
диалога с клиентом ценой среднего количества обрабатываемых за сутки заказов.
Или перераспределить трудозатраты, перебросив часть сотрудников с обеспечения
безопасности на контроль работы доставки.

На раннем этапе развития компании важно получить достаточный для
последующего анализа объём транзакций с наименьшими затратами и рисками. Так как операционные бизнес-процессы непосредственно участвуют в
производстве конечных услуг, с их помощью можно проследить ценообразование
производимого продукта

Так как операционные бизнес-процессы непосредственно участвуют в
производстве конечных услуг, с их помощью можно проследить ценообразование
производимого продукта.

Пример: насколько потребуется повысить цену конечного продукта в случае
доставки клиенту нескольких размеров заказываемой одежды в целях примерки?

Для ответа на этот вопрос потребуется посчитать не только новую цену
доставки, но учесть и процессы пополнения склада, усложнение процедуры вывода
товара со склада, необходимость доработки документооборота внутри компании и
разработать упрощённые процедуры возврата товара на склад.

.3.1
Подготовка Каталога

Пример №15

Задача: В отдельную папку менеджеры складывают графические изображения – сканы подписанных договоров. Требуется создавать задачу для ответственного пользователя, который будет проверять сканы и прикреплять их к договорам в программе.

Для решения задачи создаётся сценарий, состоящий из 1 шага – Действия.

Сценарий запускается по расписанию(_Регламент) И при выполнении указанного условия(_Условие):

Если в указанном каталоге есть файлы, то требуется создать задачу для пользователя по обработке этих файлов.

Проверка файлов осуществляется 1 раз в день, при этом задача ставится, когда в папке будет находиться количество файлов, больше указанного. Это сделано для того, чтобы не создавать каждый день пользователю задачу, если в папке мало файлов для обработки.

Алгоритм проверки сохранен в справочник Алгоритмы.

После запуска сценария, по расписанию и при выполнении условия наличия файлов в папке, для пользователя будет создана задача.

В задаче будет указан порядок действий и будет размещена ссылка на каталог для быстрого доступа к файлам.

После завершения задачи, процесс будет завершен и сценарий вновь запустится по расписанию и при выполнении указанного условия.

В комплект поставки входит папка \ExtAlg, содержащая различные алгоритмы.

Эти алгоритмы могут быть загружены в программу кнопкой  в списке справочника Алгоритмы.

.

Внедрение автоматизированной системы управления работами в сервисной компании

В статье рассматривается пример того, как мы создавали автоматизированную систему управления работами в сервисной компании. В начале мы провели анализ бизнес-процессов заказчика, которые существовали только в головах его ключевых исполнителей. Единый документооборот в сервисной компании отсутствовал, каждый руководитель подразделения вел свои данные в отдельных Excel файлах, на границах подразделений возникала потеря информации и документов, процедура управления работами превращалась в постоянный кошмар для руководителей. Для успешного решения задачи необходимо было провести предварительную серьёзную подготовку. В результате этой работы мы разработали методику, в которой подробно описали бизнес-процессы, определили оптимальный порядок действий, установили порядок передачи ответственности от исполнителя к исполнителю и порядок контроля выполнения работ. После этого внедрение автоматизированной системы стало обычным «делом техники».

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий