Первые шаги к автоматизации бизнеса. с чего начать?

Ну ок, система есть, что дальше, как проектировать бизнес-процессы?

  1. Проанализируйте существующие процессы, вычлените главное, исключите лишнее и попробуйте набросать схему на бумаге. Небольшой лайфхак: если вы не знаете, как подступиться к этой процедуре, записывайте сами и попросите сотрудников записывать всё, что они делают в течение дня — таким образом можно будет выявить рутинные задачи и приступить к их формальному описанию.
  2. Зафиксируйте цели процесса — обозначьте, зачем он нужен, какие задачи он решит и какую часть деятельности покроет. Подумайте, какие критерии успешного завершения у конкретного бизнес-процесса.
  3. Составьте план процесса — шаги, ведущие к результату. Выделите крупные этапы и детальные вехи внутри этих этапов. Пропишите ответственных, примерные сроки и промежуточные результаты для каждого этапа.
  4. Составьте на бумаге подробную схему со всеми параметрами, обсудите итоговый вариант с ответственными, внесите окончательные правки.
  5. Создайте модель бизнес-процесса в CRM или BPM-системе, сохраните.
  6. Запустите тестовый экземпляр процесса, прогоните его на тестовых данных, внесите исправления.
  7. Запустите процесс в реальном рабочем режиме.
  8. После того, как бизнес-процесс завершится, проанализируйте результат, ход, сроки, журналы процессов. При необходимости оптимизируйте модель.
  9. Запускайте экземпляры бизнес-процессов по мере рабочей необходимости.
  10. В случае изменений не бойтесь провести реинжиниринг всех существующих процессов.
  • Бизнес-процесс должен быть повторяющимся (цикличным) и конечным, то есть направленным на достижение результата. Отказ — это тоже результат. Моделировать бизнес-процесс для единоразового использования практически всегда нецелесообразно (в таких случаях лучше создавать проект).
  • Каждый процесс должен иметь обязательный набор атрибутов: начальный и конечный этапы, человеческие (ответственные, звонки) и автоматические (добавить задачу в календарь, сформировать отчёт, отправить уведомление или напоминание) компоненты, сроки.

Принципы

На всех уровнях предприятия принципы автоматизации производственных процессов одинаковы и едины, хотя и отличаются масштабом подхода к решению технологичных и управленческих задач. Эти принципы обеспечивают эффективное выполнение требуемых работ в автоматическом режиме.

Принцип согласованности и гибкости

Все действия в рамках единой компьютеризированной системы должны быть согласованы друг с другом и с похожими позициями в смежных областях. Полная автоматизация оперативных, производственных и технологических процессов достигается за счет общности выполняемых операций, рецептур, графика и оптимального сочетания методик. При невыполнении этого принципа нарушится гибкость производства и комплексное выполнение всего процесса.

Особенности гибких автоматизированных технологий

Использование гибких производственных систем – ключевая тенденция в современной автоматизации. В рамках их действия выполняется технологическая оптимизация за счет слаженности работы всех системных элементов и возможности быстрой замены инструментария. Используемые методики позволяют эффективно перестроить имеющиеся комплексы под новые принципы без серьезных затрат.

Создание и структура

Принцип завершенности

Идеальная автоматизированная производственная система должна представлять собой завершенный циклический процесс без промежуточной передачи продукции в другие подразделения. Качественное выполнение этого принципа обеспечивается:

  • многофункциональностью оборудования, позволяющего за одну единицу времени обрабатывать сразу несколько видов сырья;
  • технологичностью изготавливаемого товара за счет сокращения требуемых ресурсов;
  • унификацией производственных методов;
  • минимумом дополнительных наладочных работ после запуска оборудования в эксплуатацию.

Принцип комплексной интеграции

Степень автоматизации зависит от взаимодействия процессов производства друг с другом и с внешним миром, а также от скорости интеграции отдельной технологии в общую организационную среду.

Современные автоматизированные системы функционируют по принципу: «Не мешай машине работать». Фактически все процессы в течение производственного цикла должны выполняться без участия человека, допускается лишь минимальный контроль с его стороны.

Автоматизация продаж

Автодозвон

Обзвон клиентов – часто рутинное занятие, отнимающее много времени и требующее работы нескольких операторов. При этом клиенты могут не брать трубку часами. Поэтому автоматизация бизнес-процесса здесь как нельзя кстати. Для того, чтобы решить эти проблемы и снизить затраты, созданы системы автодозвона. Обычно, автодозвон работает в трех режимах:

  • прогрессивный (progressive) — максимальное количество каналов, подойдет для автоинформирования;
  • предиктивный (predictive) — минимальное время ожидания оператором клиента — как только абонент отвечает на звонок, его сразу соединяют с оператором;
  • превью (preview) — оператор инициирует дозвон и не снимает трубку, пока клиент не ответит. Оптимальное решение для колл-центров.

CEO & Founder группы компаний Eirgroup Максим Шатров, внедрил автодозвон в своем колл-центре:

Сервисы для автодозвона:

  1. ЗвоноПёс — стоимость – от 1,2 руб. за звонок.
  2. Звонок — стоимость – 1,7 руб. за минуту, посекундная тарификация.
  3. Call Office — стоимость – от 4725 руб. в месяц.

Чат-боты

Чат-боты эффективны и в продажах. Анна Завадская, партнер компании Chatfoma, отмечает:

Онлайн-кассы

Задача онлайн-касс — оперативная отправка данных обо всех транзакциях налоговикам. Это упрощает налоговый учет и делает его прозрачным. С 1 июля 2017 года онлайн-кассы обязательны для всех (для бизнесов, которые платят налоги по системе ЕНВД, с 1 июля 2019 года). Онлайн-кассы нужно внедрять всем, кто имеет отношение к торговле.

Один из сервисов онлайн-касс — облачная система LiteBox. Сервис позволяет вести учет товаров, настраивать автозакупку, предоставляет доступ к полной информации о структуре чеков, а также собирает и показывает данные о скорости продаж тех или иных товаров, величине и динамике спроса, ассортименте и предоставляет возможность работать с программами лояльности.

По словам Сергея Музыкантова, техничего директора Litebox, сервисы автоматизации бизнес-процессов сейчас перестали быть прерогативой крупного бизнеса, в Litebox сейчас все чаще обращаются небольшие точки, например, киоски для продажи кофе на вынос.

Хотя доля облачного софта пока составляет в нашей стране лишь 5%, она ежегодно растет и, согласно ожиданиям экспертов, уже к 2025 году вырастет до 80%.

Онлайн-кассы:

  1. СloudKassir — стоимость – от 3500 руб.
  2. Атол — стоимость – от 6000 руб.
  3. Эвотор — стоимость – от 11 700 руб.

Что такое бизнес-процессы?

  • неэффективными — при больших трудозатратах приносить минимально приемлемый вариант, задействовать слишком много ресурсов;
  • медленными — из-за несогласованности участников процесса и отсутствия чётко обозначенных этапов и сроков, отведённых на каждую задачу;
  • ненадёжными — такие процессы приводят не к ожидаемому результату, а к его частичной реализации либо к полному отсутствию итогового результата;
  • дублирующимися — не самый плохой вариант, однако такие процессы перегружают работников и потребляют больше ресурсов, чем это делает один оптимизированный процесс;
  • избыточными — слишком большое количество этапов,  задач и связей перегружают процесс, и в итоге достижение цели откладывается либо обходится слишком дорого;
  • неработающими — без комментариев, это явно кризисное явление (такое происходит, например, в случае, когда подразделения не обмениваются информацией: технари разработали новый софт, маркетологи придумали продвижение, 15 октября всё выгрузили на сайт и в сторы, а продажники об этом даже не слышали, поэтому не могут отвечать на вопросы клиентов и работать в принципе);
  • лишними — в компании сохраняются старые процессы или процессы, которые стали неактуальными в рамках текущей деятельности; худший вариант, когда такие цепочки обязательны к исполнению.

Откуда столько бед с бизнес-процессами?

Например, программное агентство работает в Казани. Заказчик из Владивостока просит доработку, допустим, CRM-системы в кратчайшие сроки, поскольку через неделю запускает новую линейку продукции. Доработка — сущая мелочь, нужны требования и подписанное ТЗ. Менеджер из Казани должна утром связаться с заказчиком, опросить его, согласовать детали и получить документы. Но она вспоминает об этом в 17:00. Всё, как минимум сутки простоя программистов по этому проекту обеспечены — им теперь нужно смещать проекты, перепланировать время, чтобы смочь взять проект в работу как только появятся конкретные требования. Процессы «поехали».  вот я сижу за компом, у меня открыт очень важный документ и я уже 2 часа гоняю в нём пару строчек / пишу и переписываю код одной функцииКонечно, самый яркий пример таких отношений — это вечная, почти священная война маркетинга и продаж. Но бывают истории и похуже — например, когда воюют разработка и отдел тестирования.

Сферы, где BPA (Business process automation) полезен

В жизни люди вырабатывают привычки. Это естественный алгоритм автоматизации повторяющихся действий. Бывают полезные привычки, а бывают вредные — от них мы долго и муторно избавляемся. В предпринимательстве происходит то же самое: полезные привычки уменьшают трудозатраты и приносят прибыль; вредные — затягивают дедлайны, срывают проекты и просто добавляют производственных расходов

Поэтому важно вырабатывать правильные рабочие циклы, как здоровое питание или утреннюю пробежку

Регулярно повторяющиеся бизнес-процессы предприятия можно упростить, ускорить и вообще упразднить, если они устарели.

Каким компаниям стоит автоматизировать менеджмент?

  • Промышленные предприятия. Заказы, закупка материалов, само производство, фасовка, доставка и отчетность. Шаблонные и цикличные задачи.
  • Опасное производство и добыча. Роботизация и усовершенствование конвейерных лент. Контроль загрязнения окружающей среды и потребления природных ресурсов.
  • ИТ-компании. Таск-менеджмент между программистами, тестировщиками и продажниками. Тех.поддержка клиентов и баг-трекеры. Админ. панель интернет провайдера. 24/7 онлайн-ресурсы.
  • Сервисные компании. Индивидуальные услуги и консультации по телефону, требующие внедрение CRM-системы. Документооборот.
  • Банковская система. Сопровождение клиентской базы данных, механизм непредвзятого решения по кредитованию, онлайн-банкинг и защита от мошеннических операций.
  • Аналитические, юридические и исследовательские центры. Мониторинг и анализ больших обновляющихся баз данных. Статистика и социология, поиск прецедентов права и страхования, метеорология и предупреждение катастроф.
  • Охрана и приложения отслеживающие перемещение. Моментальное уведомление о нарушениях.

Другие задачи уже требуют человеческого участия, но толковая система управления бизнес-процессами сведет к минимуму их число. Тем самым каждый сотрудник компании 100% рабочего времени будет выполнять полезные и незаменимые машиной действия.

Что не надо автоматизировать в работе?

  • Интерфейс для решения проблем клиента. Автоматизированный заказ билетов или бронирование отеля — это прекрасно. Многоуровневое дерево телефонного автоответчика — издевательство над клиентом, показывающее нелюбовь к потребителю.
  • Принятие окончательных решений. Взломать можно любую систему, отменить фатальное решение — не всегда.
  • Переводчик. Живой носитель языка превосходит Google translate. И от этого может зависеть договор с иностранным инвестором.
  • Экстренное реагирование. Сбор данных датчиком можно автоматизировать, спасение людей в аварийной ситуации — нет.

Условия, необходимые для автоматизации на предприятии

Перед тем как провести механизацию и модернизацию предприятия, следует ответить на несколько вопросов. Не зная ответов на них, сотрудникам и руководителям будет тяжело осуществить внедрение, выработать правильный подход

Цель автоматизации

Исходя из анализа и статистики, можно сделать вывод, что чаще всего инициатором автоматизации является собственник, гендиректор, бухгалтер и т.д. Соответственно, у каждого из них есть свои ожидания конечного результата и выгод. Лучше всего, когда проектом занимаются высшие лица предприятий, потому что именно они способны указать причины механизации, среди которых могут быть:

  • переориентация производства;
  • изменение принципов управления предприятием;
  • замена существующей и устаревшей системы;
  • продажа предприятия для увеличения его рыночной стоимости.

Более того, начальник способен определить приоритетные моменты и решить любые конфликтные ситуации. Их статус позволяет смягчить отношение к проекту простых сотрудников.

Автоматизированное рабочее место оператора

Причины выбора метода

Определившись с инициаторами, следует решить вопрос, связанный с тем, что именно ждут от системы. Чаще всего такие проекты реализовываются для повышения управляемости. Современное управление невозможно представить без информационных систем. Если в организации происходит обмен огромным количеством информации, следить за которым невозможно вручную, то автоматизация — это выход. Если ИС нет, то следует оценить ситуацию здраво и понять, даст ли что-нибудь автоматизация после внедрения.

Выбор процессов, подлежащих автоматизации

Один из самых сложных вопросов: какие именно техпроцессы будут обрабатываться. Чаще всего они связанны с определенными механизмами, а также обработкой информации больших объемов. Обычно это бухгалтерия и налоговый учет. В первую очередь нужно выбрать систему начального уровня, которая подойдет по всем требованиям и не будет сковывать организацию при дальнейшем росте. Для небольших компаний это решение подходит идеально, но для более крупных нужно не просто определить процесс, но и получить его точное описание. Помимо этого, для больших организаций следует определиться с:

  • составом бизнес-процессов предприятия;
  • результатами, ожидаемыми для каждого процесса;
  • последовательностью действий, необходимых для достижения результата;
  • «хозяином» процесса, ответственным за его выполнение;
  • исполнителем процесса;
  • что является входом и выходом для процесса.

Одно из популярнейших ПО для управления процессами — SCADA

Автоматизация бизнес процессов это драйвер роста

Не лучше ли принять решение автоматизировать свой бизнес. Ведь, даже заплатив за системы автоматизации, эта сумма может быть меньшей, нежели потери от простоев, перекуров, ошибок и забывчивости.

Чтобы избежать стагнации, когда бизнес «ни  туда, ни сюда», можно автоматизировать работу, начиная с простейших функций. Календарь Google, Outlook, TimeTracker позволяют организовывать и контролировать работу. Есть множество бесплатных программ, планеров, которые экономят время руководителя.

Это начало  автоматизации бизнеса. Далее нужно определиться и понять:

  • Цель автоматизации
  • «Места» потерь
  • Очередность внедрения
  • Какой функционал надо автоматизировать

Выделяют 2 типа:

  • Автоматизация основных процессов бизнеса – основная работа с клиентами, продажи, сопровождение, управление качеством, маркетинг.
  • Автоматизация процессов сопровождения – кадры, бухгалтерия, юристы.

Все зависит от сферы деятельности, размера и бюджета компании.

Цель при внедрении автоматизации – одна —  увеличение прибыли в компании. Есть программные комплексы, CRM, например, которые напрямую влияют на увеличение прибыли. Есть системы автоматизации бизнес процессов, которые призваны экономить время, уменьшать затраты и потери, что тоже,  в конечном итоге приведет к увеличению общего дохода.

Необходимость автоматизировать бизнес возникает при:

Масштабирование бизнеса. Контролировать в одной точке «вручную» можно. Так как, хочешь, не хочешь, место очного присутствия – одно. Когда точек много – физически не хватает ресурса, возникает риск утерять контроль над сотрудниками и бизнес-процессом.

Если бизнес территориально разбросан

Автоматизирование позволяет дистанционно управлять множеством направлений, начиная, с самого важного, продаж, и заключая делопроизводством, кадровым, юридическим, бухгалтерским сопровождением. Эта информационная нить связывает компанию в одно крепкое целое, с серьезным управлением

Бизнес «замирает», ни вперед, ни назад. Делается все по максимуму, но возникает финансовый потолок, да и потолок человеческого ресурса. Даже самый организованный ручной труд, без сбоев и форс-мажоров, имеет свои максимальные временные границы.

Собственники бизнеса понимают, что пора перейти на новую ступень развития.

По мнению экспертов, автоматизация бизнеса:

  1. Увеличивает эффективность бизнеса от 40%,
  2. Экономит время руководителя от 70%

Цифры говорят сами за себя — автоматизация  процессов бизнеса организации это драйвер роста.

Еще больше полезной информации можно почерпнуть из книг по бизнесу, подборка лучших в отдельной статье.

Полезные инструменты для настройки автоматизации бизнес-процессов

Ряд бизнес-процессов можно и нужно автоматизировать.

  • Размышляли ли вы когда-либо над вопросом о себестоимости операции по передаче счёта на оплату, подписания одного заявления на отпуск и т. п.? Казалось бы, минутное дело — расписаться на бумажке. Но каждая такая мелкая операция влечёт за собой другие: поиск ответственного лица, звонки и хождения по офисам, заполнение документов и другие рутинные действия, на которые суммарно затрачиваются целые часы. А ведь это время люди отрывают от своей основной работы, и, значит, оно расходуется впустую, без пользы для бизнеса.
  • Когда рутина на предприятии автоматизирована и правильно настроена, бизнес-процессы обретают чёткость и заметно ускоряются: сотрудникам больше не нужно проделывать бессмысленные действия, а их начальники ясно видят, на что расходуется время подчинённых. Нет нужды контролировать каждый этап бизнес-процесса — этим занимается система автоматизации, а руководитель смотрит только на результаты.

Поэтому всё чаще руководители бизнеса проявляют интерес к CRM-системам, в которых можно настраивать и запускать бизнес-процессы. Скорее всего, они услышали от кого-то о CRM, поняли, что это модно, и решили не отставать. Их мотивирует усталость от вечного беспорядка и путаницы, желание один раз настроить и регламентировать хотя бы рутинные действия. И действительно, CRM предназначены именно для этого: их задача — наведение порядка в бизнес-процессах предприятия. В итоге — выше продуктивность работы и меньше суматохи, раздражения, потерянного времени.

Когда управление бизнес-процессами в своём развитии достигает четвёртого и пятого уровней, автоматизация работы исполнителей обязательна. Она должна охватывать как сами трудовые процессы, так и их показатели в виде метрик и KPI. С их помощью можно оперативно отслеживать эффективность труда персонала, достижение намеченных показателей, а при необходимости — вмешиваться и отдавать распоряжения.

Автоматизировать управление коммерческим предприятием можно в трёх различных вариантах:

  1. Практически нулевом, когда все бизнес-процессы состоят из ручных операций и подчиняются регламентам.
  2. Лоскутном, когда часть действий продолжается выполняться вручную, но наиболее важные осуществляются с помощью систем ERP, BPM или BPMS.
  3. Полном, когда все процессы автоматизированы с помощью ряда информационных инструментов, интегрированных в единую систему.

Наибольшей популярностью сегодня пользуются инструменты для автоматизации управления бизнесом (документооборот, коммуникация с клиентами) и сложные мощные IT-системы, с помощью которых эту автоматизацию внедряют (CRM, ECM и другие операционные системы, в которых изначально содержатся все нужные операции). Остановимся более подробно на самых известных среди них.

Настраивают бизнес-процессы и автоматизируют работу с клиентской базой обычно при помощи таких информационных систем, как:

  • Docsvision — автоматизирует и связывает между собой все рабочие процессы.
  • Directum предназначен для управления бизнес-процессами и деловыми коммуникациями внутри фирмы.
  • «ДЕЛО» — инструмент для автоматизации документооборота на предприятии.
  • 1С:CRM — система, позволяющая настроить, автоматизировать и управлять бизнес-процессами, включая самые сложные.
  • Terrasoft CRM — инструмент для моделирования и автоматизации внутренних рабочих процессов компании и взаимодействия с потребителями (маркетинг, продажи, обслуживание клиентов).

Среди BRMS-систем на сегодняшний день больше всего востребованы:

  • NAUMEN, автоматизирующая товаро- и документооборот, закупки, коммуникации. 
  • ELMA, состоящая из CRM (где хранятся все данные о клиентах) и ECM, приложения для управления документами.
  • SBM — полный набор решений для упорядочивания документооборота и автоматизации бизнес-процессов в сфере типовых услуг и стандартных производств.

Выбирая систему, с помощью которой вы будете настраивать и автоматизировать бизнес-процессы, исходите в первую очередь из масштабов вашего предприятия и его актуальных нужд. Это может быть CRM-система, ориентированная на конкретный вид деятельности, или сложная комплексная BPM. Впрочем, это не значит, что простые программы не подходят для крупных фирм и нужно выбирать только самые навороченные пакетные решения. Все эти инструменты решают тот или иной набор конкретных задач, и чем точнее вы определитесь со своими ожиданиями, тем лучше подберёте программу.

И, конечно, практически любой программный продукт можно доработать, если в этом есть необходимость. Вопрос только в том, какой объём усилий, времени и финансовых средств ваша компания может в это вложить.

2.4 Универсальный язык моделирования UML

Некоторые диаграммы, используемые в настоящей работе, построены с помощью
языка UML (Unified Modeling Language). Язык UML являетсяязыком визуального моделирования
сложных систем. Он был разработан Г. Бучем, Д. Рамбо, И. Якобсоном для
визуализации, проектирования и документирования компонентов программного
обеспечения, бизнес-процессов и других систем. Формальная спецификация
последней версии UML 2.0 опубликована в августе 2005 г. Язык UML 1.4.2
принят в качестве международного стандарта ISO/IEC 19501:2005. Он содержит
в себе механизмы расширения, предназначенные для адаптации к конкретным
требованиям разработчика без необходимости изменения модели.

Семантика языка UML определяется как для статических моделей, описывающих
структуру компонентов системы, так и для динамических моделей поведения,
описывающих функционирование объектов системы.

Модель сложной системы, используя язык UML, отображается в виде специальных канонических
диаграмм:

·        диаграмма вариантов использования;

·        диаграммы поведения, к которым относятся диаграмма состояний
и диаграмма деятельности;

·        диаграммы взаимодействия, в число которых входят диаграммы
последовательности и диаграммы кооперации;

·        диаграммы реализации, включающих диаграмму компонентов и
диаграмма развёртывания.

Суть процесса проектирования в контексте языка UML заключается в
последовательной декомпозиции процессов на отдельные этапы, на которых
осуществляется разработка соответствующих типов канонических диаграмм модели
системы. Порядок этапов построения модели таков:

1.         логическое представление статической модели структуры;

2.         логическое представление модели поведения;

3.         физическое представление модели системы.

В диаграммах языка UML используются геометрические фигуры, графические
символы, тексты, различные линии для отображения связей.

Приведем некоторые канонические диаграммы исследуемой предметной области
— таможенное оформление грузов.

Автоматизация процессов, связанных с сайтами. Планирование, этапы бизнеса

Бизнес-план станет первым и основным этапом открытия собственного дела в любом направлении. Основной сложностью бизнеса по автоматизации процессов, связанных с сайтами, можно считать относительную неразвитость рынка и новизну услуг такого типа. Таким образом, в этой отрасли появляется большое количество разрозненных предложений, исходящих от небольших компаний – новичков на рынке. Это значит, что в этом направлении нет конкретной системы, позволяющей составить общее мнение относительно уровня предложений и ценовой политике существующих компаний.

На видео: Автоматизация бизнес процессов в CRM

Все эти факторы могут помешать составлению объективного бизнес-плана, но, проанализировав существующую ситуацию, можно прийти к следующим выводам:

  • открытие компании, специализирующейся на автоматизации процессов, связанных с сайтами, требует невысоких стартовых вложений. Так, на аренду небольшого офиса необходимо выделить до 30 тысяч рублей ежемесячно, приобретение современной компьютерной техники и необходимого программного обеспечения в зависимости от масштабов деятельности компании достигнет примерно 100 – 150 тысяч рублей, на рекламу на начальном этапе необходимо потратить в пределах 50 тысяч. Кроме того, предстоят несущественные прочие инвестиции, включая регистрацию в налоговой службе и некоторые другие затраты;
  • автоматизация процессов, связанных с сайтами, отличается значительной рентабельностью, что объясняется высоким уровнем цен на подобные услуги. Так, в течение нескольких месяцев активной работы все затраты компенсируются высокой прибылью.

Таким образом, внеся в бизнес-план все предполагаемые расходы и доходы, можно приступать непосредственно к его реализации.

Одним из первых заданий учредителя бизнеса будет решить, какой коллектив потребуется для реализации его идей. Так, во многих случаях предприниматель может заниматься этой работой самостоятельно, без найма других сотрудников. Такой вариант предусматривает немало преимуществ, так как, помимо экономии на заработной плате, есть возможность выполнять всю работу из дома, отказавшись от аренды офиса. Однако следует понимать, что в одиночестве даже профессионал высокого уровня не сможет обслуживать сайты крупных компаний, кроме того, область задач, которые он сможет выполнять, будет очень ограниченной. Поэтому со временем обязательно придется взять в штат специалистов по созданию и обслуживанию сайтов, контент-менеджеров и прочих специалистов этого профиля.

Работа компании может строиться двумя способами: при помощи открытия офиса или в онлайн-режиме. Первый вариант будет более дорогостоящим, поскольку предусматривает не только оплату аренды помещения, но и оплату коммунальных услуг, охраны и некоторые другие регулярные затраты. Но при этом наличие собственного помещения компании привлекает потенциальных клиентов и вызывает большее доверие у заказчиков.

Аренда офиса будет желательной при наличии штата численностью более 4 – 5 человек, поскольку, имея такой коллектив, сложно организовать онлайн-работу. Решив обзавестись собственным офисом, необходимо подобрать подходящее место для его открытия. Хорошо, если территориально предприятие будет дислоцироваться недалеко от офисных зданий, в которых находятся компании – будущие клиенты

В этом случае, сделав заметную вывеску и уделив внимание наружной рекламе, можно быть уверенными в скором притоке клиентов. Для обустройства офиса достаточно подобрать помещение размером от 20 кв.м, при необходимости сделать ремонт и оборудовать его мебелью для сотрудников и приема клиентов

Обязательным условием будет закупка компьютерной техники и программного обеспечения, без которого будет невозможной качественная работа с сайтами и контентом.

Каким компаниям нужна настройка и автоматизация бизнес-процессов

С первого взгляда может показаться, что в настройке и тем более автоматизации бизнес-процессов нуждаются только компании-гиганты с огромной численностью персонала и высокой бюрократизацией. Такая точка зрения ошибочна. Ведь к бизнес-процессам относятся все аспекты труда: согласование договоров, заказ продукции, доставка её в филиалы и точки продаж, поиск клиентов, их обслуживание и выполнение заказов. Все эти действия являются обязательными и регулярно повторяющимися. Возникающие ошибки и просчёты, срывы сроков, недопонимания и т. п. ухудшают отношения внутри компании и нередко приводят к потере клиентов.

Нам всем знакомы сказки о волшебном клубке, который помогает заблудившемуся герою отыскать путь. Эта метафора прекрасно описывает суть настройки бизнес-процесса и то, какое это огромное подспорье для бизнеса. Когда все обязанности и полномочия чётко распределены, у всех работников есть инструкции и планы, их коллективный труд упорядочивается и становится более предсказуемым в плане качества, сроков, затрат. Распутанный клубок — это тот результат, к которому стремится компания: все её бизнес-процессы настроены, она функционирует как часы, без сбоев и ресурсных потерь.

Конструктор бизнес-процессов будет полезен тем фирмам, которые стремятся:

  • к формированию единой IT-инфраструктуры;
  • к упорядочиванию повторяющихся задач;
  • к сохранению всех сведений (и мелких, и существенных), чтобы они не забылись;
  • к минимизации влияния человеческого фактора;
  • к интеграции заказчиков в бизнес-процессы компании;
  • к справедливому и рациональному распределению ответственности;
  • к экономии денег и времени, затрачиваемых на управленческие процедуры.

Что касается ответственности, то, например, CRM-системы являются прекрасным инструментом для её распределения. За каждое действие назначается ответственным один конкретный человек, и, если он не выполнит свою задачу, свалить вину на коллегу он не сможет, так как и напоминания, и сроки, и суть задачи задокументированы в CRM.

Цели

Внедрение на производстве автоматизированных средств, которые способны усовершенствовать технологические процессы, является ключевым залогом прогрессивной и эффективной работы. К ключевым целям автоматизации производственных процессов относят:

  • сокращение численности персонала;
  • увеличение производительности труда за счет максимальной автоматики;
  • расширение линейки продукции;
  • рост объемов производства;
  • улучшение качества товаров;
  • уменьшение расходной составляющей;
  • создание экологически чистого производства за счет снижения вредных выбросов в атмосферу;
  • внедрение высоких технологий в обычный производственный цикл с минимальными затратами;
  • повышение безопасности технологичных процессов.

При достижении этих целей предприятие получает массу преимуществ от внедрения механизированных систем и окупает затраты на автоматизацию (при условии стабильного спроса на продукцию).

Качественное выполнение поставленных задач механизации определяется внедрением:

  • современных автоматизированных средств;
  • индивидуально разработанных методов компьютеризации.

Степень автоматизации зависит от интеграции инновационного оборудования в существующую технологическую цепочку. Уровень внедрения оценивается индивидуально в зависимости от особенностей конкретного производства.

Продавайте быстрее и больше

Создание заявки по условию

База ежедневно пополняется новыми контактами, а заявок не становится больше? Возможно, менеджеры просто не «отрабатывают» новых клиентов.

Настройте систему, чтобы она автоматически открывала заявку при добавлении нового контакта в CRM. Чем всё закончится — переходом в сделку или проигрышем, зависит уже от сотрудника, но забыть про клиента не получится точно!

Автопостановка задачи при выполнении условия

Теряете много «теплых» лидов из-за того, что сотрудники забывают или не хотят перезванивать им после первого недозвона?

Создайте автоматический сценарий, и система будет создавать новую задачу для менеджера после первого недозвона клиенту: «Перезвонить через 2 часа» Напоминание в системе не даст упустить сделку

Наполнение сделки продуктами и автоматический расчет стоимости

Менеджеры берут таймаут во время разговора с клиентами, чтобы рассчитать окончательную стоимость сделки? К сожалению, через полчаса заказчик может не взять трубку или уже работать с другой компанией.

Застрахуйтесь от потери клиента, настроив систему таким образом, чтобы она помогала вам быстрее рассчитывать стоимость продуктов и услуг. Например, если вы делаете ремонт, то при разговоре с клиентом выясняете и указываете в карточке сделки: комната 5× 6 метров, потолки — 3 м, стены — кирпич, и программа сама добавляет продукты в сделку (штукатурка и обои в нужном количестве, услуги мастеров), и сразу же выдает вам общую сумму.

Литература

  1. Капустин, Н. М. Автоматизация производственных процессов в машиностроении: Учеб. для вузов / Под ред. Н. М. Капустина. — М.: Высшая школа, 2004. — 415 с. — ISBN 5-06-004583-8.
  2. Белькинд, Л. Д., Конфедератов, И. Я., Шнейберг, Я. А. История техники. — М., Л.: Госэнергоиздат, 1956. — 484 с.
  3. Бердяев Н. Человек и машина // Вопросы философии. — № 2. — 1989.
  4. Прохоров, А. М. Большая советская энциклопедия / Под ред. А. М. Прохорова. — 3-е изд. — М.: Большая советская энциклопедия, 1974. — Т. 1.
  5. Вергинский, В. С. Очерки истории науки и технологии XVI—XIX в. (до 70-х гг. XIX в.). — М.: Просвещение, 1984. — 287 с.
  6. Воройский, Ф. С. Информатика. Энциклопедический систематизированный словарь-справочник. (Введение в современные информационные и телекоммуникационные технологии в терминах и фактах). — М.: Физматлит, 2007. — 760 с. — ISBN 5-9221-0426-8.
  7. Гэтленд, К. Космическая техника: Иллюстрированная энциклопедия. — М.: Мир, 1986. — 294 с.
  8. Данилевский, В. В. Русская техника. — Л.: Ленинградское газетно-журнальное и книжное издательство, 1947. — 545 с.
  9. Дильс, Г. Античная техника. — М., Л.: ОНТИ-ГТТИ, 1934. — 216 с.
  10. Зайцев, Г. Н., Федюкин, В. К., Атрошенко, С. А. История техники и технологий. — М.: Политехника, 2007. — 416 с. — ISBN 978-5-7325-0605-1.
  11. Мелещенко, Ю. С. Техника и закономерности её развития. — Л.: Лениздат, 1970. — 248 с.
  12. Мещеряков В. Устрашали не одним видом… // Техника — молодежи. — № 10. — 1979.
  13. Миткевич, В. Ф. Очерки истории техники докапиталистических формаций / Под общ. ред. В. Ф. Миткевича. — М., Л.: Издательство АН СССР, 1936. — 463 с.
  14. Миронов, В. В. Современные философские проблемы естественных, технических и социально-гуманитарных наук: учебник для аспирантов и соискателей ученой степени кандидата наук / Под общ. ред. В. В. Миронова. — М.: Гардарики, 2006. — 636 с. — ISBN 5-8297-0235-5.
  15. Шухардин, С. В. Техника в её историческом развитии (70-е годы XIX — начало XX в.) / Отв. ред. С. В. Шухардин. — М.: Наука, 1982. — 511 с.
  16. Юревич, Е. И. Основы робототехники. — 2-е изд., перераб. и доп. — СПб.: БХВ-Петербург, 2005. — 416 с. — ISBN 5-94157-473-8.
Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий